6 Contoh Kendala Proyek Teratas

Cepat, murah atau bagus — pilih dua. Apakah Anda bosan mendengarnya? Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi setiap manajer proyek adalah kendala proyek. Kendala proyek tidak hanya membatasi proyek, tetapi juga dapat dengan cepat membahayakan keberhasilannya. Inilah sebabnya mengapa penting untuk mengetahui semua kendala yang mungkin, pengaruhnya satu sama lain dan alat manajemen proyek yang mengatasi kendala tersebut.

Apa Kendala Proyek?

Kendala proyek dalam manajemen proyek adalah segala sesuatu yang membatasi ruang lingkup proyek. Ini mengancam kecepatan dan kualitas proyek dan dapat menyebabkannya melebihi anggaran. Meskipun ada banyak kemungkinan kendala, yang paling umum disebut sebagai kendala rangkap tiga.

Model Kendala Tiga

Setiap manajer proyek tahu (dan sering takut) kendala proyek klasik dalam manajemen proyek:

• Waktu: Apa batas waktu untuk mengirimkan output?
• Cakupan: Apa sebenarnya hasil yang diharapkan?
• Biaya: Berapa banyak uang yang tersedia untuk mencapai hasil ini?

Jika Anda mengubah satu sisi segitiga ini, itu akan berdampak pada dua lainnya. Jika Anda dapat mengatasi kendala rangkap tiga, kemungkinan besar Anda akan menghasilkan proyek yang sukses.

Cara menutupi kendala rangkap tiga memang rumit, tetapi perangkat lunak manajemen proyek yang tepat dapat membantu. ProjectManager adalah alat manajemen pekerjaan dan proyek yang menangkap data waktu nyata untuk keputusan yang lebih berwawasan. Manajer proyek dapat menggunakan alat pelaporan kami untuk mendalami data dan memfilter laporan tentang status, portofolio, tugas, biaya, dan lainnya untuk memahami apa yang sesuai rencana dan apa yang tidak. Laporan ini mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan untuk memberikan pembaruan cepat. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

6 Kendala Proyek

Sebuah proyek sering didefinisikan sebagai berhasil jika tujuan proyek dicapai dengan tenggat waktu dan diselesaikan sesuai anggaran. Selain waktu, ruang lingkup dan biaya, ada enam kendala tambahan yang membatasi proses pencapaian tujuan proyek dengan benar.

1. Biaya

Proyek Anda membutuhkan sumber daya seperti tenaga kerja, bahan dan peralatan, yang semuanya membutuhkan biaya. Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Anda memperkirakan biaya proyek secara akurat selama tahap perencanaan dan sebelum pelaksanaan. Saat itulah Anda akan membuat anggaran proyek yang mencakup semua pengeluaran Anda. Jika Anda gagal menentukan anggaran proyek yang memadai, proyek Anda bisa gagal.

2. Waktu

Untuk mengelola waktu yang tersedia untuk menjalankan proyek dengan benar, Anda harus membuat jadwal yang menentukan garis waktu untuk pelaksanaan tugas proyek Anda. Jadwal proyek juga mendefinisikan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas proyek tertentu. Waktu merupakan kendala proyek yang kritis karena jika tidak dikelola dengan baik, dapat mempengaruhi kendala lain seperti ruang lingkup dan kualitas. Gagal melacak waktu dapat mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat dan ruang lingkup proyek berkurang. Lebih buruk lagi, itu bisa mengurangi kualitas kiriman Anda.

Terkait: Template Timesheet Gratis untuk Excel

3. Ruang Lingkup

Lingkup proyek mengacu pada semua pekerjaan yang akan dilakukan dalam sebuah proyek. Penting untuk menentukan kegiatan, hasil, dan tonggak pencapaian selain apa yang tidak akan dilakukan untuk menetapkan harapan yang jelas dengan pemangku kepentingan. Manajer proyek menggunakan struktur rincian kerja untuk memecah ruang lingkup proyek menjadi bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

4. Kualitas

Meskipun batasan ini sangat mirip dengan ruang lingkup, ini sedikit berbeda karena ruang lingkup menentukan hasil spesifik yang diinginkan. Misalnya, ruang lingkup proyek Anda mungkin melibatkan pembuatan 10 halaman web. Kualitas berkonsentrasi pada atribut masing-masing halaman web ini. Saat memikirkan kualitas proyek, tanyakan pada diri Anda, "seberapa dekat hasilnya sesuai dengan harapan?"

Dalam contoh kami, kualitas tidak menentukan jumlah halaman web, tetapi mungkin ada toleransi kualitas terkait jumlah kata. Mungkin Anda telah meminta 1.000 kata dengan toleransi kualitas +/- 100 kata. Jika halaman web berisi 900 kata, Anda akan menyetujuinya, tetapi jika halaman web lain hanya berisi 850 kata, Anda akan menolaknya.

