Gestion des feuilles de temps : comment créer et gérer des feuilles de temps

La gestion des feuilles de temps est un élément essentiel de la gestion des ressources humaines et de l'entreprise. La gestion du temps est également essentielle à la gestion de projet. Quel que soit le type de travail que vous effectuez, s'il y a des équipes ou des employés, vous avez besoin d'une feuille de temps pour le suivi du temps et le suivi des dépenses.

L'utilisation d'une feuille de temps des employés n'est qu'une partie de la gestion des feuilles de temps. Avant d'aborder la gestion des feuilles de temps et le logiciel de gestion des feuilles de temps qui peut vous aider à le faire plus efficacement, définissons certains des termes pour mieux comprendre la gestion des feuilles de temps.

Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?

Une feuille de temps est un document physique ou électronique utilisé par un employeur pour suivre le temps d'un employé sur une période donnée. Il est généralement présenté dans un tableau de données qui enregistre le temps qu'un employé a passé sur des tâches, des projets ou des clients. Alors que les feuilles de temps étaient à l'origine des documents papier, elles sont maintenant presque exclusivement utilisées dans des feuilles de calcul ou des outils numériques.

Les feuilles de temps ont plusieurs objectifs. Ils permettent à une entreprise de calculer avec précision le temps que ses employés consacrent à leurs tâches. Les feuilles de temps instruisent également la paie dans le processus de rémunération de ces travailleurs pour leur travail. Mais les entreprises bénéficient également des feuilles de temps car elles les aident à respecter les délais, à respecter leur budget et à gérer leur temps plus efficacement.

Qu'est-ce que la gestion des feuilles de temps ?

Les feuilles de temps enregistrent les heures de travail que les employés ont consacrées à leurs tâches. Mais les feuilles de temps en elles-mêmes ne sont que si puissantes pour aider une entreprise à mieux fonctionner. Pour cela, les feuilles de temps doivent être intégrées à la gestion des feuilles de temps.

La gestion des feuilles de temps consiste à surveiller les feuilles de temps des employés et à les analyser à des fins de suivi du temps. Ceci est réalisé grâce au logiciel de feuille de temps numérisé et automatisé qui augmente l'efficacité en connectant les équipes aux managers.

ProjectManager est un logiciel de gestion des feuilles de temps primé avec des feuilles de temps sécurisées qui rationalisent le processus de paie et permettent aux responsables de suivre le temps que leurs équipes consacrent aux tâches. La configuration des feuilles de temps est facile. Vous pouvez ajouter des tâches directement à partir de différents projets, copier la feuille de temps de la semaine précédente ou remplir automatiquement les feuilles de temps. Les feuilles de temps sont verrouillées en toute sécurité lorsqu'elles sont soumises à l'approbation des administrateurs, qui peuvent approuver et également suivre le temps pour s'assurer que le travail est effectué comme prévu. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Pourquoi la gestion des feuilles de temps est-elle importante ?

La gestion des feuilles de temps est importante pour les employés comme pour les employeurs. Les employés reçoivent un salaire précis et régulier. S'ils utilisent un outil numérique de gestion des feuilles de temps, ils gagnent également en efficacité car ils n'ont pas à perdre un temps précieux à remplir manuellement leurs feuilles de temps.

Pour les employeurs, les avantages sont nombreux. D'une part, la gestion des feuilles de temps peut aider à réduire le temps perdu en permettant aux employeurs d'identifier les endroits où les employés ne travaillent pas de manière productive. Ils peuvent alors être plus sélectifs sur les tâches à attribuer et sur la façon de s'assurer que les tâches qui leur sont attribuées sont optimisées.

Les employés apprécient la simplicité de la gestion des feuilles de temps et le sentiment est partagé par les ressources humaines (RH). Le service RH obtient les informations dont il a besoin pour calculer rapidement et facilement la paie des employés et gérer les PTO.

Lorsqu'une entreprise facture à l'heure, la gestion des feuilles de temps garantit l'exactitude de sa facturation. Si vous n'enregistrez pas les heures travaillées, il est impossible de facturer les clients, surtout si vous faites appel à des pigistes. La gestion des feuilles de temps suit non seulement ces heures, mais vous rend responsable lorsque vous montrez aux clients où est allé leur argent.

