Qu'est-ce que la collaboration de projet ? Outils et astuces pour la collaboration en équipe

Qu'est-ce que la collaboration de projet ?

La collaboration de projet est une méthode par laquelle les équipes et les chefs d'équipe planifient, coordonnent, contrôlent et surveillent le projet sur lequel ils travaillent. Ce processus de gestion de projet collaboratif fonctionne au-delà des frontières départementales, d'entreprise et nationales et aide particulièrement les projets à mesure qu'ils gagnent en complexité.

Avec la tendance aux équipes distantes et au déplacement des données vers des serveurs cloud, la collaboration de projet, qui a toujours été à la base d'une gestion de projet efficace, est devenue encore plus un mot à la mode. Mais que signifie la collaboration de projet ? Simplement, collaborer signifie travailler ensemble vers un objectif commun. Cela ressemble à du travail de projet, non ? Eh bien, pas tout à fait.

La collaboration est un mot à la mode depuis plusieurs années, car les organisations se rendent compte qu'une collaboration d'équipe efficace est la clé de l'innovation. De nouvelles méthodes de gestion de projet ont émergé pour étendre le sens de la collaboration d'équipe du simple fait de travailler ensemble à une fonction plus complexe d'interrelations entre diverses équipes de projet pour réaliser de nouvelles idées, des pratiques innovantes et obtenir des résultats supérieurs. Ces méthodes incluent des pratiques et des outils de collaboration de projet qui favorisent la communication, le partage d'idées et la transparence pour les équipes locales et distantes.

Pourquoi la collaboration de projet est-elle importante pour la gestion de projet ?

Pour comprendre la collaboration de projet en ce qui concerne la gestion de projet, nous devons d'abord avoir une idée précise de ce qu'est la gestion de projet. La gestion de projet traditionnelle est le processus par lequel un chef de projet, avec son équipe de projet, planifie, surveille et rend compte de la réalisation d'un projet sur une période de temps définie connue sous le nom de calendrier de projet.

En tant que chef de projet, vous souhaitez encourager la collaboration entre les membres de votre équipe, car c'est bon pour le projet et bon pour votre équipe de projet. Oui, c'est vous qui contrôlez le processus de prise de décision, mais il est également important de créer un environnement de projet collaboratif pour les membres de votre équipe afin qu'ils puissent travailler ensemble pour accomplir les tâches et les livrables.

Pour ce faire, les chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités de gestion des tâches et de collaboration d'équipe. Examinons les outils de collaboration de projet les plus populaires et comment les utiliser pour gérer vos équipes.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui connecte les équipes en temps réel. Avec plusieurs vues de projet, les membres de l'équipe peuvent travailler comme ils le souhaitent et les chefs de projet obtiennent la transparence dont ils ont besoin pour éviter qu'ils ne soient bloqués. Les tableaux Kanban sont des outils de flux de travail visuels qui permettent aux membres de l'équipe de gérer leur travail et aux chefs de projet de les faire travailler sans retards coûteux. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement.

Outils de collaboration de projet

Les outils de collaboration de projet peuvent être simplement définis comme l'ensemble des fonctionnalités, applications et plates-formes logicielles de gestion des tâches, de communication d'équipe et de gestion des ressources qui permettent aux chefs de projet de gérer le flux de travail de leurs équipes.

Tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont des outils de gestion des tâches qui permettent la collaboration d'équipe en visualisant le flux de travail. Cet outil de collaboration en ligne décompose le cycle du projet en colonnes sous lesquelles les tâches sont représentées sous forme de chariots.

Un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud donne aux responsables une fenêtre en temps réel sur le travail des membres de leur équipe, où qu'ils se trouvent, et les aide à détecter les goulots d'étranglement, qu'ils peuvent ensuite résoudre rapidement en réaffectant les ressources. Les équipes sont quant à elles capables de gérer leur backlog et de collaborer lors de la planification de sprints agiles.

Les diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont la base de la gestion de projet traditionnelle. Les chefs de projet les utilisent pour organiser les tâches, lier les dépendances et définir des jalons lors de la création du calendrier du projet. Certains logiciels de gestion de projet vont encore plus loin, permettant de filtrer le chemin critique et de définir une ligne de base pour suivre la variance du projet lors de l'exécution du plan de projet.

