Qu'est-ce que l'administration des contrats ? Pratiques et processus clés

Si vous avez déjà travaillé sur un projet à grande échelle, en particulier un projet de construction, vous connaissez le concept d'administration des contrats. Un employeur engage un entrepreneur pour effectuer des travaux. Les deux parties s'entendent sur la nature des travaux, leur durée et leur valeur. Ces détails sont décrits et solidifiés dans un document officiel; un contrat.

Mais que se passe-t-il exactement dans la création de ces documents ? Rédiger un contrat n'est pas aussi simple que deux parties s'assoient et discutent. L'administration du contrat nécessite autant d'attention et de soin que tout autre aspect du travail.

Qu'est-ce que l'administration des contrats ?

L'administration des contrats est le processus de création d'un contrat entre l'employeur et l'entrepreneur. Le processus se termine lorsque le contrat est convenu et que tout le monde a signé la ligne pointillée. Ces documents sont créés pour protéger les deux parties de l'accord en cas de problème ou si quelque chose doit être changé.

Ce sont le début et la fin de l'administration des contrats, mais entre les deux, il y a beaucoup de travail à faire, comme la planification, l'estimation et l'appel d'offres. La première étape consiste à comprendre les désirs et les besoins de chaque partie. Ce n'est pas une tâche simple, et cela demande du temps et des efforts. Ensuite, l'administrateur du contrat met ces souhaits, besoins, attentes, etc. sous une forme écrite facile à comprendre et à consulter.

L'administration des contrats peut être un long processus, surtout si c'est la première fois qu'un employeur et un entrepreneur travaillent ensemble. Il peut également être prolongé, car le processus de planification du projet peut nécessiter des modifications du contrat. Tous ces changements et ajustements, ainsi que les négociations initiales, les réunions et plus encore, relèvent de l'administration des contrats.

Qu'est-ce qu'un administrateur de contrat ?

Un administrateur de contrat est généralement un tiers possédant une connaissance approfondie du financement des entreprises et du droit des contrats. Un client ou un membre de l'équipe du client peut parfois agir en tant qu'administrateur du contrat, mais cela n'est pas recommandé. Lorsque tel est le cas, l'administration des contrats peut rapidement devenir unilatérale et biaisée. Cela peut conduire à l'animosité entre le propriétaire et le constructeur.

Les administrateurs de contrat sont embauchés pour agir comme « intermédiaires » pour les maîtres d'ouvrage, les entrepreneurs ou les sous-traitants afin de représenter et de communiquer leurs attentes. Ces personnes déterminent les meilleures façons de rendre les deux parties heureuses et même de négocier pour chaque partie, si nécessaire.

Les tâches d'un administrateur de contrat varient selon le contrat et le type de projet de construction. Chaque contrat aura un ensemble unique d'exigences. Le facteur constant est de définir clairement les termes du contrat et d'assurer la communication et de bonnes relations entre l'employeur et l'entrepreneur.

Quel est le rôle de l'administrateur du contrat ?

Considérez l'administrateur du contrat comme un médiateur impartial. Lors de la création d'un contrat, il peut y avoir des erreurs, des litiges et des malentendus. C'est le travail de l'administrateur du contrat de surveiller ce qui se passe et de produire la meilleure version possible du contrat.

À bien des égards, un administrateur de contrat est comme le conseiller d'un couple. Il n'est pas nécessaire qu'il y ait un problème pour que le couple bénéficie de conseils. Mais, le plus souvent, les employeurs et les entrepreneurs échangeront sur les conditions, l'approvisionnement, les prix et d'autres choses jusqu'à ce que les deux parties soient satisfaites. Avoir quelqu'un dédié à la gestion de ces discussions rend le processus plus fluide.

Voici quelques exemples de facteurs dont un administrateur de contrat sera responsable :

• Gestion des litiges
• Mise à jour des contrats
• Coordination avec différents départements, tels que l'équipe juridique
• Prendre des décisions justes et impartiales
• Analyser les risques
• Établir des normes de qualité
• Communiquer les attentes
• Organiser des réunions

Un administrateur de contrat est là pour vous faciliter la vie, créer un document plus solide et initier une relation employeur/entrepreneur solide. Ce contrat peut faire ou défaire le projet, dans son ensemble. Les problèmes de communication et les malentendus sont les principales causes d'échec d'un projet, et un excellent administrateur de contrat peut empêcher cela.

