Réunion de lancement de projet : comment rédiger un ordre du jour de réunion de lancement

Les chefs de projet consacrent beaucoup de temps et d'efforts à la recherche de la viabilité de leur projet. Mais tout ce travail est inutile s'ils ne communiquent pas le but du projet à leur équipe et à leurs clients. C'est pourquoi une réunion de lancement est si importante.

Une réunion de lancement met tout le monde sur la même longueur d'onde. L'équipe et le client connaissent l'énoncé de mission, l'énoncé de vision et le plan de projet. Tout cela fait partie de l'ordre du jour de la réunion et garantit que l'équipe du projet démarre du bon pied.

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?

La réunion de lancement du projet communique les buts et objectifs du projet pour s'assurer que l'équipe de projet et le client sont clairs sur ce qu'ils doivent faire dans le projet.

Cette activité fait partie de la phase de lancement du projet. Une réunion de lancement est généralement animée par le chef de projet. Souvent, il y a une réunion de lancement interne avec uniquement l'équipe de projet, avec une réunion de lancement externe ultérieure qui inclut le client du projet, le sponsor du projet ou la partie prenante.

Lors de la réunion, le chef de projet explique la portée du projet, les informations générales et le calendrier du projet à l'équipe. Une réunion de lancement devrait donner le bon ton au projet alors qu'il passe aux phases d'exécution, de suivi et de contrôle. Une réunion de lancement bien gérée pourrait mener à la réussite du projet.

Quel est le but d'une réunion de lancement ?

Une réunion de lancement est principalement utilisée pour mettre l'équipe du projet sur la même longueur d'onde. Lors de la réunion, les chefs de projet expliquent les objectifs communs à garder à l'esprit lorsque l'équipe exécute ses tâches. Il met en place le succès du projet.

La réunion de lancement permet également au chef de projet de présenter l'équipe du projet. Il est important que chacun sache avec qui il travaille et quels sont ses rôles et ses responsabilités. Cela évite les conflits plus tard dans le projet qui peuvent retarder le travail et menacer le calendrier du projet.

L'équipe peut poser des questions au chef de projet jusqu'à ce qu'il ait une bonne compréhension du projet et de sa part. Étant donné que cette réunion a lieu en personne, et non par e-mail ou par partage de documents, vous réduisez les risques de mauvaise communication. Cela permet d'éviter le fluage de la portée sur toute la ligne.

De nombreuses informations sont partagées lors de la réunion de lancement, notamment le logiciel de gestion de projet que l'équipe utilisera. ProjectManager est un outil de gestion de projet basé sur le cloud qui dispose d'un stockage de fichiers illimité pour conserver les documents dans un hub centralisé facilement accessible par l'équipe. Ils peuvent utiliser plusieurs vues de projet pour joindre des documents pertinents à leurs tâches afin de les maintenir sur la bonne voie. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !

Exemple d'ordre du jour de la réunion de lancement

Une réunion de lancement est différente selon le type de projet. Certains sont plus structurés et formels, où le chef de projet fait beaucoup de préparation avant d'avoir la réunion de lancement. Les petits projets peuvent avoir une réunion de lancement sans démo ni présentation.

Une chose est commune, quel que soit le type de réunion de lancement ; l'agenda. Le plus souvent, l'ordre du jour du lancement comprend les éléments suivants, qui sont tous cruciaux pour une réunion de lancement bien organisée.

1. Contexte du projet

Faisant partie de la proposition de projet, le contexte du projet est un historique du projet et comment il a vu le jour. Il montre la recherche qui a conduit au feu vert et pourquoi le projet est nécessaire.

Cela inclut le pourquoi, où et comment de la mise en œuvre de votre projet. Vous avez détaillé la situation actuelle, quel est le problème et comment le projet le résout. Tout cela est étayé par des données fiables. Le contexte du projet est utilisé dans une proposition de projet pour obtenir l'approbation des parties prenantes. Cela permet également de mettre le projet en contexte lors du lancement du projet.

2. Aperçu de la portée du projet

L'aperçu de la portée du projet est une description détaillée du travail de projet que votre équipe doit effectuer pour que le projet soit un succès. Les modalités de ces travaux sont définies par le calendrier du projet et le budget du projet.

En comprenant les objectifs et les exigences nécessaires pour mener à bien le projet, les chefs de projet peuvent prévoir avec plus de précision les coûts et les délais. En expliquant la portée du projet à l'équipe de projet, ils ont une meilleure idée des contraintes sur les tâches qu'ils seront chargés d'exécuter.

