Le guide ultime des réceptionnistes virtuels : meilleures solutions, avantages, coûts et plus

80% des clients déclarent qu'ils sont susceptibles de devenir des clients réguliers après une bonne expérience.

Cependant, alors que l'expérience client est le différenciateur numéro un de la marque, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à fournir un support exceptionnel.

L'embauche d'une réceptionniste virtuelle peut cependant faire toute la différence.

Dans ce guide, vous découvrirez :

• Les rôles de ces agents formés par l'industrie
• Leur coût et leurs avantages
• Comment choisir le meilleur partenaire pour vos besoins
• Et beaucoup plus!

Commençons.

Qu'est-ce qu'une réceptionniste virtuelle ?

Une réceptionniste virtuelle est un expert formé par l'industrie qui effectue des tâches identiques ou similaires à celles d'une réceptionniste traditionnelle, mais travaille à distance au lieu d'une réception de bureau traditionnelle.

Ces professionnels servent de prolongement à votre équipe et font bien plus que répondre à vos appels téléphoniques.

Ils peuvent également vous aider dans diverses tâches liées au service client tout en ajoutant une couche de professionnalisme à toutes les communications avec les clients.

Les meilleurs fournisseurs de services de réceptionniste virtuel de 2021

#1: Smith.ai

Fondé par une équipe de Google, Apple et Intuit, Smith.ai est un fournisseur de services de réceptionniste virtuel basé en Californie qui aide les entreprises à capturer, filtrer et convertir les prospects Web.

Ils servent une variété de petites et moyennes entreprises dans divers secteurs tels que le commerce électronique, l'hôtellerie, l'immobilier et le juridique.

L'agence propose une gamme de services professionnels et conviviaux, notamment :

• Disponibilité 24h/24 et 7j/7
• Génération de leads
• Prise de rendez-vous et planification des rappels
• Suivis par formulaire Web, mises à jour de l'état du travail et rappels de rendez-vous
• Blocage du spam et des appels commerciaux
• Réponse textuelle

Smith.ai emploie plus de 100 agents dont le travail consiste à aider les clients à fournir un service client exceptionnel.

Tarifs :

Smith.ai propose trois options de tarification :

• Entrée (210$/mois)
• De base (360$/mois)
• Pro (750$/mois)

#2 : AnswerConnect

AnswerConnect est un service client virtuel et un réseau de réception basé en Oregon dont les agents sont certifiés pour gérer les informations conformes à la loi HIPAA pour les entreprises manipulant des informations sensibles.

Leurs principaux atouts incluent une couverture 24h/24 et 7j/7, un support multicanal et ils sont bilingues, capables d'offrir leurs services en espagnol.

L'agence gère une variété de tâches de service à la clientèle telles que:

• Réponse aux appels en direct
• Assistance par chat en direct
• Prise de rendez-vous
• Les appels vidéo se connectent

Les agents AnswerConnect sont également compétents pour découvrir et orienter les prospects.

Tarifs :

Pour afficher les plans et les prix de l'agence, vous devez soumettre une demande sur leur site Web.

#3 : Soins des services de répondeur

Answering Services Care a son siège en Floride. L'agence s'engage à répondre à vos appels téléphoniques avec efficacité et professionnalisme.

Ils ont des agents bilingues et offrent une couverture téléphonique 24/7. L'agence propose des options au mois, vous n'aurez donc pas à signer de contrat annuel.

Leurs services comprennent :

• Assistance par téléphone, SMS, e-mail et chat Web
• Prise de rendez-vous
• Urgence et reprise après sinistre
• Enregistrement d'appel
• Personnalisation

Answering Service Care s'associe à de petites entreprises des secteurs immobilier, juridique et médical.

Tarifs :

L'agence propose plusieurs grilles tarifaires :

• Entrée (49$/mois)
• Petite entreprise (149 $/mois)
• Affaires (229 $/mois)
• Entreprise (449 $/mois)
• Entreprise (859 $/mois)
• Suprême (3 899 $/mois)

Des plans personnalisés sont également disponibles.

