Teknik Manajemen Tugas: 10 Tips Manajemen Tugas Terbaik

Tugas adalah blok bangunan dari pekerjaan dan proyek Anda. Anda perlu mengelolanya untuk mengelola pekerjaan secara luas. Masalahnya, kita mudah kewalahan dalam tugas sehari-hari. Itu sebabnya Anda membutuhkan teknik manajemen tugas yang baik untuk menjadi sukses.

Apa itu Teknik Manajemen Tugas?

Teknik manajemen tugas adalah cara praktis untuk mengelola tugas Anda dengan lebih baik. Ini bisa sesederhana membuat daftar tugas harian, atau setinggi membuat ketergantungan.

Tidak semua pekerjaan Anda akan menuntut teknik manajemen tugas yang canggih, tetapi untuk memahami metode manajemen tugas yang baik berarti menyiapkan diri Anda untuk tingkat produktivitas yang lebih tinggi dan tingkat stres yang lebih rendah.

Dapatkan gratis Anda

Templat Pelacak Tugas

Gunakan Template Pelacak Tugas gratis ini untuk Excel untuk mengelola proyek Anda dengan lebih baik.

Unduh File Excel

Mengapa Teknik Manajemen Tugas Penting?

Tanpa teknik manajemen tugas, Anda pasti menyerah pada kekacauan. Orang cenderung hanya bereaksi terhadap permintaan apa pun yang datang baru-baru ini, daripada mengatur prioritas mereka. Atau mungkin mereka selalu melakukan tugas-tugas yang mudah terlebih dahulu, dan kemudian lambat untuk merangkak dalam hal-hal yang sulit.

Kesalahan manajemen tugas ini dapat menyebabkan kemacetan, penundaan, waktu terbuang percuma, kehilangan uang, dan banyak lagi. Jadi, lebih baik mencoba beberapa teknik manajemen tugas yang telah terbukti daripada mencoba dan membuat sendiri di tempat. Kami siap membantu Anda!

Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat yang sempurna untuk membantu Anda mengelola tugas dengan lebih baik. Dengan alat yang mudah digunakan seperti daftar tugas, papan kanban, kalender, dan lainnya, Anda dapat menjalankan semua teknik manajemen tugas favorit untuk diri sendiri atau tim Anda. Coba ProjectManager hari ini gratis!

10 Tips & Teknik untuk Manajemen Tugas yang Lebih Baik

Manajemen tugas bersifat universal: apakah itu manajer proyek yang menangani pekerjaan besar dan kompleks, atau hanya seseorang dengan sesuatu yang perlu diselesaikan—manajemen tugas itu relevan. Sayangnya, orang tidak menerapkan metodologi baru saat mengelola tugas agar dapat menanganinya secara efisien. Cobalah 10 teknik manajemen tugas ini dan lihat bagaimana hal itu memengaruhi pekerjaan yang Anda lakukan.

1. Buat daftar semua tugas Anda: Untuk memahami apa yang Anda hadapi, daftarkan semuanya. Ini bisa di selembar kertas atau di perangkat lunak online untuk kolaborasi yang mudah.
2. Status log: Tunjukkan apakah tugas Anda sudah selesai, sedang berlangsung, atau belum dimulai. Ini akan membantu Anda memprioritaskannya nanti.
3. Tambahkan tanggal jatuh tempo: Tidak setiap tugas jatuh tempo segera setelah Anda menerima permintaan, tetapi jangan menunda semuanya juga. Kebiasaan manajemen tugas yang baik adalah menetapkan tenggat waktu dan benar-benar mematuhinya.
4. Prioritaskan untuk setiap hari: Setiap hari berbeda. Beberapa penuh sesak dengan rapat, yang lain kosong. Sesuaikan beban kerja tugas Anda untuk eksekusi yang lebih lancar.
5. Hapus tugas yang tidak penting: Ini adalah teknik manajemen tugas yang sering diabaikan. Beberapa tugas dapat didelegasikan atau dihapus sama sekali. Anda mungkin harus berpikir di luar kotak untuk yang satu ini, tetapi itu sepadan.
6. Siapkan pengingat: Hidup bisa menjadi gila, jadi atur pengingat. Orang bisa tersinggung jika Anda melupakan tugas mereka, jadi jangan biarkan hubungan berantakan karena Anda membiarkan sesuatu lolos begitu saja di bawah radar.
7. Tambahkan pemberitahuan: Buat pemberitahuan untuk tugas Anda jika Anda menggunakan komputer. Ini adalah teknik manajemen tugas modern yang hebat yang membantu mengatasi kebisingan dunia digital.
8. Memecah tugas yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil: Ini adalah metode manajemen tugas yang ideal untuk tugas yang besar dan menantang. Daripada menunda-nunda, pisahkan menjadi kegiatan yang dapat dikelola.
9. Tetapkan ekspektasi dan batasan dengan orang lain: Bersikap transparan dengan tim Anda. Jangan membuat diri Anda gagal dengan menjanjikan dunia, tetapi jangan membuat orang lain merasa tugas mereka tidak penting. Jadilah profesional, bekerja keras dan jujur. Tim Anda akan berterima kasih.
10. Temukan tempat yang tenang untuk menyelesaikan sesuatu: Ini terutama berlaku jika Anda bekerja dari rumah. Jika Anda tidak dapat menemukan tempat yang tenang, setidaknya dapatkan headphone yang bagus!

