Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ? 5 conseils pour un meilleur système de flux de travail

La planification d'un projet, la mise en place d'un calendrier et la constitution d'une équipe qualifiée ne font que préparer le terrain pour un travail productif. Pour vous assurer que tout le monde travaille à pleine capacité et fait avancer les choses, vous devez mettre en œuvre la gestion des flux de travail.

Si vous souhaitez gérer le travail de manière efficace et efficiente, vous devez comprendre les outils de flux de travail, tels que les logiciels de gestion de flux de travail, et configurer un système de flux de travail qui vous permet de continuer à améliorer le processus de flux de travail.

Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?

La gestion des flux de travail consiste à identifier, organiser et coordonner les tâches qui mènent à un livrable spécifique pour optimiser et automatiser les processus. Cela augmente les sorties, élimine les redondances et réduit les erreurs.

Les tâches, les personnes, les systèmes et les machines peuvent tous être inclus dans un workflow. La coordination de ces éléments est cruciale pour éviter les goulots d'étranglement. Un goulot d'étranglement arrête ou ralentit la production et sauvegarde tout ce qui le précède.

En général, un flux de travail peut être décomposé en trois composants principaux :

• Il existe des étapes ou des tâches prédéfinies, qui expliquent ce qui se passe à chaque étape jusqu'à la fin. Ces étapes peuvent être linéaires, ramifiées ou un mélange des deux.
• Dans le cadre d'un processus de workflow, les parties prenantes sont les personnes de l'équipe qui sont responsables de l'exécution des tâches. Ils peuvent être affectés à une tâche ou à l'ensemble du flux de travail.
• Enfin, il y a les conditions, qui sont les règles du workflow. Ils définissent quand une tâche est terminée et qu'une autre peut commencer.

Gestion de flux de travail vs gestion de projet

La gestion des flux de travail fait partie de la gestion de projet, mais ce ne sont pas des termes interchangeables. La gestion de projet se fait sur une durée déterminée qui se termine par un livrable, soit un produit ou un service. La gestion des flux de travail, quant à elle, optimise une séquence de tâches ou de processus nécessaires pour accomplir une tâche.

Cela ne signifie pas que les deux sont complètement différents - en fait, les deux sont complémentaires l'un de l'autre. Les deux servent à produire un résultat spécifique. Le flux de travail fait partie de tout projet, et sans gestion du flux de travail pour assurer le bon déroulement de ce processus, les projets prendront du retard et les coûts augmenteront.

Bien qu'il existe des similitudes entre la gestion des flux de travail et la gestion de projet, il existe également des différences. Les projets se terminent, mais le flux de travail se répète, car il s'agit d'une fonction au sein d'une organisation. Il peut même s'agir d'un processus autonome, comme la création de documentation ou la planification de rendez-vous.

Les projets concernent les plans, la supervision des processus et des équipes et la gestion des tâches, tandis que les flux de travail se concentrent au niveau des tâches, connectant les tâches pour optimiser le processus et offrir une plus grande efficacité. Mais les deux peuvent être servis avec un logiciel de gestion de projet.

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Gestion des flux de travail vs gestion des processus métier (BPM)

Bien que la gestion des flux de travail et la gestion des processus métier (BPM) soient similaires, il existe des différences dans le type de gestion des processus. Un système de gestion de flux de travail est un outil qui vous aide à configurer et à surveiller l'exécution de vos tâches. Il est généralement formaté comme un organigramme. Ce n'est souvent pas détaillé, mais suffisamment clair pour que les équipes puissent suivre.

Considérez la gestion des flux de travail comme une forme moins impliquée de BPM. La gestion des flux de travail capture le processus de flux de travail, et certains outils vous permettront même d'automatiser les flux de travail de base. Vous pouvez l'utiliser pour une variété de flux de travail, tels que l'intégration d'une équipe ou la gestion de documents. Les outils de gestion des flux de travail sont axés sur les personnes plutôt que sur les processus. Les outils BPM sont davantage orientés processus.

Le BPM consiste à capturer et à améliorer les processus métier. Il est utilisé pour améliorer l'efficacité d'une organisation. Tout d'abord, vous devez identifier l'état actuel des processus métier et documenter ces actions. Une fois les processus complets de l'entreprise cartographiés, vous pouvez analyser le BPM. Cela devrait révéler les goulots d'étranglement de votre processus et vous aider à réduire les coûts et à améliorer les processus en apportant des changements judicieux.

La différence entre la gestion des flux de travail et le BPM est que le premier est davantage axé sur l'organisation des personnes et des documents, en suivant les bonnes étapes au bon moment. Ce dernier concerne les processus métier et la manière de les améliorer. La gestion des flux de travail coordonne les personnes et les systèmes logiciels, tandis que le BPM coordonne la façon dont les ressources d'une organisation interagissent. Les systèmes BPM sont plus complexes et impliqués dans l'amélioration continue, tandis que les outils de gestion de flux de travail automatisent simplement les étapes d'un processus.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des flux de travail (WMS) ?

