7 questions à poser avant de choisir le système de gestion des commandes et d'inventaire WooCommerce

Au fur et à mesure que votre entreprise WooCommerce se développe régulièrement, vos frustrations liées aux tâches fastidieuses de gestion des stocks et des commandes augmentent également. C'est pourquoi vous avez besoin d'un bon système de gestion des commandes et d'inventaire WooCommerce.

WooCommerce a la capacité d'héberger un grand nombre de produits et de commandes allant de 5 000 à plus de 10 000. Même la page FAQ de WooCommerce commente que le « Ciel est la limite » car ils ont vu des magasins en ligne avec plus de 100 000 produits, traitant des milliers de transactions.

En effet, WooCommerce est excellent pour gérer une poignée de produits . Vous pouvez faire beaucoup de choses dans le panneau d'administration > onglet Commandes :

• Ajouter, modifier et suivre un produit particulier ;
• Fixer les prix;
• Gardez un œil sur le stock disponible;
• Marquer les commandes comme terminées, en attente, en cours de traitement, terminées, remboursées, annulées ou ayant échoué ;
• Ajoutez les taxes, la facturation et les détails d'expédition.

Mais c'est juste pour un produit. Pouvez-vous imaginer répéter ces tâches frustrantes ? Avec un nombre croissant de SKU, d'entrepôts et de canaux de vente, cela peut devenir une tâche énorme. Êtes-vous prêt à y consacrer du temps et des ressources précieuses ?

Trouver le meilleur plugin de gestion d'inventaire WooCommerce n'est pas une tâche facile. Les propriétaires de boutiques en ligne WooCommerce ont également été confrontés à d'autres défis liés aux stocks, notamment les limitations de précommande, la mise à l'échelle du site Web, les mises à jour de thèmes et les plug-ins qui cassent le front-end et la compatibilité avec d'autres logiciels. La question est donc posée : votre entreprise commerciale a-t-elle besoin d'un système plus sophistiqué ?

Système de gestion des commandes et d'inventaire WooCommerce

Voici plusieurs questions que vous devriez vous poser avant de choisir le bon système de gestion des commandes et d'inventaire :

À quel niveau votre entreprise fonctionne-t-elle ?

Vous êtes une startup cherchant à combler un vide sur le marché ? Êtes-vous une entreprise de taille moyenne en croissance et soucieuse de faire évoluer ses opérations ? Votre entreprise a-t-elle des opérations d'entreposage étendues ?

Il est important de simplifier la gestion du magasin. Au début , l'outil d'inventaire gratuit de WooCommerce ou une simple feuille de calcul Excel ou Google Sheet suffit pour organiser les produits, suivre et analyser votre inventaire et vos factures.

Au début, le budget est serré, il n'y a donc pas d'argent pour un logiciel de gestion des stocks dédié. Jusqu'à ce que vous atteigniez environ 100 000 $ de chiffre d'affaires, une feuille de calcul peut suffire à vos besoins d'inventaire simples.

Cependant, de nombreuses PME dont le chiffre d'affaires se situe entre 100 000 et 100 millions de dollars constatent que la complexité de leurs stocks est atténuée grâce à un outil plus puissant.

Quels défis essayez-vous de résoudre ?

L'inventaire, c'est de l'argent . L'inventaire d'une entreprise peut être un revenu potentiel, mais aussi une perte de revenu potentielle si vous n'arrivez pas à vendre des choses. C'est pourquoi vous avez besoin de techniques de gestion des stocks appropriées pour vous aider à gérer votre stock. TradeGecko est un bon choix ici.

En tant que propriétaire de petite entreprise qui a construit une part de marché, vous souhaitez l'augmenter et renforcer la préférence pour votre marque.

Vous avez même élargi vos canaux de vente. Mais, comme 43 % des propriétaires d'entreprise, vous suivez très probablement l'inventaire à la main. Vous êtes mis au défi avec :

• Données incohérentes – entraînant des inexactitudes, une mauvaise gestion et de la confusion parmi les employés.
• Trop ou trop peu de stock – vous êtes incapable de prévoir la demande, ce qui provoque la frustration des clients qui voient des messages de « rupture de stock » sur votre site Web.

En tant qu'entreprise de taille moyenne , vous avez le défi de proposer des expériences client de premier ordre, sur tous les canaux et dans diverses régions. Vous êtes mis au défi avec :

• Des coûts incontrôlables
• Ventes multicanales efficaces pour atteindre les clients nouveaux et existants
• Suivi des produits à travers les canaux et les zones géographiques
• Respect des divers taux de taxes et d'expédition
• Offrir plusieurs méthodes de paiement globales
• Des inefficacités qui nuisent à la capacité de vos employés à bien faire leur travail. Le manque de formation continue vous fait également perdre du temps et, potentiellement, votre réputation (évaluations des clients inférieures) si l'entreprise ne tient pas ses promesses.

Vous êtes également confronté à deux autres facteurs : communiquer clairement avec les partenaires commerciaux sur la disponibilité des produits et partager des mesures commerciales précises avec la haute direction.

Vous êtes également mis au défi avec :

• Transformer les données en informations à partir d'une seule source de vérité
• Ou en rassemblant minutieusement des données provenant de systèmes disparates.

En tant qu'entreprise à volume élevé , vous disposez de milliers de références SKU qui doivent être gérées et mises à jour régulièrement. Vous êtes mis au défi avec :

• Rationalisation et optimisation de votre processus de traitement des commandes
• Augmenter les ventes et élargir la variété des produits
• Affichage et analyse des données - des prix, de la disponibilité, des fonctionnalités, des commandes et des profils des clients - de manière cohérente et précise sur tous les systèmes.
• Doter la base croissante d'employés de connaissances et d'outils pour gérer les stocks, traiter les retours et les échanges, garder la confiance des clients et communiquer les politiques opérationnelles entre eux.

Si ces points résonnent, il est grand temps d'envisager un système de gestion des stocks pour votre entreprise WooCommerce. « Vous pouvez passer aller. Vous pouvez collecter 200 $. » Lorsque vous êtes prêt à aller de l'avant, réfléchissez aux cinq questions suivantes.

Combien êtes-vous prêt à payer ?

Prenez le temps de définir votre budget. Les systèmes de gestion des stocks et des commandes peuvent aller de gratuit à six chiffres. Si vous disposez d'une fourchette budgétaire prédéterminée , il sera plus facile d'affiner votre recherche à quelques offres les mieux adaptées à la taille, au budget, aux besoins et à la capacité opérationnelle de votre entreprise.

Pensez également aux modèles de tarification avec lesquels vous seriez à l'aise : une licence perpétuelle ou un modèle d'abonnement (mensuel, trimestriel ou annuel).

Une licence perpétuelle est souvent corrélée à un logiciel sur site, tandis qu'un modèle d'abonnement (SaaS ou logiciel en tant que service) utilise le cloud pour le stockage et le traitement des données. Ce sera également un exercice intéressant pour calculer à quelle vitesse vous obtiendrez un retour sur votre investissement.

Quelles sont vos fonctionnalités incontournables ?

Avant d'établir un budget, il est préférable de comprendre les besoins de votre entreprise. Vos réponses à la question n° 2 (ci-dessus) peuvent être divisées en exigences détaillées et spécifiques sur lesquelles tout le monde peut s'entendre ou opposer son veto.

Lesquels sont incontournables par rapport à ceux qui sont agréables à avoir ? Catégorisez vos besoins en fonctionnalités :

• Exigences fonctionnelles : comment doit-il fonctionner du point de vue de l'utilisateur final ? Considérez son intuitivité, sa fiabilité, ses performances et son adaptabilité.
• Exigences opérationnelles : est-il facile d'exécuter la solution ? Tenez compte de la journalisation, des contrôles de démarrage/arrêt, de la consommation des ressources, de la sauvegarde, de la disponibilité et de la capacité de surveillance.
• Exigences techniques : peut-il effectuer des tâches techniques - telles que le suivi des stocks, la gestion des commandes, l'expédition, les achats, etc. - au niveau de granularité souhaité ? Peut-il s'intégrer à d'autres systèmes ?
• Exigences de transition : quelles sont les étapes nécessaires pour mettre en œuvre la solution/le logiciel en douceur ?

Pour obtenir ce que vous voulez, vous devez le définir avec précision. Comparez vos éléments indispensables à la liste des fonctionnalités de chaque plate-forme/solution. Peut-il évoluer avec vous et les besoins de votre entreprise ?

Quels types de rapports et d'analyses seront les plus utiles ?

Pour réussir dans le commerce, vous devez être capable de suivre les performances et de planifier à l'avance. Les systèmes sophistiqués de gestion des stocks disposent d'outils tels que des rapports de vente et des fonctionnalités de prévision de la demande pour vous aider à prendre des décisions stratégiques concernant votre entreprise. Il existe également de nombreux plugins de reporting et d'analyse WooCommerce disponibles ainsi que des options pour configurer le suivi des conversions dans WooCommerce.

Cela vous permettra-t-il de :

• Comprendre et décortiquer les performances sur tous les canaux de vente ?
• Identifier les opportunités de croissance ?
• Maximiser les revenus et minimiser les ruptures de stock grâce à la prévision de la demande ?
• Planifier la rentabilité ?
• Calculer les commissions pour plus de clarté ?
• Obtenez des rapports de ventes et d'inventaire où que vous soyez ?
• Voyez-vous clairement vos finances (y compris les taxes et les paiements) ?
• En savoir plus sur vos clients et leurs comportements ?
• Obtenir une vue précise de vos coûts, marges et bénéfices ?
• Obtenir des informations en temps réel sur les activités des magasins en ligne et physiques ?
• Créer des rapports personnalisés en fonction de vos critères spécifiques ?

Qui utilisera le système ?

Déterminez combien d'employés auront besoin d'accéder régulièrement au système de gestion des stocks. La plupart des structures tarifaires sont calculées en fonction du nombre total d'utilisateurs ; il y a des coûts supplémentaires pour les utilisateurs supplémentaires.

Déterminez également qui utilisera le système et d'où . Vous pouvez avoir des fournisseurs, des grossistes B2B, des clients ou des cadres supérieurs utilisant votre système de gestion des stocks.

Si plusieurs équipes ou personnes accèdent régulièrement à votre système depuis différentes zones géographiques, il peut être judicieux de choisir une solution de gestion des stocks basée sur le cloud qui se met à jour automatiquement en temps réel pour que tout le monde puisse la voir.

Vous avez besoin d'une formation ou d'un accompagnement ?

La plupart des prestataires proposent différents niveaux et types de soutien ainsi que des ressources de formation, bien que les coûts puissent varier. Certains fournisseurs proposent une assistance gratuite incluse dans l'abonnement, tandis que d'autres facturent des frais supplémentaires en fonction du niveau d'assistance dont vous avez besoin et de votre niveau d'abonnement.

Conclusion du système de gestion des commandes WooCommerce

En ce qui concerne votre entreprise WooCommerce, votre temps et votre inventaire équivalent à de l'argent. Mais cela n'a pas besoin de consommer une tonne de votre temps ou de vos ressources. Il est dans votre intérêt de gérer les stocks de manière efficace et efficiente pour garantir des flux de trésorerie et économiser de l'argent.

L'utilisation d'un système de gestion des stocks vous permettra de prendre le contrôle de votre inventaire, de maximiser vos profits, de réduire vos coûts et d'augmenter la productivité et l'esprit d'équipe de votre entreprise. Je recommande d'utiliser TradeGecko comme système de gestion des commandes WooCommerce.

TradeGecko est une plate-forme d'exploitation commerciale qui donne aux entrepreneurs, aux fondateurs et aux marques indépendantes les super pouvoirs commerciaux dont ils ont besoin pour créer une entreprise fantastique.

Leur plate-forme basée sur le cloud uniformise les règles du jeu et donne aux PME l'avantage dont elles ont besoin pour rivaliser grâce à l'automatisation, à l'IA et à l'intégration avec des plates-formes mondiales.

Et pour les besoins de comptabilité, je recommande d'utiliser QuickBooks (vérifier l'intégration WooCommerce QuickBooks) ou Xero qui peut également être intégré à WooCommerce (vérifier les méthodes d'intégration WooCommerce Xero).