Comment créer une feuille de route de projet (exemple inclus)

En raison de tous les composants d'un projet, il est facile pour un chef de projet de se perdre dans les détails et de perdre la vue d'ensemble. Mais comment pouvez-vous voir l'ensemble du paysage du projet pour vous assurer que vous vous dirigez dans la bonne direction ? Mieux encore, comment expliquer facilement à vos parties prenantes comment va se développer votre projet sans avoir à décomposer tout le plan de management du projet ?

Une feuille de route de projet est le meilleur moyen de résumer le quoi, le pourquoi et le comment de votre projet dans un document facile à comprendre qui peut être partagé avec n'importe qui. Une feuille de route de gestion de projet est un outil unique qui a un objectif différent de celui d'autres documents de projet similaires, tels qu'une charte de projet, un tableau des étapes ou un plan de projet.

Qu'est-ce qu'une feuille de route de projet ?

Une feuille de route de projet est une vue d'ensemble qui définit les jalons, les livrables et les objectifs du projet. Son objectif principal est de fournir une représentation visuelle de haut niveau de la chronologie du projet et d'expliquer ses phases. Parce qu'elle agit comme un guide, la feuille de route du projet est également un excellent outil de communication qui peut être utilisé pour tenir les parties prenantes informées à tout moment du cycle de vie du projet.

C'est le document global qui parle de la stratégie du projet et pourquoi cette stratégie est engagée. Par conséquent, la feuille de route du projet aide les chefs de projet à s'assurer que toutes les personnes travaillant sur le projet comprennent le plan du projet, quel que soit l'élément sur lequel elles travaillent.

En raison de leur simplicité, les feuilles de route de projet sont couramment utilisées comme outils de gestion de portefeuille de projets. Ils sont très utiles pour les responsables de programme qui doivent superviser plusieurs projets simultanément. Grâce aux feuilles de route de projet, ils peuvent suivre facilement leurs portefeuilles de projets.

L'image ci-dessous montre l'outil de feuille de route de projet de ProjectManager utilisé pour gérer un portefeuille de projets.

Sous la colonne du nom de la tâche, les responsables de programme peuvent répertorier leur portefeuille de projets et zoomer sur chaque projet pour voir ses phases, tâches et jalons. De plus, ils peuvent suivre l'avancement de chaque tâche en temps réel et communiquer avec les membres de l'équipe.

Comment créer une feuille de route de projet

En termes simples, une feuille de route de projet extrait des informations de votre plan de projet pour fournir une vue d'ensemble de votre projet. La feuille de route du projet doit être visuelle et gérable en longueur, afin qu'elle puisse être facilement assimilée par toutes les parties prenantes et les membres de l'équipe impliqués dans le projet. S'il peut tenir sur une seule page, mieux encore. Pensez à la feuille de route du projet comme à une vraie carte. Il vous montre, ainsi qu'aux membres de votre équipe, l'ensemble du paysage et met votre voyage en contexte.

Les éléments clés dont vous aurez besoin pour créer une feuille de route de projet sont les suivants :

1. Aperçu du projet

L'idée maîtresse de toute feuille de route de projet est les buts et objectifs de haut niveau du projet. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails ici car les buts et objectifs de votre projet sont expliqués dans votre charte de projet.

2. Risques du projet

Indiquez les principaux risques du projet qui pourraient faire échouer votre projet ou compromettre des éléments majeurs du plan de projet tels que la portée, le calendrier, les objectifs, les attentes des parties prenantes, l'assurance qualité, etc.

3. Aperçu du calendrier

Étant donné que la feuille de route de votre projet est une chronologie visuelle de votre projet, vous souhaitez inclure un aperçu du calendrier. Cet aperçu du calendrier n'inclura que les principales étapes et livrables de votre projet. Vous pouvez également utiliser des diagrammes de Gantt pour une représentation plus détaillée du calendrier de votre projet.

