La triple contrainte en gestion de projet : temps, portée et coût

La triple contrainte de la gestion de projet a reçu de nombreux noms - le triangle de gestion de projet, le triangle de fer et le triangle de projet - qui devraient vous donner une idée de l'importance de la triple contrainte dans la gestion d'un projet. Si vous gérez un projet, vous travaillez avec la triple contrainte.

Par conséquent, on peut facilement affirmer que la triple contrainte pourrait être le concept le plus important de l'histoire de la gestion de projet. Lorsqu'il est utilisé en combinaison avec un logiciel de gestion de projet efficace, il peut vous donner la possibilité de mener vos projets vers le succès.

Qu'est-ce que la triple contrainte en gestion de projet ?

Alors, qu'est-ce que la Triple Contrainte ? C'est facile, c'est un modèle des contraintes inhérentes à la gestion d'un projet. Ces contraintes sont triples :

1. Coût : les contraintes financières d'un projet, également appelées budget du projet
2. Portée : les tâches requises pour atteindre les objectifs du projet
3. Temps : le calendrier d'achèvement du projet

Fondamentalement, la triple contrainte stipule que le succès du projet dépend de ses coûts, de son temps et de sa portée. En tant que chef de projet, vous pouvez garder le contrôle de la triple contrainte en équilibrant ces trois contraintes par des compromis. Nous expliquerons comment ces compromis fonctionnent dans la section ci-dessous.

S'il est vrai que la triple contrainte est une partie importante de tout projet réussi, elle ne détermine pas le succès. Les projets sont constitués de nombreuses parties, plus que les trois qui composent la Triple Contrainte. C'est pourquoi certains experts en gestion de projet ont ajouté trois contraintes supplémentaires au modèle, afin de mieux refléter les domaines les plus critiques d'un projet. Les voici:

• Qualité : Il existe des normes de qualité pour chaque projet, que son livrable final soit un produit tangible ou intangible. Les chefs de projet ont besoin d'un plan de gestion de la qualité pour contrôler la qualité.
• Risque : Le risque est inhérent à tout projet. C'est pourquoi les chefs de projet doivent créer un plan de gestion des risques pour expliquer comment les risques du projet seront gérés
• Avantage : Il existe différents types d'avantages tirés d'un projet. Les chefs de projet doivent s'assurer que les parties prenantes du projet obtiennent le meilleur avantage financier possible.

Comment fonctionne la triple contrainte ?

Comme indiqué ci-dessus, les chefs de projet peuvent augmenter ou réduire le coût, le temps et la portée d'un projet avec des compromis pour le maintenir dans les délais et dans les limites du budget. Voyons comment ces compromis de triangle de projet fonctionnent avec quelques exemples.

• Temps et portée : vous pouvez réduire la portée de votre projet afin de réduire également la durée de votre projet si vous êtes en retard sur le calendrier. Dans le cas contraire, vous pouvez augmenter la durée de la chronologie de votre projet au cas où les parties prenantes du projet proposeraient des activités de projet supplémentaires.
• Coût et portée : en réduisant la portée du projet, vous devrez exécuter moins de tâches, ce qui signifie des coûts inférieurs. Dans le cas contraire, une portée de projet plus grande signifie des coûts plus élevés.
• Coût et temps : dans certains projets, le temps et le coût peuvent être directement liés. Par exemple, les coûts de location d'équipement ou de main-d'œuvre sont directement proportionnels au temps pendant lequel vous en avez besoin.

Tous ces scénarios appliquent la triple contrainte pour gérer le projet, mais il existe de nombreux autres compromis possibles qui peuvent survenir dans un projet, qui impliquent également la qualité, les risques et les avantages.

En utilisant un tableau de bord de gestion de projet, un responsable peut suivre le projet au fur et à mesure de son avancement. Les paramètres tels que le calendrier, le coût et la portée du projet sont faciles à suivre. Avec ces informations, un chef de projet peut identifier les problèmes et ajuster la triple contrainte pour éviter que ces problèmes ne se transforment en problèmes. ProjectManager propose un tableau de bord en temps réel qui présente toutes les données critiques du projet ayant un impact sur la triple contrainte.

Comment gérer la triple contrainte

La triple contrainte semble simple, mais ce n'est qu'en surface. Chacun des trois points de ce triangle peut être déballé pour révéler une signification plus profonde.

Coût

L'engagement financier du projet dépend de plusieurs variables. Il y a les ressources impliquées, des matériaux aux personnes, qui incluent toutes les coûts.

Il y a aussi les coûts fixes et variables inhérents à tout projet, tels que l'équipement ou la main-d'œuvre, qui doivent être calculés. Cela peut sérieusement entrer en jeu avec l'utilisation de travailleurs contractuels ou l'externalisation.

Voici ce que font les chefs de projet pour contrôler les coûts :

• Estimer les coûts de toutes les tâches du périmètre du projet
• Créer un budget de projet basé sur les coûts estimés du projet
• Utiliser le budget du projet comme référence de coût, qui est utilisé pour contrôler les coûts pendant l'exécution du projet
• Contrôler tous les coûts du projet pour maintenir les dépenses sous le budget du projet
• Ajuster le budget du projet si nécessaire

En relation : Modèle de budget de projet gratuit

Portée

Comme mentionné, la portée du projet fait référence à tous les travaux de projet requis pour terminer le projet. La gestion de ce travail est essentielle à la réussite du projet. Lors de la gestion de la portée, il est essentiel de hiérarchiser vos tâches, ce qui vous permet de planifier et d'affecter efficacement les ressources.

