9 feuilles de calcul Excel essentielles pour le suivi des tâches, des coûts et du temps

Votre travail ne se déroule pas comme prévu. Personne n'a assez de temps ou d'argent pour faire ses tâches. Le mieux que vous puissiez espérer est de les terminer rapidement, en économisant le plus de temps et d'argent possible.

Si vous êtes dans cette situation, vous pouvez rechercher des modèles de suivi des tâches, des coûts et du temps pour Excel. Nous avons rassemblé les 9 meilleures feuilles de calcul Excel de ProjectManager pour le suivi que vous pouvez télécharger et utiliser gratuitement.

1. Modèle de tableau de bord

Un tableau de bord vous permet de suivre votre travail, y compris le temps consacré aux tâches, ce que vous dépensez et si vous progressez comme prévu. Le modèle de tableau de bord gratuit de ProjectManager pour Excel vous donne un aperçu de la façon dont vous faites votre travail. Cette information est essentielle pour savoir si vous dépensez trop ou si vous êtes en retard sur votre emploi du temps.

Le modèle de tableau de bord gratuit de ProjectManager comporte plusieurs widgets qui surveillent les métriques de votre travail. Par exemple, un graphique de tâches à code couleur indique si vos tâches sont terminées, en cours, non commencées ou en retard. Il existe également un tableau de charge de travail pour gérer les équipes et s'assurer que leur charge de travail est équilibrée.

Il existe un autre graphique de tâches qui mesure la durée des tâches, ce qui est utile pour voir ce qui se fait à temps et ce qui prend trop de temps. Enfin, un graphique à barres des coûts vous aide à respecter votre budget.

Ce modèle de tableau de bord Excel peut gérer votre travail, mais c'est un document statique qui doit être mis à jour manuellement. Un logiciel de suivi de projet automatise ce processus. ProjectManager va encore plus loin en accumulant des données en temps réel, en calculant les chiffres et en les affichant. Commencez avec ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui.

Tous les logiciels de gestion de projet ne proposent pas les mêmes tableaux de bord de projet. Le tableau de bord de projet de ProjectManager est équipé des bonnes fonctionnalités de gestion de projet pour vous aider à suivre le temps, les tâches, les coûts et plus encore.

2. Modèle de suivi des tâches

Le modèle gratuit de suivi des tâches de ProjectManager pour Excel peut organiser votre travail et en garder une trace. C'est similaire à une liste de tâches, où il vous suffit d'ajouter le travail et de le gérer. Avoir une liste de tâches est la première étape pour contrôler votre travail.

Cette feuille de calcul de suivi des tâches capture tous les détails de votre travail. Ajoutez le nom de la tâche et incluez les tâches dépendantes. Vous pouvez l'attribuer à vous-même ou à un membre de votre équipe.

Ensuite, définissez la priorité et le moment où vous prévoyez de terminer. Enfin, il y a une colonne pour marquer son statut, ce qui est essentiel pour suivre votre travail. Il contient tout ce dont vous avez besoin pour suivre vos tâches à un niveau de base avec une feuille de calcul Excel.

3. Feuille de calcul budgétaire pour le suivi des coûts

La gestion des coûts dans votre travail est aussi importante que le respect des délais. Le modèle de budget gratuit de ProjectManager pour Excel vous aide à respecter votre budget en suivant tous vos détails financiers sur une seule feuille de calcul.

Les tâches coûtent de l'argent. Le budget définit les coûts des ressources que vous utiliserez pour mener à bien ces tâches. Tout d'abord, le modèle de feuille de calcul comporte une liste numérotée qui correspond à votre structure de répartition du travail (WBS). Ensuite, il y a les coûts de main-d'œuvre : les heures prévues par rapport aux heures réelles, plus le coût par heure. Les matériaux sont ventilés par unités et par coût unitaire.

Il y a également de la place pour d'autres postes dans votre budget, notamment les frais de déplacement, d'équipement, fixes et divers. Enfin, il y a des colonnes pour collecter le coût budgété et réel pour chaque élément de ligne, puis un solde indiquant si l'élément de ligne est supérieur ou inférieur au budget.