Un système de gestion du travail est la façon dont un flux de travail est configuré et surveillé dans un projet ou une organisation. Un WMS est composé de procédures et d'outils utilisés par une organisation pour identifier, exécuter et améliorer le flux de travail. Cela impliquera une sorte de logiciel de flux de travail, mais peut être plus qu'un simple outil.

Par conséquent, WMS organise la politique, les procédures et les outils logiciels de l'entreprise pour mieux gérer le processus de flux de travail de l'organisation ou du projet. Il comprend tout, de la modélisation de formulaires à l'accessibilité basée sur les rôles, en passant par les rapports, les notifications, le stockage basé sur le cloud, etc.

Que fait un système de gestion de flux de travail ?

Un système de gestion des flux de travail donne aux gens la possibilité de définir les différents flux de travail dans leur projet ou organisation en ce qui concerne les tâches ou les processus.

Un WMS permet également d'automatiser les tâches répétitives pour une plus grande efficacité. Certains peuvent également s'assurer qu'une tâche inachevée dans le processus n'est pas oubliée. Il le fait avec des notifications qui tiennent votre équipe au courant.

L'utilisation d'un système de gestion de flux de travail est un bon moyen d'avoir une source de vérité. Plutôt que de faire communiquer les équipes entre elles sur Slack ou par e-mail, elles peuvent répondre au niveau des tâches et conserver les communications dans l'application. Il permet également aux entreprises de s'éloigner des feuilles de calcul statiques. Lorsque trop de feuilles de calcul Excel sont partagées, il peut être difficile de savoir laquelle contient les données les plus récentes.

Qu'est-ce qu'un logiciel de workflow ?

Le logiciel de workflow fait partie d'un système de gestion de workflow. C'est un outil qui affiche les tâches que vous devez accomplir, les tâches en cours d'exécution et leur statut. Il montre également les étapes que vous avez complétées. Un WMS vous permet de donner des affectations aux membres de l'équipe qui ont des descriptions détaillées du travail.

Il assure la transparence du processus de workflow, ce qui permet aux responsables de détecter les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Ils peuvent ensuite réaffecter des ressources au projet et s'assurer qu'ils résolvent le goulot d'étranglement potentiel avant qu'il ne ralentisse l'équipe.

Il existe également des fonctionnalités de création de rapports qui collectent des données et calculent ces informations pour afficher les métriques du projet, que ce soit dans des outils de création de rapports ou des tableaux de bord. Toutes ces fonctionnalités sont conçues pour améliorer la productivité et l'efficacité en rationalisant les processus, en réduisant la paperasserie et en identifiant les goulots d'étranglement.

Avantages et fonctionnalités du logiciel de gestion de flux de travail

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de flux de travail devraient être évidents. Meilleur est votre flux de travail, meilleur est votre projet ou votre organisation. L'une des façons dont WMS y parvient est de réduire le nombre d'erreurs. Même si quelques-uns s'en sortent, ce qui arrive toujours, le logiciel peut vous le dire et vous pouvez mettre en place des procédures pour vous assurer que cela ne se reproduise plus.

La gestion des flux de travail est également comme un tissu conjonctif qui maintient la productivité des personnes, des logiciels et de la culture de travail. Les équipes peuvent communiquer entre elles, ce qui facilite la collaboration. Il intègre également différents systèmes logiciels pour les aider à mieux travailler ensemble.

Il y a tellement d'avantages à utiliser un logiciel de gestion de flux de travail qu'il est difficile d'arrêter de les énumérer. Qu'il s'agisse de vous aider à travailler sur plusieurs tâches en même temps ou d'augmenter le contrôle et la transparence, les systèmes de gestion des flux de travail améliorent également la culture de travail dans une organisation. La désorganisation érode le moral.

WMS a généralement des fonctionnalités qui affichent l'état des tâches, des outils de rapport et des notifications par e-mail pour garder tout le monde sur la même page. Certains auront également des outils de gestion des ressources pour réaffecter les ressources et faire en sorte que les équipes travaillent à pleine capacité sans surallouer leur charge de travail.

Choisir un système de gestion des flux de travail

Convaincu qu'un système de gestion des flux de travail vous aidera à gérer un projet ou une organisation plus efficace ? Tout d'abord, posez-vous cette question - "comment puis-je savoir quel est le bon système de gestion de flux de travail pour moi?"

Eh bien, il y aura toujours des contraintes au-delà de l'outil lui-même, telles que le prix et ce que votre organisation est prête à investir pour installer de nouveaux logiciels. En dehors de ces choses, vous devriez rechercher un logiciel qui possède les fonctionnalités suivantes.

