Qu'est-ce que la comptabilité de projet ? Principes, méthodes et plus

Pour respecter le budget de votre projet, vous devez suivre les coûts. La comptabilité de projet, comme la comptabilité générale, est une méthode par laquelle les chefs de projet peuvent gérer les finances du projet.

La comptabilité de projet n'est pas la même chose que d'équilibrer votre chéquier ou même de rechercher les services d'un expert-comptable car c'est unique à la gestion de projet. Voyons ce qu'est un compte de projet ainsi que ses principes et ses méthodes.

Qu'est-ce que la comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet fait référence à tous les éléments liés aux transactions financières d'un projet. Cela comprend tout, depuis les coûts du projet, la facturation et les revenus. Les chefs de projet et les comptables utilisent la comptabilité de projet lors de l'exécution de tâches financières sur des projets. La direction reçoit des rapports réguliers sur ses progrès et sur le succès ou l'échec de la comptabilité du projet.

L'utilisation de la comptabilité de projet est essentielle dans la gestion d'un budget de projet ; les chefs de projet l'utilisent pour se tenir au courant des coûts directs, des frais généraux et des revenus du projet. Tout comme un chef de projet surveille le calendrier et la portée du projet, il suit également ces transactions financières pour s'assurer qu'elles respectent le budget et effectue les ajustements nécessaires pour éviter les dépenses excessives.

Pour ce faire, un plan comptable du projet doit être créé lors de la phase de planification du projet. Le plan décrit tous les coûts et les horaires pour surveiller et suivre ces coûts pendant l'exécution du projet, y compris l'argent dépensé pour des ressources telles que l'équipe de projet, l'équipement et plus encore.

Lors de la création d'un plan de projet, vous avez besoin d'outils de gestion de projet pour organiser les coûts liés à la livraison du produit ou du service dans les délais et dans les limites du budget. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet avec des diagrammes de Gantt interactifs qui vous aident à planifier chaque étape de votre projet sur une chronologie visuelle. Il existe des fonctionnalités pour planifier et gérer les coûts et les ressources, humaines et non humaines. Définissez la ligne de base pour suivre les coûts planifiés par rapport aux coûts réels en temps réel. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Comment fonctionne la comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet fonctionne en créant un plan détaillé des coûts de votre projet et en les gérant tout au long de l'exécution du projet pour vous assurer que vous respectez votre budget. Cela se fait en surveillant les coûts du projet et en suivant l'écart entre les coûts prévus et réels.

La documentation est requise pour enregistrer les coûts du projet qui sont encourus tout au long du projet. Comme indiqué, le suivi des dépenses et des revenus réels du projet permet de les comparer aux coûts que vous avez définis dans votre plan, mais vous examinerez également les coûts futurs des calendriers de livraison contractuels et des dates d'achèvement.

La comptabilité du projet comprend la documentation de la date à laquelle les accords juridiques sont signés avec un client, le suivi des revenus générés par les accords de vente et l'identification des coûts liés à chaque phase du projet. En bref, la comptabilité du projet suit l'argent du plan de projet jusqu'à l'exécution avec une documentation détaillée et des ajustements pour vous aider à respecter votre budget.

Principes de comptabilité de projet

Comme dans toute méthode de gestion de projet, il existe des principes pour aider à initier, planifier et établir des mesures pour la comptabilité dans les projets, comment exécuter les contrats, éviter la dérive de la portée et clôturer les projets. Il existe huit grands principes de comptabilité de projet que nous avons décrits ci-dessous.

1. Principe des coûts : lors de l'enregistrement des coûts du projet, utilisez la valeur d'origine au lieu de la valeur marchande prévue. Vous voulez capturer le coût que vous avez dépensé, pas le coût potentiel.
2. Principe de correspondance : Les revenus et les dépenses doivent correspondre aux coûts appropriés au fil du temps. Lors de l'attribution des dépenses encourues lors de l'exécution du projet, faites-en la période du projet où l'équipe a encouru les dépenses.
3. Principe de consolidation : pour rendre le coût global du projet cohérent, regroupez tous les projets connexes. Accomplir cela grâce à un processus systématique de détermination des revenus et des coûts avec d'autres parties pour consolider les activités financières du projet sous un seul compte.
4. Principe de divulgation complète : Vous souhaitez enregistrer tout ce qui est important dans vos états financiers pour assurer la transparence des finances de votre projet. Cela contribue à la responsabilisation des parties prenantes du projet.
5. Principe de prudence : ce principe exige que vous indiquiez le montant des revenus et des dépenses qui représente la meilleure estimation du montant des revenus ou des coûts qui pourraient réellement survenir au cours du projet.
6. Principe de responsabilité : Assurez-vous de reconnaître tous les coûts liés aux obligations futures du projet. Cela peut inclure les pénalités contractuelles et les dommages-intérêts de liquidation associés à la rupture d'un contrat. En d'autres termes, vous êtes responsable de ces coûts s'ils encourent.
7. Principe de contrôle : Vous devez appliquer des procédures et des processus lors du suivi des activités financières du projet pour vous assurer que vous respectez les réglementations. Cela permet aux responsables de suivre les coûts réels du projet et d'ajuster les événements non récurrents pour respecter votre budget.
8. Principe d'allocation des ressources : Ce principe stipule que les ressources peuvent être allouées à plus d'un projet. Les chefs de projet peuvent allouer la même quantité de ressources à différents projets s'il y a un avantage financier et peu de risques plutôt que de continuer à réaffecter de l'argent au fil du temps dans les projets.