# 4: Abby Connect

Abby Connect est une agence de réceptionnistes en direct basée à Las Vegas au service des petites et moyennes entreprises de divers secteurs, notamment juridiques, dentaires et comptables.

Leur travail consiste à aider les organisations à convertir davantage d'appelants en clients en facilitant les communications avec les clients.

Les services de l'agence comprennent :

• Annonce et transfert d'appel
• Prise de rendez-vous
• Qualifier, prioriser et assister les appelants

Abby Connect a des agents bilingues et offre une couverture 24/7.

Tarifs :

La tarification de l'agence est basée sur les minutes que les agents passent à parler avec les clients :

• 279 $ pour 100 minutes/mois
• 499 $ pour 200 minutes/mois
• 1 089 $ pour 500 minutes/mois

#5 : Nexa

Basée à Phoenix, Nexa propose des services de réceptionniste virtuel et de répondeur professionnel 24h/24 et 7j/7. L'agence emploie plus de 400 agents hautement qualifiés pour répondre aux besoins spécifiques de l'industrie.

Ils servent des clients dans divers secteurs, notamment les services juridiques, les assurances, l'immobilier et les services à domicile.

L'agence s'engage à aider les entreprises à se développer en les aidant à améliorer leurs expériences client.

Leurs services clés comprennent :

• Répondre aux appels
• Suivis et appels sortants
• Rapport d'appel
• Qualification de chef de file
• Prise de rendez-vous
• Envoi d'urgence
• Gestion CRM

Tarifs :

Nexa propose deux options de tarification :

• Nexa Go (99 $/mois)
• Entreprise (tarif personnalisé)

#6 : Répondre d'abord

AnswerFirst est une entreprise de télécommunications basée en Floride qui se consacre à fournir un excellent service client aux entreprises de presque tous les secteurs, y compris les soins de santé, l'immobilier, l'informatique et la finance.

Leurs services clés comprennent :

• Enregistrement d'appel
• Renvoi d'appel
• Messagerie rapide
• Réponse par e-mail
• Prise et planification des réservations
• Messagerie vocale

L'agence offre une couverture 24h/24 et 7j/7 et ne nécessite aucune signature de contrat.

Tarifs :

Les tarifs d'AnswerFirst commencent entre 0,80 $ et 1,25 $ par minute.

Cependant, la société a également des plans personnalisés pour chaque entreprise et type.

# 7 : Rubis

Ruby est un fournisseur de services de réceptionniste virtuel basé en Oregon qui couvre les entreprises 24/7/365.

L'entreprise soutient plus de 10 000 entreprises, les aidant à entretenir d'excellentes relations avec les clients. De la première impression à la fidélité durable, ils offrent aux clients des interactions personnalisées pour vous aider à établir des liens significatifs.

Ils ont des réceptionnistes bilingues et peuvent vous aider avec :

• Messagerie vocale personnalisée
• Renvoi d'appel
• Prise de rendez-vous

Tarifs :

Les forfaits de tarification de Ruby sont basés sur les minutes passées sur les appels des clients. Les entreprises peuvent choisir parmi :

• Appelez Ruby 100 (319 $/mois)
• Appelez Ruby 200 (599 $/mois)
• Appelez Ruby 350 (999 $ par mois)
• Appelez Ruby 500 (1 399 $/mois)

# 8: Assistants numériques de goulot d'étranglement

Bottleneck Digital Assistants est une société basée dans le Missouri qui aide les entreprises à créer, construire et entretenir des relations professionnelles avec leurs clients.

Ils offrent aux petites entreprises une gamme de services, notamment :

• Prise de rendez-vous
• Gestion des e-mails
• Suivi des revenus et des coûts
• Planification d'événements
• Organisation de voyage
• Assistance CRM
• Assistance téléphonique
• Recherche

Tarifs :

Le prix des assistants numériques de goulot d'étranglement commence à 13,00 $ par heure.