En termes de gestion de projet, l'importance est également multiple. Par exemple, vous pouvez suivre les performances et identifier qui travaille le plus efficacement, ce qui peut aider à faire des affectations pour les membres les plus productifs de votre équipe. De plus, vous pouvez voir qui travaille sur quoi, qui est disponible et où en sont les membres de l'équipe dans l'accomplissement de leurs tâches.

La gestion des feuilles de temps aide également à gérer les coûts estimés des projets. L'utilisation des informations ci-dessus sur les performances de l'équipe permet aux responsables de faire des estimations de coûts plus précises lors du démarrage d'un budget pour un nouveau projet.

Étapes de gestion des feuilles de temps

Il existe un processus de gestion des feuilles de temps. Ces étapes de gestion des feuilles de temps sont applicables aux feuilles de temps papier, aux feuilles de temps électroniques et aux logiciels de feuilles de temps. Quel que soit le type de feuille de temps que vous utilisez, la gestion des feuilles de temps vous permet de tirer le meilleur parti de vos feuilles de temps. Commencez par suivre ces étapes.

1. Attribuez du travail aux membres de votre équipe

Commencez par regarder votre emploi du temps et les heures disponibles de votre équipe. Si vous avez des profils sur chaque membre de l'équipe, cela vous aidera à identifier rapidement la meilleure personne pour le poste et, si elle est libre, à lui attribuer des tâches pour la semaine. Assurez-vous de calculer les heures attribuées pour éviter les heures supplémentaires.

2. Gardez une trace du temps qu'ils passent sur les tâches

Une fois que tout le monde a ses devoirs, vous voudrez commencer à suivre le temps de ses activités. Cela permet aux gestionnaires de surveiller leur travail et de s'assurer qu'ils se déroulent dans les délais. Selon le type de feuille de temps que vous utilisez, cela peut être fait automatiquement ou devra être ajouté manuellement à la feuille de temps.

3. Examiner leurs soumissions de feuille de temps

Les feuilles de temps doivent être sécurisées, c'est pourquoi un logiciel de gestion des feuilles de temps est préférable. Il dispose des outils nécessaires pour verrouiller une feuille de temps une fois soumise, qui ne peut alors être ouverte que par un approbateur de feuille de temps autorisé. Cette personne examinera la feuille de temps et s'assurera qu'elle a été remplie correctement.

4. Approuver les feuilles de temps pour le traitement de la paie

Si la feuille de temps est correcte, elle sera soumise à la paie. Encore une fois, si vous utilisez un logiciel de gestion des feuilles de temps, cette feuille de temps individuelle que vous approuvez sera verrouillée pour assurer la sécurité lors de sa transmission à la paie afin d'éviter toute falsification. La paie traitera alors la feuille de temps.

5. Enregistrer les feuilles de temps pour référence future

Toutes les feuilles de temps doivent être archivées pour plusieurs raisons. Premièrement, la direction voudra avoir un enregistrement de la paie de ses employés en cas de litige, puis la feuille de temps pourra être récupérée et examinée pour résoudre tout problème. Deuxièmement, comme indiqué, les anciennes feuilles de temps sont précieuses en tant que données historiques lors de la recherche de coûts pour de futurs projets.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des feuilles de temps ?

Nous avons mentionné plusieurs fois le logiciel de gestion des feuilles de temps, mais nous ne l'avons pas défini. Le logiciel de gestion des feuilles de temps est un outil numérique qui contrôle le processus de feuille de temps, tout en le surveillant et en l'analysant pour trouver des moyens de travailler plus efficacement.

Contrairement aux feuilles de temps papier ou même aux feuilles de calcul électroniques, les logiciels de gestion des feuilles de temps donnent aux employés plus de temps libre pour se concentrer sur leur travail et ne pas avoir à faire autant de paperasse. Bien qu'il offre à leurs employeurs une fenêtre sur leur productivité pour les aider à mieux gérer les travailleurs.

Ce ne sont que les grandes lignes. Le logiciel de gestion des feuilles de temps améliore le traitement de la paie en suivant le flux de travail pour l'approbation de la paie. Il garantit également l'exactitude des données pour éviter toute erreur dans la paie et, en même temps, assure le bon déroulement du processus de paie.

Il peut être un outil de gestion du travail en aidant les managers à enregistrer les dates de début et les dates de fin des tâches qu'ils assignent à leurs équipes. Cela permet aux managers de voir quelles tâches prennent plus de temps à accomplir que les autres. À partir de ces informations, ils peuvent identifier les goulots d'étranglement et autres problèmes qui retardent le travail et les résoudre.