Pour gérer la portée, les chefs de projet :

• Utilisez un plan de gestion de la portée pour définir clairement les activités du projet qui seront réalisées
• Partagez le plan de gestion du périmètre avec toutes les parties prenantes, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde
• Utilisez des ordres de modification pour éviter la dérive de la portée et gardez une trace de toutes les modifications apportées à la portée du projet
• Gérer les attentes des parties prenantes pour maintenir la portée du projet
• Utiliser des outils et des techniques de gestion des tâches pour suivre toutes les activités du projet dans le périmètre

Ces actions de gestion de la portée prises par les chefs de projet sont toutes essentielles car le temps nécessaire à chaque tâche est essentiel pour le coût et la qualité du produit final. Cela peut avoir un impact important sur le calendrier et les coûts, surtout si le projet est à grande échelle.

Connexe : Théorie des contraintes : un guide pour les chefs de projet

ProjectManager dispose de fonctionnalités de gestion des tâches qui facilitent l'attribution, le tri et la hiérarchisation de vos tâches. De cette façon, vous pouvez déléguer toutes les tâches critiques du projet aux bonnes personnes, évitant ainsi le redoutable glissement de portée. De plus, en proposant le partage de fichiers et les commentaires sur les tâches, nous permettons la collaboration au niveau des tâches.

Temps

À la base, le calendrier du projet est le délai estimé alloué pour terminer le projet ou produire le livrable final. Habituellement, cela est déterminé en estimant d'abord le temps que prendra chaque tâche du projet.

Une structure de répartition du travail (WBS) est utilisée pour identifier toutes les activités du projet. Ensuite, les chefs de projet peuvent utiliser différentes techniques de planification telles que la méthode du chemin critique ou les diagrammes PERT pour déterminer la durée totale du projet.

Voici ce que font les chefs de projet pour contrôler le calendrier du projet :

• Utilisez un diagramme de Gantt pour visualiser le calendrier du projet, définir des séquences de tâches et surveiller la durée de chaque tâche
• Créer des politiques, des procédures et de la documentation pour la planification, l'exécution et le suivi du calendrier du projet
• Allouez efficacement les ressources à l'aide d'un calendrier des ressources pour éviter les goulots d'étranglement
• Comparez le calendrier de référence à l'avancement réel pour déterminer si les projets sont sur la bonne voie

Maintenant que nous avons appris ce que font la plupart des chefs de projet pour contrôler la triple contrainte, découvrons les outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour vous aider dans ce processus.

Contrôler la triple contrainte avec ProjectManager

Comme mentionné en haut de l'article, la triple contrainte lorsqu'elle est utilisée conjointement avec un logiciel de gestion de projet est le meilleur moyen de contrôler votre projet et de le mener à bien. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des données en temps réel qui donne aux chefs de projet le pouvoir de gérer chaque bras de la triple contrainte : coûts, temps et portée.

Frais

ProjectManager vous aide à suivre les coûts de votre projet pour vous assurer que vous ne dépensez pas trop. Vous pouvez créer des budgets, ajouter des dépenses de projet et saisir des taux horaires pour toutes vos ressources. Le tableau de bord en temps réel suit les coûts et cinq autres mesures de votre projet et en rend compte instantanément dans des tableaux et des graphiques faciles à lire. C'est un moyen facile de garder un œil sur vos coûts et de vous assurer que vous êtes aligné sur votre budget. Vous pouvez maintenant détecter les problèmes de budget avant qu'ils ne deviennent un problème.

Temps

Votre emploi du temps peut vous échapper, mais pas avec ProjectManager. Lorsque les tâches sont mises à jour, elles sont instantanément répercutées dans le logiciel. Cela signifie que vos rapports et votre tableau de bord sont exacts et à jour. Vous pouvez même suivre la progression des tâches individuelles sur le diagramme de Gantt en ligne, où la barre de durée indique la progression de la tâche.

Les feuilles de temps sont synchronisées avec les tâches de l'équipe, ce qui permet aux membres de l'équipe de sélectionner facilement leur tâche et de la saisir. Cela amène leur temps dans la feuille de temps, qui peut ensuite être prévisualisée et approuvée en quelques clics.

Portée

La portée va changer tout au long du projet, et ProjectManager a les outils pour rester flexible avec ces changements. Il existe plusieurs vues de projet, vous pouvez donc passer du Gantt au tableau Kanban pour obtenir une visibilité sur votre flux de travail. Les cartes Kanban, qui représentent les tâches, sont définies par priorité, qui peut changer en fonction de la pertinence de ces tâches.

L'avantage des tableaux kanban est qu'ils sont configurés pour fournir des tâches aux membres de l'équipe uniquement lorsque les ressources et la capacité sont là pour les accomplir. Au fur et à mesure que la portée du projet change, le tableau kanban peut s'adapter rapidement.

Si vous remarquez que les équipes sont sous-utilisées ou surutilisées, vous pouvez équilibrer cela sur la page de la charge de travail. La page de charge de travail comporte des graphiques à code couleur qui montrent en un coup d'œil qui est surchargé de tâches et qui est disponible. Vous pouvez réaffecter leur travail rapidement et facilement pour que le projet reste dans la portée.

La Triple Contrainte vous aidera à gérer votre projet. La planification du calendrier, de la portée et du coût de votre projet vous aidera à atteindre vos buts et objectifs. ProjectManager, un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, vous donne les outils pour utiliser efficacement ce modèle. Découvrez comment nos tableaux de bord en temps réel et nos diagrammes de Gantt interactifs peuvent vous aider en prenant cet essai gratuit de 30 jours.