Comment organiser une réunion virtuelle réussie pour les équipes de vente à distance

Alors que les réunions virtuelles étaient autrefois considérées comme un dernier recours, elles sont aujourd'hui devenues l'option incontournable pour de nombreuses équipes de vente.

Il n'y a aucun signe que les choses changent de si tôt. En fait, des recherches récentes nous montrent que les ventes de logiciels de conférence Web ont augmenté de 500 % depuis le début de la pandémie de coronavirus.

De toute évidence, les réunions virtuelles sont très différentes des réunions régulières au bureau. Ils nécessitent un niveau de planification et de finesse pour les rendre efficaces et s'assurer que le manque de contact en face à face ne vous empêche pas d'atteindre vos objectifs.

Dans cet esprit, voici comment organiser une réunion virtuelle réussie pour votre équipe de vente à distance :

Qu'est-ce qu'une réunion virtuelle ?

D'une manière générale, une réunion virtuelle est simplement toute réunion qui n'a pas lieu en personne. Les merveilles de la technologie moderne permettent de collaborer efficacement avec des collègues à l'autre bout du monde. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet décente.

Il existe quatre principaux types de réunion virtuelle :

1. Téléconférence - Réunions virtuelles uniquement audio qui impliquent généralement plusieurs personnes se connectant à l'aide d'un numéro de téléphone et d'un code d'accès spécifiques.
2. Visioconférence — Réunions audio et vidéo. Semblables aux téléconférences, ils reposent sur des personnes se connectant à une interface qui permet aux participants de se voir et de s'entendre.
3. Conférence Web — Réunions audio et vidéo qui étendent la portée de la vidéoconférence traditionnelle en permettant aux participants de s'engager et de collaborer de manières supplémentaires, par exemple en distribuant des documents et en partageant des écrans.
4. Webinaire — Un format de visioconférence un à plusieurs qui fournit une plate-forme unidirectionnelle permettant aux présentateurs ou aux éducateurs de transmettre des informations à un groupe de personnes.

Quels sont les avantages et les inconvénients des réunions virtuelles ?

Bien que les réunions virtuelles présentent certains inconvénients par rapport aux réunions en personne, elles offrent également des avantages majeurs. Jetons un coup d'œil aux avantages et aux inconvénients des réunions virtuelles ici :

Avantages

• Frais réduits. Si vous ne tenez pas de réunions en face à face, vous n'avez pas besoin de louer une salle de réunion. En fait, si toute votre équipe de vente est distante, vous n'aurez peut-être pas du tout besoin d'un bureau, ce qui équivaut à de grosses économies.
• Plus grande participation. Les gens peuvent y assister et s'impliquer, peu importe où ils se trouvent. Et parce que tout le monde assiste à distance, la réunion ne sera pas dominée par des personnes qui sont au bureau.
• Pas de voyage. Votre équipe de vente peut assister aux réunions en temps réel sans avoir à supporter les déplacements.

Les inconvénients

• Manque de langage corporel et de repères sociaux. C'est un grand. Il peut être plus difficile de discerner ce que les gens veulent vraiment dire ou ce qu'ils ressentent lorsque vous n'êtes pas dans la même pièce.
• Dépenses logicielles supplémentaires. Si les réunions virtuelles sont un élément clé de votre flux de travail, vous ne pourrez probablement pas vous débrouiller avec les niveaux de produits gratuits (ou freemium).
• Des connexions Internet faibles peuvent affecter la qualité de la réunion. Si quelqu'un a une mauvaise connexion Wi-Fi, il ne peut pas contribuer à la réunion. En fait, ils pourraient ne pas être en mesure d'y assister du tout.

Étapes pour planifier une réunion virtuelle

Toute réunion nécessite une préparation. Mais c'est particulièrement vrai pour les réunions virtuelles ; l'élément à distance signifie que vous devez faire un effort supplémentaire pour que tout le monde se sente impliqué et engagé. Voici comment bien faire les choses :

1. Réservez un horaire qui convient à tout le monde

Lorsque votre équipe est distante, il est toujours possible qu'elle soit basée sur plusieurs fuseaux horaires. Évidemment, vous devrez en tenir compte lors de la réservation de votre réunion.

Assurez-vous également d'éviter les conflits d'horaire. Les commerciaux travaillent dur pour établir la confiance avec leurs prospects, donc s'ils attendent un appel ou un e-mail important, cela doit être leur priorité.

Enfin, soyez strict avec la liste des invités. Est-ce que tout le monde doit être là ? Si ce n'est pas pertinent pour vos BDR, ne perdez pas leur temps - gardez-le pour les SDR et les responsables des ventes.

2. Partagez l'agenda à l'avance

Définir des attentes claires et partager les documents importants à l'avance facilite la préparation de chacun. En retour, cela garantit que votre réunion sera plus efficace, réduisant le temps que vous devez consacrer aux explications de base et autres préambules.

3. Choisissez le bon outil de réunion virtuelle

Différents outils de conférence ont des forces et des faiblesses différentes. Par exemple, une réunion de vente trimestrielle pourrait mieux fonctionner comme une conférence Web, en particulier si plusieurs personnes ont besoin de parler et de partager leurs écrans. D'un autre côté, les appels sur les revenus – qui ne sont pas particulièrement visuels – pourraient être mieux adaptés à la téléconférence.

Quel que soit l'outil que vous choisissez, assurez-vous d'inclure des liens, des numéros d'appel et des codes d'accès dans l'invitation à la réunion.

4. Répétez si nécessaire

Pour les réunions plus difficiles, comme lorsque vous vous présentez au conseil d'administration ou à un client potentiel, ne présumez pas que tout ira bien le soir. Au lieu de cela, vous devez absolument organiser une répétition générale.

