Comment planifier un événement virtuel : Liste de contrôle pour la planification d'un événement virtuel

Les hommes d'affaires ont tendance à préférer se rencontrer en personne. Mais après une période d'événements virtuels, il est difficile de renoncer à ce luxe numérique. La planification d'événements virtuels est devenue monnaie courante alors même que les événements reviennent à IRL ou offrent des options hybrides.

Le désir de rester virtuel dans certains cas est compréhensible. La planification d'événements virtuels signifie que plus de personnes peuvent y assister, où qu'elles se trouvent. Mais comment planifier un événement virtuel est encore relativement nouveau et certains ne savent même pas ce qu'est un événement virtuel. Nous sommes là pour vous aider à planifier un événement virtuel, notamment en vous fournissant une liste de contrôle afin que vous ne manquiez aucune étape clé.

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Les événements virtuels se déroulent en ligne. Cela peut être accompli par divers moyens, tels que la diffusion en direct de l'événement, la lecture d'une présentation vidéo enregistrée qui peut être visionnée à tout moment par un participant ou même par le biais d'appels audio.

La principale différence entre un événement virtuel et un événement en personne est que les événements virtuels ne sont pas des réunions physiques en face à face. Toute personne pouvant accéder à Internet est un candidat potentiel pour assister à un événement virtuel.

Inutile d'ajouter que cela élargit considérablement le filet à la fois pour les conférenciers et les participants. Cependant, les événements virtuels nécessitent une planification tout comme vous le feriez pour la variété à l'ancienne. Mais ce n'est pas pareil. Vous pouvez passer en direct sur Facebook ou sur une autre plateforme sociale quand vous le souhaitez, mais un événement plus important et plus compliqué nécessite une planification.

Pensez à une convention ou à un événement lié à l'industrie qui pourrait durer plusieurs jours, ceux-ci nécessiteront certainement une planification d'événements virtuels. ProjectManager est un logiciel en ligne qui vous donne les outils pour vous connecter avec des personnes n'importe où et à tout moment afin que vous puissiez coordonner la planification d'un événement virtuel. Nos diagrammes de Gantt en ligne peuvent organiser vos tâches, vos coûts et vos ressources. Ils sont faciles à partager et à mettre à jour en temps réel pour que tout le monde reste aligné. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Types d'événements virtuels

Nous avons déjà mentionné quelques types d'événements virtuels en passant, mais le sujet mérite plus d'attention. Il existe de nombreux types d'événements virtuels et chacun nécessite une planification d'événements virtuels afin de s'assurer qu'ils sont un succès pour toutes les personnes impliquées. Vous avez probablement assisté à un ou deux d'entre eux.

Webinaires

Un webinaire est généralement un événement ponctuel utilisé pour fournir un contenu éducatif ou promotionnel. Il est présenté en temps réel, bien qu'il soit souvent enregistré pour que les gens puissent le voir plus tard. Après la présentation, il y a généralement une période ouverte pour les questions et réponses.

Conférences virtuelles

Comme son nom l'indique, cette conférence est en ligne. Il s'agit généralement d'un événement en temps réel qui attire des personnes ayant des intérêts similaires, qu'ils soient liés aux affaires ou à un passe-temps. Ils peuvent inclure des tables rondes, des conférenciers principaux, des stands de fournisseurs en ligne et même des cocktails virtuels.

Événements d'entreprise virtuels

Semblables à une conférence virtuelle, les événements d'entreprise virtuels sont plus ciblés. Les participants font tous partie de la grande entreprise, mais l'événement lui-même peut être pour diverses raisons. Il peut s'agir d'une réunion ou d'une retraite à main levée, d'un événement de dégustation de vin ou de tout autre nombre de réunions d'affaires ou plus décontractées. Le seul dénominateur commun est que l'événement est ouvert uniquement aux membres de l'entreprise.

Événements virtuels de consolidation d'équipe

Un événement de team building virtuel pourrait faire partie d'un événement d'entreprise plus important. Ce n'est pas différent du team building en personne, sauf qu'il se produit en ligne. Les activités peuvent être les mêmes, telles que les brise-glaces, le fitness en groupe et plus encore. Certains événements devront être réorganisés afin de fonctionner en ligne, mais l'objectif de renforcer les liens entre les membres de l'équipe reste le même.

Événements de recrutement virtuels

L'une des façons les plus innovantes d'utiliser les événements virtuels est en tant que plateforme de recrutement. Un événement de recrutement virtuel offre aux employés la possibilité d'interviewer des candidats pour des postes vacants. Alors que de plus en plus d'entreprises sont ouvertes au travail à distance, l'embauche virtuelle leur permet de rechercher des talents du monde entier plutôt que de se limiter à une distance de trajet.

