Que signifie vraiment la gouvernance de projet ?

Les projets, comme tout ce qui implique de nombreuses personnes travaillant ensemble, ont besoin de gouvernance. Non seulement vous devez tenir compte des détails importants qui composent un projet, mais vous devez également tenir compte de la manière dont un projet est demandé et exécuté pour réussir.

Nous allons explorer les nuances de la gouvernance de projet et examiner les rôles qui y sont associés, les piliers sur lesquels elle repose et bien plus encore. Considérez ceci comme vos leçons civiques en gestion de projet.

Qu'est-ce que la gouvernance de projet ?

Le terme gouvernance de projet fait référence à l'ensemble d'activités et de directives qui déterminent la manière dont un projet est planifié, exécuté et géré. Vous pouvez considérer la gouvernance de projet comme un cadre pour aider à superviser le bon déroulement du projet. En ayant la gouvernance du projet comme cadre, vous fournissez la cohérence qui ajoute à la stabilité du projet.

Mais la gouvernance de projet va au-delà de la prise de décision d'un seul projet. Il définit les activités d'une organisation et qui est responsable de quoi. C'est une grosse part du gâteau et comprend tout, depuis les politiques, les réglementations, les fonctions, les processus, les procédures et les responsabilités.

Il est clair que la gouvernance de projet est un gros travail qui nécessite un logiciel de gestion de projet pour gérer toutes ses responsabilités. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet doté de feuilles de route pour vous aider à suivre un portefeuille de projets. Vous bénéficiez également d'un stockage, d'une collaboration et d'un partage de fichiers illimités. Prenez des décisions plus éclairées lorsque vous surveillez les calendriers, les budgets et les ressources en temps réel. Commencez dès aujourd'hui gratuitement.

Les trois piliers de la gouvernance de projet

La gouvernance du projet repose sur trois piliers qui décrivent les trois domaines qui la définissent. Ceux-ci incluent la structure, les personnes et les informations. Prenons un moment pour examiner de plus près chacun des trois piliers de la gouvernance de projet.

Structure

Un projet doit être soutenu par l'organisation qui le porte. Cela signifie que la haute direction de l'organisation est investie dans le projet. Ils doivent prendre le temps et l'énergie nécessaires pour créer une vision du projet afin de transmettre le projet aux chefs de projet qui s'assureront qu'il suit cette vision. Par conséquent, la structure de gouvernance du projet ne concerne pas tant l'équipe de projet que l'ensemble de l'entreprise.

Personnes

Une gouvernance de projet efficace nécessite le bon chef de projet. Cela signifie que la haute direction doit bien comprendre les activités du projet. C'est là que la gouvernance du projet aide le chef de projet à comprendre les objectifs du projet et les tâches nécessaires pour y parvenir. Pour que cela soit efficace, ces objectifs doivent être clairs, atteignables et durables.

Informations

C'est là qu'intervient un processus sonore. Bien que la vision et les objectifs soient importants, sans un moyen clair et cohérent de partager les informations, un projet est voué à l'échec. Les projets ont besoin de communications ouvertes et de la capacité de partager, de préférence en temps réel, pour que la gouvernance du projet fonctionne. Cela signifie des rapports réguliers, des réunions et plus encore pour que le projet reste orienté vers une fin réussie.

Rôles de gouvernance de projet

Examinons maintenant les différents rôles qui font fonctionner la gouvernance du projet. Il existe de nombreux rôles dans la gouvernance d'un projet, mais trois d'entre eux sont d'une importance primordiale. Ceux-ci incluent le propriétaire du projet, les principales parties prenantes et le groupe consultatif. Nous allons maintenant définir chacun d'entre eux plus en détail.

Propriétaire du projet

Le propriétaire du produit est la personne qui représente l'organisation. Ce n'est souvent pas un chef de projet mais généralement la personne qui supervise le chef de projet.

Principaux intervenants

Le comité de projet est composé des principales parties prenantes du projet. C'est-à-dire ceux qui ont un intérêt direct dans le projet. Il peut s'agir de ceux qui ont financé le projet ou de l'utilisateur final pour lequel le produit ou le service est créé. Les parties prenantes peuvent même être des fournisseurs, mais il est préférable de ne pas dépasser six parties prenantes clés afin de gérer le processus plus efficacement.

Groupe de conseil

Si votre projet en est un dans lequel il est impossible de réduire vos parties prenantes à un nombre gérable, vous formerez probablement un groupe consultatif plus important. Ce n'est pas un comité de projet, mais plutôt un forum. Alors que le maître d'ouvrage s'occupe des décisions au jour le jour, le groupe consultatif s'occupe davantage des problèmes plus importants.

Pourquoi la gouvernance de projet est-elle importante ?

