Qu'est-ce qu'un journal des problèmes ? Modèles et astuces

Avant de définir un journal des problèmes, définissons les problèmes du projet. Un problème est un obstacle ou un impact imprévu qui affecte directement le calendrier et/ou les performances de votre projet. C'est différent d'un risque, qui peut être défini comme un problème potentiel ou un problème futur qui pourrait survenir dans votre projet. Un problème est quelque chose qui est déjà apparu dans votre projet, et vous devez identifier et suivre ce problème immédiatement.

Qu'est-ce qu'un journal des problèmes ?

Un journal des problèmes est une simple liste ou feuille de calcul qui aide les responsables à suivre les problèmes qui surviennent dans un projet et à prioriser une réponse à ceux-ci. Nous avons créé un modèle de journal des problèmes Excel que vous pouvez télécharger gratuitement. C'est un moyen facile pour vous de gérer les problèmes qui perturbent toujours un projet et de les résoudre avant qu'ils ne se transforment en un problème qui fait dérailler le projet et le fonde en échec.

Un modèle de journal des problèmes est formidable, mais il n'est pas intégré au reste de votre projet. ProjectManager dispose de plusieurs vues de projet qui permettent aux équipes d'utiliser les outils qu'elles préfèrent pour consigner les problèmes. Par exemple, les équipes peuvent voir leur journal des problèmes d'une liste de tâches et s'y retrouver. Les responsables peuvent ajouter des priorités et même personnaliser le flux de travail et configurer des approbations de tâches automatisées pour s'assurer qu'eux seuls sont autorisés à modifier le statut en terminé. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui !

Quels sont les composants d'un journal des problèmes ?

Un journal des problèmes est, à la base, une liste dans laquelle les problèmes sont collectés comme étant en cours ou fermés. De cette façon, vous pouvez suivre le problème depuis le moment où il est identifié jusqu'à ce que vous le résolviez.

Mais un journal des problèmes peut être plus dynamique. Ils peuvent trier et organiser les problèmes par type et gravité, ce qui peut vous aider à les hiérarchiser et à les gérer, un élément clé de la gestion des problèmes. Par conséquent, vous souhaitez avoir des titres de colonne tels que les suivants.

• Numéro de problème : si vous souhaitez suivre le problème, vous devez disposer d'un moyen simple de le différencier des autres, car il y en aura toujours plus d'un.
• Statut : Il est important de noter si le problème est ouvert, en cours, bloqué ou terminé. C'est là que vous garderez une trace de sa résolution.
• Description du problème : écrivez en détail le problème. Cela peut sembler évident, mais vous ne voulez pas que le même problème soit suivi de manière répétée dans votre journal, et vous voulez que la personne qui résoudra le problème puisse comprendre clairement ce qui s'est passé, afin qu'elle n'ait pas à chasser les gens et retarder la réponse.
• Catégorie : vous souhaiterez peut-être classer les problèmes par service ou fournisseur, ou définir le type de problème dont il s'agit. Ceux-ci peuvent varier en fonction du projet ou de l'équipe.
• Priorité : Vous n'avez peut-être pas le temps ou les ressources pour traiter chaque problème, il est donc crucial que vous les priorisiez. Sont-ils de priorité faible, moyenne ou élevée ? Vous pouvez désormais filtrer le journal et travailler sur les problèmes les plus importants pour le projet.
• Affecté à : C'est aussi d'une importance primordiale. Si le problème n'a pas de propriétaire, il est probable qu'il ne sera jamais résolu. C'est là que vous notez le membre de l'équipe qui est chargé de suivre ce problème jusqu'à sa résolution.
• Élevé par : Ceci est différent de l'assigné au propriétaire, qui guidera le problème tout au long du projet et travaillera à le résoudre. Cette personne est celle qui l'a identifiée en premier, et il convient de les noter ici, car elles pourraient s'avérer une ressource plus tard en termes de réponses aux questions qui contribuent à sa résolution.
• Date d'ouverture : Vous voulez avoir un échéancier, et pour ce faire, vous devez avoir un début, qui est le jour où le problème a été identifié.
• Date de clôture : vous disposez désormais d'un calendrier ferme du début à la fin, ce qui peut vous aider lorsque vous revenez en arrière pour consulter les données historiques lorsque vous traitez un problème similaire dans un projet ultérieur.
• Commentaires : Vous voulez toujours de l'espace pour noter des informations importantes comme la façon dont le problème a été résolu, s'il était lié à une autre tâche, et la probabilité de récurrence, etc.