Pro-Tip: Penting untuk mengetahui bahwa satu ukuran tidak cocok untuk semua, dan beberapa mungkin memerlukan cara yang lebih visual untuk mengelola tugas mereka dibandingkan dengan yang tradisional. Lakukan penelitian, lihat berbagai metodologi dan lihat mana yang sesuai dengan kekuatan dan kelemahan Anda.

Video Pelatihan Teknik Manajemen Tugas

Jennifer Bridges, PMP, menawarkan tip manajemen tugas agar Anda dapat mengelola pekerjaan dengan lebih baik. Kiat-kiat ini sangat ampuh bila digunakan dalam kombinasi dengan perangkat lunak manajemen tugas.

Ini foto papan tulis untuk referensi Anda!

Transkripsi Video

Hari ini, kita berbicara tentang 10 tip untuk manajemen tugas yang lebih baik. Apakah Anda memimpin tim atau proyek, Anda sebagai profesional bisnis tetap harus mengelola tugas Anda sendiri, dan menyelesaikan pekerjaan Anda sendiri. Jadi, kita melihat hari ini, masih ada orang yang menggunakan metode catatan tempel, atau mungkin daftar.

Jadi kami ingin beralih dari metode ini ke penggunaan alat online yang lebih canggih, atau bahkan aplikasi. Dan saat kami menggunakan alat dan aplikasi manajemen tugas online, ada praktik dan tip terbaik yang ingin kami tawarkan untuk cara mengelola tugas Anda. Nomor satu, daftarkan semua tugas Anda. Keluarkan mereka dari otak Anda sehingga Anda tidak harus bergantung pada ingatan, dan masukkan ke dalam alat Anda. Nomor dua, kelola tugas Anda. Tandai jika sudah selesai, atau tertunda, atau bahkan belum dimulai. Dengan begitu Anda tahu setiap hari apa yang harus difokuskan.

Tambahkan tanggal jatuh tempo agar tidak semuanya jatuh tempo hari ini. Anda ingin memprioritaskan untuk setiap hari, dan menyelesaikan tugas penting terlebih dahulu, dan lebih awal. Singkirkan atau delegasikan tugas-tugas yang tidak penting kepada orang lain sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang paling cocok untuk Anda, atau lebih penting untuk peran Anda.

Selain itu, atur pengingat agar Anda tahu sebelumnya, halo, apa yang harus diselesaikan hari ini, apa yang harus dilakukan minggu ini, atau bahkan bulan ini? Tambahkan notifikasi untuk diri sendiri dan orang lain, sehingga Anda akan tahu kapan tugas telah selesai. Ada orang lain yang menunggu untuk menyelesaikan sesuatu, berdasarkan Anda menyelesaikan tugas Anda.

Memecah tugas yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil. Terkadang tugas besar terlihat terlalu membebani, dan kita cenderung menghindarinya. Jadi jika kita memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dilakukan, kita dapat mulai membuat kemajuan.

Kami juga ingin menetapkan harapan untuk orang lain. Beri tahu orang-orang ekspektasi dalam proses Anda tentang cara Anda bekerja. Juga, tetapkan batasan dengan mereka, sehingga mereka tahu pada waktu-waktu tertentu dalam sehari, waktu-waktu tertentu dalam seminggu, Anda sedang mengerjakan hal-hal tertentu dan mereka tidak perlu mengganggu Anda dan membajak waktu Anda. Dan nomor 10, cari tempat yang tenang tanpa gangguan sehingga Anda bisa menyelesaikan pekerjaan.

Jadi, jika Anda memerlukan alat untuk membantu Anda mengelola tugas, daftar perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.