Administration des contrats vs gestion des contrats

L'administration des contrats est souvent confondue avec la gestion des contrats, mais les deux ne sont pas synonymes. L'administration du contrat est un processus qui n'a lieu qu'avant la finalisation du contrat. Une fois le contrat finalisé, la gestion du contrat commence.

Un administrateur de contrat est chargé de s'assurer que les deux parties sont satisfaites du contrat qu'elles créent ensemble. Un gestionnaire de contrat, d'autre part, traite des contrats au cours du projet lui-même. Cela prend la forme de répondre aux questions, d'apporter des changements et de régler les conflits. Ces deux rôles nécessitent des compétences différentes et sont donc deux rôles distincts.

Meilleures pratiques pour l'administration des contrats

L'administration des contrats sera différente d'un projet à l'autre, car chaque contrat aura des conditions, des accords, des objectifs, etc. différents. Néanmoins, il existe quelques règles de base qui s'appliquent à tous les types d'administration de contrat :

• Se familiariser avec le projet : Afin d'administrer le contrat, l'administrateur du contrat doit le comprendre dans le contexte du projet. Ce faisant, ils sont en mesure de répondre aux questions qui peuvent survenir de leur côté et d'ajuster leurs stratégies en fonction du type de projet, de la taille, etc. Ils sont également mieux équipés pour répondre aux questions de l'une ou l'autre des parties au contrat.
• Préparez-vous à des résultats inattendus : il y a quelques précautions supplémentaires qu'un administrateur de contrat peut prendre afin d'avoir une longueur d'avance. Un administrateur de construction doit se préparer à une situation dans laquelle un employeur ou un entrepreneur souhaite apporter des modifications importantes à un contrat. Lorsque et si cela se produit, un administrateur de contrat aura, idéalement, déjà une réponse au risque à poursuivre.
• Rester objectif : généralement, l'administrateur du contrat est un tiers, il peut donc rester totalement neutre, mais il y a des cas où il fait partie de l'équipe du client ou de l'acheteur. Lorsque c'est le cas, l'administrateur du contrat doit déployer des efforts supplémentaires pour rester totalement objectif.

Comment ProjectManager aide à l'administration des contrats

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui organise tout ce qui concerne votre projet, des contrats conclus avec les fournisseurs et les sous-traitants aux plans et rapports de projet. Avec notre logiciel puissant, les projets de construction et l'administration des contrats sont beaucoup plus faciles.

Fichiers de stockage

ProjectManager facilite le téléchargement de tous vos documents importants dans un emplacement central. Cela inclut votre contrat, dans toutes ses étapes. Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de sauter entre différents onglets et fenêtres pour se référer aux documents et correspondances clés. Après avoir téléchargé vos documents dans notre outil, vous pouvez ajouter des commentaires et marquer les utilisateurs afin qu'ils ne manquent rien.

Planifier

Lorsque tous vos documents résident au même endroit, vous pouvez également vous référer aux plans de projet, aux calendriers et plus encore au fur et à mesure de la rédaction du contrat. Un plan de projet, en particulier, contiendra des informations pertinentes à inclure dans le document final. Surveillez la progression de votre projet sur nos diagrammes de Gantt robustes et mettez à jour les contrats en conséquence, le tout à partir d'un seul outil.

Pister

Les tableaux de bord en temps réel de ProjectManager donnent aux chefs de projet de construction une vue d'ensemble des performances du projet pour s'assurer que les entrepreneurs respectent les termes et conditions des contrats. Avec nous, vous bénéficiez de fonctionnalités qui facilitent à la fois l'administration des contrats et la gestion des projets de construction.

Contenu connexe

L'administration des contrats est très importante dans différentes industries. Tant qu'il y aura des maîtres d'ouvrage, des entrepreneurs et des sous-traitants, vous aurez besoin de contrats pour gérer les projets avec succès. Voici quelques exemples de contrats couramment utilisés pour la gestion de projet.

• Contrat de remboursement des coûts
• Contrat temps et matériel
• Contrat à coût majoré
• Contrat au forfait
• Fabrication sous contrat

ProjectManager est un logiciel primé qui aide les projets à fonctionner plus efficacement. Des diagrammes de Gantt en ligne pour la planification visuelle à une plateforme collaborative qui aide les équipes à mieux travailler ensemble, tous les aspects de la gestion de votre projet sont couverts. Rejoignez les dizaines de milliers d'équipes qui utilisent déjà notre outil et profitez dès aujourd'hui de cet essai de 30 jours.