Comptabilité de projet vs comptabilité financière

La comptabilité de projet et la comptabilité financière plus générale partagent de nombreux points communs, mais ce n'est pas la même chose. Oui, ils traitent tous les deux des coûts et des dépenses, mais le contexte et l'exécution diffèrent suffisamment pour qu'il soit intéressant d'explorer certaines de ces différences.

Pour commencer, il existe un calendrier différent pour la comptabilité du projet et la comptabilité financière. La comptabilité de projet traite d'un projet, qui a une date de début et une date de fin. Cela signifie que le travail comptable se termine lorsque le projet est terminé. La comptabilité financière fonctionne sur des périodes tout au long de l'exercice, ce qui est différent selon les entreprises.

Le reportage est également différent. En comptabilité de projet, le reporting est basé sur les livrables. La comptabilité financière a également des rapports, seulement ils examinent d'autres aspects de la gestion d'une entreprise. Ils sont plus préoccupés par les profits et les pertes, ce qui n'a rien à voir avec la comptabilité du projet.

Il existe également des hiérarchies de coûts qui divergent. Par exemple, les hiérarchies de coûts de comptabilité de projet sont basées sur les tâches et les projets, tandis que les hiérarchies de comptabilité financière sont basées sur les départements et les centres de coûts.

L'analyse comparative est difficile à faire dans les projets mais facile dans la comptabilité financière. En fait, les niveaux de compréhension sont également différents. Les parties prenantes et les sponsors des projets ne comprennent pas souvent comment l'argent est dépensé pour les projets, mais les prêteurs sont clairs sur les principes de comptabilité financière.

Méthodes de comptabilisation des revenus de la comptabilité de projet

La reconnaissance des revenus dans la comptabilité de projet est basée sur le moment où un client doit payer, que ce soit à l'avance, au milieu du projet ou lorsque le livrable final est terminé. La comptabilisation des revenus ne compte que les revenus une fois que l'argent a été gagné. Il existe plusieurs méthodes de comptabilisation des revenus de projet, dont les plus courantes sont énumérées ci-dessous.

Base de vente

Cette méthode comptabilise les revenus une fois la vente réalisée. C'est-à-dire qu'au moment de l'achat, vous comptabilisez vos revenus. Cela peut être fait en espèces ou à crédit lors de la livraison de biens ou de services. Ceci est courant dans les magasins de détail, mais peut également s'appliquer aux livrables du projet.

Versement

Le plan de versement est familier à toute personne qui détient une hypothèque ou qui a acheté de grosses machines et l'a payée sur une période de temps. Il y a un risque impliqué car il n'est pas certain que le paiement sera effectué régulièrement. Cette méthode signifie que vous comptabilisez les revenus au fur et à mesure qu'ils sont générés, sous la forme d'un pourcentage des revenus totaux. Cela pourrait être sur une période de plusieurs mois, voire plusieurs années.

Pourcentage d'achèvement

Cette méthode est souvent utilisée pour les projets de grande envergure ou à long terme. Il permet à une entreprise de comptabiliser les revenus par étapes qui indiquent l'avancement du projet. Les contrats pour cette méthode sont détaillés pour indiquer clairement quand la comptabilisation des produits a lieu. Cela vous permet de comptabiliser les revenus au fur et à mesure qu'ils arrivent au lieu d'attendre la fin d'un long projet.

Contrat complété

Ici, vous réalisez des revenus une fois que tout a été livré et que les parties prenantes ou les clients sont satisfaits. Cela se trouve principalement avec des projets à court terme ou lorsqu'une garantie prolongée est impliquée. Elle peut également devenir une méthode par défaut lorsque d'autres, telles que la méthode du pourcentage d'achèvement, échouent en raison d'un manque de clarté.

