Qu'est-ce que le contrôle des changements dans la gestion de projet ?

Tous les changements ne sont pas égaux dans un projet. Certains changements vous arrivent comme les retards météorologiques, la maladie, mais d'autres sont demandés. Quel que soit le changement, il doit être géré et analysé, puis accepté ou refusé. Si le changement est accepté, c'est-à-dire qu'il doit y être répondu, ce qui ouvre un tout nouvel ensemble de procédures de contrôle des changements pour s'assurer que vous restez sur la bonne voie et dans les limites du budget.

Le contrôle des changements est le processus utilisé pour gérer toutes ces variables. Si un changement se produit (ce qui se produit toujours), il est crucial que vous disposiez d'un mécanisme pour contrôler ce processus. Mais qu'est-ce que le contrôle du changement dans la gestion de projet et quelles sont les étapes nécessaires pour le mettre en œuvre ?

Qu'est-ce que le contrôle des modifications ?

Le contrôle des changements est une méthodologie utilisée pour gérer toutes les demandes de changement qui ont un impact sur la ligne de base de votre projet. C'est un moyen de capturer ce changement à partir du moment où il a été identifié à chaque étape du cycle du projet. Cela comprend l'évaluation de la demande, puis son approbation, son rejet ou son report.

Le but de ce processus est de s'assurer que vous ne modifiez pas des éléments du projet qui n'ont pas besoin d'être modifiés. La dernière chose que vous voulez faire est de perturber le projet sans raison valable, en gaspillant un temps et des ressources précieux. Toutes les modifications approuvées sont ensuite documentées. Le processus de contrôle des changements fait partie du plan plus large de gestion des changements.

Éléments clés du contrôle des modifications

Certains éléments clés permettent de créer un cadre de contrôle des modifications pour la gestion de projet. Voici une brève description d'eux.

• Comité de contrôle des modifications : un comité de contrôle des modifications est un groupe de représentants de l'équipe de projet qui se réunissent régulièrement pour approuver ou désapprouver les demandes de modification. S'ils approuvent une demande de modification, celle-ci peut se transformer en ordre de modification.
• Demandes de changement : Une demande de changement est une demande officielle de changement dans un projet. C'est un document qui explique quels sont les changements à apporter et les principales raisons pour lesquelles ils doivent être mis en œuvre.

  Les demandes de modification peuvent être soumises par des parties prenantes internes ou externes au projet. Notre modèle de demande de modification gratuit peut vous aider à rationaliser ce processus.

• Ordres de modification : une fois que le conseil de contrôle des changements a approuvé une demande de changement, un ordre de changement est signé par le conseil et les clients ou les parties prenantes.

  Il s'agit d'un accord des deux parties pour modifier les conditions initialement rédigées dans le contrat initial. Notre modèle d'ordre de modification gratuit est un excellent outil pour créer vos ordres de modification.

• Journal des modifications : un journal des modifications est un outil de gestion des modifications utilisé pour documenter toutes les modifications apportées à un plan de projet ou à des contrats. C'est un outil indispensable pour tout chef de projet.

Le rôle de la demande de modification

Une demande de modification est généralement le déclencheur qui lance le processus de contrôle des modifications. La demande de changement peut provenir de parties prenantes demandant de nouvelles fonctionnalités, la nécessité de réparer quelque chose qui s'avère défectueux pendant la phase d'exécution, des mises à niveau ou un certain nombre d'autres causes. Quelle que soit l'origine ou l'origine du changement, le contrôle du changement détermine sa valeur et la manière de le mettre en œuvre.

Les procédures de gestion du changement peuvent varier d'un secteur à l'autre. Par exemple, les formulaires d'ordre de modification sont utilisés par les entreprises de construction pour apporter des modifications à la portée d'un projet de construction.

Le contrôle des modifications se présente sous de nombreuses formes, mais le processus de contrôle des modifications est plus efficace lorsqu'il est exécuté avec un logiciel de gestion de projet. ProjectManager vous permet de capturer le changement dans votre projet lorsque vous le découvrez sur une liste de tâches, un tableau kanban, un diagramme de Gantt ou une feuille de calcul. Gérez ensuite ce changement avec des tableaux de bord en temps réel et des rapports instantanés. Commencez gratuitement.

Quels sont les avantages d'un contrôle des modifications bien exécuté ?

Si vous savez qu'il y aura un point (ou plusieurs points) dans votre projet qui nécessitera une décision concernant un changement important ou petit, alors il est sûr de dire qu'en tant que chef de projet, vous voudrez avoir un processus associé à cette situation pour s'assurer que le changement en vaut la chandelle. Ensuite, vous voudrez avoir un moyen de gérer le changement pour vous assurer qu'il n'a pas d'impact négatif sur le calendrier et les coûts de votre projet.