Kualitas saling terkait dengan kendala lainnya. Mari kita asumsikan Anda kehabisan waktu dan harus memenuhi tanggal jatuh tempo tertentu. Anda mungkin dapat memenuhi tenggat waktu dengan memperbesar toleransi kualitas dan mengurangi jumlah kata menjadi 800.

5. Risiko

Mengelola risiko adalah tugas penting bagi manajer proyek, tetapi apa arti sebenarnya dari istilah ini? Anda dapat memperkirakan kemungkinan bahwa risiko akan berdampak pada proyek Anda. Mungkin Anda sedang membuat gambar rangka untuk situs web Anda dan Anda memutuskan untuk melewatkan tinjauan klien karena Anda terlambat. Dalam hal ini, ada risiko bahwa klien akan menolak halaman web akhir Anda.

Tentu saja, Anda dapat mengendalikan risiko sampai batas tertentu. Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk menghindari risiko dan bersikeras pada langkah peninjauan. Tetapi keputusan ini memengaruhi garis waktu Anda dan biaya terkait karena klien akan meninjau setiap desain Anda dan manajer proyek perlu mengawasi proses ini.

6. Sumber Daya

Sumber daya sangat terkait dengan biaya proyek. Jumlah uang yang tersedia untuk mencapai hasil yang diinginkan dapat membatasi penggunaan dan perolehan sumber daya yang menciptakan kendala tersendiri.

Kadang-kadang, bahkan jumlah uang yang tak terbatas tidak memungkinkan Anda untuk memperoleh sumber daya tertentu yang Anda butuhkan. Misalnya, butuh waktu lebih lama dari yang Anda harapkan untuk menerima sumber daya fisik dalam proyek (seperti chip) yang menyebabkan Anda melewatkan tenggat waktu. Jika sumber daya ini penting untuk proyek, Anda harus mengorbankan mencapai tenggat waktu karena tidak ada jumlah uang yang dapat mengurangi waktu pengiriman.

Terkait: Template Perencanaan Sumber Daya Gratis untuk Excel

Bagaimana Mengelola Kendala Proyek

Mengelola kendala proyek pada dasarnya adalah bagaimana Anda mengelola proyek. Anda perlu memantau dan melacak kendala proyek melalui siklus hidup proyek dan menangkap anomali untuk menyelesaikannya dengan cepat. Mengelola kendala membuat proyek Anda tetap pada jalurnya dan sesuai anggaran. Berikut adalah enam cara untuk mengelola kendala proyek Anda.

• Biaya: Rencana manajemen biaya adalah rencana strategis untuk anggaran proyek Anda. Ini adalah pendekatan empat cabang yang memperhitungkan perencanaan sumber daya, estimasi biaya, penganggaran, dan pengendalian biaya. Ya, ini adalah rencana, tetapi diterapkan sepanjang proyek untuk membantu mendokumentasikan pengeluaran dan menjaga kendala biaya Anda.
• Waktu: Rencana manajemen waktu adalah metode pelacakan waktu yang dihabiskan untuk tugas dan kemajuan yang dibuat dalam proyek Anda. Ini melibatkan perencanaan jadwal yang akurat dan kemudian memantau dan mengendalikan jadwal untuk memastikan waktu Anda yang sebenarnya sejalan dengan rencana manajemen waktu Anda. Waktu adalah salah satu kendala proyek utama dan kunci keberhasilan proyek.
• Ruang Lingkup: Rencana manajemen ruang lingkup melibatkan semua proses yang termasuk dalam pelaksanaan proyek. Ruang lingkup bertindak sebagai peta jalan untuk proyek dan menguraikan batas-batasnya. Mengelola batasan proyek ruang lingkup penting karena perubahan selalu memengaruhi ruang lingkup. Tanpa rencana, proyek dapat dengan cepat tergelincir.
• Kualitas: Rencana manajemen kualitas tersedia untuk membantu manajer proyek dan tim proyek memenuhi harapan para pemangku kepentingan. Anda dapat mengirimkan proyek tepat waktu dan bahkan di bawah anggaran, tetapi jika kualitasnya tidak memenuhi harapan, itu dianggap gagal. Pemangku kepentingan atau pelanggan akan meninjau rencana untuk memastikan pengekangan proyek akurat.
• Risiko: Rencana manajemen risiko membantu mengidentifikasi dan menanggapi masalah potensial yang mungkin muncul dalam proyek. Risiko ini dapat berdampak pada kendala proyek sehingga penting untuk mengidentifikasi apa yang mungkin terjadi, menilai dampak pada proyek, membuat mitigasi risiko atau rencana kontinjensi dan selalu memantau risiko ini atau risiko lainnya sehingga Anda dapat menanganinya dengan benar.
• Sumber Daya: Rencana pengelolaan sumber daya digunakan untuk memandu bagaimana sumber daya proyek, seperti tim, peralatan, dan material, dikategorikan, dialokasikan, dikelola, dan dirilis. Tanpa mengelola tim Anda dan sumber daya yang diperlukan, proyek akan terganggu.