Recouvrement des coûts

Lorsque vous ne pouvez pas estimer le coût des biens et services dans le contrat, cela s'appelle la recouvrabilité des coûts. Une approche plus conservatrice de la comptabilisation des revenus ne se concrétise qu'après avoir recouplé tous les coûts associés au projet.

Le rôle du comptable du projet

La comptabilité du projet est généralement effectuée par le chef de projet et le comptable du projet, en fonction de la taille du projet et de l'organisation qui héberge le projet. Les comptables de projet sont chargés de surveiller le processus du projet, de suivre les écarts et d'approuver les dépenses.

Les comptables du projet s'assurent également que la facturation du projet est effectuée correctement et livrée aux clients et s'assure que les paiements sont reçus. Ils sont souvent chargés des rapports sur le projet et du maintien de tous les revenus et dépenses pertinents pour le projet tout en supervisant les dossiers et les contrats du projet pour s'assurer qu'ils sont suivis.

De plus, les comptables du projet examinent les processus de gestion des comptes et travaillent avec les auditeurs. Il est de la responsabilité du comptable du projet de développer des systèmes financiers avec l'équipe informatique afin d'être plus conviviaux.

Avantages de la comptabilité de projet

L'importance de la comptabilité du projet est claire; le coût représente un tiers de la triple contrainte et la gestion de ces finances est la clé de la réussite d'un projet. Savoir combien vous dépensez vous aidera à respecter votre budget, par conséquent, comprendre le flux de travail de vos coûts est essentiel pour les contrôler. Voici quelques autres avantages de la comptabilité de projet.

• Obtenez des informations sur les coûts, les offres et la portée des nouveaux projets
• Améliore la gestion des ressources
• Tenez-vous au courant de l'avancement et de la rentabilité du projet
• Aide à identifier les problèmes avec les projets pour répondre rapidement
• Éduque l'équipe de projet sur le coût et la rentabilité du projet
• Améliore la gestion financière de l'organisation
• Réduit les risques et améliore la gestion globale du projet

Comment ProjectManager aide à la comptabilité de projet

Les avantages de la comptabilité de projet sont clairs, mais beaucoup ne peuvent être obtenus sans les outils appropriés. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet qui capture des données en temps réel pour une prise de décision plus éclairée. Organisez les coûts et les ressources et surveillez-les en temps réel pour mieux gérer votre budget et assurer le succès de vos parties prenantes.

Rationalisez le paiement et le suivi du temps

Utilisez nos feuilles de temps pour vous aider à gérer vos ressources. Une fois qu'une feuille de temps est soumise, elle est verrouillée jusqu'à ce qu'un responsable autorisé puisse donner son approbation. Il suit également qui travaille sur quoi et présente les tâches en suspens et la charge de travail globale. Vous pouvez voir qui est occupé et qui a la capacité d'effectuer plus de tâches, ce qui est important pour la planification de la capacité et le suivi des dépenses.

Obtenez une vue d'ensemble des coûts et plus encore

Alors que les outils logiciels légers nécessitent une configuration manuelle du tableau de bord, le nôtre est prêt à fonctionner quand vous l'êtes. Il capture et calcule automatiquement les données du projet qui sont affichées dans des graphiques et des tableaux colorés. Vous pouvez suivre les coûts en temps réel avec cinq autres mesures de projet. Pour des données plus détaillées, utilisez nos rapports en un clic sur les feuilles de temps, les coûts et plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir et facilement partagés avec les parties prenantes pour les tenir à jour.

ProjectManager vous permet de faire un plan de gestion des coûts, d'organiser les tâches, les ressources et plus encore. Vous pouvez définir votre budget et le suivre en temps réel, en créant des rapports détaillés pour vous aider à respecter les délais et le budget. Tous vos besoins en matière de comptabilité de projet sont intégrés à notre myriade de fonctionnalités qui vous aident à planifier, surveiller et rendre compte de chaque aspect de votre projet. Prenez en compte votre projet avec le seul outil de gestion de projet dont vous aurez besoin.

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé pour les équipes hybrides. Notre plateforme collaborative vous aide à mieux travailler ensemble, peu importe où, quand et quel service. Il existe une seule source de vérité qui maintient tout le monde sur la même longueur d'onde. Rejoignez les dizaines de milliers d'équipes qui utilisent notre outil pour assurer le succès d'organisations aussi variées que la NASA, Siemens et Nestlé. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.