Qu'est-ce qu'une partie prenante ? Définitions, types et exemples

Qu'il s'agisse d'investisseurs ou de clients, les parties prenantes sont importantes pour chaque projet. Mais qu'est-ce qu'une partie prenante ? Il y a plus d'une réponse à cette question. Prenons un peu de temps pour définir ce qu'est une partie prenante, des exemples de parties prenantes et des modèles de parties prenantes gratuits qui peuvent aider à la gestion des parties prenantes.

Qu'est-ce qu'une partie prenante ?

Une partie prenante est soit un individu, un groupe ou une organisation qui est touché par le résultat d'un projet ou d'une entreprise commerciale. Les parties prenantes ont un intérêt dans le succès du projet et peuvent être à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation qui parraine le projet. Les parties prenantes sont importantes car elles peuvent avoir une influence positive ou négative sur le projet avec leurs décisions. Il existe également des parties prenantes critiques ou clés, dont le soutien est nécessaire pour que le projet existe.

Une partie prenante est une personne, comme tout autre membre du projet, et certaines sont plus faciles à gérer que d'autres. Vous devrez apprendre à utiliser les techniques de cartographie des parties prenantes pour identifier qui sont vos principales parties prenantes et vous assurer que vous répondez à leurs exigences.

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La partie prenante a un intérêt direct dans le projet, ce qui signifie que vous voudrez la tenir régulièrement informée. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet doté de tableaux de bord en temps réel qui surveillent six métriques de projet. Les tableaux de bord ne nécessitent aucune configuration et affichent automatiquement les progrès et les performances dans des graphiques et des tableaux colorés. Ils sont facilement partageables pour gérer les attentes de vos parties prenantes. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Partie prenante contre actionnaire

Les parties prenantes ne sont pas la même chose que les actionnaires. Une partie prenante peut être une grande variété de personnes impactées ou investies dans le projet. Par exemple, une partie prenante peut être le propriétaire ou même l'actionnaire. Mais les parties prenantes peuvent également être des employés, des détenteurs d'obligations, des clients, des fournisseurs et des vendeurs.

Un actionnaire peut être une partie prenante. Un actionnaire, cependant, est quelqu'un qui a investi dans une société. Cette société peut initier des projets dans la mesure où l'actionnaire est également partie prenante. En termes simples, les actionnaires sont aussi des parties prenantes, mais les parties prenantes ne sont pas toujours des actionnaires. C'est parce qu'un actionnaire détient une partie d'une entreprise publique par l'achat d'actions. Une partie prenante a un intérêt dans la performance globale de la société, et non dans la performance des actions.

Types de parties prenantes

Les parties prenantes peuvent être toute personne influente ou toute personne pouvant être influencée par le projet. Nous avons déjà vu qu'il peut y avoir de nombreuses parties prenantes, ce dont nous parlerons ci-dessous. Toutes les parties prenantes peuvent être divisées en deux groupes : les parties prenantes internes et les parties prenantes externes. Jetons un coup d'œil aux deux.

1. Parties prenantes internes

Les parties prenantes internes sont au sein de l'organisation. Le projet les impacte directement car ils servent et sont employés par l'organisation qui le gère. Les parties prenantes internes peuvent inclure les employés, les propriétaires, le conseil d'administration, les chefs de projet, les investisseurs et plus encore.

2. Parties prenantes externes

Les parties prenantes externes sont extérieures à l'organisation et sont indirectement impactées par le projet. Ils sont influencés par le travail de l'organisation mais ne sont pas des employés de l'organisation. Ces personnes peuvent être des fournisseurs, des clients, des créanciers, des clients, des intermédiaires, des concurrents, la société, le gouvernement et plus encore.

Exemples de parties prenantes

Comme nous l'avons mentionné, il existe de nombreux types de parties prenantes, dont beaucoup relèvent des catégories de parties prenantes internes ou externes. Examinons quelques-uns des exemples de parties prenantes les plus courants.

• Investisseurs : Ce sont des parties prenantes à la recherche d'un rendement financier et peuvent être des actionnaires et des créanciers. Ils ont investi du capital dans l'entreprise et veulent un retour sur cet investissement.
• Employés : Ces parties prenantes comptent sur leur emploi et leur sécurité d'emploi. Ils ont un intérêt direct dans l'organisation car elle les soutient et leur procure des avantages.
• Clients : ces parties prenantes veulent le produit ou le service fourni par le projet et s'attendent à ce qu'il soit de qualité et qu'il contienne de la valeur.
• Fournisseurs et vendeurs : ces parties prenantes voient leurs revenus liés au projet car elles vendent des biens et des services à l'entreprise qui gère le projet. Le succès du projet signifie plus d'affaires pour eux.
• Communautés : Ces parties prenantes ne veulent pas que le projet ait un impact négatif sur leur santé, leur sécurité ou leur développement économique. Les organisations qui sont hébergées dans leurs communautés ou qui travaillent sur des projets dans leurs communautés peuvent avoir un impact sur la création d'emplois, les dépenses et plus encore.
• Gouvernement : ces parties prenantes perçoivent des impôts et le produit intérieur brut d'un projet. Ce sont des parties prenantes majeures car elles perçoivent des impôts à la fois auprès de l'entreprise au niveau de l'entreprise et individuellement auprès de ceux qu'elle emploie.