La gestion efficace du changement est cruciale pour mener à bien votre projet dans les délais et dans les limites du budget. Mais le contrôle des modifications présente également des avantages inattendus. D'une part, cela améliore le travail d'équipe. Le changement est une opportunité pour votre équipe de travailler ensemble pour déterminer comment répondre à la demande de changement. Le travail d'équipe impliqué dans le contrôle des modifications peut être une aubaine pour la productivité de l'ensemble du projet.

Le contrôle des changements renforce non seulement la capacité de votre équipe à mieux travailler ensemble, mais les effets positifs se répercutent sur l'efficacité globale. Cela va de pair avec le travail d'équipe, bien sûr. Mais plus vous impliquez votre équipe dans le contrôle du changement, plus elle devient apte à résoudre rapidement les problèmes. Cela aide au changement, bien sûr, mais rendra également votre équipe plus efficace dans toutes ses fonctions.

L'équipe n'est pas la seule bénéficiaire des points positifs liés à une bonne maîtrise des changements ; les managers sont également aidés. Le contrôle des modifications informe le chef de projet pendant la phase de planification du projet. Ils commenceront à réfléchir au changement et à la manière de mieux y répondre et tireront des enseignements de leur expérience en matière de contrôle du changement pour mettre davantage de garanties en amont dans leur planification de projets futurs.

5 étapes du processus de contrôle des modifications

En connaissant les cinq étapes du contrôle des changements et ce qu'elles impliquent, vous pouvez vous assurer que votre projet et votre organisation peuvent récolter les bénéfices et éviter les pièges d'un mauvais processus de contrôle des changements. Tout au long de ce processus, gardez à l'esprit ces deux documents clés (pour lesquels nous fournissons des modèles !) pour vous aider à gérer votre contrôle des modifications : votre journal des modifications et les formulaires de demande de modification.

1. Proposer un changement

La première chose à faire est d'identifier le changement. Cela peut provenir de n'importe quel membre de l'équipe de projet, d'une partie prenante ou même d'un client. Il doit y avoir un canal ouvert pour que ces suggestions circulent. La proposition de changement décrirait le changement et comment il profiterait au projet ou à l'organisation. S'il existe d'autres raisons pour le changement, indiquez-les sur le formulaire de demande de changement. Cela serait ensuite ajouté au journal des modifications.

2. Résumé des impacts

Une fois le changement proposé, il appartient maintenant au chef de projet de le considérer dans le contexte plus large du projet. Comment ce changement affectera-t-il un certain nombre de variables ? Certaines des choses à penser sont les coûts, et s'il y aurait des économies ou une plus grande dépense d'argent nécessaire. Quels sont les avantages de ces problèmes de coûts? Existe-t-il des contraintes légales ou réglementaires ? Quel sera l'impact du changement sur votre emploi du temps ? Aurez-vous besoin d'employer plus de ressources? Qu'en est-il des autres projets et de l'entreprise dans son ensemble ? Le changement apportera-t-il de nouveaux risques ou problèmes au projet ? Une fois que le chef de projet a effectué la diligence raisonnable, il recommande que le changement soit approuvé ou refusé.

3. Prendre une décision

Le chef de projet fait la recommandation mais n'est pas toujours l'autorité pour prendre la décision finale sur le changement. Quelle que soit cette personne ou ces personnes, le chef de projet leur présentera ses conclusions. Ensuite, la ou les personnes habilitées à prendre la décision accepteront soit le changement ; accepter le changement, mais avec des notes et des conditions ; refuser le changement ; ou différer, ce qui signifie que la modification ne sera pas reportée à ce moment-là mais sera délibérée à une date ultérieure.

4. Faites le changement

Si le changement n'est pas approuvé, c'est le statu quo en ce qui concerne la gestion du projet. Cependant, un changement qui a été accepté passe à l'étape de la planification. Vous élaborerez un plan d'action, incluant un échéancier avec des dates de début et de fin, le tout devant être approuvé par les parties prenantes du projet. Le plan doit inclure un test de régression au cas où le changement s'avérerait trop problématique pour être suivi jusqu'au bout et le projet doit revenir à son intention initiale. Une fois le plan de changement terminé, il est généralement suivi d'un post-mortem pour passer en revue les échecs et les succès.

5. Fermeture

Comme dans tout projet, la phase finale de votre plan de contrôle des changements est sa clôture. Cela inclut que la personne qui a demandé le changement supervise le livrable final et s'assure qu'elle est d'accord avec celui-ci. Une fois qu'ils ont approuvé la modification, tous les documents en suspens doivent être remplis, tels que le journal des modifications, et classés pour une utilisation future.

Exemple de processus de contrôle des modifications

Examinons un changement hypothétique dans un projet et passons en revue les cinq étapes qui font partie du processus de contrôle des changements. Prenez quelque chose d'aussi simple que peindre une maison. Le client propose un changement de couleur du blanc convenu au vert clair.

