Qu'est-ce qu'un budget de fonctionnement ? Composants clés et modèle inclus

Un budget de fonctionnement est un outil qui aide les propriétaires d'entreprise et les chefs de projet à examiner les besoins financiers à long terme de leur organisation ou de leur projet. Il est essentiel pour prévoir le budget nécessaire à la gestion de votre entreprise ou de votre projet.

Cela seul devrait vous donner envie de comprendre la définition et les raisons d'utiliser un budget de fonctionnement. Nous vous expliquerons cela et verrons ce qui devrait être inclus dans votre budget de fonctionnement. En prime, nous ajouterons également un modèle de budget de fonctionnement gratuit pour Excel.

Qu'est-ce qu'un budget de fonctionnement ?

Un budget de fonctionnement est un outil qui vous permet d'estimer les revenus et les dépenses que vous prévoyez avoir pour l'année à venir. Il fournit une estimation plus détaillée et précise en ventilant vos dépenses. Ce processus est généralement effectué au quatrième trimestre ou à la fin de l'année pour avoir une idée de ce à quoi s'attendre financièrement l'année prochaine.

La prévision de vos revenus et dépenses fait plus qu'aider à créer un budget précis pour la nouvelle année, aussi important que cela soit. Il est également utilisé pour fixer des objectifs aux entreprises afin qu'elles aient des attentes et des cibles réalistes. Cela permet d'atteindre les objectifs tout en atteignant la rentabilité. Pour les chefs de projet, un budget de fonctionnement est un excellent outil pour suivre les progrès financiers afin de respecter le budget en s'assurant que leurs coûts réels correspondent à leurs coûts prévus.

Un budget de fonctionnement n'a pas à être un effort annuel. Tel qu'il est utilisé dans la gestion de projet, il peut être révisé mensuellement et les entreprises sont connues pour produire des rapports trimestriels. L'examen et la révision du budget de fonctionnement sont également importants, car il y aura toujours des dépenses imprévues qui auront un impact sur les prévisions. Pouvoir utiliser le budget de fonctionnement comme un document évolutif signifie que les entreprises et les projets peuvent répondre à la pression du marché et aux changements de périmètre et s'adapter en conséquence pour éviter les dépenses excessives.

Pour revoir et réviser votre budget de fonctionnement, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé avec des tableaux de bord en temps réel qui vous donnent un aperçu de haut niveau de votre projet. Notre tableau de bord en direct collecte automatiquement des données sur les coûts et d'autres mesures, qui sont ensuite affichées dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Vous pouvez consulter votre budget à tout moment et, mieux encore, aucune configuration fastidieuse n'est requise comme avec les alternatives légères. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Pourquoi utiliser un budget de fonctionnement ?

Les budgets d'exploitation sont utilisés par tout le monde, des hommes d'affaires aux chefs de projet, pour estimer les revenus et les dépenses futurs. Mais ils sont également un excellent outil, comme nous l'avons noté, pour capturer si vous respectez ce budget. Ils peuvent vous aider à suivre les opérations quotidiennes pour vous tenir à votre budget lorsque vous examinez vos dépenses réelles par rapport à ce que vous prévoyiez de dépenser sur une période donnée.

L'utilisation des budgets de fonctionnement est également essentielle pour rendre votre entreprise ou votre projet financièrement responsable. En suivant vos revenus et vos dépenses, vous pouvez plus facilement découvrir les domaines de votre budget qui sont inutiles et peuvent être réduits pour augmenter la rentabilité. Au-delà de l'importante rentabilité que cela procure, un budget de fonctionnement est un atout majeur pour planifier et gérer vos ressources sur un projet. Vous pouvez voir combien vous pouvez dépenser au cours de l'année à venir et planifier en conséquence.

Lorsque vous planifiez votre prochain budget de fonctionnement, le budget de fonctionnement précédent est précieux. Il vous fournit des données historiques pour mieux comprendre où est allé votre argent, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées lors de la planification de votre nouveau budget de fonctionnement. L'utilisation de cet ancien budget de fonctionnement avec la connaissance que vous avez de la façon dont l'année s'est déroulée vous permet de modifier votre budget de fonctionnement pour l'ajuster à ces problèmes. Au fur et à mesure que vous faites des ajustements, votre budget de fonctionnement devient plus précis.

Que doit-on inclure dans un budget de fonctionnement ?

Un budget de fonctionnement vous aide à élaborer une stratégie et fait partie de ce qui rend une entreprise rentable ou un projet réussi. Il configure votre entreprise ou votre projet pour l'année à venir et vous fournit les données dont vous avez besoin pour savoir si vous respectez votre budget.

Cela nécessite que vous fassiez un budget de fonctionnement détaillé. Il existe un certain nombre de sections qui vous permettent à la fois d'estimer les revenus et les dépenses pour l'année à venir et de pouvoir les suivre pour respecter votre budget. Ces sections comprennent le budget des ventes, les coûts, les dépenses d'exploitation et les dépenses imprévues.

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Le budget des ventes

Si vous faites un projet ou un service, vous devez commencer avec un budget de vente. Il s'agit d'une estimation mensuelle du nombre de produits ou de services que vous vendrez et des revenus que ces ventes apporteront à l'entreprise. En faisant cela tous les mois, vous pouvez mieux vous adapter aux changements saisonniers.

Afin de faire une estimation précise de votre budget de vente, vous devez répertorier ces produits ou services, y compris toutes les variations, telles que la taille, la couleur, etc., que vous pourriez également produire au cours de l'année. Vous voudrez revoir les ventes de l'année dernière, car les données financières passées vous aident à créer un budget de vente plus précis.

