Gestion des fournisseurs : un guide rapide

Les organisations ont besoin de ressources pour réaliser des projets, fabriquer des produits ou fournir des services. La plupart des entreprises, sinon toutes, ne peuvent pas produire toutes leurs matières premières, équipements ou machines, elles doivent donc se les procurer auprès de fournisseurs. Les vendeurs sont définis comme des fournisseurs externes qui fournissent des biens et services essentiels. Selon le nombre de fournisseurs avec lesquels vous travaillez, leur gestion peut être très complexe. C'est à ce moment que la gestion des fournisseurs entre en jeu.

Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs est le processus de gestion de la relation avec les fournisseurs auprès desquels une organisation obtient ses matières premières, équipements et autres fournitures essentielles à ses opérations. L'objectif principal de la gestion des fournisseurs est de sélectionner les bons fournisseurs et les bonnes conditions contractuelles afin que les entreprises puissent garantir la qualité des produits, minimiser les coûts et maintenir le fonctionnement normal de leur chaîne d'approvisionnement et de leurs activités logistiques.

La gestion des fournisseurs couvre des tâches telles que la recherche et l'approvisionnement des fournisseurs, l'obtention de devis pour les prix, les capacités, la qualité et les délais d'exécution. Il couvre également les négociations contractuelles, la gestion des relations, les affectations de travail, l'évaluation des performances et la diffusion des paiements.

La gestion de la relation avec les fournisseurs est un processus commercial important que vous devrez surveiller de près. ProjectManager dispose d'outils de planification, d'ordonnancement et de suivi vous permettant d'attribuer du travail à votre équipe et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet pendant le processus d'achat, de réception et de stockage des marchandises dont votre entreprise a besoin pour prospérer. Utilisez des listes de tâches, des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt et d'autres outils pour vous assurer que tout se passe comme prévu. Commencez gratuitement dès aujourd'hui.

Processus de gestion des fournisseurs

Le processus de gestion des fournisseurs peut être décomposé en quatre étapes :

1. Établir des objectifs commerciaux

Définissez clairement vos objectifs commerciaux et soyez aussi précis que possible (envisagez de vous fixer des objectifs SMART). Afin de réussir à obtenir l'aide d'un fournisseur, vous devez savoir exactement ce que vous essayez d'accomplir. La gestion des fournisseurs est également facilitée lorsque vous avez défini des paramètres de performance à comparer.

2. Choisissez le meilleur fournisseur

Qui répond à vos besoins et correspond à vos caractéristiques de performance ? Vous devrez peser le pour et le contre de tous les fournisseurs, et ils auront les deux, donc cette étape doit être franchie après une vérification approfondie. Vous devez utiliser un bon de commande pour documenter le prix, la quantité, la fenêtre de livraison et les conditions de paiement des biens/services que vous commandez. Il s'agit d'un document juridiquement contraignant qui garantit que vous et votre fournisseur êtes sur la même longueur d'onde.

3. Gérer les fournisseurs

Il s'agit de l'activité quotidienne de suivi des performances et de la production. C'est le meilleur moyen de s'assurer que les termes du contrat sont respectés. Cette étape implique beaucoup de communication pour offrir des approbations, des désapprobations, des changements, des commentaires et tout ce qui est nécessaire pour approfondir la relation.

4. Atteignez constamment vos objectifs

Vous voulez atteindre vos objectifs non pas une ou deux fois, mais de manière constante tout au long de votre relation avec le fournisseur. Cela signifie gérer régulièrement le fournisseur pour mieux l'influencer afin qu'il atteigne régulièrement les objectifs de performance.

Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?

La gestion des fournisseurs est un aspect essentiel de la gestion d'une entreprise. Voici les principaux domaines touchés par la gestion des fournisseurs.

• Gestion de la chaîne d'approvisionnement : La chaîne d'approvisionnement d'une entreprise est le processus qui va de l'achat des matières premières à la livraison d'un produit final aux clients. La gestion des fournisseurs est une étape critique de ce processus, car les fournisseurs fournissent les intrants de production nécessaires à une entreprise pour fonctionner et produire des biens.
• Planification de la production : pour fabriquer des produits, une entreprise doit planifier comment coordonner les efforts de ses employés et maximiser l'efficacité d'une chaîne de production. Ce processus est connu sous le nom de planification de la production, et la gestion des fournisseurs joue un rôle important dans l'obtention des bons approvisionnements au bon moment.
• Assurance et contrôle de la qualité : les fournitures utilisées par les entreprises pour la production de biens ont un impact direct sur la qualité du produit final. La gestion des fournisseurs joue un rôle important dans l'obtention de fournitures de qualité.
• Gestion des coûts : une gestion efficace des fournisseurs aide les entreprises à réduire leurs coûts de production, ce qui a un impact direct sur leur rentabilité globale. Le bon fournisseur aidera les entreprises à réduire leurs coûts tout en offrant des fournitures de qualité.
• Gestion logistique : La gestion logistique est l'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise. Il s'agit du transport, de l'emballage et de l'entreposage des produits. Dans la plupart des cas, les entreprises s'appuient sur des fournisseurs pour ces processus.
• Satisfaction client : la gestion des fournisseurs est importante pour maintenir des niveaux élevés de satisfaction client, car les fournitures utilisées pour la production de biens ont un impact direct sur le produit final.