3. Aperçu du calendrier du projet

Les livrables du projet sont présentés sur une chronologie, qui agit comme une feuille de route pour le projet. C'est l'épine dorsale de tout calendrier de projet et doit inclure au minimum les jalons, les tâches, toutes les dépendances et les dates d'échéance.

La vue d'ensemble du calendrier du projet est essentielle pour l'équipe, car elle sera chargée de respecter ces délais et de réaliser ces livrables. Par conséquent, ces informations doivent être clairement communiquées. Il ne devrait y avoir aucune confusion de la part de quiconque dans l'équipe de projet sur ce qui doit être fait.

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4. Aperçu de la gestion des risques

Lors de l'élaboration du plan de projet, un chef de projet devra également élaborer un plan de gestion des risques. C'est le processus d'analyse des risques qui pourraient survenir au cours du projet. Ensuite, vous déterminez les étapes nécessaires pour répondre à ces problèmes lorsqu'ils surviennent.

Vous hiérarchisez les risques en fonction de leur impact sur le projet. C'est ainsi que vous développez une stratégie d'atténuation des risques, qui indique qui sera responsable de quel risque s'il se produit. L'équipe de projet doit savoir qui détient les risques et détecter ces problèmes rapidement.

5. Rôles et responsabilités

Le chef de projet est chargé de définir les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet. C'est-à-dire la position du membre de l'équipe dans l'équipe, les tâches qui lui sont assignées et les devoirs de son rôle particulier par rapport à l'équipe dans son ensemble et au projet.

Il s'agit essentiellement d'une description de poste. Il doit être diffusé à l'équipe projet lors de la réunion de lancement. Il donne un aperçu du travail, une liste des responsabilités et ce que cette personne est autorisée à faire. La personne à qui ils rendent compte est également incluse, de sorte qu'il existe une chaîne de commandement claire.

6. Méthodes et outils de gestion de projet

Il existe de nombreuses façons de gérer un projet. Cela inclut une méthodologie plus traditionnelle telle que la cascade, une approche agile itérative ou une approche hybride qui relie de manière transparente différents styles de gestion du travail. Vous devez également choisir un outil de gestion de projet qui correspond à la méthodologie utilisée.

L'équipe de projet doit savoir comment le projet est géré et quelle sera sa part, y compris l'outil logiciel de gestion de projet qu'elle utilisera. Dans certains cas, cela nécessitera une période de formation de l'équipe pour lui faire comprendre la méthodologie et l'utilisation des outils du projet. Tout cela sera discuté lors de la réunion de lancement.

Comment organiser une réunion de lancement de projet

Cela fait beaucoup d'informations à transmettre à l'équipe du projet. Comment pouvez-vous vous assurer que tout le monde sort de la réunion de lancement avec cette connaissance intacte ? Voici quelques conseils pour vous assurer de mener à bien une réunion de lancement de projet :

• Préparez-vous : vous avez soigneusement étudié et documenté le projet pendant la phase d'initiation afin de le vendre à vos parties prenantes, vous devez maintenant faire de même avec l'équipe du projet. Cela implique de s'assurer que tout le monde est présent, d'avoir quelqu'un pour prendre des notes à partager plus tard et d'avoir un ordre du jour pour s'assurer que vous n'oubliez rien de critique.
• Présentez-vous et présentez l'équipe : c'est la première fois que toute l'équipe du projet est réunie, alors prenez le temps de faire en sorte que tout le monde se présente. Ce n'est pas une mauvaise idée de prévoir un peu de temps pour quelques questions brise-glace afin de faciliter l'intimité nécessaire pour un meilleur travail d'équipe.
• Définir le projet : Assurez-vous que l'équipe est claire sur le but du projet et sur la manière dont l'énoncé de mission du projet se rapporte aux buts et objectifs de l'entreprise dans son ensemble. Pour vous assurer que tout le monde comprend, prenez le temps de répondre aux questions que l'équipe pourrait avoir.
• Distribuez le plan de projet : le plan de projet devrait être un document à distribuer lors de la réunion de lancement, y compris le calendrier budgétaire, mais vous pouvez maintenant le parcourir en détail et vous assurer que tout le monde comprend les principales informations, telles que le calendrier du projet, les étapes clés et livrables.
• Définir la portée du projet : assurez-vous que l'équipe connaît la portée du projet et les informations clés du projet. Cela permet d'éviter une dérive de la portée en gérant les attentes de l'équipe.
• Partager les rôles et les responsabilités : si l'équipe a une histoire ensemble, cette étape n'est peut-être pas aussi importante, mais il est crucial pour les nouvelles équipes de comprendre leurs relations les unes avec les autres.
• Expliquez la source centrale de vérité : Ayez une source centrale de vérité pour que l'équipe connaisse l'état du projet. Autrement dit, l'équipe a besoin d'un lieu partagé avec des données en temps réel afin que chacun soit toujours clair sur l'état du projet et sa place dans celui-ci.
• Posez des questions, les prochaines étapes et les listes de tâches : avant de conclure, ouvrez la parole à toutes les questions pour vous assurer que tout le monde est clair sur ce qui a été partagé lors de la réunion de lancement. Prenez le temps d'expliquer ce qui va se passer ensuite, y compris les listes de choses à faire après la réunion de lancement pour l'équipe. Notre modèle d'éléments d'action gratuits peut vous aider.