#9 : PAT Live

PATLive est un fournisseur de services vocaux basé en Floride qui se consacre à offrir des réponses rapides et des services conviviaux.

Son équipe est hautement qualifiée et équipée pour servir d'extension de votre organisation tout en offrant des avantages qui feront avancer votre entreprise.

Leurs services comprennent :

• Collecte de plomb
• Transfert d'appel
• Prise de rendez-vous
• Commande en cours de traitement
• La saisie des données
• Inscription à l'événement
• Messagerie
• Appels vidéo
• Scripts personnalisables

PATLive offre une couverture 24/7.

Tarifs :

L'agence propose cinq plans tarifaires :

• De base (39$/mois)
• Entrée (149$/mois)
• Standard (269 $/mois)
• Pro (629 $/mois)
• Pro+ (999$/mois)

#10 : Gabbyville

Gabbyville est un fournisseur de services d'accueil virtuel basé dans le Tennessee. L'agence sert des entreprises dans divers secteurs, notamment la comptabilité, la finance, l'assurance et le divertissement.

L'heure de couverture de l'agence est du lundi au vendredi de 8 h à 23 h HNE.

Certains de leurs services clés incluent:

• Filtrage des appels
• Renvoi d'appel
• Messagerie vocale
• Rappels de rendez-vous
• Planification en ligne
• Appels sortants
• Gestion des e-mails
• La messagerie texte

Tarifs :

Gabbyville propose quatre plans tarifaires en fonction du nombre d'appels :

• Entrée (250$/mois)
• De base (500$/mois)
• Prime (800 $/mois)
• Exécutif (1 200 $/mois)

Que font les fournisseurs de services de réceptionniste virtuel?

Selon votre secteur d'activité et les besoins spécifiques de votre entreprise, les fournisseurs de services de réceptionniste virtuel peuvent effectuer diverses tâches, notamment :

• Répondre aux appels téléphoniques ou les transférer à la bonne personne
• Communiquer avec les clients par SMS
• Prendre des messages
• Envoyer des emails
• Répondre aux visiteurs du site Web sur le chat en direct
• Gestion de vos rendez-vous et envoi de rappels
• Prendre des réservations pour des séminaires, des ateliers ou des événements
• Répondre aux questions fréquentes sur vos produits et services
• Informer les clients des promotions et offres spéciales
• Fournir un support client
• Traitement des commandes
• Collecter les informations des appelants
• Capturer et entretenir des leads
• Prise en charge de la saisie des données

Quelle est la différence entre une réceptionniste virtuelle et un service de réponse téléphonique ?

Un service de réponse est une agence spécialisée qui répond aux appels téléphoniques pour le compte d'organisations.

Ils prennent les appels et transmettent les messages lorsque l'entreprise n'est pas disponible pour effectuer ces tâches, le plus souvent après les heures normales de bureau, les week-ends ou les jours fériés. Ou, en fonction des préférences de l'entreprise, ils peuvent fournir une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an.

Les clients peuvent parler à une personne réelle : un agent du service client, dont le travail consiste à présenter votre entreprise sous le meilleur jour possible, en créant une image de marque percutante pour vous.

Un assistant virtuel , quant à lui, prend les appels mais est également qualifié pour effectuer diverses autres tâches telles que la planification de rendez-vous, le traitement des commandes et la collecte de prospects.

Ces experts sont généralement plus connectés à votre entreprise et leur rôle nécessite beaucoup plus d'interaction avec votre équipe interne.

Ils sont plus préoccupés par le succès de votre entreprise, leur travail consiste donc à augmenter la satisfaction de la clientèle et les taux de rétention.

Combien les fournisseurs de services de réceptionniste virtuel facturent-ils ?

