10 Tips untuk Tim Penjualan tentang Cara Menjaga Komunikasi Mereka Tetap Aman

Pekerjaan jarak jauh bisa sangat nyaman bagi karyawan, tetapi juga dapat menimbulkan risiko pelanggaran keamanan yang serius. Karyawan terkadang menggunakan komputer mereka sendiri dan berbagai koneksi Wi-Fi tanpa jaminan tanpa mempertimbangkan tindakan keamanan apa pun. Itulah mengapa sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa semua data akan tetap aman dan terlindungi.

Itu juga yang akan menjadi fokus artikel ini. Di bawah ini, ada sepuluh tip untuk tim penjualan dalam menjaga komunikasi tetap aman, termasuk menggunakan layanan faks online, memantau penipuan phishing, mendidik karyawan tentang keamanan online, membeli perangkat lunak antivirus untuk semua karyawan jarak jauh, dan banyak lagi.

Dan sementara semuanya tampak jelas, banyak bisnis masih gagal menerapkannya saat membuat strategi keamanan siber mereka.

Layanan Faks Online

Meskipun mengirim faks bukanlah pilihan yang baik untuk pertukaran file, ini adalah salah satu cara paling aman bagi tim penjualan untuk berkomunikasi. Dengan menggunakan layanan efax gratis atau berbayar yang andal, bisnis dapat mengirim faks tanpa memerlukan mesin faks apa pun. Terlebih lagi, layanan tersebut menggunakan teknologi terbaru untuk memastikan keamanan dan keandalan saat mengirim file yang berisi informasi sensitif perusahaan. Yang diperlukan untuk mulai mengirim faks secara online adalah mengunduh aplikasi atau perangkat lunak yang ditentukan. Aplikasi semacam itu tersedia di semua perangkat populer, memberikan bisnis kenyamanan yang tidak dapat ditandingi oleh banyak opsi lain.

Pantau Penipuan Phishing

Penipuan phishing adalah salah satu cara paling umum untuk mengekspos data perusahaan apa pun. Mereka digunakan untuk mengelabui karyawan agar memberikan kata sandi, detail bank, atau informasi pribadi lainnya. Menurut berbagai penelitian, rata-rata email phising dibuka lima kali sebelum dihapus. Selain itu, penelitian lain mengungkapkan bahwa 70% dari semua karyawan yang menerima email phishing mengklik tautan tersebut. Ini berarti bahwa setiap karyawan harus dididik tentang penipuan phishing dan cara menghindarinya.

Mendidik Karyawan tentang Keamanan Online

Setiap karyawan harus diberi tahu tentang kebijakan keamanan online perusahaan. Mereka perlu mengetahui jenis informasi pribadi apa yang dapat mereka bagikan secara online dan bagaimana berkomunikasi secara aman dengan rekan kerja mereka. Beberapa perusahaan menggunakan Kompromi Email Bisnis (BEC) untuk mendidik karyawan mereka tentang cara kerja scammers.

Pelatihan pekerja jarak jauh juga merupakan cara yang bagus untuk mendidik karyawan tentang pelanggaran keamanan. Dimungkinkan untuk membuat program pelatihan online dan kemudian melatih karyawan dengan mengirimkan tautan ke kursus dan meminta mereka menyelesaikannya pada waktu dan jadwal mereka sendiri.

Membeli Perangkat Lunak Antivirus untuk Semua Karyawan Jarak Jauh

Sebagian besar perangkat lunak antivirus saat ini hadir dengan versi gratis yang dapat digunakan untuk karyawan jarak jauh. Ini dapat digunakan untuk melindungi semua karyawan perusahaan dari virus, spyware, dan malware. Akibatnya, ini akan mengurangi kemungkinan pelanggaran keamanan dan membuat bisnis apa pun lebih efisien.

Membatasi Akses ke Informasi Sensitif

Jika tim penjualan bekerja dari jarak jauh, sangat penting untuk memastikan bahwa mereka tidak memiliki akses ke informasi sensitif melalui aplikasi atau jaringan media sosial apa pun. Misalnya, Salesforce membatasi akses ke wadah penyimpanan kecuali seseorang memiliki izin yang sesuai atau masuk sebagai pengguna dengan izin administratif.

