Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ? Un guide rapide

Être "dans la zone" est extrêmement précieux. Être emmené hors de votre zone pour faire un travail de routine, en revanche, est ennuyeux. L'automatisation du flux de travail peut résoudre ce problème et vous permettre, à vous et à votre équipe, de rester correctement productifs.

Le logiciel d'automatisation des flux de travail permet aux équipes de rester au courant des grandes choses, tandis que les éléments de routine sont gérés en arrière-plan. L'automatisation des flux de travail rend les processus métier plus efficaces.

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

L'automatisation des flux de travail rationalise les processus métier grâce à des déclencheurs qui déclenchent des actions. Il fonctionne dans les coulisses des applications logicielles pour faire avancer les tâches ou modifier leur statut, leur priorité, leurs balises, etc.

Vous pouvez appliquer l'automatisation à de nombreuses applications différentes. Dans la gestion de projet, vous pouvez automatiser les tâches en appliquant des déclencheurs qui se déclenchent lorsque certains paramètres sont remplis. Un flux de travail est un ensemble d'étapes, souvent reproductibles, effectuées pour compléter un processus métier.

Pour utiliser l'automatisation du flux de travail, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet basé sur le cloud conçu pour connecter des équipes hybrides. Il dispose de plusieurs vues de projet et vous pouvez automatiser les fonctionnalités de chacune d'elles. Vous pouvez ajouter autant de déclencheurs que nécessaire. Il existe même une approbation de tâche pour contrôler le processus et s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent modifier le statut d'une tâche. Commencez dès aujourd'hui gratuitement avec l'automatisation des flux de travail.

Pourquoi l'automatisation des flux de travail ?

L'utilisation de l'automatisation des flux de travail présente de nombreux avantages. La principale raison est qu'il permet de gagner du temps en rationalisant vos processus métier. Il permet à vos équipes de se concentrer sur les aspects les plus créatifs de leur travail tandis que le logiciel automatise les petites tâches nécessaires mais fastidieuses.

Non seulement l'automatisation du flux de travail vous aide à travailler plus rapidement, mais elle réduit également les erreurs que vous commettez. Lorsque le travail est automatisé, il élimine le potentiel d'erreur humaine. Avouons-le; le plus souvent, nous devons revenir en arrière et corriger une erreur créée par une faute de frappe ou un autre problème mineur. L'automatisation du flux de travail élimine ces erreurs de l'équation.

Si vous gagnez du temps avec moins d'incidents, cela signifie que vous pouvez plus facilement faire évoluer votre entreprise, ce qui est un autre avantage de l'automatisation des flux de travail. L'automatisation du flux de travail peut rendre une petite entreprise plus compétitive, en particulier lorsqu'elle est en concurrence avec de grandes entreprises. L'automatisation des flux de travail aide les entreprises à travailler plus rapidement, à conclure des prospects plus rapidement et à libérer du temps consacré à des tâches intenses afin qu'elles puissent mieux servir leurs clients.

Il est également utile si vous devez vous conformer à la politique de conformité. Vous constaterez que les cycles d'approbation sont raccourcis et que les responsables bénéficient d'une visibilité et d'un contrôle améliorés. Vous constaterez également que cela renforce le moral de l'équipe, car ils peuvent se concentrer sur les talents pour lesquels vous les avez embauchés. Gestion de la charge de travail, amélioration des processus : les raisons d'utiliser l'automatisation des flux de travail ne manquent pas.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation de flux de travail ?

L'objectif d'un logiciel d'automatisation des flux de travail est de faciliter la gestion des opérations commerciales. Cela conduit, comme nous l'avons noté ci-dessus, à une plus grande efficacité, productivité et améliore l'expérience client. Par exemple, le diagramme de Gantt de ProjectManager et d'autres vues de projet ont des fonctionnalités d'automatisation intégrées qui vous aident à mieux gérer le travail, en moins de temps.

Le logiciel d'automatisation des flux de travail fonctionne en normalisant et en automatisant les formulaires et les processus, y compris la façon dont les données sont transmises entre les systèmes. En d'autres termes, il s'agit d'un mouvement structuré de données entre les systèmes. Mais tout ce que vous devez savoir, c'est que cela fonctionne en disant: "si ceci, alors cela."

Les professionnels de divers secteurs peuvent utiliser un logiciel d'automatisation des flux de travail, comme dans le marketing. Là, il peut rationaliser la collecte de prospects, gérer les campagnes payantes, les métriques de rapport et plus encore. Les gestionnaires de médias sociaux peuvent l'utiliser pour partager du contenu sur plusieurs plateformes. Les ventes peuvent suivre les prospects, programmer des démonstrations et suivre le pipeline des ventes. Il peut également servir les entreprises comptables, le commerce électronique et, bien sûr, la gestion de projets.

ProjectManager est un tel logiciel d'automatisation de flux de travail, intégré dans un logiciel de gestion de travail et de projet. Cela signifie qu'il dispose des fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier, surveiller et générer des rapports sur votre projet, mais vous pouvez également automatiser bon nombre de ces processus métier.

Comment automatiser un processus de workflow

Lors de l'automatisation d'un processus de flux de travail, vous devez définir des règles pour le chemin qu'une tâche suivra lors de son déplacement dans votre flux de travail. Souvent, vous pouvez également identifier ceux qui ont le pouvoir de faire avancer une tâche et de modifier son statut.