1. Le changement est effectué lors d'une réunion avec le chef de projet de construction, qui crée une proposition de changement pour capturer le changement.
2. L'équipe de construction examine ensuite l'impact que le changement de couleur aura sur le projet. Ont-ils déjà acheté la peinture blanche, la peinture verte est-elle plus chère, etc. ?
3. Après avoir étudié son impact, le chef de projet prendra une décision. Si l'avenir a un impact sur le budget, le client sera consulté.
4. Une fois que tout le monde est d'accord, le changement est effectué. La nouvelle peinture est achetée et appliquée sur la construction.
5. Le client approuve le travail de peinture et tout changement de coût, ce qui met fin à ce processus de contrôle des changements.

Modèles gratuits de contrôle des modifications

Le contrôle des changements demande beaucoup de travail. Les modèles peuvent codifier le processus de contrôle des modifications pour vous assurer que vous avez couvert toutes les bases. ProjectManager est la première source en ligne de modèles de gestion de projet, qui touche à tous les aspects de la gestion de votre travail. Mieux encore, les téléchargements sont tous gratuits. Voici quelques modèles gratuits liés au contrôle des modifications à essayer.

Modifier le modèle de formulaire de commande

Le modèle de formulaire de demande de modification gratuit pour Excel vous aide non seulement à identifier la modification de votre projet, mais également à fournir des informations détaillées pour la mettre en contexte. Par exemple, vous pouvez noter l'opportunité que le changement fournira au travail, décrire la raison du changement, combien de temps cela prendra et avoir une approbation de qui l'a demandé et autorisé.

Modèle de journal des modifications

Une fois que vous avez identifié le changement et que vous avez l'autorisation d'aller de l'avant, vous avez besoin d'un modèle qui peut suivre ce changement pour vous assurer que vous respectez le calendrier. Notre modèle de journal des modifications gratuit pour Excel contient tous les détails dont vous avez besoin pour surveiller le changement. Du type de demande à la date identifiée, de la priorité à son statut, tout est là pour votre processus de contrôle des modifications.

Modèle de tableau de bord de projet

Les gestionnaires et les parties prenantes sont intéressés par le changement que vous apportez au projet. Ils veulent s'assurer que tout se déroule comme prévu et qu'il n'y a pas d'impact négatif sur le projet. Avec notre modèle de tableau de bord de projet gratuit pour Excel, vous pouvez tenir tout le monde informé. Le modèle gratuit crée des graphiques qui affichent la charge de travail, les coûts et les mesures des tâches une fois que vous avez entré les données manuellement.

Comment ProjectManager peut-il aider votre contrôle des modifications ?

Les modèles sont un excellent moyen de démarrer votre processus de contrôle des modifications, mais les logiciels offrent bien plus. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et de travail primé qui organise les risques, les problèmes et les changements au sein d'un projet. Le contrôle des changements est vraiment un sous-projet du projet plus vaste que vous gérez. Vous avez besoin d'un logiciel avec des fonctionnalités pour capturer ce qui pourrait bénéficier d'un changement, planifier ce changement, puis le surveiller et en faire rapport. Nous pouvons faire tout cela et plus encore, sans que vous ayez à quitter notre outil.

Suivez la progression de vos modifications

Le changement se produit pour de nombreuses raisons, mais la plupart d'entre elles sont initiées par des forces externes. Garder un œil sur votre projet est un moyen de repérer les problèmes et d'y répondre avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Notre tableau de bord en temps réel suit plusieurs métriques de projet, calcule les données automatiquement et affiche les résultats dans des graphiques et des tableaux colorés. Une utilisation appropriée du tableau de bord pourrait vous donner des signes avant-coureurs de tout problème lié à votre projet.

Collaborer sur le changement et joindre des documents

Une fois que vous avez identifié le changement, l'étape suivante consiste à déterminer si ce changement vaut la peine d'être poursuivi ou non. Alors que le chef de projet collectera des données et fera une recommandation, le processus peut être facilité par notre plateforme collaborative. Chaque membre de l'équipe dispose d'un espace pour commenter et même joindre des documents et des images liés au changement. Lorsque le chef de projet a une recommandation, il peut la sauvegarder auprès des parties prenantes.

Faire des plans de gestion du changement

Si votre changement est approuvé, vient alors la planification. Nous avons un diagramme de Gantt interactif qui rassemble toutes vos tâches et les place sur une chronologie une fois que vous avez déterminé la durée de chacune. Vous pouvez ensuite lier des tâches dépendantes, définir des jalons pour diviser le projet en phases et même les attribuer à partir du Gantt. Les équipes peuvent collaborer sur leurs tâches et la progression est indiquée par l'ombrage sur la barre de durée.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui gère les modifications de projet avec des fonctionnalités qui vous aident à chaque étape du contrôle de votre projet global. Identifiez ce qui doit changer, planifiez le changement, puis suivez sa progression avec le même outil que vous utilisez déjà pour gérer le projet plus vaste. Prenez le contrôle total des modifications du projet en prenant cet essai gratuit de 30 jours.