Dictionnaire WBS : un guide rapide avec des exemples

Un dictionnaire WBS est un complément à votre WBS qui fournit des informations détaillées sur chaque composant. C'est l'un des trois piliers qui prennent en charge la gestion de la portée du projet dans votre projet : les deux autres sont une structure de répartition du travail (WBS) et un énoncé de la portée du projet.

Ces trois composants vous donneront la portée de base de votre projet. Sans une ligne de base de portée du projet, vous ne pouvez pas mesurer efficacement les performances, ce qui met votre projet en danger de dépassement du calendrier et du budget.

Explorons ce qu'est un dictionnaire WBS, comment en créer un et les meilleures pratiques pour vous assurer de le réaliser correctement. Un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager peut être d'une grande aide lors de la création d'un dictionnaire WBS.

Qu'est-ce qu'un dictionnaire WBS ?

Un dictionnaire WBS est l'endroit où se trouvent les détails des tâches, des activités et des livrables de la structure de répartition du travail. Le contenu comprend les jalons liés, la portée du projet et, dans certains cas, les dates, les ressources, le coût et la quantité.

Le dictionnaire WBS vous permet de définir chacune des étapes sur le WBS et comment les exécuter pour atteindre le livrable final du projet. Le document comprend un lot de travaux, qui définit les tâches associées, et des comptes de contrôle, qui intègrent la portée, le budget, le coût réel et le calendrier de ces tâches.

Les définitions du dictionnaire WBS ne sont cependant pas longues. Il s'agit d'une brève portée ou d'un énoncé de travail. Cela fait un pied sur le trépied de la ligne de base de votre lunette. Les deux autres pieds sont l'énoncé de portée pour l'ensemble du projet et le WBS que vous étoffez avec le dictionnaire WBS. Tous trois sont essentiels pour mesurer et contrôler la portée d'un projet.

Quel est le but d'un dictionnaire WBS ?

Une structure de répartition du travail est un outil visuel et, en raison de sa nature graphique, elle ne dispose pas de suffisamment d'espace pour expliquer les détails de chaque étape. Ajouter ces informations au WBS reviendrait à le rendre difficile à lire et à utiliser. Le but du dictionnaire WBS est donc d'ajouter un contexte supplémentaire au WBS et d'augmenter sa convivialité.

C'est pourquoi les structures de répartition du travail ont un titre et souvent un numéro indiquant chaque étape individuelle. Ces étiquettes correspondent au dictionnaire WBS, où l'explication de l'objectif et de l'exécution de l'étape est détaillée. Cela donne aux membres de l'équipe qui se réfèrent au dictionnaire WBS une meilleure compréhension de ce qui est nécessaire pour mener à bien le projet.

Le dictionnaire WBS peut également aider à s'assurer que le projet répond à tous les problèmes de réglementation ou de conformité qui régissent le travail. Il peut également s'assurer que les livrables répondent aux attentes de qualité des parties prenantes du projet. L'utilisation d'un dictionnaire WBS est un moyen de s'assurer que le travail du projet est bien fait du premier coup et d'éviter des révisions coûteuses et opportunes.

Qui crée le dictionnaire WBS ?

Le dictionnaire WBS est créé par le chef de projet, mais il n'est pas réalisé isolément. Le chef de projet organisera les activités nécessaires pour le remplir et s'assurer que le dictionnaire WBS est fait correctement, mais il interrogera et demandera également l'aide d'autres personnes pour s'assurer qu'il est complet et complet dans ses descriptions.

Pendant que le chef de projet coordonne la collecte du matériel qui définira et dirigera les étapes sur le WBS, il récolte des informations à partir de diverses sources. Par exemple, ils interrogeront des experts en la matière pour s'assurer qu'ils répondent correctement à toutes les questions concernant la tâche.

Une autre grande ressource sont les membres de l'équipe eux-mêmes. Ce sont des personnes qui ont été réunies pour travailler sur le projet en raison de leur niveau de compétences, d'expertise et d'expérience avec le travail. Ils sont inestimables, dans la mesure où leurs connaissances du monde réel fourniront une perspective qui pourrait manquer à d'autres avenues.

Comment créer un dictionnaire WBS

Une fois que vous avez fait la recherche et que vous êtes prêt à créer votre dictionnaire WBS, n'oubliez pas de garder les détails de chaque élément du WBS courts et précis. La principale raison de l'utilité d'un dictionnaire WBS est qu'il est facilement compréhensible par l'équipe du projet.

Bien qu'il n'y ait pas de format défini pour un dictionnaire WBS, ces douze étapes sont un fil conducteur qui relie la plupart des documents :

1. Identifier l'article

Chaque étape de votre WBS doit avoir un code ou un identifiant de compte. Cela vous permet de lister les étapes sur votre dictionnaire WBS pour correspondre au bon élément sur le WBS.

2. Décrivez-le

C'est ici que la tâche est détaillée. Il doit être communiqué succinctement et clairement.

