Comment rédiger un cahier des charges (exemple inclus)

Qu'est-ce qu'un périmètre de travail ?

Un document d'étendue des travaux est un accord sur le travail que vous allez effectuer sur le projet. Une portée de travail en gestion de projet comprend des livrables, un calendrier, des jalons et des rapports. Examinons de plus près chacun de ces éléments ci-dessous.

Livrables

C'est ce que votre projet livre, bien sûr. Qu'il s'agisse d'un produit ou d'un service, c'est la raison pour laquelle vous exécutez le projet pour votre client, partie prenante ou sponsor. Quel que soit ce livrable, et il peut s'agir d'une sorte de document ou de rapport, de logiciel, de produit, de construction (ou de tout ce qui précède), vous devez avoir chaque élément clairement identifié ici. La création d'une structure de répartition du travail peut aider à cette étape.

Chronologie

Considérez une chronologie comme une route menant du début d'un projet à sa fin. C'est une section du document qui délimite les principales phases à travers le calendrier de la durée du projet. Il doit également marquer les points du projet lorsque vos livrables sont prêts. Comme vous pouvez le deviner, il est essentiel de définir le plan global de tout projet. Il est préférable de le présenter visuellement, comme un plan de diagramme de Gantt enroulé, afin que les parties prenantes puissent voir la chronologie de haut niveau.

Avec ProjectManager, vous pouvez créer une chronologie en quelques secondes avec notre créateur de diagrammes de Gantt en ligne. Créez un budget, attribuez des tâches, ajoutez des dépendances et plus encore. Ensuite, présentez-vous à votre équipe et aux parties prenantes pour faire avancer le projet du bon pied. Essayez-le gratuitement aujourd'hui.

Jalons

Les projets peuvent être très longs et complexes, c'est pourquoi ils sont répartis sur une chronologie et divisés en parties plus gérables appelées tâches. Les phases plus importantes du projet sont marquées par ce qu'on appelle un jalon. C'est un moyen de vous aider à suivre l'avancement du projet pour vous assurer qu'il respecte votre calendrier prévu. Définissez vos étapes clés sur une chronologie dans le document Étendue des travaux, y compris les lancements de projet, les réunions, les transferts, etc.

Rapports

Vous les générerez tout au long du projet, livrés à votre équipe ou à votre client, partie prenante ou sponsor. Ceux-ci peuvent inclure des rapports d'état, des rapports d'avancement, des rapports d'écart et plus encore. Ils constituent un enregistrement formel de l'avancement de votre projet, mais ils sont également un moyen de communication au-delà du fait que le projet soit dans les délais ou non. Selon la façon dont vous les personnalisez, il existe une multitude de données qui peuvent servir un certain nombre de publics différents. Définissez comment vous allez rendre compte du projet et quand les parties prenantes peuvent les attendre et de qui.

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Exemple d'étendue des travaux

Pour comprendre la portée du travail, créons un projet hypothétique, rien de trop complexe mais néanmoins important. Un mariage est un projet, et selon la bridezilla (ou groomzilla), cela peut être plus gros et plus compliqué que la construction d'une autoroute ou d'un aéroport. Alors, prenons juste un aspect de ce projet plus vaste, les invitations de mariage, et décomposons-le en une portée de travail. Je vais décrire les livrables, le calendrier, les jalons et les rapports dans cet exemple de portée de travail.

Livrables

• Liste d'invitation
• Adresses des participants
• Invite
• Enveloppes adressées
• Timbres

Chronologie

• 1er janv. Décision sur la liste d'invités
• 1er février Recueillez les adresses des participants
• 1er mars Choisissez le style d'invitation et imprimez-le
• Adresse du 1er avril et invitations par courrier
• 1er mai Obtenez le décompte final des invités
• Mariage du 1er juin

Jalons

• Sélection des invités et collecte des adresses
• Envoi des invitations
• Le décompte final des participants

Rapports

• Vérifier l'état de la collecte d'adresses
• Restez en contact avec l'imprimeur pour suivre l'évolution des invitations
• Vérifier les RSVP par rapport à la liste d'invitation

Conseils sur la portée des travaux

Mais avant de commencer à écrire, vous devez vous assurer de suivre ces conseils.

1. Soyez précis : expliquez clairement les termes utilisés
2. Utilisez des visuels : une image vaut mille mots
3. Obtenez des approbations : assurez- vous que tous ceux qui doivent approuver le travail le font

Ce n'est pas si difficile, mais cela doit être minutieux, car vous ne voulez pas avoir à rattraper la paperasse lorsque vous êtes dans le feu du projet.

Conseil de pro : le cahier des charges est essentiel au plan de projet et est souvent inclus dans le plan de projet global, mais sa rédaction peut prendre beaucoup de temps. N'oubliez pas d'utiliser notre modèle gratuit de portée et de planification de projet pour vous faire gagner du temps. Le lien est en haut de la page !

Comment faire des plans de projet dans un logiciel de gestion de projet

Cela peut sembler écrasant avec autant de tâches à suivre, mais un logiciel de gestion de projet peut simplifier le processus. Dans ProjectManager, vous pouvez importer votre feuille de calcul ou utiliser l'un de nos modèles spécifiques à l'industrie pour vous aider à démarrer.