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4. Modèle de chronologie

Le modèle de chronologie gratuit de ProjectManager dans Excel est parfait pour planifier votre projet du début à la fin dans Excel. C'est un moyen de visualiser toutes vos tâches et de respecter le calendrier. Vous pouvez même ajouter des jalons !

Pour commencer avec ce modèle de chronologie gratuit, vous devez d'abord répertorier toutes vos tâches et leur donner un nom. Chaque tâche doit avoir une date de début et une date de fin, ainsi que le temps que vous pensez qu'il faudra pour terminer.

Vous ajoutez toutes ces données sur le côté gauche du modèle, qui est une feuille de calcul de suivi normale. Ensuite, sur la droite, vous verrez la chronologie. Toutes vos tâches sont maintenant présentées sous forme de barres horizontales sur une chronologie afin que vous puissiez voir combien de temps il faudra pour terminer chaque tâche.

Si vous souhaitez aller encore plus loin dans votre planification, passez à un logiciel en ligne qui vous permet de créer des échéanciers en quelques minutes. ProjectManager dispose de calendriers de projet en ligne qui se mettent à jour instantanément lorsque l'équipe collabore sur des tâches. Suivez les coûts, la charge de travail, les progrès prévus par rapport aux progrès réels et plus encore. Commencez gratuitement.

5. Feuille de calcul du plan d'action

Gérer le travail signifie décrire les étapes que vous devez suivre pour atteindre vos objectifs. Utilisez la feuille de calcul de plan d'action gratuite de ProjectManager pour Excel pour suivre les tâches et détailler la stratégie que vous utiliserez pour terminer votre travail dans les délais et dans les limites du budget.

Nous avons divisé ce modèle de plan d'action en trois sections. Les premières sont les étapes d'action, qui notent la priorité, la liste des tâches, les phases et les affectations. Il y a aussi un espace pour noter l'état de vos tâches et suivre leur progression.

La deuxième section est un calendrier, avec des dates de début et d'échéance, y compris les heures prévues. Enfin, la troisième section se concentre sur les ressources ; par exemple, quel département est responsable de quelle tâche, quels matériaux sont nécessaires et le coût des ressources.

6. Modèle de rapport d'état

Savoir où vous en êtes à un moment donné du cycle de vie d'un projet vous permet de gérer le temps et les coûts. Notre modèle de rapport de statut gratuit est un excellent outil pour suivre vos progrès et respecter le calendrier.

Ce modèle de rapport d'état gratuit est composé de cinq sections : informations sur le projet, résumé de l'état du projet, état du projet, aperçu de la gestion des risques et une conclusion qui comprend des recommandations pour l'avenir.

Un rapport d'état est la pierre angulaire du suivi de votre travail. Il est utilisé aussi bien dans la gestion de projet que dans la gestion du travail, car il donne aux responsables une image de leurs progrès prévus par rapport aux progrès réels. C'est aussi un outil puissant lors de la présentation aux parties prenantes.

7. Feuille de calcul de suivi des risques

Peu importe la qualité de votre travail, il y a des inconnues qui peuvent avoir un impact sur votre progression. Utilisez la feuille de calcul gratuite du registre des risques de ProjectManager pour vous aider à planifier les risques dans votre travail.

Ce registre des risques gratuit pour Excel comporte des colonnes pour identifier le risque afin de faciliter son suivi. Il y a une colonne pour décrire le risque et expliquer comment cela affectera le travail que vous faites s'il passe d'un risque à un problème réel.

Pour chaque risque que vous identifiez sur le modèle, vous pouvez ajouter une réponse au risque, qui sera la réponse que vous adopterez si le risque se matérialise. Vous pouvez également noter le niveau de risque. Ensuite, si vous travaillez en équipe, vous pouvez attribuer le risque afin que ce membre de l'équipe soit responsable de l'identifier et de le corriger.

8. Modifier la feuille de calcul de suivi

Téléchargez la feuille de calcul gratuite de suivi des modifications de ProjectManager pour Microsoft Excel afin de gérer les modifications lorsqu'elles ont un impact sur la gestion de votre travail. Cela vous aidera à contrôler le changement afin de ne pas vous faire dépenser trop d'heures supplémentaires ou d'ajouter des coûts.