Avant de fournir les prix du service de réceptionniste virtuelle, examinons combien vous coûterait une réceptionniste interne.

Le salaire moyen des réceptionnistes basés aux États-Unis varie entre 33 628 $ et 41 984 $, au 29 mars 2021. La grande différence dans l'échelle salariale se résume à plusieurs facteurs tels que :

• Éducation
• Certifications
• Compétence
• Des compétences supplementaires

Sur cette base, avoir une réceptionniste en interne vous coûterait entre 2 800 $ et 3 500 $ par mois.

Les fournisseurs de services de réceptionniste virtuel, quant à eux, facturent leurs clients en fonction du nombre d'appels qu'ils passent ou de messages qu'ils envoient.

Ainsi, en fonction de vos besoins, ils proposeront différents plans tarifaires pouvant commencer à 20 $ et aller jusqu'à quelques centaines de dollars par mois.

Des facteurs supplémentaires peuvent influencer le coût, tels que :

• Couverture temporelle
• Diversité des canaux de communication
• Message d'accueil personnalisé
• Transferts d'appels
• Accès à des experts bilingues
• Et plus

Avantages d'embaucher une réceptionniste virtuelle

Les principaux avantages de l'embauche d'une réceptionniste virtuelle sont les suivants :

Avantage n°1 : Économies de coûts

Fait intéressant, l'employeur américain moyen dépense environ 4 000 $ et 24 heures pour embaucher un nouveau travailleur.

Cela indique que l'embauche d'un fournisseur de services de réceptionniste virtuel professionnel est plus abordable que l'embauche d'une réceptionniste interne que vous devez former.

Cependant, le coût d'embauche d'un nouveau travailleur va au-delà de la formation et intègre également des facteurs tels que :

• Offrir un salaire compétitif à temps plein
• Payer les jours fériés et les jours de maladie
• Aménagement d'un bureau avec des équipements spéciaux

De plus, contrairement aux employés réguliers qui travaillent généralement huit heures par jour et cinq jours par semaine, les réceptionnistes en direct sont disponibles 24h/24 et 7j/7.

Étant donné que les clients peuvent appeler votre entreprise à tout moment ou à tout moment, vous devez vous assurer que quelqu'un peut gérer la communication à tout moment.

En d'autres termes, vous devez embaucher trois réceptionnistes pour gérer chaque quart de travail.

Les fournisseurs de services de réceptionniste virtuel n'ont pas besoin d'équipement spécial. Ce sont des professionnels parfaitement formés et disponibles 24h/24 et 7j/7. Ainsi, ils peuvent vous faire économiser de l'argent qui peut être particulièrement précieux lors de la croissance d'une entreprise.

Avantage n°2 : Service client de haute qualité

L'assurance qualité pour toutes les demandes entrantes peut être une perte de temps. Mais, c'est une fonction vitale du service client qui nécessite une approche prudente.

Lorsque vous utilisez les services d'un fournisseur de réceptionniste virtuel, vous accédez à un réseau d'agents entièrement formés et dédiés qui peuvent améliorer vos taux de satisfaction client.

Étant donné que 58% des consommateurs américains cesseront de faire affaire avec une entreprise en raison d'un service client médiocre, vous devez vous assurer que vos clients bénéficient du plus haut niveau d'assistance possible.

Ces agents peuvent assurer une expérience client cohérente et rendre vos clients heureux en :

• Ne manquez jamais un appel ou un e-mail
• Essayer de résoudre les problèmes des clients lors du premier contact
• Être disponible 24h/24 et 7j/7, même en dehors des heures d'ouverture
• Traiter les clients en colère avec diplomatie
• Éviter les barrières de communication grâce aux talents bilingues

Ces experts s'engagent à fournir une assistance et un soutien qui encouragent la croissance et la fidélité à la marque de votre entreprise.

Cela augmentera finalement la fidélisation de la clientèle et générera plus de clients fidèles.