Tidak Menggunakan Jaringan Wi-Fi Tidak Aman

Saat menggunakan jaringan Wi-Fi publik, perangkat kami rentan terhadap banyak serangan. Itulah mengapa sangat penting untuk menghindari koneksi Wi-Fi yang tidak aman bila memungkinkan dan tidak pernah membagikan informasi sensitif apa pun di jaringan publik. Setiap kali seseorang terhubung ke internet publik, mereka harus melakukannya melalui VPN sehingga mereka dapat dengan aman bertukar file dan dokumen saat bekerja dari jarak jauh.

Menggunakan VPN

Virtual Private Networks (VPNs) adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan data selalu aman saat bekerja dari jarak jauh. Mereka menyediakan koneksi yang aman antara komputer seseorang dan server VPN, yang berarti bahwa semua data akan melalui terowongan terenkripsi sebelum mencapai tujuannya. Ini berfungsi seperti terowongan terenkripsi antara perangkat dan server VPN di negara lain. Dengan cara ini, peretas tidak akan dapat (atau akan merasa sangat sulit) untuk mencuri informasi pribadi saat menggunakan jaringan Wi-Fi yang tidak aman.

Hal hebat lainnya tentang menggunakan VPN adalah harganya yang relatif murah dan ada daftar VPN terbaik dengan berbagai paket bisnis yang tersedia. Semua itu menjadikan VPN salah satu solusi terbaik yang dapat dipertimbangkan perusahaan untuk menjaga komunikasi mereka tetap aman.

Menggunakan Otentikasi Dua Faktor

Otentikasi dua faktor (2FA) adalah metode keamanan penting yang harus digunakan setiap perusahaan saat mengelola karyawannya dari jarak jauh. Ini membutuhkan kata sandi dan kode khusus yang dihasilkan oleh aplikasi autentikator seperti Google Authenticator atau Authy. Dengan menggunakan 2FA, seseorang dapat memastikan bahwa hanya karyawan mereka yang dapat mengakses akun perusahaan dan bukan penipu yang menyamar sebagai salah satu dari mereka.

Menggunakan Perangkat Lunak Rapat Virtual yang Aman

Salah satu cara paling aman untuk mengadakan rapat virtual adalah dengan menggunakan perangkat lunak rapat virtual yang aman. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengobrol dengan peserta lain secara real-time. Bagian terbaiknya adalah memungkinkan untuk menyimpan log obrolan terenkripsi dan menghapusnya setelah rapat selesai. Terlebih lagi, ada beberapa perangkat lunak rapat virtual yang aman di luar sana sehingga pemberi kerja dapat mencobanya dan melihat mana yang lebih baik untuk tim mereka. Namun, sebagai aturan praktis, sebaiknya gunakan hanya program yang paling terkenal, seperti Microsoft Teams, Skype, atau Zoom. Dengan banyaknya pilihan, tidak ada perusahaan yang merasa sulit untuk menemukan sesuatu untuk dirinya sendiri.

Kesimpulan

Menjadi karyawan jarak jauh tidak berarti seseorang harus mengorbankan keamanannya. Bahkan, dimungkinkan untuk menyimpan data sepenuhnya aman dengan menggunakan tips dan alat yang disebutkan di atas dengan memastikan karyawan mereka tahu bagaimana menghindari penipuan phishing, mendidik mereka tentang keamanan online, membeli perangkat lunak antivirus untuk semua karyawan jarak jauh, membatasi akses ke informasi sensitif. informasi, selalu mengenkripsi data sensitif, tidak menggunakan jaringan Wi-Fi yang tidak aman, menyiapkan VPN untuk karyawan jarak jauh Anda, atau menggunakan 2FA untuk semua akun karyawan jarak jauh.

Dengan cara ini, pemberi kerja dapat memastikan tim penjualan mereka dapat menciptakan lingkungan kerja yang aman dan terlindungi serta memastikan bahwa data perusahaan selalu terlindungi!

Biodata Penulis

Paul Pleasant adalah penasihat cybersecurity Freelance dan spesialis IT. Dia telah bekerja dengan beberapa perusahaan mapan dan membantu banyak bisnis meningkatkan pertahanan online mereka. Di waktu luangnya, dia suka menonton burung, melukis, dan bermain anggar.