Une partie prenante est une personne, comme tout autre membre du projet, et certaines seront plus faciles à gérer que d'autres. Vous allez devoir apprendre à gérer une variété de personnalités et vous assurer d'avoir un dialogue productif pour connaître les objectifs du projet pour lesquels vous avez été embauché. Mais d'abord, qui est l'intéressé ?

Comment gérer les parties prenantes du projet

La gestion des parties prenantes est facile si vous suivez les bonnes étapes de gestion des parties prenantes. Voici les étapes que tout chef de projet doit suivre lorsqu'il gère les relations avec les parties prenantes.

1. Identification des parties prenantes

L'identification des parties prenantes de votre projet est essentielle car le succès du projet en dépend. Si votre partie prenante n'est pas satisfaite, le projet n'est pas un succès complet. Vous voudrez commencer ce processus dès que la charte du projet est créée.

Un bon point de départ pour déterminer qui sont vos parties prenantes est d'examiner la charte du projet, qui documente la raison du projet et nomme le chef de projet. Parmi les informations sur les objets, le budget, le calendrier, les hypothèses, les contraintes, les porteurs de projet et la direction générale, vous pouvez discerner les parties prenantes.

Assurez-vous d'examiner les contrats car les parties prenantes peuvent être mentionnées dans ces documents. Existe-t-il des facteurs environnementaux ou d'autres organisations ayant des liens clés avec le projet ? Regardez-les car ils pourraient vous fournir les noms des parties prenantes. Par exemple, s'il y a des facteurs environnementaux dictés par le gouvernement, alors le gouvernement est une partie prenante. Passez en revue leurs réglementations et leurs normes pour rester en bons termes avec eux.

2. Analyse des parties prenantes

Une fois que vous avez identifié les parties prenantes de votre projet, il est temps de passer à la phase d'analyse des parties prenantes. C'est à ce moment que vous recueillerez des informations et des exigences auprès d'eux. Vous devrez également commencer à estimer leur niveau d'implication et d'influence dans votre projet pour préparer des stratégies de communication avec les parties prenantes et les prioriser.

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3. Priorisation des parties prenantes

Une question clé pour toute personne gérant un projet est de savoir comment gérer une partie prenante du projet ? Pour compliquer les choses, il peut y avoir de nombreuses parties prenantes et vous devez les traiter comme vous le feriez pour n'importe quelle autre tâche de votre liste de tâches : en les hiérarchisant.

Au cours d'un projet, une partie prenante peut être plus précieuse en termes d'objections au projet et certaines peuvent exiger plus d'attention que d'autres. Lorsque vous établissez le calendrier de votre projet, assurez-vous de définir qui sont ces personnes et à quel moment de la phase du projet vous devrez peut-être vous en occuper davantage.

4. Engagement des parties prenantes

Nous arrivons maintenant à la deuxième partie de notre question. Lorsque nous parlons de gestion des parties prenantes, nous entendons créer une relation positive avec vos parties prenantes en répondant à leurs attentes et aux objectifs qu'ils ont convenus dans le projet. Cependant, cette relation n'est pas seulement acquise. Il faut le mériter. Vous pouvez gagner la confiance et établir une relation positive avec les parties prenantes grâce à une communication proactive et en écoutant leurs besoins.

Une façon d'y parvenir consiste à interroger les parties prenantes du projet, pas toutes, mais certainement les plus importantes. Vous devrez peut-être parler à des experts pour obtenir des informations générales sur des domaines ou des groupes particuliers. Ainsi, lorsque vous avez des conversations en tête-à-tête avec les parties prenantes, vous êtes bien informé et productif.

Comme tout dans la gestion de projet, il existe un processus pour cela :

• Documenter les communications avec les parties prenantes . Faites-le formellement en créant un plan de communication avec les parties prenantes. Notez leurs noms et rôles dans l'organisation qu'ils représentent. Documentez chaque conversation que vous avez avec ces partenaires clés du projet, à la fois pour enregistrer leurs intérêts et leurs demandes, mais aussi pour pouvoir revoir leurs informations plus tard pour plus de précision.
• Appliquer le processus. Ensuite, vous voulez vous en tenir à un processus de communication avec les parties prenantes et vous assurer que ce processus est transparent afin que chacun sache à quoi s'attendre. Cela inclut les demandes de projet ou les commentaires. La façon dont vous allez documenter ces demandes et y répondre doit faire l'objet d'un processus formel d'examen et d'approbation. Cela permet aux parties prenantes de savoir que les demandes sont sujettes à examen et que vous avez un processus auquel vous adhérez pour les demandes formelles.
• Fournir des rapports d'état fréquents. Il est crucial de fournir des rapports de situation réguliers et opportuns aux parties prenantes, mais assurez-vous d'adapter les rapports au public. Vous pouvez entrer dans les détails avec les membres de l'équipe tandis que les cadres veulent généralement plus d'un aperçu. N'oubliez pas de faire un suivi auprès des intervenants et de poser des questions pour voir s'ils ont des commentaires.
• Dissiper les mythes. Votre partie prenante peut travailler sur plusieurs projets, ce qui signifie qu'elle n'aura pas la même proximité avec le projet que vous. Mais cela ne signifie pas qu'ils n'obtiennent pas d'autres informations sur votre projet à partir d'autres sources. Vous ne voulez pas qu'ils fassent l'objet de commérages ou qu'ils obtiennent des informations incorrectes qui pourraient influencer leur opinion sur le projet.