La gouvernance de projet est importante pour chaque projet, du plus simple au plus complexe. Alors que les projets plus complexes ont tendance à permettre de voir plus facilement pourquoi la gouvernance de projet est essentielle à la réussite du projet, tout projet bénéficiera de la façon dont la gouvernance de projet définit, documente et communique les pratiques de projet pour aider à contrôler le projet et assurer le succès. Examinons de plus près l'importance de la gouvernance du projet.

Réglage de la direction

Pourquoi les projets échouent-ils ? C'est souvent pour la plus simple des raisons : que c'est le mauvais projet au mauvais moment. Peut-être que l'organisation est surchargée ou que la technologie n'est pas assez mature. Quelle que soit la raison, l'échec est souvent dû à un échec au sommet, pour évaluer correctement s'il s'agit du bon projet.

Warren Bennis a noté que c'est le rôle d'un gestionnaire de bien faire les choses, mais le rôle des dirigeants est de choisir les bonnes choses à faire. Cela nécessite une vision claire de l'adéquation stratégique de chaque projet potentiel et une sélection des projets que l'organisation entreprend, qui sont motivés par les priorités, l'équilibrage des risques, la disponibilité des ressources et d'autres facteurs.

Il existe, bien sûr, des outils pour soutenir ce processus. Mais le rôle de la gouvernance n'est pas qu'une application aveugle d'outils. Tenez compte des intérêts à long et à court terme de votre organisation et évitez le « piège cupide » consistant à entreprendre un autre projet valable malgré le manque de ressources pour le faire, le diriger ou le gouverner correctement.

La prise de décision

La prise de décision reçoit l'attention qu'elle mérite. Les revues d'affaires et les rubriques gestion des librairies d'aéroport regorgent d'articles et d'ouvrages sur le sujet. Tous les chefs de projet devraient en lire un échantillon pour mieux comprendre ce qui fait une bonne décision et comment mettre en place les conditions dont vous avez besoin dans votre projet.

Le défi auquel nous sommes confrontés est que nous ne pouvons pas simplement définir une bonne décision comme la bonne décision. Lorsque nous prenons une décision, nous ne pouvons pas savoir si elle s'avérera être la bonne, mais nous devons savoir si c'est une « bonne » décision et si elle est plus susceptible d'être la bonne. Il est impératif que les structures de gouvernance du projet intègrent les conditions d'une prise de décision éclairée. Alors, quelles sont ces conditions ?

• Preuve

Vous devez donner à chaque décideur un accès indépendant aux données. Il est également important que les données qu'ils obtiennent soient le plus possible sous une forme brute et non traitée. Tout traitement de données risque de sélectionner les données à mettre en valeur et d'introduire un biais dans la manière dont elles sont présentées. Si chaque décideur obtient les mêmes données traitées, ils sont tous soumis au même biais.

• Autorité

Le décideur ou le groupe doit avoir la pleine autorité nécessaire pour prendre ses décisions et s'y engager. Il s'agit en grande partie de légitimité et de statut, mais aussi en partie d'autorité intellectuelle. Ont-ils l'expérience et l'expertise nécessaires pour prendre une décision éclairée?

• Traiter

Le processus de prise de décision peut intégrer une analyse erronée et des préjugés ou il peut les contrer. La formation est essentielle pour aider les décideurs à comprendre comment structurer leur processus. Cela comprend la création d'une objectivité appropriée et la nécessité d'équilibrer la collecte, l'analyse et l'exploration des données, par rapport à la nécessité de prendre des décisions en temps opportun.

Supervision du projet

La structuration et l'analyse des données du projet sont également essentielles au rôle de gouvernance consistant à superviser votre projet. Il s'agit de s'assurer qu'un projet est sur la bonne voie, répond aux besoins de l'organisation et se conforme aux règles, réglementations et procédures.

Bien qu'il existe de nombreuses compétences importantes que les personnes impliquées dans la gouvernance doivent acquérir, leur atout le plus important est peut-être la curiosité. Cela les amènera à déployer les principales techniques : questionnement, écoute et zoom.

• Interrogatoire

C'est tout un art de poser les bonnes questions. Si vous êtes responsable de la gouvernance d'un projet, vous devez être prêt à adopter une approche médico-légale pour découvrir les réalités désordonnées. Cela sera particulièrement important aux portes de l'étape où vous devez rassembler et tester les preuves avant de vous engager dans une décision de projet majeur.

Ce type de questionnement peut souvent devenir contradictoire, c'est pourquoi de nombreux processus de passerelle impliquent des personnes extérieures au projet. Mais cela risque à son tour de laisser le chef de projet et son équipe se sentir encore plus sous surveillance hostile. Le défi pour nous tous est d'adopter la bonne gouvernance dans notre état d'esprit et de considérer le questionnement - même dans sa forme la plus médico-légale - comme une enquête utile.