Certaines choses à considérer lors de la détermination de ce que votre budget de vente inclura sont à quoi ressemblent habituellement vos ventes mensuelles, si votre produit ou service est affecté par la saisonnalité, s'il y aura un lancement de nouveau produit ou service pour l'année à venir et comment le marketing affectera les ventes.

Frais

Les coûts sont des dépenses directes liées à la vente de votre produit ou service. Ces coûts directs peuvent inclure tous les matériaux que vous utilisez pour fabriquer votre produit. Le coût de la main-d'œuvre impliquée dans la fabrication de votre produit ou service fait également partie de votre coût budgétaire, même si vous externalisez votre main-d'œuvre. Toute marchandise que vous revendez doit également être ajoutée à vos coûts budgétaires.

Tous ces coûts qui sont liés à votre produit ou service sur l'année s'élèveront à vos coûts budgétaires. Vous voudrez déterminer le coût par unité, puis le multiplier par le nombre d'unités que vous avez vendues, ce qui correspond au coût total. Ce montant est déterminé pour chaque élément de ligne sur les coûts budgétaires et doit être ajouté pour obtenir le coût total pour le mois.

Dépenses de fonctionnement

Ici, vous voudrez lister toutes vos dépenses, y compris les coûts variables et les coûts fixes. Par exemple, les coûts variables sont ceux qui changent d'un mois à l'autre, tels que les frais de marketing, l'achat d'un logiciel ponctuel, les salaires horaires, les frais d'expédition, les fournitures, etc. Les coûts fixes sont alors ceux qui sont inchangés d'un mois sur l'autre, qui comprennent le loyer, les abonnements aux logiciels, les salaires, les assurances, etc. Vous ajouterez chacun de ces éléments en tant qu'élément de ligne, puis additionnerez les coûts fixes et variables pour obtenir un total mensuel.

Dépenses imprévues

La dernière partie de votre budget de fonctionnement correspond aux dépenses imprévues. Il y aura toujours quelque chose qui arrivera et qui aura un impact sur votre budget. Pour ne pas vous laisser distraire par ces dépenses imprévues, vous devez prévoir un petit coussin dans votre budget pour les absorber. Il existe deux façons de vous préparer à des dépenses imprévues ; la première consiste à mettre de côté des fonds qui, selon vous, couvriront ces dépenses et la deuxième consiste à augmenter vos dépenses mensuelles d'un pourcentage, peut-être 10 %.

Ces données aident à déterminer votre revenu net en suivant cette équation :

Revenus – Coûts – Dépenses – Dépenses imprévues = Revenu net

Exemple de budget de fonctionnement

Toutes ces informations peuvent être difficiles à traiter, c'est pourquoi nous avons un exemple de budget de fonctionnement. Dans celui-ci, nous avons rempli quelques exemples avec le widget générique, en ajoutant des prix pour les ventes, les coûts, les dépenses d'exploitation et les dépenses imprévues. Vous pouvez tout voir sur notre modèle de budget de fonctionnement gratuit pour Excel, que vous pouvez télécharger et utiliser pour votre prochain budget de fonctionnement. Il s'agit de l'un des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word que vous pouvez utiliser pour vous aider à estimer, planifier et gérer vos projets.

ProjectManager vous aide à suivre les budgets de fonctionnement

Un modèle de budget de fonctionnement peut vous aider à déterminer votre budget, mais il ne vous permettra pas de le gérer facilement. Un logiciel de gestion de projet vous donne les outils dont vous avez besoin pour suivre vos dépenses et vous assurer que vous ne dépensez pas trop. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à planifier, gérer et suivre votre budget en temps réel.

Planifiez et gérez les budgets avec des diagrammes de Gantt robustes

Une fois que vous avez un budget, ajoutez-le à notre logiciel et organisez ces coûts sur notre diagramme de Gantt. Vous pouvez affecter des coûts aux ressources et aux tâches et filtrer le chemin critique pour voir lesquelles de ces tâches sont essentielles à la réalisation de votre projet. Définissez ensuite une base de référence pour capturer votre plan et suivre vos coûts planifiés par rapport à vos coûts réels afin d'identifier tout dépassement de dépenses et de les résoudre avant qu'ils n'aient un impact négatif sur votre budget.

Suivre les ressources avec des tableaux de charge de travail et des feuilles de temps

Les ressources, telles que la main-d'œuvre, les matériaux, etc., doivent être gérées. Nos fonctionnalités de gestion des ressources vous aident à suivre toutes vos ressources en temps réel. Le diagramme de Gantt suit les ressources humaines et non humaines, mais ce n'est qu'un point de départ. Basculez vers le tableau de charge de travail à code couleur pour voir qui est surutilisé et équilibrez les ressources de votre équipe directement à partir de ce tableau pour les faire fonctionner à pleine capacité. Une autre façon de suivre les coûts est d'utiliser nos feuilles de temps sécurisées, qui se mettent à jour automatiquement pour afficher les heures enregistrées de chaque membre de l'équipe.

Si vous souhaitez plus d'informations, utilisez nos outils de reporting. Chaque rapport est personnalisable afin que vous puissiez filtrer les résultats pour afficher uniquement ce que vous voulez voir pour les feuilles de temps, la charge de travail, l'état du projet et plus encore. Les rapports peuvent également être partagés dans une variété de formats pour tenir vos parties prenantes informées. Notre logiciel vous aide à éviter que votre budget ne devienne incontrôlable.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à créer des budgets réalistes et à les gérer afin de ne pas trop dépenser. Utilisez nos fonctionnalités de gestion des tâches pour maintenir la productivité des équipes et nos outils de gestion des risques pour éviter que des problèmes potentiellement préjudiciables ne vous fassent perdre votre budget. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.