Comment organiser un webinaire réussi à partir de zéro

Sans aucun doute, 2020 a marqué le passage du hors ligne au en ligne pour les mondes du shopping, du travail, de la formation et, plus encore, des événements. Les conventions, séminaires et conférences se sont adaptés aux restrictions, légitimant irréversiblement le webinaire comme une nouvelle façon de communiquer avec le public.

Pendant l'urgence sanitaire du COVID-19, nous avons été contraints de repenser nos manières d'interagir avec les clients, en transformant les événements physiques en conférences virtuelles.

Dans ce scénario, les webinaires sont venus à notre secours. En effet, un tel outil n'avait jamais révélé tout son potentiel d'engagement et de génération de leads comme il l'avait fait en 2020. Ces rendez-vous virtuels permettaient aux entreprises de dialoguer en permanence avec le public et de ne pas renoncer à l'agenda de leurs événements. Ce n'est pas un hasard si les données de l'Observatoire 2021 de MailUp révèlent à quel point « webinaire » était le mot-clé le plus utilisé dans les campagnes par e-mail de l'année dernière.

En 2020, de nombreuses entreprises ont dû pour la première fois déplacer leurs événements hors ligne vers en ligne, organisant leurs premiers webinaires sans trop de préparation. Dans cet article de blog, voyons comment 8 étapes simples peuvent créer un événement virtuel à partir de zéro.

Commençons par les bases : qu'est-ce qu'un webinaire

Le mot « webinar » vient de la fusion de deux termes anglais : « web » et « seminar ». En fait, c'est un séminaire en ligne. Son étymologie implique une notion de formation. Nous pourrions définir un webinaire comme une session éducative ou d'information, accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Webinaire : tous les avantages

Avant de comprendre comment s'organise un webinaire et les étapes fondamentales pour créer un événement réussi, voyons ses atouts et pourquoi ce type de plateforme peut être un outil d'intégration utile pour vos stratégies marketing :

• Marketing de contenu immersif : L'un des rares outils de marketing de contenu à pouvoir capter l'attention de l'utilisateur sur une longue période de temps, le webinaire se démarque des autres types et formats (pensez, par exemple, à une vidéo publiée sur les réseaux sociaux).
• Expérience axée sur les données : l'expérience du webinaire commence et se termine avec des données. Il garantit des informations détaillées et fiables sur le sentiment et l'engagement des participants sur la base de chiffres concrets.
• Solution efficace et peu coûteuse : Qu'il soit gratuit ou payant, le webinaire est certainement moins cher qu'un événement physique.

Mini-guide simple en 8 étapes pour créer un webinaire

Si vous débutez dans l'organisation de webinaires et que cette activité vous était très peu familière avant 2020, voici quelques étapes simples pour créer un événement réussi.

À partir de notre propre expérience, nous avons rassemblé ce que nous pensons être la stratégie de lancement la plus efficace et la plus simple pour les débutants.

1. Choisissez l'objectif et la cible

Pourquoi souhaitez-vous organiser cet événement en ligne ?

C'est la première chose à se demander. Cela vous éclairera sur la façon de mettre en place l'ensemble de votre webinaire et de réussir à en faire la promotion.

En effet, la première étape de la création d'un webinaire nécessite de définir son objectif principal. Il sera difficile de comprendre comment mettre en place une stratégie sans une idée claire et précise sur le but.

Une fois que vous avez l'objectif principal, posez-vous cette question pour approfondir vos idées : l'événement s'adresse-t-il à vos clients, ou vous cherchez à conquérir de nouveaux clients et à promouvoir votre offre ?

Définir le public cible est la deuxième étape fondamentale dans la mise en place de toute votre stratégie. Si votre réponse était « oui » aux deux, optez pour la cible prioritaire entre les deux.

2. Définir la métrique de réussite

Établissez votre indicateur de réussite après avoir défini l'objectif et la cible de l'événement. Il s'agit du KPI pour surveiller si l'événement a réussi ou non. La définition du benchmark peut prendre un certain temps et sembler difficile les premières fois. Cependant, c'est le seul moyen de déterminer si vos efforts portent leurs fruits, de comprendre si vous devez améliorer quelque chose ou même d'opter pour une stratégie totalement différente.

Voici quelques indicateurs de réussite qui pourraient vous convenir :

• nombre de nouveaux contacts générés
• nombre de contacts existants impliqués
• nombre de demandes d'activation pour une nouvelle fonctionnalité ou un nouveau produit
• nombre de nouvelles opportunités (prospects)
• création de nouvelles opportunités (deals) pour les vendeurs

3. Trouvez la bonne plateforme de webinaire

Très probablement, vous voudrez sélectionner la plate-forme qui hébergera votre premier webinaire.

D'après ce qui existe, nous recommandons ce qui suit :

• Aller à
• Demio
• Tempête en direct
• WebinaireGeek
• CliquezRéunion

Une autre chance, plus immédiate et plus simple, vous permettrait également de tirer parti de votre audience : exploitez vos profils de médias sociaux en lançant une diffusion en direct sur des canaux tels que LinkedIn, YouTube ou Facebook.