• Logiciel basé sur le cloud pour obtenir des données en temps réel et prendre des décisions plus éclairées
• Notifications pour vous tenir au courant des modifications apportées à votre flux de travail
• Plusieurs vues de projet, telles que Gantt, kanban, listes de tâches, etc., pour permettre à chacun de travailler comme il le souhaite
• Outils de surveillance et de création de rapports pour analyser les données de flux de travail et prendre de meilleures décisions sur les améliorations
• Interface conviviale et intégration rapide
• S'intègre aux autres applications que vous utilisez
• Des communications collaboratives pour garder les équipes connectées

Meilleures pratiques de gestion des flux de travail

Enfin, une fois que vous avez sélectionné le logiciel de gestion de flux de travail qui correspond aux besoins de votre projet ou de votre organisation, voici cinq conseils pour tirer le meilleur parti de votre flux de travail.

1. Tout d'abord, ayez un plan de travail. Mais plus que cela, ayez-en un écrit ou, mieux encore, visuel. Il vaut mieux se préparer à l'avance et avoir une représentation visuelle de ce plan le rend plus facile à partager et à saisir.
2. C'est aussi une bonne idée de réfléchir aux choses qui pourraient mal tourner dans votre système de flux de travail et à la façon dont vous allez y répondre. L'atténuation des risques est toujours une bonne pratique car il est inévitable que quelque chose tourne mal. Essayez de déterminer où il pourrait y avoir des retards ou des goulots d'étranglement qui ralentiront la production et comment les résoudre rapidement s'ils devaient apparaître.
3. Si vous utilisez le workflow pour un projet, il peut être utile d'appliquer la même gestion du workflow à l'ensemble de l'organisation. Il peut y avoir des problèmes dans votre projet qui ne relèvent pas de votre compétence et font partie d'un flux de travail mal pensé dans l'organisation de votre entreprise.
4. Assurez-vous que vous utilisez un logiciel de gestion des flux de travail et qu'il dispose d'outils adaptés à votre projet ou à votre structure organisationnelle.
5. De plus, ne vous reposez pas sur le flux de travail une fois que vous en avez un configuré et en cours d'exécution, même si tout se passe bien. Prenez également le temps de faire un audit, d'examiner le processus et de revenir avec des moyens de l'améliorer. Le flux de travail n'est pas un processus unique, mais un système continu et en constante évolution.

Pourquoi ProjectManager est le meilleur système de gestion de flux de travail

ProjectManager est un logiciel de gestion de flux de travail basé sur le cloud qui organise le flux de travail, connecte les équipes et vous permet de gagner en efficacité et d'augmenter la productivité. Les équipes peuvent collaborer où qu'elles se trouvent en temps réel et rester informées grâce aux outils d'automatisation du flux de travail, tels que les notifications par e-mail et les alertes intégrées à l'application.

Travailler dans plusieurs vues de projet

Avoir plusieurs vues de projet signifie que les équipes peuvent travailler comme elles le souhaitent, qu'elles soient à distance ou dans différents services. Les experts et les débutants peuvent visualiser le flux de travail sur la vue du tableau kanban de ProjectManager. Les équipes peuvent prendre le contrôle de leur backlog et gérer ces tâches. Ensuite, ils peuvent travailler ensemble et planifier des sprints, tandis que les responsables peuvent faire preuve de transparence dans le flux de travail et peuvent réaffecter des ressources pour éliminer les goulots d'étranglement avant qu'ils ne ralentissent le travail.

Suivre les problèmes sur les tableaux de bord

Garder un œil sur le flux de travail est la façon dont vous pouvez détecter les problèmes et les résoudre avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Utiliser le tableau de bord en direct de ProjectManager, c'est comme avoir un rapport d'état instantané. Il capture les données du projet en temps réel, puis calcule automatiquement les informations dans des graphiques et des tableaux faciles à lire montrant la charge de travail, les tâches et plus encore. Contrairement à d'autres logiciels qui nécessitent une longue configuration, le tableau de bord de ProjectManager est prêt quand vous l'êtes.

Améliorer les processus grâce aux rapports

Pour trouver des moyens d'améliorer votre flux de travail, utilisez les outils de création de rapports en un clic de ProjectManager. Ils génèrent des données détaillées sur le temps, le coût et plus encore. Vous pouvez filtrer chaque rapport pour vous permettre de vous concentrer uniquement sur les informations que vous souhaitez analyser. Vous pouvez également partager des rapports pour tenir vos parties prenantes informées.

ProjectManager est le meilleur logiciel de workflow avec des outils de gestion des ressources pour ajuster les workflows rapidement et facilement. Notre outil s'intègre à la plupart des applications et peut aider à la gestion des flux de travail d'entreprise avec des fonctionnalités de gestion de portefeuille. Organisez-vous et essayez ProjectManager dès aujourd'hui gratuitement !