Avoir plusieurs vues de projet qui permettent aux chefs de projet de planifier à l'avance avec des diagrammes de Gantt, puis de permettre aux équipes de travailler comme elles le souhaitent, que ce soit sur des tableaux kanban, des listes de tâches ou des calendriers, crée un pont qui relie les équipes hybrides et donne à chacun les outils dont il a besoin pour obtenir leur travail accompli.

Calendrier du projet

Un calendrier de projet met en évidence toutes les dates importantes d'un projet. Il peut également être utilisé pour gérer son propre travail et ses échéances personnelles. Lorsque le calendrier du projet est partagé, tout le monde peut avoir une vue d'ensemble et rester sur la même page sans réunions, e-mails et autres distractions les empêchant d'être productifs.

Fonctionnalités de collaboration d'équipe

Il existe d'autres fonctionnalités de collaboration d'équipe qui connectent un membre de l'équipe à un autre, qu'ils soient dans le même bureau, service ou même niveau de compétences. La gestion des documents permet aux équipes hybrides de partager des documents et de travailler dessus en collaboration. Ils doivent également pouvoir partager des fichiers, idéalement en les joignant à la tâche sur laquelle ils travaillent.

La communication est la clé de la collaboration. Les appels vidéo, le chat et les commentaires sur les tâches livrés en temps réel créent une plateforme collaborative virtuelle qui connecte les équipes hybrides et favorise une plus grande productivité. Avoir des notifications par e-mail ou, mieux encore, dans l'application pour vous tenir au courant sans avoir à quitter vos outils de gestion de projet est également un plus.

Conseils pour améliorer la collaboration en équipe

La collaboration ne se fait pas par hasard. Que les membres de votre équipe soient tous réunis dans le même bureau ou qu'ils travaillent à distance sur plusieurs fuseaux horaires, faire travailler un groupe comme un seul prend du temps et de la pratique. Il existe des moyens de faciliter la collaboration en équipe. Voici quelques choses que vous pouvez essayer.

1. Activités de renforcement d'équipe

Il existe des activités de team building qui accélèrent la création de liens entre les membres de l'équipe. Celles-ci peuvent être aussi simples que d'emmener tout le monde déjeuner ou de participer à des jeux plus structurés, tels que des charades, des sports, etc. Quoi que vous choisissiez de faire, cela devrait être fait avant le projet pour commencer à constituer des équipes plus collaboratives.

2. Concentrez-vous sur la communication d'équipe

La communication est le ciment qui maintient ensemble tout environnement collaboratif. Qu'il s'agisse de réunions régulières, de la mise en place d'un outil de chat en temps réel ou même d'un babillard électronique, il doit y avoir un moyen de diffuser rapidement les informations à tout le monde et également de recueillir les commentaires des membres de l'équipe.

3. Équipez votre équipe des bons outils de gestion des tâches

La gestion des tâches permet aux équipes de travailler non seulement en collaboration, mais de manière plus productive. Il est préférable d'avoir une multitude d'outils à partir desquels votre équipe peut utiliser, tels que des tableaux kanban, des listes de tâches, etc. Si toutes ces vues de projet sont mises à jour avec les mêmes données en temps réel, cela permet à chacun de mieux travailler ensemble avec les outils. avec lesquels ils sont le plus à l'aise.

4. Gérez le flux de travail des membres de votre équipe

Le flux de travail est essentiel à la productivité et fonctionne main dans la main avec les outils de gestion des tâches. Avoir un outil de gestion des tâches comme un tableau kanban favorise la collaboration d'équipe et donne aux chefs de projet la transparence de leur processus. Cela permet aux membres de l'équipe de travailler comme ils le souhaitent, en gérant leur flux de travail, tandis que les chefs de projet obtiennent une visibilité sur leur travail pour s'assurer qu'ils disposent des ressources dont ils ont besoin pour travailler à pleine capacité.

Où se fait la collaboration de projet ?

Où se déroule la collaboration de projet ? La réponse courte est n'importe où. Tant qu'il y a plus d'une personne dans l'équipe de projet, la gestion de projet collaborative peut exister et même prospérer. Mais les équipes de projet étant de plus en plus réparties au-delà des frontières, les outils de collaboration de projet en ligne sont essentiels pour les équipes distantes.

Désormais, les équipes peuvent facilement partager des fichiers en temps réel, se rencontrer, discuter et même travailler sur la suppression d'éléments de leurs listes de tâches, le tout dans un espace virtuel partagé. Mais il est important de se rappeler que la qualité de vos outils de gestion de projet collaboratif dépend de votre style managérial. La collaboration d'équipe ne peut pas être automatisée.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de projet collaboratif ?