4. Dépendances

Encore une fois, uniquement d'un point de vue de haut niveau, notez les livrables importants du projet et comment ils sont connectés. La création de la feuille de route de votre projet avec un outil logiciel de diagramme de Gantt qui vous permet de lier les dépendances est le moyen le plus simple de représenter les dépendances.

5. Ressources

Notez les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet. Il s'agit notamment des ressources humaines telles que votre équipe de projet et des ressources physiques telles que l'équipement, les matériaux, etc.

6. Personnes clés

Dressez la liste des personnes clés de l'équipe de projet et indiquez comment les joindre.

7. Réunion de lancement

Rencontrez au sujet de la feuille de route de gestion de projet et assurez-vous que les attentes sont claires pour toutes les parties prenantes. (Assurez-vous d'avoir préparé un ordre du jour de la réunion de lancement.)

8. Tâches et affectations

Un autre aspect de la feuille de route du projet est la propriété. Cela signifie que les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées dans le projet sont définis. La feuille de route du projet définit qui fait quoi, puis ces tâches et livrables peuvent être suivis. Un logiciel de gestion de projet vous permet d'attribuer des tâches et d'utiliser des outils de collaboration d'équipe pour faciliter ce processus.

Bien sûr, tout ne peut pas être défini avec autant de précision, c'est pourquoi la feuille de route du projet a quelque chose appelé "temps flou". Il s'agit d'une technique de planification de projet qui permet aux tâches qui ne peuvent pas être clairement définies de résider dans un intervalle de temps plus lâche. Désormais, ils sont identifiés et peuvent être suivis sans crainte qu'ils ne tombent entre les mailles du filet.

Exemple de feuille de route de projet

Pour mieux illustrer comment créer une feuille de route de projet, examinons de plus près l'exemple de feuille de route de projet que nous avons mentionné précédemment.

L'image ci-dessus montre une feuille de route de gestion de projet finalisée. Examinons maintenant chacun de ses composants.

• Phases du projet : L'image ci-dessus montre les étapes de « développement » et de « test » du « projet Tannen Tech ». Ils sont représentés sur la chronologie du projet avec les lignes bleues et rouges respectivement.
• Jalons : les icônes en forme de losange représentent les jalons du projet qui marquent la fin de chaque phase.
• Tâches : chaque barre représente une tâche. Notre outil de feuille de route vous permet de suivre leur réalisation avec un pourcentage. Vous pouvez également spécifier les livrables du projet associés à chaque tâche.
• Dépendances : les flèches sur l'outil de feuille de route représentent les dépendances entre les tâches.
• Personnes clés : vous pouvez attribuer chaque tâche aux membres de l'équipe de projet qui en sont responsables.
• Dates : les dates sont un élément essentiel des feuilles de route des projets. Notre outil de feuille de route vous permet de définir des dates pour les tâches, les jalons et les phases de votre projet.

Comme vous pouvez le voir, notre feuille de route de projet est très similaire à un diagramme de Gantt, mais la principale différence est que vous pouvez utiliser notre vue de diagramme de Gantt pour créer une version plus détaillée de projets individuels, tandis que notre outil de feuille de route de projet fonctionne mieux pour la gestion de portefeuille de projets.

Conseils sur la feuille de route du projet

Voici quelques conseils qui, selon nous, pourraient être utiles lors de la création d'une feuille de route de projet :