Menyeimbangkan Batasan Proyek

Selain mendefinisikan prosedur, pedoman dan kegiatan untuk mengelola kendala proyek, manajer proyek juga dapat menyeimbangkannya. Mempertimbangkan pentingnya kendala proyek untuk memberikan proyek yang sukses, sangat penting bagi manajer proyek untuk memahami langkah-langkah ini untuk mengelolanya.

Pertama, Anda perlu merencanakan. Rencana di atas dikembangkan selama fase perencanaan proyek, namun, Anda juga perlu merencanakan setiap fase proyek dalam siklus hidup proyek. Ini biasanya dimulai dengan struktur rincian kerja (WBS) untuk mengidentifikasi setiap tugas dan hasil dalam proyek.

Selanjutnya, Anda harus melihat setiap kendala proyek dan menentukan bagaimana kendala tersebut dapat memengaruhi proyek Anda. Di sinilah manajemen risiko dan pemerataan sumber daya akan berperan. Perataan sumber daya menyesuaikan tanggal mulai dan selesai untuk kendala sumber daya untuk menyeimbangkan permintaan sumber daya tersebut. Anda juga harus memiliki rencana manajemen kualitas seperti yang dibahas di atas.

Menjaga keseimbangan beban kerja tim Anda juga merupakan kuncinya. Jika Anda membebani mereka dengan tugas, mereka akan kelelahan. Ini berarti Anda akan kehilangan produktivitas dari anggota tim, faktor yang sangat penting untuk keberhasilan proyek secara keseluruhan. Mengelola sumber daya Anda dengan benar adalah salah satu aspek terpenting dari kendala proyek.

Di luar rencana manajemen yang diperlukan untuk mengelola kendala proyek Anda, ada juga komunikasi yang perlu dipertimbangkan. Memiliki komunikasi yang jelas, transparan, dan teratur antara tim proyek dapat membantu Anda menjalankan proyek dengan lancar. Sangat penting untuk mengetahui batasan proyek yang berbeda karena satu-satunya cara untuk mengendalikannya adalah dengan memahaminya. Saat membuat keputusan penting, jangan hanya mempertimbangkan waktu, ruang lingkup, dan anggaran, tetapi juga faktor kualitas, risiko, sumber daya, keberlanjutan, organisasi, metodologi, dan kepuasan pelanggan.

ProjectManager Membantu Anda Mengelola Kendala

Kendala harus dikelola dalam proyek apa pun. Untuk melakukannya, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang memberi Anda kemampuan untuk merencanakan, melacak, dan beradaptasi dengan kendala saat proyek Anda berkembang. ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda mengelola setiap aspek proyek, termasuk kendalanya.

Buat Rencana Lebih Akurat

Jika Anda tidak mengawasi anggaran dengan cermat, uang akan membuat proyek mengering. ProjectManager membantu Anda merencanakan proyek Anda dengan bagan Gantt online yang menjadwalkan tugas berdasarkan garis waktu dan melacak biaya yang terkait dengan setiap tugas tersebut. Dengan cara ini, Anda tidak akan pernah lengah. Anda juga dapat menautkan dependensi untuk menghindari kemacetan yang dapat membuat Anda keluar jalur.

Alat Manajemen Sumber Daya

Cara lain agar biaya tidak terkendali dan mengganggu jadwal Anda adalah ketika sumber daya tidak dikelola dengan benar. ProjectManager memberi Anda kendali atas sumber daya Anda. Baik itu biaya yang terkait dengan pemasok dan vendor atau tim proyek Anda dan alokasi tugas mereka, Anda akan melihat semua data secara real time.

Berbicara tentang tim, waktu mereka perlu dikelola. ProjectManager memiliki timesheets yang memudahkan mereka untuk mengirimkan dan untuk disetujui oleh manajer. Plus, pelaporan proyek yang mendalam membuat Anda tetap di atas kendala proyek Anda. Ada banyak cara untuk melihat dan mengontrol batasan di ProjectManager.com.

Menyeimbangkan semua kendala dalam manajemen proyek membutuhkan alat yang kuat untuk pelacakan dan pelaporan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online dengan dasbor waktu nyata dan alat pelaporan untuk memantau kemajuan proyek, anggaran, dan lainnya untuk memastikan bahwa proyek Anda mencapai kesimpulan yang berhasil. Buktikan sendiri dan ikuti uji coba gratis selama 30 hari.