1. La première chose que vous devez faire est de configurer les règles du logiciel pour savoir ce qu'il doit faire. La valeur par défaut est généralement que toute personne travaillant sur la tâche aura le pouvoir de modifier son statut. Le statut de base découle de to-do, doing to done. Cependant, les statuts peuvent être modifiés ou vous pouvez en ajouter de nouveaux au flux de travail.
2. Maintenant, vous voulez créer des règles pour chaque statut. Dans la plupart des cas, vous pouvez ajouter plusieurs règles pour chaque statut. Choisissez les autorisations qui conviennent au processus. C'est-à-dire que n'importe quel membre de l'équipe peut peut-être déplacer une tâche du statut à faire au statut en cours, mais vous voulez seulement qu'un responsable approuve le passage au statut terminé. La plupart des automatisations de flux de travail vous permettront de restreindre qui peut changer de statut.
3. Ce paramètre d'approbation peut être défini pour n'importe quelle étape du processus. Par conséquent, vous pouvez décider qui peut changer de statut et qui ne le peut pas lorsque vous configurez l'automatisation de votre flux de travail. Cela permet un contrôle de la qualité et donne aux gestionnaires un sentiment de sécurité que le travail est effectué conformément aux normes établies dans le plan de projet.
4. Une fois que vous avez configuré tous vos déclencheurs, actions et approbations, vous devrez enregistrer le flux de travail. Avec de nombreux outils logiciels d'automatisation du flux de travail, vous pouvez également copier un flux de travail personnalisé d'un projet à un autre.

La plupart des automatisations de flux de travail qui ont des approbations de tâches auront également des déclencheurs qui notifient automatiquement la personne autorisée à modifier le statut pour maintenir le processus en mouvement. Souvent, l'utilisateur restreint pourra demander une approbation pour éviter les goulots d'étranglement.

Exemple de workflow automatisé dans ProjectManager

ProjectManager a des workflows automatisés qui suivent une simple logique « si, alors ». Vous pouvez utiliser autant de déclencheurs que nécessaire pour définir des actions dans un workflow.

Nous avons des déclencheurs pour le statut, la priorité, la progression, la suppression ou l'ajout de balises, l'approbation, l'ajout ou la suppression d'un cessionnaire, les heures planifiées, les heures réelles, les heures restantes, le coût réel, le coût planifié, la durée planifiée et la durée réelle.

Ces déclencheurs peuvent créer ces actions : définir le statut sur, affecter un utilisateur à, définir la priorité sur, définir la progression sur, ajouter des balises et supprimer des balises. Ces actions se produisent automatiquement lorsque l'utilisateur déclenche un déclencheur, sauf si cet utilisateur n'est pas autorisé à modifier l'état de la tâche. Si tel est le cas, la personne autorisée en sera automatiquement informée ou l'utilisateur pourra demander une approbation.

Vous pouvez ajouter des règles d'automatisation à n'importe quel workflow, même si ce workflow n'est pas personnalisé. Les règles peuvent être très simples à très complexes, selon vos besoins. Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce à quoi ressemble l'automatisation du flux de travail dans notre logiciel.

ProjectManager vous offre l'automatisation du flux de travail et bien plus encore

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et de travail basé sur le cloud qui dispose de plusieurs vues de projet et qui est collaboratif jusqu'au bout pour permettre aux équipes hybrides de travailler quand, où et comme elles le souhaitent. L'automatisation n'est que la cerise sur le gâteau.

Planifier sur des diagrammes de Gantt interactifs

L'automatisation des flux de travail, les flux de travail personnalisés et les approbations de tâches aident à rationaliser vos processus, mais vous devez d'abord disposer d'un plan de projet. Les responsables peuvent planifier avec des diagrammes de Gantt en ligne qui permettent de relier facilement les dépendances pour éviter les retards, de définir des jalons pour suivre les progrès et de les partager avec l'équipe et les parties prenantes. Vous pouvez filtrer le chemin critique, puis définir votre ligne de base pour suivre votre effort planifié par rapport à votre effort réel en temps réel.

Visualisation des progrès et des performances avec des tableaux de bord en temps réel

Votre équipe reçoit ses affectations et peut collaborer sur plusieurs vues de projet, telles que des listes de tâches, des tableaux kanban et des vues de calendrier, qui sont toutes mises à jour ensemble afin qu'il n'y ait qu'une seule source de vérité. Mais comment surveillez-vous leur activité, surtout s'ils ne travaillent pas au bureau ? Notre tableau de bord en temps réel collecte automatiquement des données en direct et les traduit en graphiques colorés qui suivent six indicateurs de projet. Mieux encore, aucune configuration n'est requise.

Approfondissez les données avec des rapports en un clic

Lorsque vous avez besoin de plus qu'une vue de haut niveau de votre projet, nos rapports peuvent être générés en une seule frappe pour vous fournir des données sur le temps, le coût, la charge de travail et bien plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour vous montrer uniquement ce que vous voulez voir. Ensuite, ils peuvent être partagés sous forme de pièce jointe PDF ou même imprimés si c'est ainsi que vos parties prenantes préfèrent se tenir au courant.

Non seulement nous avons une automatisation du flux de travail, mais il existe des notifications automatiques par e-mail et des alertes intégrées à l'application pour vous tenir au courant lorsque quelqu'un commente ou met à jour une tâche sur laquelle vous travaillez. Les responsables peuvent suivre les progrès de ces tâches avec des feuilles de temps sécurisées et s'assurer que les tâches de leur équipe sont équilibrées avec des outils de gestion des ressources qui garantissent que tout le monde travaille à pleine capacité. Nous couvrons toutes les bases de la gestion de projet.

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé pour les équipes hybrides. Grâce à l'automatisation du flux de travail, à plusieurs vues de projet et à une plateforme collaborative, les équipes peuvent travailler plus efficacement et les responsables disposent des outils nécessaires pour contrôler la qualité du projet. Rejoignez les équipes d'organisations aussi variées que la NASA, Siemens et Nestlé qui utilisent notre outil pour réussir. Commencez gratuitement dès aujourd'hui.