Maîtriser le calendrier de travail : 5 conseils essentiels

Avez-vous déjà été bloqué en essayant de planifier un projet ? Si vous êtes comme la plupart d'entre nous, la réponse est oui. C'est l'équivalent de la gestion de projet du bloc de l'écrivain, et cela peut considérablement ralentir votre planification.

La bonne nouvelle est que les méthodes conçues pour les situations de planification délicates ne manquent pas, qu'il s'agisse d'un manque d'informations, d'inspiration ou de toute autre chose. L'une de ces solutions est le calendrier de travail.

Qu'est-ce qu'un calendrier de travail ?

Un calendrier de travail est une méthode de planification dans laquelle le planificateur affecte des ressources aux tâches dans l'ordre inverse, en commençant par la dernière tâche et en allant à la première. Ceci est mieux exécuté avec l'aide d'un logiciel de planification de projet. ProjectManager vous permet de planifier des projets, de gérer des ressources, de collaborer sur des travaux et de suivre les progrès en cours de route grâce à des tableaux de bord en temps réel. Commencez dès aujourd'hui gratuitement.

Quand utiliser un calendrier de travail

L'utilisation d'un calendrier de travail est particulièrement avantageux lorsqu'il n'y a pas beaucoup de détails spécifiques sur le projet. En fait, il n'y a parfois que des livrables et une date d'échéance à respecter. Dans ce cas, la planification du début à la fin peut être un véritable défi, et un plan de travail est la réponse.

De plus, si le projet a une échéance inamovible, l'utilisation d'un calendrier de retour en arrière garantit que tout est prévu pour se dérouler dans le cycle de vie du projet. Le projet est planifié spécifiquement afin qu'il ne dépasse pas le calendrier.

Lorsque le respect d'un délai n'est pas l'aspect le plus important d'un projet, il peut être plus approprié d'utiliser une autre méthode de planification. Cela étant dit, un calendrier de travail peut être utilisé aussi souvent ou aussi rarement que le chef de projet le souhaite.

Les avantages d'un calendrier de retour en arrière

Un calendrier de travail fonctionne au moyen de serre-livres : la date de début du projet et la date d'échéance du projet. Entre ces dates, le chef de projet a la liberté de planifier les tâches et d'allouer les ressources comme il l'entend, tant que ces tâches sont accomplies dans les délais impartis.

Le principal avantage de l'utilisation d'un calendrier de travail est l'assurance que vos projets ne dépasseront pas les dates d'échéance critiques. Pour de nombreux clients et équipes, c'est la chose la plus importante, et le projet ne peut pas être un succès si les choses tournent court. Lorsque le respect d'un délai est tout aussi important que les livrables eux-mêmes, les calendriers de travail permettent de structurer l'ensemble du projet en conséquence.

Les risques d'un calendrier de retour en arrière

Un calendrier de retour en arrière comporte son lot de risques. Même les chefs de projet les plus qualifiés ont connu les défis de cette méthode, et comprendre ces défis peut faire la différence entre une planification précise et inexacte.

Tout semble plus simple sur le papier. Lors de la création d'un calendrier de travail, nous planifions à partir d'une date d'échéance en arrière et attribuons des ressources aux tâches dans l'ordre inverse. Cela ouvre la porte à la possibilité de ne pas répartir les ressources suffisamment uniformément. Par exemple, il est possible d'affecter tellement de ressources à la fin de la planification qu'il n'y a plus de ressource disponible au début. Lorsque cela se produit, tout le calendrier doit être ajusté.

Un calendrier de travail peut également être perturbé par des projets « hoquets » rencontrés en cours de route. Parce que ce type de calendrier est le meilleur pour les projets avec une date d'échéance ferme, cela signifie également que l'ensemble du calendrier est extrêmement sensible aux retards. Si, par exemple, une tâche en début de projet prend une semaine de plus que prévu, le reste du planning doit s'adapter tout en respectant l'échéance ferme.

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Comment créer un calendrier de travail

Selon la taille et la portée du projet, les calendriers varient en complexité. Cela dit, il existe des étapes que les chefs de projet peuvent utiliser pour créer n'importe quel calendrier de travail. Commencez par suivre chacune de ces étapes et étoffez votre emploi du temps à partir de là.

1. Définir les dates d'échéance et les dépendances

Afin de créer un plan de travail, vous devez prendre les tâches de votre liste de tâches et les placer sur le calendrier. Mais, dans quel ordre doivent-ils entrer et à quel point doivent-ils être rapprochés ? Gardez à l'esprit que ces facteurs peuvent changer au fur et à mesure, mais le meilleur endroit pour plonger est de fixer des dates d'échéance et de déterminer quelles tâches dépendent les unes des autres. Avec ces informations, mettre les tâches sur un calendrier de travail est beaucoup plus simple.

2. Allouer des ressources

Maintenant que vous avez une idée générale de l'ordre des tâches et des dépendances, il est temps de décider des ressources nécessaires pour accomplir ces tâches. Cela peut inclure le nombre de membres de l'équipe que chaque tâche nécessitera, combien d'argent et d'heures de travail elles prendront, etc. Certaines tâches exigeront plus de ressources que d'autres, et les allouer tâche par tâche est un excellent moyen de s'assurer que chacun a suffisamment de ressources sans "affamer" d'autres tâches. Gardez à l'esprit que ces ressources sont sujettes à des ajustements et à des modifications à mesure que le calendrier de travail continue de prendre forme.