Prochaines étapes après la réunion de lancement de votre projet

En parlant de ces prochaines étapes, elles constituent un tremplin important après la réunion de lancement pour envoyer l'équipe à l'action. C'est alors que commence la phase d'exécution du projet. C'est une étape qui a probablement été notée dans le plan du projet.

Bien qu'il y ait des réunions fréquentes tout au long du projet, la réunion de lancement est unique en ce sens qu'elle implique toute l'équipe du projet. Il est peu probable que tout le monde soit assemblé au même moment et au même endroit. C'est pourquoi il est si important d'avoir le bon logiciel de gestion de projet.

Comme indiqué ci-dessus, une source centrale de vérité est essentielle pour garder tous les membres de l'équipe de projet connectés. Il doit être mis à jour en temps réel et assurer la transparence du processus. Cela signifie que tout le monde sait ce que font les autres et comment ils s'intègrent dans cette image. C'est le meilleur moyen d'éviter les goulots d'étranglement, de bloquer les autres membres de l'équipe et de maintenir le projet sur la bonne voie.

Comment ProjectManager peut vous aider après votre réunion de lancement

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud qui planifie, surveille et génère des rapports en temps réel pour permettre aux équipes hybrides de mieux travailler ensemble pour atteindre l'objectif du projet. ProjectManager est conçu avec plusieurs vues de projet qui permettent aux équipes de travailler comme elles le souhaitent, quel que soit leur niveau d'expertise, leur emplacement ou leur méthodologie.

Planifiez à l'avance sur les diagrammes de Gantt interactifs

Les responsables disposent des fonctionnalités dont ils ont besoin pour planifier à l'avance la mission du projet sur des diagrammes de Gantt interactifs qui organisent les tâches, relient les dépendances et ajoutent des jalons. Mais ils peuvent également filtrer le chemin critique et définir une ligne de base pour suivre la variance du projet en temps réel. Le plan de projet peut ensuite être partagé avec les équipes et les parties prenantes afin que chacun sache toujours ce qu'il fait et comment cela s'intègre dans le tableau d'ensemble.

Gérer le travail sur les tableaux Kanban

Les membres de l'équipe peuvent utiliser les vues de projet de la liste des tâches, du calendrier ou du tableau Kanban pour gérer leur propre travail et rester productifs. Les tableaux Kanban visualisent le flux de travail pour l'équipe agile qui doit gérer son backlog et planifier ses sprints. Pendant ce temps, les responsables obtiennent une visibilité sur le processus de leur équipe et peuvent réaffecter les ressources selon les besoins pour éviter les goulots d'étranglement et les retards coûteux.

Suivre les performances en temps réel

Les progrès et les performances sont toujours à l'écran avec des tableaux de bord en direct. Aucune configuration fastidieuse n'est nécessaire. Les données sont collectées et les chiffres sont calculés automatiquement. Ensuite, ils sont affichés sur des graphiques et des tableaux faciles à lire indiquant les coûts, le temps et d'autres mesures du projet.

Tout ce que vous devez suivre lors d'une réunion de lancement pour réussir un projet se trouve dans ProjectManager. Des rapports en un clic qui peuvent être filtrés et partagés aux notifications par e-mail et dans l'application pour que tout le monde soit toujours informé, aux fonctionnalités de gestion des ressources et plus encore, ProjectManager est le seul outil de gestion du travail hybride dont vous aurez besoin.

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