Meilleures pratiques pour le journal des problèmes

Lorsque vous utilisez un journal des problèmes, vous devez comprendre un certain nombre de choses afin d'en tirer le meilleur parti. La première est que vous voulez vous assurer de toucher à tous les composants d'un journal des problèmes. Cela peut sembler une perte de temps - vous voulez juste résoudre le problème - mais décrire le type de problème, le décrire, etc. est essentiel pour capturer et résoudre le problème.

Il est également important d'avoir un plan avec des jalons. Rencontrez le membre de l'équipe responsable du problème et trouvez ensemble un moyen d'éradiquer rapidement le problème. En ajoutant des jalons au plan, vous disposez d'un moyen simple et efficace de suivre leur progression. S'ils ne respectent pas ces jalons, vous devrez peut-être revoir le plan ou ajouter des ressources pour le maintenir sur la bonne voie.

Bien que les modèles de journal des problèmes puissent vous aider à élaborer un plan de problème et même à suivre les progrès, ce sont des documents statiques qui nécessitent une mise à jour manuelle. Tout cela prend du temps loin des tâches de projet plus essentielles, c'est pourquoi avoir un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui peut connecter vos équipes et vous tenir informé en temps réel est la meilleure de toutes les meilleures pratiques.

Modèle de journal de problème gratuit (et plus)

Si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion de projet, vous pouvez toujours signaler les problèmes avec nos modèles gratuits. Nous avons de nombreux modèles de gestion de projet pour Excel et Word qui vous aident à gérer chaque aspect de votre projet. En voici quelques-unes qui peuvent vous aider à créer un journal des problèmes, à suivre les progrès et à faire rapport aux parties prenantes pour les tenir à jour.

Modèle de journal des problèmes

Notre modèle de journal des problèmes gratuit vous aide à consigner les problèmes au fur et à mesure que les membres de l'équipe les trouvent tout en travaillant sur le projet. Mais plus qu'une simple liste de problèmes, vous pouvez utiliser ce modèle de suivi des problèmes gratuit pour Excel pour suivre les progrès pendant que votre équipe travaille à résoudre le problème. Ajoutez la date d'ouverture et de fermeture, la priorité, l'impact et plus encore.

Modèle de tableau de bord de projet

Notre modèle de tableau de bord de projet gratuit pour Excel vous permet de surveiller et de suivre le travail effectué par votre équipe pour résoudre ces problèmes. Bien que vous ne puissiez pas surveiller en temps réel comme dans les logiciels de gestion de projet, vous pouvez toujours configurer des mesures pour suivre vos tâches, votre charge de travail, la durée des tâches et les coûts dans des graphiques colorés.

Modèle de rapport sur l'état du projet

Un autre modèle gratuit est idéal pour les présentations des parties prenantes lorsque vous les mettez à jour sur les problèmes du projet. Notre modèle de rapport d'état de projet gratuit pour Excel est un instantané du projet qui est idéal pour communiquer où vous en êtes et où vous allez. Vous avez des emplacements pour mettre les jalons que vous avez rencontrés, répertorier les principaux risques et problèmes.

Utilisation de ProjectManager pour la gestion des problèmes

Maintenant que vous connaissez le cadre de base pour créer un journal des problèmes, comment utilisez-vous un journal des problèmes lors de la gestion d'un projet ? Un journal des problèmes est un excellent outil à avoir dans votre boîte à outils de gestion de projet. Il peut vous aider à gérer à la fois votre équipe et vos parties prenantes.

