Comprendre le processus d'examen manuel des campagnes d'ActiveCampaign

Si vous envoyez votre première campagne, vous ne réalisez peut-être pas qu'ActiveCampaign dispose de certaines protections dorsales pour garantir la conformité à la législation sur les e-mails (CAN-SPAM, CASL, GDPR), à nos conditions d'utilisation (TOS) et au respect des mesures de l'industrie ( taux de plaintes pour spam, taux de rebond, taux d'ouverture). Ces processus aident à protéger ActiveCampaign et nos clients et sont un élément essentiel pour assurer la meilleure délivrabilité possible.

Jess Kaplan, analyste principal de la conformité des e-mails, a expliqué pourquoi les révisions manuelles sont un élément essentiel de la conformité des e-mails chez ActiveCampaign.

Qu'est-ce qu'un processus d'examen manuel et pourquoi est-il important ?

De nombreux fournisseurs de services de messagerie (ESP) ont mis en place des systèmes pour examiner le contenu avant l'envoi. Bien que la plupart des campagnes soient automatiquement approuvées pour l'envoi, certaines campagnes par e-mail peuvent déclencher un processus d'examen manuel. Lors de l'examen manuel, l'un des analystes de conformité d'ActiveCampaign examine la campagne pour déterminer si elle doit être approuvée pour l'envoi ou s'il est nécessaire de contacter notre client pour plus d'informations.

La plupart des clients ne savent même pas que le processus d'examen a eu lieu. Cependant, il existe des cas où une campagne peut subir un retard d'envoi alors que nous essayons de travailler avec le client pour collecter des informations supplémentaires. Les clients savent si leur campagne est en cours d'examen manuel car il y aura une alerte sur l'icône de profil en bas à gauche lors de la connexion au compte ActiveCampaign ou la campagne peut avoir un statut "Analyse".

Pourquoi les campagnes doivent-elles être examinées avant l'envoi ?

Ces systèmes sont principalement en place pour empêcher les acteurs malveillants d'abuser de la plate-forme et d'envoyer des courriers malveillants. Ils ont également des couches supplémentaires qui peuvent identifier les erreurs qui pourraient non seulement avoir un impact sur la capacité de recevoir le courrier dans la boîte de réception, mais également aider à prévenir les plaintes de spam élevées, les désabonnements et même bloquer les événements.

Quelles sont les erreurs les plus courantes qui conduisent à un examen manuel ?

Les erreurs que nous voyons couramment lors de l'examen manuel ont tendance à être le résultat de la précipitation à publier ces campagnes. Les campagnes peuvent être programmées sans revérifier si le contenu s'affiche correctement, si les balises de personnalisation sont correctes ou si des adresses postales complètes sont en place pour garantir la conformité à la législation anti-spam. Il n'est pas rare que les expéditeurs utilisent accidentellement une adresse e-mail personnelle comme adresse "De" plutôt que l'adresse e-mail professionnelle normalement utilisée pour les campagnes.

Ces examens peuvent également nous aider à identifier les expéditeurs aux prises avec des mesures d'envoi médiocres. Si une campagne était envoyée sans apporter d'abord des améliorations, cela aurait probablement un impact négatif sur la délivrabilité. Chaque fois que nous identifions un problème qui pourrait avoir un impact négatif sur la délivrabilité et/ou la conformité à la législation anti-spam, nous aimons le porter à l'attention de l'expéditeur. Nous fournissons des conseils sur la façon de s'assurer que ces campagnes fonctionnent de manière optimale.

L'expéditeur peut-il faire quelque chose pour accélérer le processus d'examen ?

Absolument! L'une des meilleures choses à faire serait de remplir le sondage à 3 questions qui s'affiche lors de l'importation d'une liste. Bien que remplir l'enquête importée soit facultatif, si ces informations sont fournies à l'avance, cela pourrait aider à éviter les retards dus à la nécessité de revoir les méthodes d'acceptation.

C'est également une bonne idée pour le propriétaire de la boîte de réception "E-mail de notification" de garder un œil sur tous les e-mails d'ActiveCampaign au moment de l'envoi au cas où une campagne attendrait des informations supplémentaires en raison d'un problème identifié lors du processus d'examen. Les notifications de conformité sont envoyées à l'« e-mail de notification » du compte. Les préférences « E-mail de notification » et « Administrateur » peuvent être différentes.

Pourquoi un expéditeur peut-il avoir besoin de fournir des informations d'acceptation pour un examen manuel ?

La méthode d'acquisition d'un expéditeur est directement liée à la délivrabilité positive ou à la délivrabilité négative.