L'internalisation versus l'externalisation

L'établissement d'une relation avec un fournisseur externe est également appelé gestion des fournisseurs. Mais comment savoir s'il est préférable d'externaliser le travail ou de le garder en interne ? Vous devez évaluer les besoins de votre organisation et les ressources que vous devez appliquer au projet.

Ce n'est pas forcément un choix facile à faire. Commencez par examiner les compétences de base de votre organisation. Répondent-ils aux besoins de votre projet ? Avez-vous les ressources à épargner pour le travail? Si tel est le cas, la tâche pourrait être mieux exécutée en interne plutôt que de la sous-traiter.

Cependant, si le travail tourne autour d'une discipline qui n'est pas dans la timonerie de votre entreprise ou représente une compétence qui pourrait être présente mais qui n'est pas complètement développée, l'investissement dans la sous-traitance d'un fournisseur devient plus attrayant.

Définitions de la gestion des fournisseurs

Nous avons indiqué qu'un fournisseur est une personne ou une organisation qui vend un service, un produit ou une main-d'œuvre. Il peut s'agir de consultants indépendants, d'une société de conseil ou d'une société de recrutement, généralement appelée fournisseur.

Il existe également ce qu'on appelle un vendeur sur place (VOP), qui est un vendeur qui installe sa boutique sur le lieu d'affaires du client. Ils peuvent s'approvisionner eux-mêmes en main-d'œuvre ou auprès de fournisseurs externes, mais en fin de compte, ils gèrent et coordonnent le travail pour le client.

Un fournisseur de services gérés (MSP) gère les fournisseurs et mesure leur travail pour répondre aux normes et aux exigences de leur client. Ils ne recrutent généralement pas, mais plutôt recherchent et réfèrent les meilleurs fournisseurs en fonction des besoins du client.

Un autre terme utilisé dans la gestion des fournisseurs est Employeur officiel (EOR). C'est une façon de faciliter la gestion des entrepreneurs indépendants. Cela comprend l'audit, les examens et d'autres questions de gestion.

Outils de gestion des fournisseurs

Il existe des outils de gestion des fournisseurs, tels qu'un système de gestion des fournisseurs (VMS), qui est un programme informatique qui distribue les exigences des postes aux sociétés de recrutement, aux recruteurs, aux sociétés de conseil et à d'autres fournisseurs. Il aide à l'embauche, au processus d'entrevue et au processus de paiement.

Un autre outil s'appelle un système de gestion des services contractuels (CSM), qui fonctionne avec le logiciel des grandes installations de fabrication pour capturer des données en temps réel entre les fournisseurs et les clients. Cet effort collaboratif permet de simplifier le processus de chronométrage et d'améliorer la visibilité des coûts du projet.

Le rôle des gestionnaires de fournisseurs

Alors, que fait la personne en charge de la gestion des fournisseurs ? Premièrement, ils travaillent avec les bureaux de gestion et de budgétisation pour gérer et contrôler les fournitures et s'assurer que les coûts sont égaux ou inférieurs à la valeur marchande.

Ils travaillent également avec les fournisseurs pour négocier des prix qui respectent le budget de l'entreprise tout en maintenant la qualité. Cela signifie rechercher des offres auprès de plusieurs fournisseurs pour s'assurer qu'ils passent un contrat avec le bon fournisseur. Le bon fournisseur est défini non seulement par le produit ou le service qu'il fournit, mais aussi par ses antécédents et ses antécédents financiers.

Une fois le contrat réglé, le responsable doit rester en communication avec le fournisseur ainsi qu'avec son propre service financier et ses équipes de gestion qui feront l'interface avec les fournisseurs. Ils gardent également une trace des niveaux de stock et disposent de registres détaillés pour suivre la livraison des fournitures et confirmer leur arrivée.

Travailler avec des fournisseurs peut être nécessaire au succès de votre projet, mais cela ajoute également une autre couche de complexité à sa gestion. Ce que vous devez avoir, c'est un logiciel de gestion de projet capable de gérer toutes ces données. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui dispose d'un tableau de bord en temps réel pour les informations les plus précises afin de vous assurer que vous êtes toujours au courant du travail de votre fournisseur pendant qu'il le fait. Essayez-le par vous-même et voyez comment il peut aider à la gestion des fournisseurs en prenant cet essai gratuit de 30 jours.