Comment rationaliser vos processus d'affaires en freelance - Points à retenir de notre webinaire avec Paul Jarvis

Lorsque les créateurs Web commencent à travailler en indépendant, ils sont souvent plus préoccupés par les aspects techniques du travail, tels que la création d'un menu efficace ou la mise en œuvre des dernières astuces CSS. Cependant, il est tout aussi essentiel de comprendre les processus métier clés et de savoir comment les gérer efficacement.

Pour aider notre public dans ce domaine, nous avons créé un webinaire avec Paul Jarvis, concepteur de sites Web, podcasteur et auteur de « Company of One ». Dans ce document, il explique pourquoi il est important de rationaliser vos processus commerciaux indépendants et comment le faire.

Dans cet article, nous résumerons les principaux points de Paul et partagerons avec lui quelques idées de notre session de questions-réponses. Allons-y !

S'il est important que vous possédiez de solides compétences pertinentes pour les services indépendants que vous proposez, il est également nécessaire de vous familiariser avec les meilleures pratiques commerciales. Cela signifie prendre soin de mettre en place des systèmes et des processus qui augmentent votre efficacité et libèrent du temps pour d'autres tâches cruciales.

Paul explique que la mise en place de systèmes pour des processus tels que les stratégies d'intégration et de sortie n'est pas une perte de temps. Bien qu'elles puissent sembler banales, définir des procédures standard - et les répéter continuellement si elles ne fonctionnent pas - vous permet de passer plus de temps à être créatif.

Vos clients n'ont peut-être jamais embauché de développeurs Web auparavant. Avoir un système reproductible en place signifie que vous pouvez leur expliquer comment vous faites les choses afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.

Cela signifie que ni vous ni vos clients n'avez besoin de penser à la suite d'un projet, car vous connaissez tous les deux le processus établi. Un avantage supplémentaire est qu'expliquer aux clients potentiels que vous avez des pratiques existantes peut vous faire paraître plus professionnel.

À cette fin, pensez à dresser une liste de toutes les étapes nécessaires à la réalisation d'un projet pour un nouveau client. Pour chacun, proposez une liste de contrôle ou un guide qui indique comment vous aborderez chaque procédure, puis référencez ce document tout au long de votre travail.

L'intégration est importante pour contrôler les clients potentiels. Vous voulez déterminer très tôt si vous êtes un bon ajustement l'un pour l'autre. Avoir un système pour cette tâche signifie que vous n'avez pas à passer du temps à taper les mêmes questions pour chaque client.

L'automatisation de son processus d'intégration a libéré jusqu'à 90 % du temps de Paul. Cela commence sur son site Web, où les clients potentiels peuvent cliquer sur un bouton pour indiquer qu'ils sont intéressés par ses services.

Cela déclenche une automatisation MailChimp qui envoie au prospect un PDF contenant des détails sur les types de projets que Paul réalise, les prix de départ, un portefeuille et des témoignages. À la fin, il y a un lien vers un planificateur de projet créé avec Typeform.

Ici, le responsable peut renseigner les détails de son projet. Cela inclut leur budget, leur délai pour terminer les travaux, etc. Enfin, il existe un lien vers Paul's Calendly, qui permet au client de planifier un appel avec lui. Ce processus permet également de compenser les retards dus aux différents fuseaux horaires.

Vous pouvez reproduire ce processus de différentes manières en utilisant votre plugin de formulaire de contact et votre plate-forme de messagerie préférés. Cependant, assurez-vous de fournir un moyen pour que les prospects vous contactent directement s'ils en ont besoin.

À tout moment de son processus d'intégration, les clients peuvent envoyer un e-mail à Paul pour poser des questions. Il ne s'agit pas de les confier à un robot. Il s'agit simplement d'automatiser des tâches dans lesquelles il n'avait pas besoin d'intervenir directement.

Paul pense qu'il est dans l'intérêt des pigistes qu'ils reçoivent des commentaires de qualité tout au long du processus de développement, car cela peut faire avancer un projet plus facilement. Il a un PDF qu'il envoie à ses clients pour faciliter ce processus et s'assurer qu'il recueille les informations dont il a besoin.

Cela dit, il est important d'enseigner à vos clients comment donner des commentaires descriptifs plutôt que prescriptifs. Les commentaires descriptifs sont honnêtes et spécifiques. Il est également axé sur les objectifs et est lié au public cible plutôt qu'aux goûts personnels du client.

Lorsqu'il s'agit de recevoir des demandes de révision, assurez-vous d'indiquer une limite dans votre contrat pour le nombre de tours qu'il peut y avoir. Paul note également qu'expliquer pourquoi vous avez pris certaines décisions peut aider les clients à comprendre les avantages des fonctionnalités qu'ils pourraient autrement souhaiter voir changer.

Un moyen simple de vous assurer de recevoir des commentaires en temps opportun est de planifier des enregistrements réguliers avec les clients. De cette façon, vous savez quand tendre la main et demander des commentaires et ne finissez pas par vous démener pour traiter une longue liste de révisions à la fin du projet.