Le côté positif de cette solution est que tous vos abonnés ont la possibilité de se connecter, de suivre en direct, de poser des questions et d'interagir. De plus, la diffusion en direct serait promue directement auprès de votre public via des notifications intégrées à l'application.

4. Créez l'événement : choisissez les intervenants et la programmation

Vous avez choisi l'outil : il est maintenant temps de créer l'événement. Évidemment, cette étape doit s'adapter à l'outil que vous avez choisi. Cependant, veillez à choisir un titre captivant, à donner une description précise et à vous assurer que la durée du webinaire est claire. C'est la clé.

Maintenant, si vous ne l'avez pas déjà fait, il est important d'établir les conférenciers afin que vous puissiez entrer leurs noms et titres de poste dans la description de l'événement.

Ensuite, décidez de la programmation et du programme des sujets. Souvent, les webinaires sont trop longs ou trop courts : créer une programmation détaillée vous aidera à respecter le créneau horaire établi.

5. Promouvoir l'événement

C'est le moment de promouvoir votre premier webinaire !

Construisez une stratégie promotionnelle en fonction de votre cible définie dès la première phase :

• Si vous ciblez d'anciens clients ou contacts, créez une série d'e-mails automatiques. Le premier aura une invitation. Un autre suivra quelques jours avant le webinaire pour ceux qui ne se sont pas inscrits.

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• Si, en revanche, votre cible est externe, alors exploitez tout le potentiel des réseaux sociaux. Créez des campagnes publicitaires ciblées en ciblant vos clients potentiels.

6. Bien préparer et tester

Commencez à préparer le webinaire tout en collectant des abonnés.

Configurez votre présentation et définissez un discours de soutien pour le matériel que vous montrerez pendant l'événement. Examinez attentivement le contenu pour toute erreur ou inexactitude. Prononcez votre discours plusieurs fois à haute voix pour éviter d'avoir l'air pris au dépourvu.

Un petit conseil : faites un petit test avec d'autres enceintes la veille du live.

Familiarisez-vous avec l'outil pour apprendre comment démarrer la diffusion en direct, comment passer la présentation d'un intervenant à un autre, et comment gérer le chat et les nombreuses questions que vous recevrez pendant le webinaire !

7. Le grand jour : arrivez tôt pour éviter les surprises de dernière minute

Le jour de la diffusion en direct est très important. Présentez-vous un peu en avance pour les vérifications préalables indispensables :

• assurez-vous d'être dans un endroit calme
• vérifier que la connexion est stable
• vérifier que le PC est connecté à l'alimentation
• faites une dernière vérification de votre présentation pour vous assurer que tout est correct et fonctionne

Ce conseil peut sembler évident et trivial. Cependant, l'agitation du flux en direct peut facilement conduire à les sous-estimer, compromettant ainsi le succès de votre webinaire.

8. Après l'événement, n'oubliez pas le suivi

Ensuite, n'oubliez pas de commencer les activités de suivi consistant à recontacter les participants : envoyez du matériel de webinaire, obtenez des commentaires sur l'événement pour une amélioration future ou remerciez simplement votre public pour sa participation et son contact.

Étape supplémentaire : enregistrez vos webinaires et créez une archive à utiliser à la demande

Si vous souhaitez aller plus loin et être encore plus professionnel, offrant ainsi un service complet à votre public, alors enregistrez vos spectacles en direct et créez un référentiel de tous vos événements virtuels.

Cette étape supplémentaire peut être d'une grande aide pour ceux qui ne peuvent pas assister à vos webinaires en direct.

Pour tous ceux qui sont intéressés, il leur permettra d'accéder à vos événements à la demande et de promouvoir le contenu de vos réunions virtuelles, même une fois la caméra éteinte.

Mesurez les performances de votre webinaire et identifiez les possibilités d'amélioration

Une fois l'événement terminé, une activité fondamentale consiste à mesurer l'objectif fixé dès la phase d'organisation initiale. Analysez les métriques que vous avez sélectionnées comme indicateurs du succès de votre webinaire. C'est une étape clé. Le sauter entraverait l'amélioration future.

Attention à la surcharge

Nous avons vu tous les avantages et les étapes de base d'un événement efficace. Maintenant, donnons un dernier conseil : utilisez le webinaire lorsque votre objectif correspond vraiment à ce mode de communication. N'en abusez pas.

L'urgence sanitaire et l'annulation d'événements physiques ont entraîné une explosion de webinaires. Les invitations à des réunions virtuelles bombardent constamment les utilisateurs. Ne tombez pas dans le piège de la surcharge. Utilisez cette ressource avec modération et intelligence afin de ne pas être répétitif et ennuyeux dans la relation client.

Maintenant, ça ne depent que de toi!

D'après notre expérience, ces étapes ne peuvent pas être manquées lors de l'organisation et de la création d'un webinaire efficace et réussi.

A vous maintenant de commencer à les mettre en pratique et de personnaliser vos spectacles en direct !