Avantage n°3 : Amélioration de la productivité et de l'efficacité

Les propriétaires d'entreprise et les employés portent généralement plusieurs chapeaux et doivent effectuer de nombreuses tâches différentes.

Alors que répondre aux e-mails et aux appels téléphoniques peut être fastidieux et prendre du temps, l'externalisation de la communication client à un fournisseur de services de réceptionniste virtuel vous permettra de vous concentrer sur votre vision, vos processus commerciaux de base et vos principaux moteurs de vente.

Ces experts peuvent vous alléger le fardeau du service client tout en réduisant votre charge de travail et en augmentant votre productivité et votre efficacité.

Avantage n° 4 : Augmentation des ventes

Le rapport de Salesforce sur l'état du client connecté montre que, selon 92 % des consommateurs, les expériences positives du service client les rendent plus susceptibles de faire un autre achat.

Lorsque vous confiez votre communication client à une réceptionniste virtuelle, vous travaillez avec un expert hautement qualifié dont le travail consiste à satisfaire vos clients en leur fournissant des réponses rapides et des résolutions de problèmes efficaces.

Un excellent support client peut faire toute la différence, en vous aidant à établir des relations significatives avec vos clients, en les fidélisant et en faisant des achats plus répétés.

Cela se traduira finalement par une augmentation des ventes.

Quand les entreprises devraient-elles embaucher des fournisseurs de services de réceptionniste virtuel ?

Que vous soyez une petite entreprise ou une entreprise bien établie, vous pouvez bénéficier de l'expertise des fournisseurs de services de réceptionniste virtuelle.

Avec trop de balles en l'air, y compris avec le service client, vous pouvez avoir des difficultés avec la productivité et la gestion de votre temps.

Cela dit, vous devriez investir dans ce type de services lorsque :

• Vous voulez utiliser votre temps de manière plus productive
• Vous passez trop de temps sur des tâches administratives plutôt que commerciales
• Vous êtes aux prises avec une lourde charge de travail
• Vous avez des tâches répétitives de gestion de clientèle non essentielles
• Vous avez un arriéré d'e-mails et d'appels auxquels répondre
• Vous n'avez pas le temps pour vos tâches liées à la saisie de données
• Vous savez que quelqu'un d'autre peut mieux gérer votre communication client

Pourquoi choisir une réceptionniste virtuelle humaine plutôt que logicielle

De nos jours, les réceptionnistes virtuels peuvent également être remplacés par des systèmes de réceptionniste automatisés capables de gérer vos appels entrants comme le ferait un réceptionniste humain en direct.

Ces systèmes sont capables de :

• Connectez automatiquement les clients au bon service
• Enregistrer les appels
• Répond aux besoins de vos clients 24h/24 et 7j/7, sans intervention humaine
• Suivez et surveillez les appels pour offrir une expérience client supérieure
• Créer des rapports hebdomadaires ou mensuels
• Et plus

Cela peut vous faire économiser la formation du personnel et les coûts opérationnels.

Cependant, la question est de savoir quelle option est la meilleure pour votre entreprise : un logiciel de réceptionniste humain ou virtuel ?

La réalité est que la technologie et l'intelligence artificielle peuvent résoudre les problèmes des équipes de service client. Du moins, c'est ce qu'il semble.

Mais les études fournissent des résultats intéressants.

Un rapport de NICE inContact sur l'expérience client montre que malgré les améliorations technologiques, les consommateurs préfèrent se connecter avec un être humain.

En fait, les méthodes assistées par des agents sont la meilleure option que les entreprises peuvent exploiter pour fournir un service client.

La raison en est que les réceptionnistes humains en direct peuvent :

• Permet un haut niveau de personnalisation
• Fournir aux clients de bonnes premières impressions

L'essentiel : le service client humain est inestimable lorsqu'il s'agit de la satisfaction et de la fidélisation des clients.

