Qu'est-ce que la conception organisationnelle ? Types, principes et plus

La plupart des gens pensent que l'intégrité signifie être honnête. Bien que cela soit vrai, le mot a une autre signification qui est importante pour la gestion de projet : l'état d'être entier et indivis. Dans un sens, vous pourriez appeler la conception de l'organisation l'approche pour créer l'intégrité dans votre organisation.

Par exemple, un bâtiment qui n'a aucune intégrité ne peut pas tenir debout. De la même manière, un projet qui ne fait pas partie d'une organisation plus large peut avoir du mal à réussir. Définissons le design d'organisation et ses différents types et principes.

Qu'est-ce que la conception organisationnelle ?

La conception organisationnelle est un processus de structuration et de gestion des organisations. Il faut une approche holistique du travail effectué dans une organisation, y compris les formations d'équipe, les modèles de quart de travail, les rapports, la prise de décision, les méthodes de communication et bien plus encore. Le but de la conception organisationnelle est d'aider une organisation à exceller dans ce qu'elle fait et à atteindre ses objectifs. Cela peut signifier tout, d'une réorganisation à grande échelle à des changements subtils dans les structures et les systèmes.

La conception organisationnelle entre souvent en jeu lorsqu'une organisation grandit ou, à l'inverse, si elle se réduit. L'un ou l'autre de ces changements oblige une entreprise à réexaminer sa façon de faire des affaires. D'autres raisons qui incitent à la conception de l'organisation comprennent un changement de leadership, de stratégie ou du marché dans lequel l'organisation opère.

La raison pour laquelle la conception organisationnelle est mise en œuvre est simplement d'améliorer le fonctionnement de l'organisation. Cela peut signifier tout, de la détection des inefficacités à la prise de décisions meilleures et plus rapides. La conception organisationnelle peut améliorer la qualité des biens ou services produits par une organisation, augmenter ses profits et renforcer les relations avec sa clientèle. En interne, cela peut créer des conditions de travail plus sûres, une main-d'œuvre plus heureuse et plus motivée et mieux préparer l'entreprise aux défis futurs.

La création et la mise en œuvre de la conception de l'organisation sont considérées comme un projet, quelque chose qui réussit mieux avec un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui permet d'organiser, de surveiller et de générer des rapports sur la planification du projet. Nos diagrammes de Gantt collectent toutes vos tâches, relient les dépendances pour éviter les goulots d'étranglement et même des filtres pour le chemin critique. Vous pouvez définir une ligne de base pour suivre vos progrès réels par rapport à vos progrès prévus en temps réel afin de respecter le calendrier. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Principes de conception organisationnelle

Vous n'avez qu'une seule chance de concevoir une organisation et cela prend beaucoup de temps et d'efforts. Si vous ne faites pas les choses correctement, vous n'en récolterez pas les fruits et vous n'aurez probablement pas de seconde chance. Il est donc important de connaître les principes de la conception de l'organisation et de savoir comment se déplacer correctement dans le processus.

Chaque organisation est différente, bien sûr, mais elles partagent toutes certaines choses en commun. Bien que ces 10 principes directeurs puissent varier légèrement en fonction de ceux qui les appliquent, ils restent une feuille de route équitable pour les dirigeants qui cherchent à recalibrer leurs organisations afin d'obtenir certains des nombreux avantages possibles de la conception organisationnelle.