Événements sociaux virtuels

Se réunir virtuellement a également gagné en popularité. De nombreuses familles dispersées géographiquement peuvent se réunir en ligne, les mariages peuvent inclure ceux qui ne peuvent pas se rendre physiquement au mariage et les amis qui ne sont plus dans le même endroit peuvent se réunir pour prendre un verre et se rattraper.

Liste de vérification pour la planification d'événements virtuels

Maintenant que nous savons ce qu'est un événement virtuel et combien il en existe de types différents, vous êtes prêt à apprendre la planification d'événements virtuels. En fait, vous avez probablement déjà assisté à une sorte d'événement virtuel, même s'il s'agit de parler à quelqu'un sur Zoom.

La planification d'événements virtuels, cependant, est plus impliquée. Pour vous assurer que vous cochez toutes les cases, nous avons rassemblé une liste de contrôle qui peut être utilisée pour presque tous les types d'événements virtuels que nous avons décrits ci-dessus.

1. Fixez des objectifs pour votre événement virtuel

Vous ne pouvez pas mesurer le succès tant que vous n'avez pas un ensemble de mesures. Quel que soit votre événement virtuel, vous devez décider à l'avance ce que vous espérez en faire. Vous souhaitez collecter des e-mails, distribuer des eBooks, promouvoir votre marque, réseauter avec des professionnels du secteur, montrer comment utiliser un nouveau produit, etc. ? Quel que soit l'objectif que vous décidez, il informera ensuite le reste de l'événement, alors ne commencez pas sans un.

2. Définissez votre public cible

Afin d'atteindre vos objectifs, vous devez connaître votre public cible. Ce sont vos clients potentiels pour un produit, vos collègues professionnels pour une conférence, etc. Cette étape nécessite de nombreuses recherches. Mieux vous pouvez définir le public cible de l'événement virtuel, plus vous pouvez personnaliser l'événement virtuel pour répondre à leurs besoins.

3. Choisissez votre type d'événement

Tout le travail que vous avez effectué sur les deux premières étapes éclairera votre choix de lieu. Ici, vous déciderez si l'événement sera diffusé en direct ou enregistré (ou les deux), déterminerez si un webinaire convient mieux à votre objectif, etc. Le type d'événement virtuel vous aidera à choisir un partenaire ou un service de streaming pour diffuser votre événement aux participants.

4. Construire une campagne de marketing numérique

Une fois que ce qui précède est trié, vous devez passer le mot. Cela signifie créer un plan de marketing. Étant donné que vous planifiez un événement virtuel, vous souhaiterez probablement également commercialiser en ligne. Bien que vous puissiez également créer des cartes postales pour le courrier postal et d'autres outils de promotion à l'ancienne. Pour nos besoins, nous nous en tiendrons au marketing numérique.

Promouvoir sur les médias sociaux

Les médias sociaux sont un bon endroit pour commencer à passer le mot. Utilisez des hashtags que votre public cible pourrait suivre pour les amener à voir vos publications. Essayez également de déterminer quelles plateformes ils utilisent ; les gens d'affaires ont tendance à être sur LinkedIn, tandis que d'autres préfèrent Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit, etc.

Créer un site Web

Si vous avez un site Web, c'est l'endroit évident pour commencer le marketing. Créez une page dédiée à l'événement et des bannières publicitaires à afficher sur votre site, avec un appel à l'action pour y assister. Vous voudrez que le site apparaisse le plus haut possible dans les résultats de recherche. Cela nécessite de rechercher des mots-clés que votre public cible utilise lors de ses recherches en ligne. L'optimisation des moteurs de recherche (SEO) est un outil clé pour attirer les bonnes personnes sur votre site.

Utiliser les publicités en ligne

Les deux suggestions précédentes relèvent du marketing biologique. Le revers de la médaille est les médias payants, qui incluent l'achat de publicités sur d'autres sites. Le marketing par moteur de recherche (SEM) est une technique pour améliorer votre marketing en ligne.

5. Trouvez des conférenciers, des modérateurs et d'autres participants clés

Encore une fois, selon le type d'événement virtuel que vous planifiez, vous pourriez avoir besoin de conférenciers principaux, d'un modérateur pour les tables rondes et d'autres personnes qui sont là pour informer le public. Si c'est le cas, vous devez les trouver et avoir des fonds pour payer leur apparence, mais aussi l'hébergement, comme les hôtels, la nourriture et les déplacements si l'événement est hybride (c'est-à-dire à la fois en ligne et en personne).

6. Créer un agenda d'événement virtuel

Les ordres du jour sont des documents importants qui permettent de garder toutes les réunions sur le point et d'éviter de perdre du temps. Ceci est doublement vrai pour les événements virtuels. Vous devez coordonner vos conférenciers et toute autre présentation. Il y a généralement une introduction, une pause pour le petit-déjeuner ou le déjeuner, etc. La création d'un agenda d'événement virtuel organise l'événement mais fournit également un guide pour les personnes présentes.

