Qu'est-ce que la planification organisationnelle en gestion de projet ?

Si vous cherchez à démarrer ou à développer une entreprise (ou simplement à maintenir une entreprise rentable), vous avez besoin d'un plan d'affaires. Mais tous les plans ne sont pas les mêmes. Si vous devez définir votre entreprise et ses objectifs, vous devez utiliser la planification organisationnelle.

Cette planification fournit une voie claire vers l'avant. Lorsque vous organisez les différents départements de votre entreprise, chacun sait quelle est sa fonction, ainsi que les tâches et les processus nécessaires pour atteindre vos objectifs commerciaux.

Qu'est-ce que la planification organisationnelle ?

La planification organisationnelle est la façon dont les propriétaires d'entreprise organisent les opérations quotidiennes d'une entreprise. Cela peut aller de choses simples, comme la raison d'être de l'entreprise, à des considérations plus complexes, comme la définition d'objectifs pour atteindre un objectif spécifique. Vous utilisez le plan d'organisation comme cadre pour créer des tâches qui, une fois exécutées, permettront à l'entreprise d'atteindre son objectif.

La planification organisationnelle est souvent utilisée pour améliorer l'activité globale d'une entreprise, mais une entreprise peut l'orienter vers sa main-d'œuvre, ses finances ou ses produits. Il existe donc différents types d'objectifs de planification organisationnelle; du développement de la main-d'œuvre et de la planification financière aux produits, services et planification de l'expansion.

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Pourquoi la planification organisationnelle est importante

Il va sans dire que mieux vous organisez votre entreprise, plus votre entreprise est performante. La planification organisationnelle est importante car elle permet aux entreprises de développer une planification efficace et d'atteindre leurs objectifs déclarés.

Avoir un plan d'organisation est également utile car une entreprise préparée réagit mieux aux changements sur le lieu de travail. De plus, la planification de l'organisation clarifie les rôles, les responsabilités et les attentes de chacun dans l'entreprise. Cela aide la direction à s'assurer qu'elle respecte les critères de référence déterminés.

Parce que la planification organisationnelle crée une structure où les relations entre les équipes et les managers sont clairement définies, elle peut également révéler où se trouvent les lacunes, les problèmes ou les responsabilités. L'entreprise peut alors résoudre ces limitations paralysantes.

Processus typiques de planification organisationnelle

Ces phases de planification organisationnelle sont définies dans ces quatre processus :

1. Planification stratégique : il s'agit de la vue d'ensemble de l'entreprise. Ici, vous définissez les objectifs de l'entreprise. Les objectifs doivent s'aligner sur la mission globale, la vision et les valeurs de l'entreprise. Ce processus implique la haute direction, bien que vous puissiez faire participer les employés à la discussion.
2. Planification tactique : Ensuite, la discussion se déplace vers la façon de mettre en œuvre le plan développé. Ce sont des objectifs à plus court terme, généralement pas plus d'un an. C'est là que la gestion intermédiaire prend le ballon, en termes de création de plans et de campagnes marketing.
3. Planification opérationnelle : Nous en arrivons maintenant aux opérations quotidiennes nécessaires à l'exécution du plan tactique. C'est ici que vous configurez les horaires de travail, les politiques, les règles et les réglementations pour les employés. Vous attribuez également des tâches spécifiques et créez un protocole de suivi du travail.
4. Planification d'urgence : Il est important d'avoir un plan de secours ou deux en cas d'événements ou de problèmes imprévus qui rendent le plan initial impossible. Passez du temps à réfléchir aux risques et aux réponses possibles. Les événements comprennent les catastrophes naturelles, les dysfonctionnements logiciels ou le départ d'un cadre supérieur de l'entreprise.