1. Libérez-vous du passé : L'organisation doit réfléchir à elle-même, à son objectif et à la manière dont les changements apportés à ces piliers fondamentaux affecteront les clients, les employés et les investisseurs. Lorsque vous commencez à explorer les changements, réfléchissez à la manière dont ils peuvent vous différencier de la concurrence et comment ces changements se dérouleront au cours des prochaines années.
2. Concevoir avec la connaissance de votre ADN : Afin de savoir ce qu'il faut prioriser dans la conception organisationnelle, prenez du recul et identifiez les éléments constitutifs universels de votre organisation. Toutes les organisations peuvent être divisées en éléments tangibles ou formels tels que la façon dont les décisions sont prises, la façon dont les données sont traitées et la façon dont le travail est divisé. Les entreprises ont également des éléments intangibles ou informels tels que la façon dont les gens agissent et sont inspirés pour contribuer.
3. Fixez votre structure en dernier : l'organigramme de l'entreprise peut sembler être la première étape logique, mais vous voulez créer un pont qui transportera l'organisation des anciennes méthodes vers les nouvelles méthodes. C'est une erreur commune de penser que vous pouvez simplement sauter d'une structure à une autre. Cette structure est la dernière étape après que vous ayez tout fait pour la soutenir et les changements qu'elle initiera.
4. Utilisez vos meilleurs talents : vous apportez un changement en responsabilisant les personnes de votre organisation. Ainsi, quels que soient les changements structurels que vous prévoyez d'apporter, vous souhaitez identifier les points forts de vos principaux interprètes et vous assurer qu'ils sont habilités à collaborer et à faciliter ces changements. . L'équipe de direction est responsable de la réussite de la conception de l'organisation.
5. Sachez ce que vous pouvez contrôler : Il est important d'énumérer les contraintes qui vous ralentissent en tant qu'organisation et les sacrifices que vous faites toujours. Connaissez vos limites avant toute tentative d'exécution d'une nouvelle conception d'organisation. Vous devez également être conscient des réglementations, des pénuries d'approvisionnement et de la demande des clients qui sont hors de votre contrôle, mais ne passez pas trop de temps à vous concentrer sur les choses que vous pouvez changer.
6. Promouvoir la responsabilisation : Vous voulez que chacun soit responsable de son travail, ce qui nécessite de la transparence et des communications claires, et non de la microgestion. Il s'agit probablement du changement le plus important que vous puissiez apporter à votre organisation. Si la communication circule sans entrave et que chacun assume la responsabilité de son travail, la structure que vous concevez fonctionnera mieux.
7. L'analyse comparative n'est pas aussi importante que vous le pensez : il peut y avoir des problèmes avec le suivi de ce que font les concurrents. Bien que cela puisse aider à optimiser votre conception et à révéler des problèmes cachés, cela réduit également vos capacités uniques. Il n'est pas productif de comparer votre organisation à d'autres qui pourraient avoir une proposition de valeur ou des capacités différentes. Si vous devez comparer, concentrez-vous sur certains éléments plutôt que sur l'ensemble de l'organisation.
8. La conception de l'organisation doit correspondre à l'objectif de l'entreprise : chaque organisation est différente et la bonne structure pour votre organisation ne conviendra probablement pas à une autre. Lors de la conception de l'organisation, assurez-vous qu'elle correspond à votre objectif et qu'elle est cohérente dans toute l'organisation.
9. Ne négligez pas les éléments intangibles : il est facile de se concentrer sur les éléments tangibles de la conception de l'organisation, tels que les droits de décision et l'organigramme, mais cela n'obtiendra pas les résultats souhaités. Au lieu de cela, équilibrez le tangible avec l'intangible si vous voulez faire avancer les choses. Le tangible est important mais sans aborder la façon dont les gens pensent et agissent dans cette structure, vous ne changerez rien.
10. Construisez sur vos forces : L'une des meilleures façons de mettre en œuvre une conception organisationnelle réussie est de vous appuyer sur vos forces. Souvent, la conception de l'organisation est si éloignée des valeurs fondamentales et des forces de l'organisation qu'elle est vouée à l'échec. Assurez-vous de trouver les points forts de l'organisation et de vous appuyer sur ces fondations.

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Types de conception d'organisation

Tout comme il n'y a pas un seul type d'organisation, il n'y a pas un seul type de conception d'organisation. Ces diverses structures organisationnelles constituent un cadre permettant à l'organisation de distinguer le pouvoir et l'autorité, les rôles et les responsabilités et de déterminer comment l'information circulera dans l'organisation. Examinons quelques-unes des structures de conception d'organisation les plus courantes qui prennent en charge la conception d'organisation.

Structure hiérarchique

Il s'agit d'un organigramme pyramidal partagé avec le PDG ou le responsable au sommet et chaque niveau descendant dans la chaîne de commandement jusqu'à ce que la base soit constituée d'employés débutants. Cela définit l'autorité, montre à tous ceux à qui ils rendent compte et clarifie le cheminement de carrière. Cependant, une structure hiérarchique peut ralentir l'innovation et donner à ceux qui sont à la base de la pyramide l'impression d'être en dehors du processus.

Structure fonctionnelle

Comme dans la structure hiérarchique, ceux qui ont plus d'autorité et de responsabilité sont placés en haut du tableau et il descend ensuite par responsabilité. Cependant, l'organisation est déterminée par les compétences et la fonction dans l'entreprise, chaque département étant géré de manière indépendante. Cela donne aux départements un sentiment d'autodétermination et la structure peut être facilement mise à l'échelle. Mais une structure fonctionnelle peut également créer des silos dans l'organisation et bloquer les communications interservices.

Structure horizontale ou plate

Contrairement à une structure hiérarchique, la structure horizontale est populaire auprès des startups et autres organisations dans lesquelles il n'y a pas beaucoup de distance entre la direction et les employés. Cela encourage moins de supervision et plus d'implication de tout le monde dans l'organisation. Les employés se sentent propriétaires et prennent plus de responsabilités. Il favorise la communication et accélère la livraison de nouvelles idées. Cependant, il peut y avoir un manque de supervision qui crée de la confusion et est difficile à maintenir à grande échelle.