3. Notez les hypothèses et les contraintes

Notez toutes les hypothèses et/ou contraintes concernant la tâche, telles que les dépendances avec d'autres tâches, l'équipement nécessaire, etc. De cette façon, vous pouvez les planifier et éviter tout retard potentiel.

4. Attribuer un propriétaire

Chaque tâche sera assignée à un membre de l'équipe qui sera responsable de l'exécution et de la réussite de cette tâche. C'est là que cette personne est identifiée.

5. Définir un jalon

Un jalon est une date importante dans votre projet, indiquant généralement la fin d'une phase et le début d'une autre. Ils doivent être indiqués dans le dictionnaire WBS.

6. Établissez un horaire

Que votre WBS se décompose en tâches ou en livrables, ils devront être planifiés, par exemple en déterminant leurs dates de début et de fin.

7. Liste des ressources

Notez les outils, matériaux, équipements, etc. dans votre plan de ressources qui sont nécessaires pour exécuter la tâche.

8. Calculer le coût

Chaque tâche aura des coûts associés à exécuter, qu'il s'agisse de matériaux, de fournitures ou de temps. Cette estimation des coûts devrait être incluse ici.

9. Définir la qualité

Notez les attentes de qualité que vos parties prenantes ont pour chaque étape de la WBS.

10. Connaître les critères d'acceptation

Il doit y avoir une personne ayant autorité pour dire que chaque tâche a été accomplie correctement. Il doit y avoir des critères pour le déterminer. Voici où vous pouvez noter cette personne et les critères utilisés.

11. Recueillir des références techniques

S'il existe des directives, des manuels, des normes, etc. nécessaires pour guider l'exécution des tâches, ils doivent être rassemblés ici.

12. Accords de règlement

Enfin, listez tous les contrats, accords d'entreprise et autres documents qui font partie du projet.

Exemple de dictionnaire WBS

Pour vous donner une meilleure idée de ce qu'est un dictionnaire WBS, examinons un modèle de structure de répartition du travail gratuit que vous pouvez télécharger à partir de ProjectManager. Les cinq phases du projet sont décrites dans le modèle, avec la première phase d'initiation esquissée à titre d'exemple.

Remplir le modèle

En utilisant cela, nous pouvons voir que la première tâche consiste à configurer le matériel. En suivant le format ci-dessus, nous avons créé une feuille de calcul simple qui répertorie les 12 étapes d'un dictionnaire WBS. Le premier est le numéro d'article, puis la description, qui détaillera où le matériel doit être installé.

S'il y a des hypothèses ou des contraintes, elles seront répertoriées. Dans notre exemple, les terminaux doivent être orientés à l'opposé des fenêtres du bureau pour éviter tout éblouissement. Le propriétaire, la personne responsable de l'installation, est répertorié.

La date à laquelle l'installation doit être terminée est également indiquée, suivie du calendrier qui indique la durée du début à la fin. Les ressources comprennent tous les outils et instructions nécessaires.

Le coût est le taux horaire de la personne qui fait l'installation. La qualité est que le matériel doit être opérationnel. Le chef de projet approuvera le travail. Les références techniques incluent le plan d'étage et le plan électrique pour montrer où se trouvent les prises électriques et, enfin, l'installation doit respecter les directives pour l'espace de bureau.

Comment ProjectManager vous aide à créer un dictionnaire WBS

ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui organise vos tâches et votre équipe pour une plus grande efficacité. Une fois que vous avez mis en place votre gestion de la portée, y compris votre dictionnaire WBS et WBS, vous devez obtenir ces tâches dans un plan.

La gestion de toutes ces tâches peut sembler écrasante, mais elles peuvent être regroupées avec notre diagramme de Gantt en ligne. Entrez simplement vos tâches et elles s'afficheront dans la vue de projet du diagramme de Gantt. Donnez à chaque tâche une date de début et de fin, puis remplissez une chronologie. Maintenant, vous pouvez voir l'ensemble de votre projet en un seul endroit.

Certaines de vos tâches ne pourront probablement pas commencer ou se terminer tant qu'une autre n'aura pas commencé ou ne sera pas terminée. Ces tâches dépendantes peuvent créer des goulots d'étranglement plus tard dans le projet si vous ne les identifiez pas dans votre plan, ce qui est facile sur notre diagramme de Gantt. Faites simplement glisser la tâche dépendante vers les autres tâches dont elle dépend et elles sont liées.

Les jalons que vous avez définis dans votre dictionnaire WBS peuvent également être ajoutés au diagramme de Gantt. Ils sont facilement insérés et apparaissent sous forme d'icône en forme de losange. Cela divise votre projet plus vaste en phases plus petites, ce qui le rend plus facile à gérer.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous donne tous les outils dont vous avez besoin pour exécuter votre WBS plus efficacement. Vous pouvez surveiller et suivre les progrès et les performances, puis générer des rapports filtrables en un seul clic pour faciliter la mise à jour des parties prenantes. Rejoignez les dizaines de milliers d'équipes qui utilisent déjà notre outil en participant dès aujourd'hui à cet essai gratuit de 30 jours.