Considérez la collaboration comme le tout étant meilleur que la somme de ses parties. Si vous avez réuni une équipe de projet solide, un environnement de gestion de projet collaboratif ne fera qu'améliorer leur productivité. Certains des avantages du logiciel de collaboration de projet sont inclus ci-dessous.

• Augmente la productivité : les outils de collaboration de projet permettent aux chefs de projet de répartir équitablement les tâches entre les membres de l'équipe, plutôt que d'alourdir un membre de l'équipe avec trop de travail. Une bonne gestion des tâches donne plus de temps aux équipes, ce qui facilite la collaboration en équipe.
• Meilleure résolution des problèmes : donner aux membres de l'équipe les outils de collaboration du projet pour partager des fichiers et communiquer en temps réel leur permet de travailler ensemble pour résoudre les problèmes.
• Améliore la communication d'équipe : les lignes de communication qui nécessitent un entretien constant ou une mauvaise direction peuvent détourner un projet. Les outils de collaboration de projet facilitent une communication claire entre les membres de votre équipe de projet et fournissent une solution pour communiquer efficacement entre les équipes même distantes.
• Idéal pour les équipes distantes : L'un des coûts les plus importants de toute organisation est la location ou l'achat d'un bureau physique dans lequel tout le monde peut travailler. Cependant, avec les outils de collaboration de projet en ligne, les équipes distantes peuvent collaborer en temps réel.
• Facilite la constitution d'équipe : en favorisant la collaboration en équipe, vous ne construisez pas seulement des relations, mais vous créez une loyauté qui aide à créer un environnement de gestion de projet collaboratif.

Comment créer un environnement de gestion de projet collaboratif

D'accord, vous êtes dans le train de la collaboration d'équipe. Mais plutôt que d'en parler du bout des lèvres, que pouvez-vous faire pour cultiver un climat de gestion de projet collaboratif dans votre entreprise ? Bien que les avantages de la collaboration de projet soient clairs, leur mise en œuvre peut être difficile, surtout si vous gérez des équipes distantes. Voici quelques choses que vous pouvez faire pour donner à la collaboration de projet un bon départ dans votre organisation.

• Utilisez les outils de collaboration de projet : les vieilles habitudes ont la vie dure, mais vous devez amener votre équipe à s'éloigner des anciennes méthodes de communication, comme les e-mails, et à se familiariser avec un logiciel de gestion de projet plus interactif et collaboratif.
• Communiquer : En tant que chef de projet, vous savez qu'une bonne communication est la base de tout, donc cela va de pair avec la mise en place d'un environnement collaboratif. Non seulement vous devez communiquer correctement, mais vous devez également donner à votre équipe de projet les outils de collaboration nécessaires pour le faire.
• Formez votre équipe de projet : comme pour apprendre quelque chose de nouveau, vous avez besoin de conseils et d'orientation. Organisez une session de formation pour votre équipe afin de leur apprendre à utiliser et pourquoi ils ont besoin d'outils de gestion de projet en ligne qui rendent possible la collaboration de projet.
• Partager : c'est la raison d'être de la collaboration, et cela ne fonctionnera que si vous brisez les murs virtuels qui séparaient les membres de l'équipe dans le passé. Par exemple, partagez vos calendriers, de cette façon tout le monde est sur la même page avec les échéances, les réunions, etc.
• Check-in : Lorsque vous dirigez un projet, vous ne définissez pas le chemin et ne le laissez pas suivre son cours. Il en va de même pour la mise en œuvre de la collaboration d'équipe. C'est pourquoi vous devez les surveiller et avoir des réunions régulières avec eux pour répondre aux questions et suivre leurs progrès.

Bien, tu l'as maintenant. La collaboration de projet est une chose réelle et elle fonctionne main dans la main avec la gestion de projet. Si vous dirigez un projet, vous souhaitez disposer de tous les outils de collaboration d'équipe disponibles. Lorsqu'il s'agit de planifier, de surveiller et de créer des rapports en temps réel sur un réseau collaboratif en ligne, vous voudrez alors utiliser ProjectManager. Pour voir comment cela peut vous aider à mieux faire votre travail, profitez de notre essai gratuit de 30 jours.