Le logiciel de gestion des feuilles de temps sert également de suivi du temps des employés, comme indiqué ci-dessus. Une fois que vous avez établi l'horaire des employés, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des feuilles de temps pour suivre le temps qu'il leur faut pour accomplir leurs tâches. Cela aidera les gestionnaires à suivre les progrès et à allouer les ressources nécessaires pour rester sur la bonne voie.

Si votre temps est réparti et que vous gérez des employés distants, un logiciel de gestion des feuilles de temps est essentiel car il assure la responsabilisation. Lorsque les managers ne sont pas dans le même bureau que leurs employés, ils peuvent toujours surveiller le travail de leur équipe via des feuilles de temps. Cela garantit que tout le monde travaille à pleine capacité et respecte le calendrier du projet.

ProjectManager est un outil de gestion des feuilles de temps

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé doté de fonctionnalités de gestion des feuilles de temps et d'un suivi des feuilles de temps. Notre logiciel de feuille de temps en ligne vous aide à suivre les tâches de projet de votre équipe, qu'elles se trouvent dans le même bâtiment, sur le chantier ou à domicile. Utilisez nos feuilles de temps sécurisées pour ajouter de l'efficacité à votre processus de paie et obtenez des fonctionnalités de suivi du temps pour garder votre projet sur la bonne voie. Nos feuilles de temps s'intègrent parfaitement à toutes nos autres fonctionnalités de gestion de projet pour fournir aux utilisateurs tous les outils dont ils ont besoin pour gérer la paie et les projets.

Utiliser plusieurs outils de gestion de tâches

Les feuilles de temps sont également un outil de gestion des tâches, mais ce n'est qu'un des nombreux outils de notre logiciel. Nous avons plusieurs vues de projet, telles que des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des listes de tâches et plus encore, qui utilisent toutes des cartes de tâches robustes. Chaque carte de tâche suit les progrès, définit la priorité et ajoute des balises pour les rendre plus faciles à découvrir. Vous pouvez commenter et ajouter des fichiers pour favoriser la collaboration. Une autre fonctionnalité est l'automatisation du flux de travail pour éviter les tâches fastidieuses, tandis que les paramètres d'approbation des tâches garantissent que seuls les livrables de qualité avancent. Une page récapitulative affiche toutes vos tâches en un seul endroit, y compris un tableau de charge de travail et plus encore.

Obtenez un suivi en temps réel avec des tableaux de bord et des rapports de projet

Les feuilles de temps fournissent une fenêtre sur les tâches de votre équipe et leur pourcentage d'achèvement. Mais ce n'est qu'un des outils de suivi de notre logiciel. Utilisez le tableau de bord en temps réel pour une vue d'ensemble de haut niveau. C'est comme un rapport d'état quand vous le souhaitez, indiquant le temps, le coût, la charge de travail et plus encore dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Contrairement aux outils légers, il n'y a pas de configuration fastidieuse. C'est prêt quand vous l'êtes. Lorsque vous souhaitez obtenir des données plus détaillées, utilisez nos rapports personnalisables. Vous pouvez générer rapidement des rapports sur les feuilles de temps, l'état du portefeuille et plus encore. Chacun peut être filtré pour afficher uniquement les données que vous souhaitez voir, puis partagé dans une variété de formats pour mettre à jour les parties prenantes.

Notre outil va bien au-delà de la simple gestion dynamique des feuilles de temps. Il existe des outils de gestion des risques pour identifier et suivre les problèmes et des fonctionnalités de gestion des ressources qui vous aident à définir la disponibilité de l'équipe et à équilibrer leur charge de travail pour les maintenir productifs. Notre plateforme collaborative connecte les équipes où et quand elles travaillent et permet aux managers de suivre leurs progrès et leurs performances en temps réel. Pourquoi se contenter d'un outil de gestion des feuilles de temps alors que vous pouvez disposer d'une solution de gestion de projet entièrement chargée ?

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui aide les équipes à planifier, gérer et suivre leur travail en temps réel. Obtenez toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer vos projets et des outils de gestion des feuilles de temps qui permettent à vos processus de paie d'avancer sans encombre. Rejoignez des équipes d'entreprises aussi variées qu'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.