3. Planifier et attribuer des tâches

À ce stade, il est temps de tracer les tâches sur votre plan de travail, en gardant à l'esprit les ressources et les dépendances de chaque tâche. Avoir ces informations à portée de main facilite grandement la planification des tâches elles-mêmes, car vous connaissez maintenant les contraintes et les détails de chacune. Il éclaire également les décisions sur la quantité de main-d'œuvre requise pour chaque tâche. Certaines tâches peuvent ne prendre qu'un seul membre de l'équipe, tandis que d'autres en ont besoin de trois ou quatre. Ces membres de l'équipe sont alors moins disponibles pour d'autres tâches. Comme pour les ressources, les tâches doivent être réparties aussi équitablement que possible pour éviter l'épuisement professionnel.

La planification et l'attribution des tâches sont beaucoup plus simples à l'aide d'un logiciel de planification de projet. En savoir plus sur les avantages du logiciel de planification dans la vidéo ci-dessous.

Cinq conseils essentiels pour créer un calendrier de travail

Vous comprenez donc le concept d'un plan de retour en arrière et comment commencer. Mais il reste encore beaucoup à apprendre. La création d'un calendrier de travail est un processus nuancé qui nécessite souvent des essais et des erreurs. Cela dit, ces cinq conseils essentiels vous mettront sur la voie du succès.

1. Rappelez-vous les dates d'échéance des tâches

En raison de l'accent mis sur la date d'échéance finale du projet, il peut être facile de prendre les dates d'échéance des tâches pour acquises ou de ne pas les fixer du tout. Après tout, pourquoi est-ce important, tant que l'ensemble du projet est terminé à temps ? Cette ligne de pensée peut mener au désastre.

La création de tâches avec des trajectoires et des échéances fermes est la base pour terminer le projet dans son ensemble sur la bonne voie. Et, si une tâche est dépassée, connaître sa date d'échéance initiale montre exactement comment ajuster les tâches à venir afin de compenser.

2. Distribuez intelligemment les ressources

Lorsque l'on travaille de l'arrière vers l'avant, on risque de trop allouer des ressources à la fin du projet et de ne pas en laisser assez pour le début. Lorsque cela se produit, le début du projet en souffre et peut présenter de nombreux défis pour le reste du projet.

Au lieu de cela, commencez par répartir les ressources de manière égale et répartissez-les aussi équitablement que possible. S'il reste des ressources à la fin des tâches, elles peuvent toujours être réaffectées à d'autres tâches plus tard.

3. Créer des plans d'urgence

Envisagez le pire scénario. Les choses ont mal tourné et il y a un risque de dépasser la date d'échéance. Juste comme ça, quelques tâches échouées ou en retard peuvent faire couler tout le projet. L'astuce pour éviter cela consiste à créer plusieurs plans d'urgence qui réagissent à certaines choses qui tournent mal.

Si X se produit, alors Y le doit aussi. Dans un calendrier de travail, cela signifie avoir un plan pour adapter le calendrier tout en conservant la même date d'échéance. Imaginez que la date de début et la date d'échéance soient des serre-livres. Tout entre eux doit être adaptable.

4. Essayez différentes versions du calendrier de travail

L'une des plus grosses erreurs qu'un chef de projet puisse commettre lors de la création d'un calendrier de travail est de le traiter comme s'il était figé. La première ébauche n'est que cela, et les meilleurs chefs de projet envisagent de nombreuses options différentes avant de solidifier un calendrier. Dans un calendrier de travail, cela signifie répartir les tâches et allouer les ressources de différentes manières jusqu'à ce que vous trouviez la solution parfaite.

Sans cette période de "jeu", il est trop facile d'aller avec un horaire moins que parfait. Au lieu de cela, créez un tableau de maquettes et comparez-les. Ce processus est facilité par des outils de planification modernes.

5. Utilisez les outils logiciels de planification

Comme nous l'avons dit, il est crucial de « jouer » avec un calendrier jusqu'à ce qu'il soit le meilleur possible. Malheureusement, les outils de planification obsolètes en font un problème et empêchent les utilisateurs de créer différentes versions d'un calendrier. C'est comme si les utilisateurs écrivaient au feutre indélébile plutôt qu'au crayon, et ce manque de liberté créative conduit à des erreurs faciles à éviter.

Choisissez plutôt un logiciel de gestion de projet avec des outils de planification conçus pour la créativité et la flexibilité. Les meilleurs outils enregistrent automatiquement chaque modification et ajustement que vous apportez dans le cloud, de sorte que vous ne craignez pas de perdre des données importantes lors des modifications. Recherchez des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, les chronologies et les calendriers pour vous assurer que vous pouvez créer un plan de travail solide.

Comment ProjectManager facilite la planification

ProjectManager est juste le logiciel dont vous avez besoin pour s'adapter à n'importe quelle méthode de planification. Lorsque vous commencez à travailler en arrière, utilisez la liste des tâches pour créer des tâches et affecter des membres d'équipe, faire des commentaires, joindre des documents, définir des priorités, créer des listes de tâches et plus encore. Avoir toutes ces informations à portée de main permet de déterminer plus facilement où tracer les tâches sur le plan de travail.

Créer des chronologies dynamiques dans plusieurs vues

Lorsque vous êtes satisfait de vos tâches, utilisez une variété d'outils de planification pour commencer à travailler. Ne vous laissez pas piéger par un seul outil de planification. Au lieu de cela, choisissez parmi le diagramme de Gantt, la vue calendrier et le tableau Kanban pour créer votre emploi du temps à votre guise.

ProjectManager est un outil primé qui vous aide à créer des calendriers de travail et vous donne les outils nécessaires pour le maintenir sur la bonne voie. De la compilation d'une liste de vos tâches à leur placement sur un diagramme de Gantt, vous avez un contrôle total sur tout votre travail. Organisez les tâches, affectez les ressources et surveillez le tout en temps réel en essayant ProjectManager gratuitement pendant 30 jours.