7. Choisissez une date et un fuseau horaire

Même si vous enregistrez l'événement pour un visionnage ultérieur, vous avez besoin d'une date et d'une heure pour lancer l'événement virtuel. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un événement mondial. N'importe qui, de n'importe où, peut y assister. Cela signifie que vous devez choisir un fuseau horaire dans lequel il aura lieu afin que les personnes présentes dans d'autres fuseaux horaires sachent quand se connecter à l'événement virtuel.

En relation: Modèle de plan d'événement gratuit pour Excel

8. Choisissez une plateforme d'événements virtuels

Il existe de nombreux services qui peuvent héberger votre événement en ligne, mais vous devez contracter ces services au plus tôt. La dernière chose que vous souhaitez est de ne pas pouvoir diffuser votre événement aux participants parce que vous avez omis de contracter avec un fournisseur. Voici quelques plateformes d'événements différentes pour la diffusion en direct ou des vidéos préenregistrées.

• Zoom
• Google Meet
• Équipes Microsoft
• Événements Webex

9. Choisissez un lieu

Un événement virtuel doit avoir lieu dans un espace physique. Que vous planifiez un événement virtuel ou hybride, vous devez louer un lieu. Oui, il est possible que tous les orateurs se contentent de téléphoner pour leurs présentations depuis leur domicile ou leur bureau, mais cela ne fait que compliquer davantage les choses et ne semble pas toujours professionnel. Vous aurez envie de louer un studio ou un autre endroit qui a des caméras, de bons microphones et ainsi de suite pour avoir une présentation professionnelle.

10. Enregistrez votre événement virtuel

C'est une bonne idée d'enregistrer votre événement afin qu'il vive au-delà de l'événement virtuel réel et puisse continuer à servir vos objectifs pendant une période prolongée. La plupart des plates-formes ont une option d'enregistrement, puis vous pouvez partager le lien ou héberger l'enregistrement sur votre site Web.

11. Recueillez des commentaires après votre événement virtuel

Vous aurez envie d'avoir une sorte de suivi avec le public. C'est toujours bon pour le marketing de collecter leurs e-mails non seulement pour continuer à commercialiser ces personnes, mais aussi pour obtenir leurs commentaires sur l'événement. Il s'agit de données précieuses pour vous aider à mieux développer et gérer la prochaine réunion virtuelle que vous planifiez.

ProjectManager vous aide à planifier des événements virtuels

La planification d'événements virtuels nécessite un outil flexible qui peut connecter les gens n'importe où et à tout moment, ainsi qu'entre les services pour favoriser la collaboration. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec les fonctionnalités dont vous avez besoin pour la planification d'événements virtuels ainsi que la gestion de l'exécution de ce plan.

Planifier avec plusieurs vues de projet

La planification d'événements virtuels implique de nombreuses personnes différentes, en particulier lorsqu'elles sont planifiées par une entreprise. Cela signifie que différents départements doivent travailler ensemble, du marketing aux ventes. Mais chaque département fonctionne différemment. Nous leur donnons les outils avec lesquels ils sont à l'aise de travailler. Les diagrammes de Gantt sont parfaits pour l'organisation globale, mais les vues de liste collectent les tâches et les tableaux Kanban affichent le flux de travail dans un cadre visuel. Certains préfèrent la vue calendrier pour garder une trace des dates importantes. Quoi qu'il en soit, toutes les vues sont mises à jour ensemble en temps réel afin que tout le monde travaille toujours à partir des données les plus récentes.

Collaborez en temps réel

Faire en sorte que tous les membres de l'équipe utilisent les outils avec lesquels ils sont le plus à l'aise n'est que le début. Pour qu'ils puissent collaborer, ces outils doivent fournir des données en temps réel. Notre plateforme collaborative met non seulement à jour toutes les vues du projet en même temps, mais donne à chacun la possibilité de partager des fichiers, de commenter au niveau des tâches et d'étiqueter les autres si nécessaire. Notre stockage de fichiers illimité signifie que tous vos actifs d'événement peuvent être partagés sur un hub centralisé pour un accès facile. Tout ce dont ils auront besoin pour faire leur travail se trouve sur l'outil.

Les managers ont une visibilité sur ce que chacun fait. Ils peuvent vérifier les progrès et les performances à un niveau élevé quand ils le souhaitent grâce à nos tableaux de bord en temps réel ou générer des rapports personnalisables pour approfondir les données. Fonctionnalités de gestion des tâches pour augmenter la productivité afin de respecter le calendrier et d'organiser un événement virtuel réussi.

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à planifier, programmer et suivre les événements en temps réel. Avec des fonctionnalités qui couvrent toute la gamme, de la gestion des ressources à la gestion des risques et au-delà, vous disposez de tous les outils dont vous avez besoin pour la planification d'événements virtuels. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.