• Il doit communiquer rapidement et facilement les objectifs et les buts généraux du projet.
• Les attentes des parties prenantes sont gérées en s'assurant que toutes les personnes impliquées dans le projet comprennent la raison fondamentale du projet.
• La communication est l'un des aspects fondamentaux d'une feuille de route de projet, et elle doit pouvoir parler à tout le monde sur le projet.
• La feuille de route du projet est un outil d'aide à la prise de décisions importantes. En examinant la feuille de route du projet, l'orientation principale du projet est claire et cette information éclairera votre prise de décision.
• La feuille de route du projet est un document de gestion de projet polyvalent qui peut être consulté tout au long du cycle de vie du projet, il est donc important de le tenir à jour. En un sens, il s'agit d'un rapport d'état général pour ceux qui ont besoin d'une mise à jour.
• Assurez-vous que la feuille de route du projet est réaliste, sinon il y aura des retards, des dépassements de coûts et les attentes des parties prenantes ne seront pas satisfaites.
• Les membres de l'équipe doivent toujours partager leurs progrès avec le reste de l'équipe du projet pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde et ne pas corrompre l'intégrité de la feuille de route du projet.
• Une feuille de route de projet n'est pas la même chose qu'une feuille de route de produit. Même s'il s'agit d'outils de planification visuels, les feuilles de route de produits sont spécifiquement utilisées à des fins de développement de produits.
• Même si vous pouvez utiliser notre modèle de feuille de route de projet ou utiliser des outils de conception graphique, vous devrez mettre à jour ces documents statiques chaque fois que vous modifierez votre feuille de route de gestion de projet. Le logiciel de gestion de projet automatise ce processus et vous offre des fonctionnalités que les modèles de feuille de route de projet ne peuvent pas offrir.
• Les feuilles de route de projet fonctionnent également si vous utilisez une méthodologie agile pour gérer votre projet. Il existe des feuilles de route agiles compatibles avec votre projet agile.

Outils de feuille de route du projet

Comme nous l'avons vu ci-dessus, les feuilles de route de projet condensent les informations du plan de projet et du calendrier du projet en une vue d'ensemble de haut niveau. Pour ce faire, ils doivent inclure les objectifs du projet, les jalons, les ressources et les tâches.

Il y a beaucoup de choses à suivre et à afficher dans un format facile à comprendre qui peut être partagé avec l'ensemble du groupe de projet et accessible à tout moment du cycle de vie du projet. Cela peut être écrasant sans les bons outils. Pour cette raison, les chefs de projet ont besoin d'un logiciel de gestion de projet doté des bonnes fonctionnalités de planification de la feuille de route.

Il existe de nombreux produits logiciels de gestion de projet qui traitent une ou plusieurs parties de cet ensemble plus vaste. La difficulté consiste à trouver une solution unique pouvant servir d'outil de planification, dotée d'une plate-forme collaborative non seulement pour aider à partager la feuille de route du projet, mais aussi pour simplifier la mise à jour de l'état des équipes, puis suivre les étapes du projet pour s'assurer que vous Je respecte l'horaire.

Notre logiciel de gestion de projet possède les fonctionnalités pour la gestion de projet au quotidien, mais aussi les grandes lignes nécessaires pour composer une feuille de route de projet pour des projets individuels ou la gestion de portefeuille de projets. Nos diagrammes de Gantt en ligne donnent à la fois un aperçu de haut niveau du projet ainsi qu'un endroit pour collecter et attribuer des tâches qui peuvent ensuite être mises à jour par les chefs de projet et les membres de l'équipe n'importe où et à tout moment.

Le tableau de bord en temps réel reflète ensuite ces changements au fur et à mesure qu'ils se produisent, afin que chacun voie exactement où en est le projet et puisse résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Le tableau de bord en temps réel est un puissant outil de gestion de projet qui va au-delà de la planification de la feuille de route, permettant aux chefs de projet de suivre leur budget, leur avancement, leur travail et leur temps.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, ce qui signifie que les données sont collectées en temps réel et que les équipes peuvent accéder aux outils même si elles travaillent à distance. Notre logiciel offre une plateforme collaborative et la possibilité de communiquer au niveau des tâches pour s'assurer que la feuille de route du projet reflète toujours les dernières informations. Découvrez comment il peut vous aider à créer une feuille de route de projet et à gérer son exécution en prenant cet essai gratuit de 30 jours.