Une liste de tâches n'est qu'un début. Pour mettre de l'ordre dans ce chaos, vous voudrez estimer la durée en ajoutant des dates de début et de fin. Nous mettons ensuite automatiquement toutes vos tâches sur une chronologie dans notre vue de projet de diagramme de Gantt, afin que vous puissiez voir l'ensemble du projet en un seul endroit. Maîtrisez davantage les tâches en les hiérarchisant, en reliant les dépendances pour éviter les goulots d'étranglement plus tard dans le projet et en définissant des jalons pour diviser le projet plus vaste en phases plus gérables.

Collaborer au niveau des tâches

Les tâches ont besoin de personnes pour les exécuter et faire avancer votre projet. Vous avez votre emploi du temps, alors intégrez votre équipe et commencez à les affecter à des tâches. Vous pouvez le faire à partir de n'importe laquelle de nos multiples vues de projet. Nous proposons des outils collaboratifs qui rendent les équipes plus productives et les aident à travailler ensemble. Vous pouvez les diriger avec des descriptions de tâches et en joignant des fichiers à la tâche. Ensuite, ils peuvent travailler ensemble, en commentant au niveau des tâches avec d'autres membres de l'équipe, qui sont avertis par e-mail. C'est idéal pour les équipes distantes et même celles qui travaillent dans la même pièce.

Suivez les progrès pour respecter les délais et respecter le budget

En parlant d'équipes distribuées, comment pouvez-vous suivre leurs progrès si vous n'êtes pas en mesure de les vérifier ? Nous résolvons ce problème avec d'excellentes fonctionnalités de surveillance, telles qu'un tableau de bord en temps réel qui vous montre l'avancement des tâches, les coûts et d'autres vues de haut niveau du projet. Notre logiciel prend les mises à jour de statut et les affiche automatiquement dans des tableaux et des graphiques faciles à lire. Vous pouvez même les partager lors des réunions des parties prenantes pour les tenir au courant.

Pour des données plus détaillées, nous proposons des rapports en un clic qui peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous recherchez. Les rapports suivent la variance du projet, la charge de travail et plus encore. Vous détecterez les problèmes et les résoudrez rapidement avant qu'ils ne deviennent des problèmes qui menacent de faire dérailler votre projet.

Si vous souhaitez que cette étendue de travail soit le début d'un beau projet, essayez ProjectManager gratuitement avec notre offre d'essai de 30 jours.

VIDÉO : Comment rédiger un cahier des charges

Dans cette vidéo, Jennifer Bridges, PMP, vous montre comment rédiger un cahier des charges pour la gestion de projet. Suivez ses étapes pour commencer ou utilisez notre modèle de plan de projet et de document de portée !

Voici une photo du tableau blanc pour votre référence !

Transcription:

Aujourd'hui, nous parlons de la façon d'écrire un document sur la portée des travaux et avec cela, je veux parler de quelques meilleures pratiques. Mais avant de commencer, je veux clarifier ce qu'est le document sur la portée des travaux.

Certaines personnes peuvent l'entendre référencé comme le SOW. Fondamentalement, il s'agit d'un accord sur le travail à effectuer sur le projet. Cela inclut les livrables produits ou peut-être même les produits ou les résultats.

Il comprend également le calendrier de ce projet ainsi que les étapes importantes et critiques et les différents types de rapports nécessaires et en particulier à qui ces rapports sont destinés.

Je recommande d'utiliser un modèle et la plupart des modèles incluent ces éléments : le glossaire, un glossaire de termes définissant les termes qui seront référencés dans cet énoncé de travail. En outre, l'énoncé du problème, un peu plus de détails sur le problème et ce que nous essayons de résoudre. Il comprend également les buts, ainsi que les objectifs et les livrables que nous allons produire. Il comprend également tout type d'informations administratives sur le projet ainsi que le calendrier.

Ainsi, certaines personnes font référence aux meilleures pratiques et dans ce cas, je les appelle les pratiques « incontournables ». Alors numéro un, soyez précis. Vous devez être précis lorsque vous clarifiez ou définissez des termes afin que tout le monde ait une compréhension claire et commune de ce que sont les termes. Vous devez également être précis lorsque vous définissez qui fait quoi et quand. Vous voulez… En faisant cela, vous évitez certains des pièges qui pourraient être source de confusion, comme qui fait quoi et quand, ou ce que signifient les choses, ou des malentendus qui peuvent finalement conduire à des conflits.

Vous voulez également inclure des visuels, vous voulez peindre l'image de ce à quoi cela ressemblera à la fin une fois que ce cahier des charges, ou ce projet, sera mis en œuvre. Vous voulez également être en mesure de montrer ce que les gens seront capables de faire à la fin de ce projet en mettant cela en œuvre. Rappelez-vous, une image vaut mille mots. Encore une fois, vous évitez un piège ici qui a à voir avec des interprétations erronées, donc les visuels aident à éviter cela.

Et le troisième est d'obtenir des approbations. Vous voulez vous assurer que les approbateurs autorisés signent votre document d'étendue des travaux. Vous voulez également qu'ils approuvent les jalons et les livrables critiques, encore une fois, en évitant ces pièges. Si vous avez déjà eu l'impression que les membres de votre équipe ou de votre projet souffraient d'amnésie sélective, eh bien, nous voulons éviter cela. Vous voulez également éviter les litiges et toute reprise coûteuse.

Donc, si vous avez besoin d'un outil qui peut vous aider à gérer et à suivre votre document d'étendue des travaux, inscrivez-vous maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.