Lorsque plusieurs personnes doivent parler et contribuer aux diapositives, un passage en revue peut aider à éliminer les points faibles, à éviter les répétitions et à garantir que votre contenu est pertinent.

Comment organiser une réunion virtuelle réussie

Obtenir la bonne planification est la première partie de la bataille ; il est ensuite temps d'exécuter. Votre préparation devrait vous aider à éviter tout problème majeur, mais il y a encore beaucoup de choses qui peuvent mal tourner. Voici comment bien faire les choses :

1. Testez votre technologie avant la réunion

Ne laissez pas le succès de votre réunion au hasard. Testez tous les éléments qui pourraient vous laisser tomber :

• Assurez-vous que votre caméra vidéo et votre microphone fonctionnent comme prévu.
• Vérifiez votre connexion Wi-Fi en exécutant un test de vitesse.
• Assurez-vous que vous pouvez partager votre écran et que vous avez tous vos documents et diapositives clés à portée de main
• Assurez-vous de pouvoir voir vos notes de réunion lorsque vous êtes en mode présentation.
• Testez la qualité du son dans l'espace à partir duquel vous organiserez la réunion pour vous assurer qu'il n'y a pas trop d'écho et qu'il n'y a pas de bruit de fond gênant.

Comme dernière étape, il vaut la peine de supposer que quelque chose ira mal. Sauvegardez vos documents, imprimez vos notes à l'avance et ayez un autre outil de réunion virtuelle dans votre poche au cas où votre premier choix échouerait.

2. Choisissez la vidéo lorsque cela est possible

En ce qui concerne les réunions de vente virtuelles, la vidéo est presque toujours préférable aux réunions uniquement audio.

Vous risquez de perdre beaucoup de contexte et de nuance lorsque vous communiquez par téléphone ou par SMS. En revanche, la vidéo active plus de sens, incite les participants à se sentir plus engagés et se sent généralement plus professionnelle.

De plus, avec la vidéo, il y a moins de chance que les gens se parlent parce qu'il est facile de voir quand quelqu'un a fini de faire valoir son point de vue ou s'est arrêté pour prendre une gorgée d'eau.

De plus, il est évident que quelqu'un rencontre des problèmes techniques avec la vidéo, ce qui signifie que vous pouvez vous adapter en conséquence.

3. Concentrez-vous sur l'engagement

Une réunion de vente ne consiste pas à dérouler chacun de vos points de discussion aussi efficacement que possible.

Pour que cela soit efficace, ces points doivent être pris en compte - et cela n'arrivera tout simplement pas si votre équipe ne se sent pas engagée.

Pour stimuler l'engagement, faites de votre réunion de vente une conversation à double sens plutôt qu'une présentation à sens unique. Posez régulièrement des questions ouvertes pour encourager les allers-retours entre les participants ; demander à différentes personnes de partager leurs écrans ; et envisagez de segmenter les sessions plus importantes en salles de sous-commission plus petites pour rendre la collaboration plus efficace.

4. Faites bon usage du temps de chacun

Rappelez-vous que le temps des commerciaux est extrêmement précieux. C'est votre travail de vous assurer que votre réunion commence et se termine quand elle est censée le faire.

Ne laissez pas les conversations parallèles dominer la session – si un problème ne peut pas être résolu rapidement et efficacement, mettez-le hors ligne.

Enfin, envisagez de diviser votre agenda en plusieurs sections. Autorisez les personnes occupant différents rôles à rejoindre plus tard ou à partir plus tôt si une section donnée ne les concerne pas. Ne soyez pas offensé – ils ont autre chose à faire.

Que faire après la réunion

La tâche d'organiser une réunion de vente virtuelle efficace ne se termine pas à la seconde où tout le monde raccroche. Vous avez encore des tâches importantes à effectuer après la réunion. Par exemple:

• Partager un enregistrement de la réunion pour toute personne qui n'a pas pu y assister
• Tapez les notes de réunion, formatez-les dans un ordre logique et partagez-les
• Attribuez des actions de suivi via l'outil de gestion de produit de votre choix
• Assurez-vous que toute personne à qui une action a été assignée comprend ce que l'on attend d'elle
• Classez tous les documents associés à l'endroit approprié afin qu'ils soient accessibles à tous
• Le cas échéant, planifier la réunion de suivi

Investir dans les bons outils

Organiser votre pile technologique de réunion virtuelle vous permet d'organiser des réunions plus engageantes, collaboratives et efficaces. Ainsi, bien que ce logiciel puisse vous coûter un peu d'argent, il vous fera probablement économiser beaucoup plus en rendant vos réunions virtuelles plus efficaces et exploitables.

Il existe des centaines, voire des milliers, d'outils différents que vous pouvez choisir. Mais comme point de départ, considérez ce qui suit pour que certaines de vos tâches de réunion virtuelle se déroulent plus facilement :

• Partage de fichiers : Dropbox
• Gestion de projet : Asana
• Visioconférence : Zoom
• Messagerie instantanée : Slack
• Planification des réunions : Calendly
• Gestion des mots de passe : Nordpass

Conclusion

Il n'y a pas si longtemps, l'idée de diriger une équipe de vente hautement performante et entièrement à distance aurait donné des sueurs froides au chef des ventes moyen.

Mais maintenant que chaque équipe de vente a été obligée de fonctionner à distance pendant une période prolongée, il est clair que le travail virtuel ne doit pas être un obstacle au succès, à condition que vous organisiez correctement vos réunions de vente.

En vous préparant efficacement, vous pouvez rendre vos réunions virtuelles attrayantes, percutantes et exploitables, sans forcer votre équipe de vente à se réunir dans un seul espace. C'est le meilleur des deux mondes.