En effet, un journal des problèmes fournit plus qu'une simple résolution du problème, mais crée la confiance et satisfait vos parties prenantes que vous gérez le projet rapidement et correctement. Les parties prenantes et votre équipe se sentiront entendues et ces problèmes n'auront pas d'impact sur le projet.

Vous avez déjà créé le journal des problèmes, ce qui est formidable. Il devrait, au mieux, être un document collaboratif, ou encore mieux, intégré à ProjectManager, un outil de gestion de projet en ligne. Si vous pouvez le partager en ligne, tout le monde y aura accès. Vous avez rationalisé le processus et fait en sorte qu'aucun problème ne soit perdu.

Tableaux Kanban en tant que journaux de problèmes

L'étape suivante consiste à enregistrer un problème une fois qu'il a été identifié. Vous pouvez le faire en ligne, où la personne qui note le problème en premier a la responsabilité de le mettre dans le journal. ProjectManager a des tableaux kanban qui peuvent suivre le problème.

Lorsqu'il est identifié pour la première fois, il peut y avoir une colonne qui recueille le problème. Ensuite, cette carte, qui est le problème, peut être attribuée à une personne responsable. Maintenant, l'équipe sait qu'il faut aller vers eux et ils savent qu'il est de leur responsabilité de consigner les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Suivez le protocole du journal des problèmes que nous avons décrit ci-dessus. Après avoir désigné quelqu'un pour s'occuper de ce problème, il est chargé de travailler sur une résolution et de suivre la progression de cette action tout au long de la résolution du problème.

C'est pourquoi ProjectManager est bien plus qu'un journal des problèmes. Non seulement il peut affecter un propriétaire, qui peut collecter des documents directement à cette tâche, ainsi que des commentaires et des membres de l'équipe @ pour la collaboration, mais il offre une transparence pour surveiller le journal des problèmes. La responsabilité finale de la résolution de ces problèmes ne repose pas sur les épaules de ceux qui en sont responsables, mais sur les vôtres.

Problèmes de surveillance

Une partie du processus de surveillance consiste à évaluer l'impact du problème et les actions en place pour le résoudre. Peut-être devez-vous consacrer toutes vos ressources à ce seul problème, mais peut-être que ce niveau d'attention et d'effort est contre-productif. Vous devez donc savoir quels problèmes nécessitent une escalade et lesquels ne le sont pas.

Dans ce sens, vous voulez vous assurer que vos actions sont adaptées au problème en question. Peut-être que ce problème peut attendre. Peut-être qu'il a besoin d'une attention immédiate. Cela, bien sûr, peut changer, c'est pourquoi le suivi et l'évaluation continue sont importants. Vous pouvez voir comment le tableau de bord ProjectManager vous permet de surveiller vos tâches dans une vue simple, afin de vous assurer que vos problèmes sont traités.

Bien qu'un membre de l'équipe puisse être responsable du problème, une fois qu'un plan d'action est développé pour y remédier et, espérons-le, résoudre le problème, c'est maintenant à vous de donner l'approbation finale avant la mise en œuvre. Ensuite, vous devez vous assurer que le plan est en fait efficace et qu'il résout le problème. Si ce n'est pas le cas, alors c'est retour à la planche à dessin. Enfin et surtout, la meilleure partie est lorsque le problème a été résolu. Vous pouvez maintenant supprimer le problème de votre journal des problèmes. Ça fait du bien, n'est-ce pas ?

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui peut vous aider à mieux gérer les problèmes de votre projet. Vous êtes en ligne et connecté à votre équipe, obtenant des données en temps réel, ce qui vous permet de mieux maîtriser le problème et d'être mieux équipé pour le résoudre. Essayez-le par vous-même et voyez ce qu'il peut faire pour vous et vos équipes, avec cet essai gratuit de 30 jours.