Une feuille de calcul Excel de journal des modifications est l'un des modèles Microsoft Excel les plus importants que nous proposons. C'est un document qui capture le changement lorsqu'il se produit. Vous pouvez numéroter les modifications pour un meilleur suivi et noter quand la modification est apparue pour la première fois et qui l'a découverte ou demandée.

Vous pouvez ensuite hiérarchiser le changement, et vous ou un membre de l'équipe pouvez être responsable de le mener à bien jusqu'à son achèvement. La feuille de calcul Excel suit le changement de la découverte à la récupération et s'assure qu'aucun ordre de modification n'est perdu dans les fissures.

9. Feuille de calcul de suivi du temps

Il n'y a pas de meilleur modèle pour suivre le temps que vous passez sur vos tâches qu'avec la feuille de calcul de suivi du temps gratuite de ProjectManager. Cette feuille de temps est idéale pour vous, ou pour les membres de l'équipe, pour enregistrer le temps passé au travail.

La feuille de temps contient un espace pour votre nom ou le nom de l'employé, le service dans lequel il travaille, qui est son superviseur et le taux de rémunération horaire qu'il perçoit. Le modèle collecte leurs heures, telles que l'heure de début et l'heure de fin de leur journée de travail. Il y a même un endroit pour ajouter des heures supplémentaires et le déjeuner.

Ensuite, le total de la semaine est additionné et multiplié par le taux de rémunération pour indiquer le montant total dû à l'employé. Enfin, il y a une ligne que l'employé doit signer et que le superviseur doit examiner et signer également, si elle est exacte.

Utilisez ProjectManager pour suivre le temps, les coûts et les tâches mieux qu'Excel

Les modèles et les feuilles de calcul Excel pour le suivi sont excellents, mais comme indiqué ci-dessus, ils ne peuvent pas faire grand-chose. ProjectManager est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud conçu pour les équipes hybrides qui connecte tout le monde, quel que soit l'endroit où ils travaillent, l'heure, le service ou le niveau de compétence. Et il le fait en temps réel, de sorte que tout le monde collabore et travaille sur les données les plus récentes.

Remplir automatiquement les feuilles de temps

Prenez les feuilles de temps, par exemple. Au lieu de demander à votre employé de remplir la feuille de temps, les feuilles de temps de ProjectManager remplissent automatiquement leurs tâches et mettent à jour le temps qu'ils ont passé. Cela rationalise la paie, mais offre également une fenêtre sur le suivi du temps qu'ils consacrent à leurs tâches. De cette façon, vous savez s'ils respectent ou non leur quota. De plus, une fois soumises, les feuilles de temps sont verrouillées et sécurisées.

Travaillez de la manière qui vous convient

Plusieurs vues de projet permettent à tous les membres de l'équipe de travailler comme ils le souhaitent. Les responsables peuvent planifier à l'avance sur des diagrammes de Gantt qui affichent toutes vos tâches sur une chronologie. La barre de durée qui relie les dates de début et de fin de chaque tâche affichera automatiquement la progression en fonction de la quantité ombragée. Les équipes peuvent utiliser des listes de tâches, des tableaux kanban ou des calendriers si elles le préfèrent, qui sont tous mis à jour et affichent les progrès. Il n'y a pas d'outil plus flexible disponible pour la gestion du travail hybride et le suivi du travail.

Générez des rapports en un clic en quelques secondes

Le suivi du temps, des coûts et plus encore est facile avec les rapports en un clic de ProjectManager. Obtenez des rapports d'état, des rapports sur les tâches, les feuilles de temps, les dépenses et plus encore. Ces rapports prennent des données complexes et les transforment en rapports perspicaces et faciles à lire pour surveiller les progrès et plus encore. Les rapports peuvent également être filtrés pour afficher uniquement les données souhaitées, puis partagés pour tenir les parties prenantes informées.

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail primé pour les équipes hybrides. Notre outil en temps réel suit le temps, les coûts et plus encore pour vous assurer que vous êtes toujours dans les temps et que vous ne dépassez jamais votre budget. Rejoignez les plus de 35 000 personnes qui utilisent notre logiciel pour suivre les tâches, les coûts et le temps. Commencez avec ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui.