Qu'est-ce qu'un lot de travaux en gestion de projet ? Un guide rapide

Pour qu'un projet réussisse, vous avez besoin d'une gestion efficace du travail. En structurant la portée de votre projet, vous obtenez un certain contrôle sur le travail du projet et augmentez vos chances de réussir.

Avant de commencer, vous devez comprendre chaque étape de la portée du projet. C'est là qu'intervient un work package .

Qu'est-ce qu'un lot de travaux ?

Un lot de travaux est une séquence d'activités qui mène à un livrable lors de l'utilisation d'une structure de répartition du travail (WBS). pour cartographier la portée de votre projet. En un sens, c'est un sous-projet d'un projet plus vaste.

Il y a cependant une différence entre un lot de travaux et une activité dans un projet. Un lot de travaux se situe à un niveau supérieur dans la hiérarchie WBS qu'une activité.

Cette distinction est importante pour les chefs de projet, mais pas critique pour la réussite d'un projet. Quel que soit le langage que vous utilisez pour définir ces blocs de construction lorsque vous remplissez votre WBS, ils mènent tous à la même destination : l'achèvement de votre projet.

Les modules de travail sont utilisés dans les projets de gestion de la valeur acquise pour intégrer les données de gestion du calendrier, des coûts et de la portée afin de mesurer les performances du projet.

Les avantages des packages de travail

Le principal avantage des modules de travail est que, dans le cadre d'une structure de répartition du travail, ils décomposent des projets plus importants en un travail plus gérable. Les projets échouent souvent parce qu'ils ne tiennent pas compte de tout le travail nécessaire pour fournir un produit ou un service, ce qui est une erreur courante dans la gestion de la portée du projet qui affecte ensuite le calendrier et le budget du projet.

La répartition du travail en ces segments plus petits appelés packages de travail vous permet d'attribuer le travail à plusieurs membres de l'équipe. Ce travail peut être effectué en même temps ou séquentiellement. Suivre les étapes et terminer le travail dans un délai fixé permet aux équipes de travailler sur différentes parties du projet.

Pour aller encore plus loin dans la granularité, les work packages aident au développement du WBS. Les chefs de projet peuvent maintenir la cohérence du projet et rendre les affectations plus efficaces. Ils montrent si le travail mène à une étape importante, identifient les risques et comment les atténuer, aident à estimer les coûts et bien plus encore.

Une fois que vous avez compris cela, vous devrez attribuer et surveiller le travail. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui fait cela en temps réel. Le tableau de bord en direct fournit des rapports d'état instantanés pour une vue de haut niveau de la progression et des performances de votre projet. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement.

Ce qui est inclus dans un lot de travaux

Les packages de travail ont chacun une petite partie des données de gestion de projet plus importantes qui leur sont associées :

• Un budget : Un budget est nécessaire pour montrer combien d'argent est alloué à ce forfait particulier. Il est également essentiel de suivre les prix et de s'assurer que le projet ne dépasse pas le budget.
• Délais : cela donne aux chefs de projet un calendrier de référence pour mesurer l'avancement des travaux.
• Risques : vous devez identifier les risques et créer un plan d'atténuation. Vous devez également surveiller les progrès, afin que les problèmes puissent être identifiés et traités rapidement.
• Priorité des tâches : Votre structure de répartition du travail vous permettra d'établir le niveau de priorité de chaque tâche dans vos lots de travaux. Cette hiérarchie WBS permet aux équipes de savoir ce qui doit être fait et sur quoi elles doivent se concentrer. Les parties prenantes n'ont pas besoin de connaître les détails, mais elles doivent également être tenues au courant de la situation dans son ensemble.

Quelles sont les caractéristiques d'un lot de travaux ?

Les lots de travaux partagent généralement un certain nombre de caractéristiques. Cela inclut le type de travail que vous faites, qu'il s'agisse de marketing, de programmation ou d'une autre discipline.

Naturellement, vous souhaitez définir le résultat des tâches associées au lot de travaux, où ces tâches prennent et combien de temps à prévoir pour l'achèvement. Il y a aussi les ressources nécessaires pour exécuter les tâches, qui peuvent être technologiques ou matérielles.

Chaque module de travail doit avoir un chef d'équipe qui lui est assigné. Il y aura également des parties prenantes qui auront un intérêt direct dans l'exécution de ce lot de travaux particulier. Vous devez les identifier et les tenir informés de l'avancement des travaux.

5 conseils essentiels pour les packages de travail dans la gestion de projet

Voici quelques conseils de gestion de projet pour vous aider avec les modules de travail :

1. Lors de la définition de la structure de répartition du travail, ne négligez pas d'impliquer les membres de l'équipe dans le processus. Votre équipe est en première ligne des travaux. Ils sont votre ressource la plus précieuse lors de la définition de la portée de votre projet et de l'identification des risques.
2. Les packages de travail sont un excellent moyen d'avoir une idée de vos coûts globaux et du temps nécessaire à l'exécution du projet. L'addition de tous les packages de votre structure de répartition du travail vous donne des estimations plus précises.
3. Il est préférable d'avoir une personne responsable de chaque module de travail. Ils seront propriétaires de la gestion du lot de travaux et seront responsables de rendre compte au chef de projet.
4. Les lots de travaux doivent être uniques en leur genre. Ils conduisent à un livrable et ne doivent donc pas être répétés à d'autres endroits du WBS.
5. Faites en sorte que votre lot de travaux soit réalisable dans un délai précis. Il devrait être terminé dans pas moins d'une semaine et demie. Vous souhaitez les exécuter dans les délais de votre calendrier de reporting.

Comment ProjectManager aide avec les packages de travail

Un lot de travaux est un mini-projet, vous avez donc besoin d'un logiciel de gestion de projet pour le gérer. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous fournit des données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées lorsque vous gérez la portée de votre projet.

Créez votre lot de travaux sur un diagramme de Gantt

Les chefs de projet adoreront la vue du diagramme de Gantt, qui organise tous les packages sur une chronologie, relie les dépendances et définit des jalons. Vous pouvez attribuer, joindre des fichiers et même définir une base de planification. Vous pouvez maintenant comparer vos efforts réels et planifiés pour respecter votre calendrier et votre budget.

Suivre l'avancement du lot de travail

Le suivi de vos progrès et de vos performances vous permet de rester sur la bonne voie. Utilisez notre tableau de bord en temps réel pour obtenir une vue d'ensemble de ce que fait votre équipe. Contrairement à d'autres logiciels, aucune configuration n'est nécessaire. Le tableau de bord de ProjectManager calcule automatiquement les données d'état du projet et les affiche.

Tenez les parties prenantes au courant

Les parties prenantes doivent également rester informées de ce qui se passe. Les fonctionnalités de création de rapports en un clic facilitent le partage de données avec eux, qu'ils souhaitent les imprimer ou les joindre au format PDF. Tous les rapports peuvent être filtrés pour se concentrer uniquement sur ce qui intéresse les parties prenantes.

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