Comment choisir le meilleur fournisseur de services de réceptionniste virtuel pour les besoins de votre entreprise

Pour sélectionner la meilleure entreprise pour votre entreprise, tenez compte des facteurs suivants :

• Capacités de communication : Un excellent service client dépend d'une bonne communication. Cela nécessite de travailler avec des agents capables d'écouter les besoins de vos clients et de comprendre leurs difficultés. Ces experts doivent être capables de communiquer sur un ton clair, concis et professionnel qui laissera une impression positive sur votre marque et créera la confiance. Ainsi, assurez-vous d'évaluer les compétences en communication de chaque agent potentiel avant de prendre une décision.
• Expérience de l'industrie : Les agents que vous embauchez doivent être formés à la gestion de la communication avec vos clients de manière professionnelle, amicale et utile. Cependant, en plus de l'attitude amicale et serviable, ils doivent également avoir une expérience préalable au service des clients de votre secteur. L'expérience de l'industrie est importante car les agents comprendront mieux les problèmes ou les questions de vos clients et y répondront de manière plus efficace et efficiente.
• Étendue des services : Certaines sociétés de réception en direct se concentrent uniquement sur la réponse aux appels. Cependant, il existe des agences qui peuvent offrir une gamme complète de services, y compris la gestion des e-mails et la saisie de données. Il est recommandé de choisir un partenaire capable de faire bien plus que répondre au téléphone et de s'occuper de toutes vos tâches de communication client. De cette façon, vous pouvez réduire votre charge de travail et vous concentrer sur des tâches de vente plus importantes.
• Avis et témoignages : les commentaires des clients mettront en valeur les capacités et le professionnalisme de chaque agence potentielle. Ils montreront si leurs services valent la peine et à quel point les clients sont satisfaits de leur travail. Consultez des sites tiers pour obtenir des détails sur leurs processus, leurs compétences en communication, leur culture d'entreprise et leurs résultats.
• Personnalisation : La personnalisation génère des résultats commerciaux positifs. Les données confirment ce fait, et 97% des spécialistes du marketing signalent une amélioration mesurable de leurs efforts de personnalisation. Pour offrir à vos clients un excellent service, vous devez engager des agents capables de créer des solutions sur mesure. Ils devraient être en mesure de fournir des salutations et des réponses personnalisées pour chaque client.

10 questions à poser avant d'embaucher une réceptionniste virtuelle

1. Dans quelle mesure vos agents connaissent-ils mon secteur ?
2. Tous les appels et messages seront-ils répondus en direct ?
3. Quelles langues vos agents parlent-ils couramment ?
4. Quel niveau d'expérience ont-ils ?
5. Votre service inclut-il une communication personnalisée ?
6. Vos agents sont-ils capables de gérer les rendez-vous et d'envoyer des rappels ?
7. Que se passe-t-il si vos systèmes tombent en panne ?
8. Comment communiquerons-nous ? Qui sera la personne de contact assignée?
9. Quelles sont vos disponibilités? Pouvons-nous utiliser vos services 24h/24 et 7j/7 ?
10. Qu'en est-il des prix? Combien facturez-vous?

Points à retenir sur les fournisseurs de services de réceptionniste virtuel

Les fournisseurs de services de réceptionniste virtuel peuvent vous aider à améliorer votre service client et à établir des relations significatives avec vos clients.

Ces agences spécialisées peuvent vous coûter environ de 20 $ à quelques centaines de dollars par mois.

Les principaux avantages de l'embauche d'un réceptionniste en direct sont les suivants :

• Économies de coûts
• Service client de haute qualité
• Productivité et efficacité améliorées
• Augmentation des ventes

Pour choisir le meilleur partenaire pour les besoins de votre entreprise, tenez compte des facteurs clés suivants :

• Capacités de communication
• Expérience industrielle
• La portée des services
• Avis et témoignages
• Personnalisation