Pourquoi personne ne lit vos e-mails (et ce qu'ils font à la place)

Avez-vous déjà l'impression d'être ignoré ? Que malgré tous vos efforts pour vous assurer que chaque e-mail que vous écrivez est a) hautement pertinent ; b) succinct ; et c) sans texte de présentation, votre message est-il toujours négligé ?

De nombreuses organisations estiment que la surcharge d'e-mails a atteint un niveau de crise. Alors que s'est-il passé ? Pourquoi la baisse soudaine des taux de lectorat et que lisent les employés à la place ?

Le plus grand défi auquel sont confrontés les communicateurs internes aujourd'hui est de faire ressortir votre message parmi toutes les autres distractions numériques. Ironiquement, il y a encore plus de pression pour communiquer efficacement, avec la législation obligeant les employés à être au courant de domaines sérieux tels que la conformité, la formation à la cybersécurité et la santé et la sécurité.

Voici quelques aperçus des forces en jeu, avec des conseils pour maîtriser de meilleures communications dans le monde moderne.

1) Le flou d'apporter votre propre appareil (BYOD)  

À première vue, une politique BYOD semble être une solution gagnant-gagnant pour tous : les employeurs économisent sur les coûts du matériel ; Les employés utilisent le produit de leur choix. L'étude de marché Gartner Inc. prédit que 85 % des entreprises auront mis en place une sorte de programme BYOD d'ici 2020.

Mais ce mouvement brouille-t-il la frontière entre travail et usage privé ?

Il est tentant pour les employés de continuer à utiliser leur appareil au travail de la même manière qu'ils le font à la maison, c'est-à-dire en visitant des sites de médias sociaux, en envoyant des SMS privés, en jouant, etc. Cette convergence des communications privées et professionnelles signifie que votre courrier électronique est déplacé plus loin dans la chaîne alimentaire.

Conseil:

Pensez de manière créative avec le format dans lequel vous envoyez vos communications. Dans leur vie privée, les salariés ont pris l'habitude de consommer des messages dans des formats riches.

Les vidéos, les alertes contextuelles, les tickers, les économiseurs d'écran et les newsletters sont des formats efficaces dans le mix de communication interne.

2) Les tailles d'écran sont plus petites

La façon dont nous ouvrons et interagissons avec les e-mails a changé. De nos jours, plus d'e-mails sont lus sur les appareils mobiles que sur les ordinateurs de bureau. Les statistiques indiquent que 56 % des e-mails sont désormais ouverts sur un petit écran, soit un bond de 8 % par rapport à il y a 12 mois.

Le changement de taille d'affichage a un impact monumental sur les taux d'ouverture et de lecture des e-mails. Les e-mails qui sont mal formatés, ont une police de caractères trop petite et ne sont pas optimisés pour les mobiles peuvent être un arrêt instantané pour les destinataires.

Conseil:

Concevez vos communications en pensant à un public mobile. Il est probable qu'ils liront votre message en déplacement – ​​littéralement (60% des utilisateurs d'ordinateurs consultent leurs e-mails dans la salle de bain !).

Le temps presse, alors assurez-vous que votre message va droit au but et que tout appel à l'action est clairement indiqué.

3) Invasion des communications

De nos jours, il y a tellement d'autres sources d'informations qui peuvent distraire les employés, mettant la pression sur la quantité d'informations qu'ils peuvent réellement consommer.

LinkedIn, Twitter et une pléthore de flux d'actualités jouent un rôle important dans la communauté des affaires, mais l'inconvénient est que ce flux constant de données détourne l'attention des employés.

Il y a tous les signes que ces types de sites collaboratifs gagnent, non seulement en nombre mais aussi en popularité. Plus de bruit numérique signifie moins d'attention à la boîte de réception.

Conseil:

Vous ne pouvez pas faire grand-chose pour endiguer ce mouvement, à part rendre vos propres communications extrêmement pertinentes. Pensez comme un éditeur : soyez discipliné sur la fréquence, le message et le format utilisés. Amenez les autres à critiquer vos messages de manière objective.

Plus vos messages sont engageants et perspicaces, plus votre lectorat sera élevé.

4) La fracture générationnelle

Selon une étude récente portant sur plus de 1 000 employés américains, les managers des baby-boomers (âgés de 51 à 69 ans) et les employés de la génération Y (âgés de 18 à 30 ans) sont en désaccord avec les styles de communication les uns des autres.

La jeune génération est immergée dans les outils de médias sociaux, heureuse de partager ses opinions avec le monde et utilise rapidement la messagerie instantanée bidirectionnelle.

Pourtant, la génération plus âgée préserve sa pensée et est moins à l'aise avec la collaboration publique. Ils sont plus familiers avec le style de communication descendante et enclins à planifier davantage.

Conseil:

L'approche unique ne fonctionne pas. Considérez un mélange de canaux de messagerie qui plaira à tous les âges. Le contenu non urgent pourrait être conditionné et distribué via des mises à jour mensuelles. Cela laisse un répit aux communications urgentes et essentielles pour obtenir l'attention qu'elles méritent.

Les outils de collaboration sont populaires, en particulier parmi les millennials, mais soyez conscient des critiques qui prétendent que ces outils peuvent être une perte de temps importante.

5) Pertinence pour le lecteur

Une enquête menée auprès de 2 300 employés d'Intel a révélé que près d'un tiers des messages reçus étaient jugés inutiles. Et pour six e-mails ignorés pendant une journée, cinq d'entre eux sont ignorés pour de bon.

Le personnel peut involontairement saturer les systèmes de messagerie car il n'est pas sûr des processus de prise de décision ou d'escalade, et donc par prudence, inclure trop de collègues dans leur distribution.

Conseil:

Élaborer une charte « étiquette d'email » pour les employés. L'accent devrait être mis sur l'équilibre entre les avantages pour l'expéditeur et les coûts pour le destinataire.

Les recommandations pourraient inclure la résistance à l'envie de « répondre à tous » (il suffit souvent de répondre à l'expéditeur d'origine). Abolissez les longs fils de discussion par courrier électronique à tout le monde, surtout si une situation complexe est plus facile à expliquer en personne.

Et soyez discipliné quant aux personnes que vous incluez dans la liste de distribution, c'est-à-dire que ceux marqués dans le champ « cc » ont vraiment besoin de recevoir l'e-mail ?

En résumé, les individus sont plus sélectifs quant à ce qui mérite leur attention. La révolution numérique a bouleversé les méthodes de communication traditionnelles – et le courrier électronique en est une victime. Cela a déclenché une refonte bien nécessaire des communications internes et un appel à un contenu plus créatif, engageant et mémorable.

Sarah Perry est la PDG de SnapComms et une collaboratrice de ClickZ