Structure divisionnaire

Comme son nom l'indique, chaque division de l'organisation contrôle ses propres ressources comme s'il s'agissait d'une entreprise indépendante au sein d'une organisation plus vaste. Chaque division dispose de ses propres équipes marketing, commerciales et informatiques. La structure se prête aux grandes organisations et leur permet d'être plus flexibles, de répondre rapidement aux changements du marché et aux besoins des clients avec une approche personnalisée. Cela peut également créer des ressources en double, ce qui fait perdre du temps et de l'énergie. La communication peut également être difficile entre les divisions, ce qui entraîne une concurrence interne au sein de l'organisation dans son ensemble.

Structure matricielle

Cette structure en forme de grille est idéale pour les équipes interfonctionnelles créées pour servir des projets spéciaux. Cette structure permet de connecter des parties autrement disparates. La structure matricielle aide également les responsables à trouver facilement les membres de l'équipe pour le projet qu'ils dirigent et offre une vue plus dynamique de l'organisation. Les employés sont encouragés à utiliser leurs compétences au-delà de celles appliquées à leur rôle d'origine. Cela peut créer des conflits entre les responsables de différents départements.

Structure basée sur l'équipe

Comme son nom l'indique, cette structure organise les employés par équipes. Cela va à l'encontre de ce qui est considéré comme une structure hiérarchique traditionnelle et est idéal pour un environnement collaboratif axé sur la résolution de problèmes, où les employés ont plus de contrôle. Cela peut stimuler la productivité et les performances, brisant la mentalité de silo en faveur d'une plus grande transparence. Il permet également des déplacements latéraux dans l'ensemble de l'organisation et offre moins de supervision managériale. C'est un excellent choix pour la gestion de projet agile et les équipes Scrum. Cela a tendance à rendre les voies promotionnelles moins claires.

Structure du réseau

Cette structure fonctionne bien pour les organisations dont les services ne sont pas centralisés. Ils travaillent avec des fournisseurs, des sous-traitants, des indépendants, des sites hors site et des bureaux satellites. Pour mettre un peu d'ordre dans ce mélange apparemment chaotique, une structure de réseau permet d'ouvrir les communications entre les personnes impliquées sur une hiérarchie à l'ancienne. Il visualise les différentes relations sur site et hors site dans l'organisation, favorise un environnement plus flexible et aide chacun à comprendre le flux de travail afin de pouvoir collaborer plus librement. Cela peut cependant être complexe et il est difficile de savoir qui a autorité sur quoi.

Comment ProjectManager aide après la conception de l'organisation

Quel que soit le type de conception d'organisation que vous appliquez dans votre entreprise, ProjectManager est l'outil de gestion de travail et de projet dont vous aurez besoin pour connecter vos équipes hybrides et les aider à augmenter leur productivité. Nos multiples vues de projet vous permettent de travailler comme vous le souhaitez, que ce soit dans une structure hiérarchique plus traditionnelle, une structure plate et agile ou une version hybride.

Visualisez le flux de travail avec les tableaux Kanban

Nous vous avons déjà montré le diagramme de Gantt qui est idéal pour une structure hiérarchique, mais ce n'est qu'une de nos multiples vues de projet. Pour une structure plate ou en équipe, vous souhaiterez utiliser des tableaux kanban pour gérer les backlogs et planifier les sprints en collaboration. Les responsables obtiennent de la transparence dans le processus et peuvent réaffecter les ressources selon les besoins pour éviter les goulots d'étranglement et faire en sorte que les équipes travaillent à pleine capacité.

Suivez les progrès et les performances en temps réel

Il ne suffit pas d'avoir les outils pour répondre aux impératifs de la conception de votre organisation, vous devez surveiller votre travail pour vous assurer qu'il répond à vos attentes. Notre logiciel fournit des données en temps réel pour une prise de décision plus éclairée. Obtenez une vue d'ensemble avec notre tableau de bord en direct qui suit six indicateurs de projet. Aucune configuration n'est requise et le tableau de bord calcule automatiquement les données pour vous. Pour une plongée plus approfondie dans les données, il existe des rapports en un clic, qui peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir. Ensuite, partagez-le avec les parties prenantes pour les tenir à jour.

Quelle que soit la conception de l'organisation que vous utilisez, la communication est essentielle. Notre logiciel est essentiellement collaboratif, ce qui simplifie le partage de plans, de fichiers et bien plus encore. Vous pouvez commenter les tâches et être averti par e-mail et dans l'application lorsque quelque chose est mis à jour. Il existe une source unique de vérité qui permet à tout le monde de travailler ensemble et de manière productive.

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