• Écoute

Le questionnement ne sert à rien s'il n'est pas accompagné d'une écoute de qualité. Pourtant, nous connaissons tous des gens dont l'habitude est de poser des questions pour faire valoir un point ou de ne poser que des questions dont ils croient connaître la réponse. Cela les prépare bien sûr à une dispute.

Vous ne pouvez suivre une véritable voie que si vous entendez toutes les preuves et évaluez chaque opinion. Donc, après avoir posé une question, arrêtez de penser à la suivante et commencez à prêter attention à la réponse que vous obtenez.

• Zoom

Presque tous les chefs de projet ont subi l'un ou l'autre de ces comportements difficiles de la part de sponsors, de patrons, de clients ou de groupes de pilotage. Le comportement numéro un est une détermination obstinée à entrer dans les détails de tout ce que fait le PM. Ils ont une disposition d'ingérence qui vous donne l'impression de ne pas avoir d'autonomie et de capacité pratique pour mener votre propre projet. D'autre part, ce comportement passe souvent à côté de la vue d'ensemble et néglige donc les questions stratégiques les plus importantes alors qu'il se concentre exclusivement sur les détails immatériels.

Le comportement numéro deux est presque le contraire. Les détails semblent sans rapport avec la grande image stratégique pour certaines personnes. Ils choisissent donc d'ignorer ou de ne pas prendre la peine de s'intéresser aux détails. C'est bien quand les choses vont bien, mais parfois le niveau de gouvernance doit se plonger dans les faits précis pour voir ce qui manque aux chefs de projet.

Imaginez l'objectif zoom ultime ; il peut se concentrer sur les détails comme un microscope, mais peut également effectuer un zoom arrière pour voir l'univers du projet dans une seule vue. C'est ce dont les sponsors et les conseils d'administration des projets ont besoin. C'est une volonté de s'adapter à l'échelle nécessaire ainsi que la perception de savoir sur quoi se concentrer à tout moment.

La discipline

Une bonne gouvernance de projet ne vient pas facilement : elle demande de la discipline. Une organisation doit mettre en place des structures de gouvernance, former les sponsors et les membres du conseil d'administration qui les composent et appliquer des procédures de base qui assureront la qualité de leur travail. Pour bien remplir leurs rôles de gouvernance, les gens ont besoin d'une formation à l'établissement de stratégies, à la prise de décision et à la surveillance.

Que peuvent faire les chefs de projet pour y parvenir ? Voici une courte liste de contrôle des étapes pratiques à considérer.

• Organisez un événement de formation du comité de projet pour discuter des processus de prise de décision et des besoins en informations.
• Discutez-en avec votre parrain.
• Donner la priorité à une tenue de dossiers solide qui crée la transparence, la responsabilité et une source de données de qualité pour aider le processus de surveillance et de prise de décision à fonctionner de manière robuste.
• Établissez un processus d'étape pour votre projet, que votre organisation l'exige ou non.
• Prévoyez du temps dans votre plan de projet pour le processus de gouvernance, ainsi que pour que les personnes impliquées (y compris vous-même) se préparent minutieusement.
• Établissez des critères pour les décisions importantes dès le début des projets.
• Créer une exigence selon laquelle chaque décision de gouvernance doit être testée pour déterminer si les décideurs pensent qu'elle est dans le meilleur intérêt de leur organisation.
• Effectuez des analyses de scénarios et des exercices pré-mortem, pour vous assurer que vos décideurs peuvent évaluer les impacts potentiels de leurs décisions.
• Si vous vous attendez à une série de décisions complexes, établissez un groupe de décision dûment qualifié pour prendre les décisions ou conseiller les décideurs.
• Faites bon usage des listes de contrôle pour réduire les risques d'erreurs et d'omissions dans les processus vitaux.

Deux éléments retiennent les forces du chaos qui menacent constamment les efforts innovants que nous appelons projets : la capacité du chef de projet à exercer un contrôle dans l'environnement complexe et changeant du projet, et la capacité de l'organisation à imposer une bonne gouvernance sur les choix qu'elle et son chef de projet font. .

Nous avons des organisations professionnelles comme l' APM et le PMI pour former et développer les chefs de projet. Où est l'équivalent pour les sponsors et les membres du comité de projet ? Tout à l'heure, j'ai consulté l'index de mon (quatrième édition du guide) le PMI Project Management Body of Knowledge . Entre «réconciliation des limites de financement» et «réglementations gouvernementales», il n'y a rien. La gouvernance ne mérite même pas une entrée dans le PMBOK, quelque chose qui doit changer à l'avenir.

La gouvernance sans les outils pour permettre un aperçu institutionnel des données du projet est vouée à l'échec. Les fonctionnalités collaboratives associées aux rapports de tableau de bord en temps réel dans ProjectManager permettent à plusieurs rôles au sein d'une organisation d'avoir un aperçu de l'état et des performances du projet. Essayez-le gratuitement avec cet essai de 30 jours.