Modèles de gestion des parties prenantes

La gestion des parties prenantes et de leurs attentes est une partie importante de la gestion de projet. Vous devez tenir les parties prenantes informées, mais vous ne voulez pas qu'elles interrompent l'important travail de gestion du projet. ProjectManager propose non seulement un logiciel, mais également des modèles gratuits pour chaque étape de votre projet. Voici quelques modèles qui traitent de la gestion des parties prenantes.

Modèle d'analyse des parties prenantes

Avant de pouvoir gérer vos parties prenantes, vous devez les comprendre dans le contexte de votre projet. Notre modèle d'analyse des parties prenantes gratuit pour Excel vous aide à identifier les parties prenantes du projet avec une matrice d'analyse des parties prenantes. Vous pouvez rassembler les principales parties prenantes par groupe et déterminer leur niveau de participation, d'intérêt et de pouvoir.

Modèle de carte des parties prenantes

Notre modèle gratuit de carte des parties prenantes pour Excel vous aide à voir le niveau d'intérêt et d'influence de chaque partie prenante. Leurs réponses vous aident à déterminer s'ils doivent être gérés de près, satisfaits, informés ou surveillés. Il y a aussi une clé de couleur pour faciliter la lecture ; le vert signifie qu'ils sont favorables, le jaune signifie qu'ils sont neutres et le rouge signifie qu'ils bloquent.

Modèle de plan de communication

Enfin, une fois que vous comprenez vos parties prenantes, il est temps de mettre en place un moyen de les tenir informés. Notre modèle de plan de communication gratuit pour Word est l'outil idéal pour définir vos objectifs, vos canaux et la régularité avec laquelle vos parties prenantes s'attendent à être mises à jour. Le modèle de plan de communication gratuit fonctionne pour tous vos besoins de communication de projet, pas seulement pour communiquer avec les parties prenantes.

Utiliser ProjectManager pour la gestion des parties prenantes

Maintenant que vous savez ce qu'est une partie prenante et pourquoi il est important de la tenir informée tout au long du cycle de vie de votre projet, assurez-vous de disposer des bons outils pour vous aider. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet qui vous aide à gérer les attentes des parties prenantes et à les mettre à jour avec des données en temps réel.

Rapports détaillés pour les présentations aux parties prenantes

Nous avons montré comment notre tableau de bord en temps réel offre une vue d'ensemble du projet, mais les parties prenantes souhaitent souvent approfondir les données. En un clic, vous pouvez générer les rapports que les parties prenantes souhaitent voir, qu'il s'agisse de l'état du projet, du temps ou du coût. Si les parties prenantes ont des questions, sachez que chaque rapport peut être filtré pour afficher certaines données. Les rapports sont facilement partageables afin que les parties prenantes soient toujours au courant.

Créez de la transparence avec des forfaits partagés

Le plan de projet est la feuille de route qui trace la direction du projet. C'est un document critique et qui change tout au long du projet. Les parties prenantes ont besoin du plan de projet pour maintenir l'avancement du projet dans son contexte, les chefs de projet veulent donc un plan de projet facile à partager. Vous pouvez importer et exporter des plans de projet et les partager avec n'importe qui. Au fur et à mesure que le plan de projet change, envoyez-en simplement un mis à jour à vos parties prenantes et tenez-les au courant.

Notre outil peut automatiser votre travail chargé, comme les notifications par e-mail, pour tenir les parties prenantes informées des rapports d'état. Nous donnons aux parties prenantes la transparence dont elles ont besoin pour rester informées, permettant au chef de projet et à l'équipe de projet la marge dont ils ont besoin pour terminer le projet dans les délais, dans les limites du budget et des attentes de qualité des parties prenantes.

Lorsque vous faites rapport aux parties prenantes, vous voulez vous assurer que le processus est à la fois rationalisé et précis. ProjectManager rend le partage de rapports aussi simple qu'un clic sur un bouton. Notre logiciel de gestion de projet basé sur le cloud se met à jour en temps réel, afin que vous disposiez toujours des données de projet les plus précises et les plus à jour pour vous et vos parties prenantes. Essayez notre logiciel primé dès aujourd'hui avec cet essai gratuit de 30 jours.