Lorsque Paul a commencé, il a supposé que les anciens clients le contacteraient lorsqu'ils auraient besoin de plus de travail. Cependant, cela n'a jamais été le cas. Au lieu de cela, il a constaté qu'il devrait généralement être celui qui tendrait la main. Quand il l'a fait, cela a souvent donné lieu à de nouveaux projets.

Pendant les périodes creuses, Paul envoie des e-mails à d'anciens clients pour lesquels il a aimé travailler et leur demande comment se porte leur entreprise, si le site qu'il a créé pour eux fonctionne comme prévu et s'il peut les aider. En faisant cela, il est toujours en mesure de remplir son emploi du temps avec des projets et des mises à jour plus petits.

Une question connexe ici consiste à augmenter vos tarifs. Comme vous pouvez vous y attendre, Paul a une formule pour cela. S'il a réservé trois mois à l'avance pour plus de trois mois d'affilée, il augmente ses tarifs de 15 à 20 %.

Il envoie ensuite des courriels à ses clients actuels et explique qu'il envisage d'augmenter ses tarifs. Cependant, s'ils réservent un travail avec lui la semaine prochaine, il honorera ses prix actuels. En faisant cela, il est souvent capable de tenir son calendrier complet trois mois plus tard.

Vous pouvez essayer ces systèmes par vous-même ou développer le vôtre. L'important est de s'assurer que vous regardez toujours vers l'avenir afin de ne pas vous retrouver soudainement sans travail. La solution la plus simple est de planifier des suivis réguliers avec d'anciens clients et des évaluations de vos prix.

De manière générale, s'en tenir à vos procédures standard maximisera votre efficacité et améliorera vos pratiques commerciales indépendantes. Cependant, il est parfois nécessaire de laisser votre intuition prendre le pas sur vos processus établis.

Par exemple, lors du premier appel de Paul avec un nouveau client, il utilise un tableau de bord pour les mesurer dans divers domaines. Ce processus l'aide à déterminer à quel point ils font confiance à ses compétences, à quel point ils accordent de la valeur à son travail, si leur projet l'aidera ou non à développer ses compétences, et plus encore.

Bien que le score total puisse être excellent, si Paul a l'impression qu'il est difficile de travailler avec le client, il va avec son instinct. Il dit qu'au cours des 20 années et plus qu'il a développées, son intuition a toujours été au rendez-vous.

Voici quelques-unes des questions que nos téléspectateurs ont posées à Paul :

La première chose est d'être impeccable lorsqu'il s'agit de tenir parole. Cela signifie livrer à temps et dans les limites du budget. Vous voulez également vous assurer de ne jamais trop promettre. Être capable de respecter les délais vous oblige à tenir compte des revers inattendus, jusqu'à ce que votre chat ait besoin de voir le vétérinaire.

Un deuxième conseil est de vous concentrer sur les affaires de votre client plutôt que sur les aspects techniques de votre travail. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez faire de votre embauche un investissement pour eux plutôt qu'une dépense.

Comprendre le fonctionnement de votre entreprise et vos propres besoins est vraiment important. Vous devrez déterminer quel est votre seuil de rentabilité afin de pouvoir viser au-dessus. Lorsque vous débutez, vous voulez commencer près d'un résultat net défini et commencer à augmenter à partir de là.

Paul mentionne également que si vous êtes toujours occupé, votre prix n'est pas assez élevé. Augmenter vos tarifs donne l'impression que vous êtes en demande et une perspective d'embauche plus attrayante.

Concentrez-vous sur une niche. Il y a une règle empirique qui dit que si un créneau est assez grand pour tenir une conférence, il est assez grand pour que vous trouviez du travail pour toujours. Vous devriez également envisager de créer du contenu pour le type de clients que vous souhaitez attirer.

Après avoir été indépendant pendant un certain temps, Paul s'est rendu compte que les concepteurs de sites Web créaient souvent du contenu pour d'autres concepteurs. Cependant, ce public n'allait pas leur générer de revenus.

Au lieu de cela, Paul a entrepris de publier des articles et des podcasts destinés aux personnes qui pourraient vouloir l'embaucher. Cela comprenait du contenu sur des sujets tels que comment tirer le meilleur parti d'un projet de conception Web, comment embaucher le bon concepteur et plus encore.

Cela l'a non seulement établi en tant qu'expert, mais a également permis aux prospects de le trouver de manière organique via les recherches Google.

Vous connaissez maintenant l'importance de rationaliser vos processus d'affaires indépendants et certaines façons concrètes de le faire. Pour en savoir plus sur Paul, vous pouvez vous abonner à sa newsletter, Sunday Dispatches, ou suivre son compte Twitter.

Notre discussion avec Paul dans ce webinaire a été instructive. Nous avons vu que la mise en place de processus pour gérer des aspects importants de votre entreprise indépendante peut ouvrir du temps pour des efforts créatifs. Cependant, il est également important de savoir quand laisser l'intuition prendre le pas sur vos pratiques établies.

Vous avez des questions sur la rationalisation de vos processus métier ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!