Comment faire un plan d'organisation

Les quatre phases du processus de planification organisationnelle créent un cadre, mais il existe différentes étapes lors de l'élaboration d'un plan organisationnel :

1. Commencez par les buts et les objectifs de l'entreprise : où voulez-vous être à court et à long terme ?
   Ensuite, assemblez une équipe pour diriger l'exécution, le suivi et l'avancement du plan.
2. Créez un tableau qui illustre la structure organisationnelle du plan : partagez-le avec l'ensemble de l'entreprise et tenez-le informé des progrès au fur et à mesure que vous atteignez les jalons fixés à long et à court terme.
3. Définissez les buts et les objectifs de l'entreprise : faites-en une liste détaillée pour aider chacun à comprendre les buts et les objectifs, ainsi que leur rôle dans leur réalisation.
4. Créez une liste de tâches avec des rôles pour chaque membre de votre équipe : attribuez-leur des tâches et assurez-vous que l'équipe comprend ce qu'on attend d'eux.
5. Passez en revue la situation actuelle de l'entreprise : quels processus sont en place en ce moment ? L'examen de cela permet à l'équipe de voir ce qu'elle doit faire pour atteindre les objectifs de croissance de l'entreprise.
6. Prenez ce que vous avez collecté et mettez-le dans un document : utilisez-le pour suivre les progrès lorsque vous exécutez le plan organisationnel.

Comment communiquer votre plan organisationnel à l'équipe

Une fois que vous avez créé un plan d'organisation, vous devez le communiquer à l'équipe. C'est une étape cruciale. Si vous mettez en œuvre un plan sans que tout le monde le comprenne, vous pourriez avoir des problèmes qui pourraient faire dérailler l'ensemble du plan.

Une façon de mettre tout le monde sur la même page est de convoquer une réunion à l'échelle de l'entreprise. Ayez un ordre du jour serré qui détaille le plan d'organisation et obtenez les commentaires des personnes présentes. Vous pouvez également créer une feuille et la distribuer avant ou pendant la réunion.

Si votre entreprise dispose d'un logiciel de gestion de projet, vous pouvez faire participer toute l'entreprise au plan d'organisation, attribuer des tâches et communiquer via l'outil s'ils ont des questions. Ensuite, lorsque vous mettez en œuvre le plan organisationnel, vous pouvez suivre les progrès et vous assurer que tout le monde reste en communication.

Comment ProjectManager aide à la planification organisationnelle

ProjectManager est un outil basé sur le cloud avec plusieurs vues de projet qui permettent aux responsables et à leurs équipes de choisir l'outil avec lequel ils souhaitent travailler. Peu importe ce qu'ils utilisent, les données sont partagées sur la plateforme afin que tout le monde travaille à partir des données les plus récentes.

Disposez des plans entiers sur des diagrammes de Gantt

Commencez à planifier en organisant les tâches et en ajoutant des délais. Les diagrammes de Gantt sont l'outil traditionnel pour obtenir tout votre travail sur une chronologie, mais tous les diagrammes de Gantt ne sont pas identiques. La vue de projet du diagramme de Gantt de ProjectManager vous permet de filtrer le chemin critique sans aucun calcul compliqué. Vous voyez ce qui est essentiel et ce que vous pouvez sauter si le temps et l'argent deviennent un problème.

Définir des lignes de base pour suivre les progrès

Une fois le calendrier terminé, vous pouvez définir une ligne de base. Cela capture votre effort planifié autour des tâches, du coût des ressources et plus encore. Cela signifie qu'une fois que vous avez commencé à exécuter votre plan, vous pouvez comparer l'effort réel à votre effort prévu pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie.

Obtenez des données en temps réel à partir de tableaux de bord et de rapports

Pour garder un œil sur les progrès et les performances, utilisez le tableau de bord en direct de ProjectManager. Il collecte des données, les calcule automatiquement et les affiche sous forme de graphiques et de tableaux faciles à lire. Contrairement à d'autres logiciels, vous n'avez pas besoin de configurer le tableau de bord ; il est opérationnel depuis le début.

ProjectManager est un logiciel primé qui possède tout ce dont vous avez besoin pour planifier, exécuter et suivre votre plan organisationnel. Avec les feuilles de temps, les notifications automatisées et les tableaux kanban, les managers bénéficient de la transparence et les équipes ont l'autonomie pour gérer leurs tâches. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider à planifier votre organisation et faites un essai gratuit dès aujourd'hui.