Les méthodes d'acquisition centrées sur l'opt-in sont plus susceptibles d'envoyer des e-mails dans la boîte de réception, car ces contacts ont demandé l'e-mail d'une entreprise – ils l'attendent. Les méthodes opt-in incluent les formulaires d'inscription à la newsletter ou les contacts qui ont coché une case confirmant leur inscription à la campagne lors d'un achat sur un site Web.

À l'inverse, les méthodes d'acquisition qui n'incluent pas l'opt-in signifient que des messages non sollicités sont envoyés. Si le courrier est livré, il est susceptible d'être ignoré, signalé comme spam ou automatiquement filtré dans le dossier spam. Dans le pire des cas, cela peut déclencher un événement de liste de blocage, rendant la délivrabilité presque impossible et créant un risque pour les autres expéditeurs d'ActiveCampaign. Les méthodes d'acquisition non opt-in incluent l'achat ou le partage de données de contact, la collecte d'informations de contact à partir de sites de réseautage ou directement à partir du site Web d'une entreprise.

Nous pouvons demander des informations d'activation pour nous assurer que les campagnes sont susceptibles d'aider un expéditeur plutôt que de le blesser, ou la plate-forme ActiveCampaign.

Quelles sont certaines des raisons les moins courantes pour lesquelles une campagne est examinée et qui pourraient en fait avoir le plus grand impact sur la délivrabilité si elle était envoyée telle quelle ?

Je dois dire que le premier serait nos critiques à volume extrêmement élevé. Nous avons tendance à le voir avec les expéditeurs nouveaux sur ActiveCampaign qui peuvent être habitués à envoyer plus de 100 000 campagnes de contact sur leur plate-forme précédente. Lorsqu'ils passent à ActiveCampaign, ils ne réalisent pas qu'il est nécessaire d'augmenter leur volume au fil du temps ("préchauffage") pour réintroduire leur courrier avec l'infrastructure d'envoi d'ActiveCampaign.

Sans augmenter le volume d'envoi au fil du temps, la campagne présente un risque beaucoup plus élevé de rebonds et de filtrage dans le dossier spam. Lorsque nous verrons cela, nous prendrons un moment pour contacter l'expéditeur, fournir du matériel pédagogique sur la façon dont cela pourrait nuire au succès de sa campagne et discuter de la manière de poursuivre son envoi en toute sécurité. Nos expéditeurs à volume élevé devraient lire notre article du centre d'aide sur la délivrabilité dans les 30 premiers jours pour en savoir plus sur le préchauffage et, si nécessaire, consulter les spécialistes de la délivrabilité d'ActiveCampaign pour un calendrier de préchauffage plus personnalisé.

Parfois, nous rencontrons des campagnes en révision manuelle qui enfreignent les conditions d'utilisation. Ce serait des problèmes comme le contenu qui n'est pas autorisé. Lorsqu'un client s'inscrit, c'est toujours une bonne idée de se familiariser avec ses conditions d'utilisation pour s'assurer qu'elles correspondent bien à son modèle commercial.

La plupart d'entre eux peuvent être résolus avec un ajustement du contenu de la campagne, mais selon le temps que cela prend, cela peut entraîner un retard d'envoi à une période où il n'y a pas beaucoup de place pour les campagnes tardives, comme pendant les vacances. Le respect de nos conditions d'utilisation limite non seulement les chances qu'une campagne passe par un examen manuel, mais peut également augmenter la délivrabilité.

Quels conseils donneriez-vous à nos lecteurs pour éviter les retards dus à l'examen manuel ?

Planifier à l'avance! Utilisez une liste de contrôle avant l'envoi. Quelques minutes supplémentaires pour vérifier que la campagne est prête à être envoyée peuvent aider à éviter un retard. Considérez une liste de contrôle comme celle-ci :

Liste de vérification de la campagne – Partie I

• Comprendre vos méthodes d'opt-in et faire un plan d'acquisition de clients
• Vérifiez si vous devez prévoir d'augmenter votre volume au fil du temps ("échauffement")
• Reconquérir les abonnés moins engagés avec un plan de réengagement
• Gestion de l'engagement - Envisagez de laisser tomber vos contacts non engagés afin de mieux atteindre les contacts qui souhaitent s'engager avec vos campagnes
• Test
• Le contenu s'affiche-t-il correctement ?
  • Est-ce que les liens fonctionnent ?
  • Les balises de personnalisation fonctionnent-elles ?
  • Une adresse postale complète s'affiche-t-elle dans le pied de page ?
  • Le bon lien de désabonnement est-il utilisé ?
  • Tous les contacts ont-ils accepté ou interagi avec le contenu au cours des 12 derniers mois ?
• Comprendre vos métriques de messagerie pour savoir quand une amélioration est nécessaire (plainte de spam, rebonds, taux d'ouverture)