11 tips untuk mendokumentasikan dan meningkatkan program pemasaran email Anda

Seberapa baik Anda mendokumentasikan program pemasaran email Anda? Tingkatkan fungsinya dengan menggunakan 11 tips ini untuk menangkap informasi kualitatif guna menilai secara akurat cara kerja segala sesuatunya.

Banyak dari keterlibatan klien saya dimulai dengan audit pemasaran email – analisis kualitatif dan kuantitatif lengkap dari program pemasaran email organisasi dengan rekomendasi untuk merampingkan proses, meningkatkan kinerja bottom line, dan hal lain yang akan membuatnya lebih efektif dan lebih menguntungkan.

Kami mengadakan pertemuan awal untuk audit dengan klien baru minggu lalu, dan terpikir oleh saya bahwa pertanyaan yang kami gunakan untuk memimpin diskusi akan berguna untuk organisasi mana pun, bahkan jika mereka tidak melalui audit formal.

Dengan mendokumentasikan program Anda dengan cara ini, Anda akan:

• Miliki catatan tertulis untuk diberikan kepada konsultan dan/atau karyawan baru, untuk mempercepat mereka dalam pemasaran email di organisasi Anda.
• Mampu menggambarkan secara konkret di atas kertas kekuatan program Anda – hal-hal yang ingin Anda pastikan tidak hilang dan yang ingin Anda kembangkan.
• Identifikasi area kelemahan dan/atau titik nyeri yang dirasakan; hal-hal yang mungkin ingin Anda tangani di masa depan.

Saya memiliki empat jenis informasi yang saya kumpulkan, untuk setiap item dalam daftar:

Ketika Anda berbicara tentang kekuatan, kelemahan, dan poin rasa sakit, penting untuk menanyakan "mengapa" selain "apa", karena "mengapa" akan membantu Anda lebih memahami dan kemudian memprioritaskannya.

Sekarang – tanpa basa-basi lagi – inilah daftar 11 poin yang saya gunakan untuk memandu diskusi awal:

1. Strategi

Diskusikan strategi pemasaran email klien saat ini serta tujuan kualitatif dan kuantitatif untuk program ini. Beberapa klien tidak memiliki strategi formal. Namun, begitu Anda mulai berbicara dengan mereka, Anda mungkin menyadari bahwa mereka memiliki hal-hal standar yang mereka yakini dan tindakan yang mereka ambil, ketika disatukan, membentuk kerangka kerja untuk program tersebut. Sangat penting untuk menangkap ini, bahkan jika itu bukan strategi formal.

2. Kebijakan dan hukum

Anda ingin mengetahui kebijakan internal apa pun yang terkait dengan email. Paling sering ada pedoman untuk menjaga dari membombardir pelanggan atau pendapat hukum tentang kepatuhan CAN-SPAM. Contoh yang pertama adalah aturan bahwa setiap alamat email hanya dapat menerima satu pesan email sehari dari organisasi. Yang terakhir mungkin termasuk panduan tentang bagaimana salinan pemasaran dimasukkan dalam pesan email transaksional.

3. Proses

Sangat penting untuk memahami apa yang terjadi kapan dan siapa pemainnya. Mulailah dengan bagaimana keputusan untuk mengirim email dibuat, berjalan melalui eksekusi kreatif, dan berakhir pada pelaporan dan analisis. Saya sering mengubah ini menjadi diagram alur; visual memberikan pemahaman yang cepat dan mudah untuk referensi di masa depan. Ini juga menyediakan "sebelum", yang dapat dipasangkan dengan "setelah" jika kita membuat perubahan untuk merampingkan proses.

4. Teknologi

Tidak ada diskusi email yang lengkap tanpa membahas tentang penyedia layanan email, platform otomatisasi pemasaran, atau solusi pengiriman lainnya. Anda juga harus menyertakan sistem lain yang terintegrasi dengan ini, seperti CRM, analisis web, atau keranjang belanja. Platform apa pun yang menyediakan atau mengumpulkan data dan informasi lain apa pun yang terkait dengan pengiriman atau konversi yang dihasilkan – seperti penjualan, perolehan prospek, dan sebagainya – harus disertakan dalam bagian diskusi ini.

5. Akuisisi alamat email

Pertumbuhan daftar sangat penting untuk setiap program email yang sukses. Mempelajari bagaimana orang baru masuk dalam daftar – termasuk taktik yang mendorong pengguna untuk mendaftar, halaman pendaftaran online utama, dan sumber lainnya – sangat penting.

6. Daftar manajemen

Jika Anda berencana melakukan segmentasi apa pun, ini adalah tempat untuk mendiskusikannya. Penting juga untuk membahas dasar-dasarnya, termasuk di mana basis data catatan berada dan bagaimana daftar dikelola selama proses berlangsung.

7. Konten

Informasi apa yang sedang dikirim melalui email? Jenis konten utama seperti editorial, promosi, undangan, dan sebagainya harus diidentifikasi dan didiskusikan di sini.

8. Kreatif

Sebaiknya sertakan beberapa materi iklan kampanye email terbaru, termasuk halaman arahan, dengan metrik kinerja yang disediakan. Saya meminta dua hingga tiga upaya yang dianggap berhasil oleh klien serta dua hingga tiga upaya yang menurut mereka tidak berhasil. Nilai di sini ada dalam diskusi seputar materi iklan dan hasilnya, jadi pastikan untuk mendokumentasikannya serta menyoroti asetnya.

9. Keterkiriman

Mudah-mudahan tidak ada masalah saat ini di sini, tetapi jika ada, penting untuk tidak hanya mencantumkannya – benar-benar mengatasinya. Jika ada masalah keterkiriman di masa lalu, pastikan untuk mendokumentasikan apa yang terjadi, bagaimana ini ditangani sebelumnya, dan (mudah-mudahan) bagaimana hal itu diselesaikan. Meskipun idealnya Anda tidak akan pernah membutuhkan informasi ini lagi, ada kemungkinan Anda perlu merujuknya, jadi sebaiknya selalu sediakan.

10. Pelacakan, pelaporan, analisis, dan evaluasi kinerja

Ini adalah hasil yang sangat besar, tetapi untuk pertemuan awal, kami biasanya hanya menelusuri metrik email dan, jika sesuai, analisis web dari tiga bulan terakhir hingga satu tahun. Tarik ini keluar dari platform pemasaran email Anda dan simpan dalam bentuk spreadsheet agar mudah ditinjau dan dianalisis.

11. Pengujian untuk perbaikan berkelanjutan

Anda ingin mendokumentasikan pengujian kinerja terbaru yang dilakukan dengan kampanye email, termasuk temuan utama dan metrik kuantitatif untuk mendukungnya.

Satu lagi tip

Ini mungkin terdengar seperti akan membutuhkan banyak waktu untuk bekerja sama – yah, memang begitu. Salah satu cara untuk menyelesaikan pekerjaan dengan beberapa manfaat tambahan adalah dengan meminta karyawan baru melakukan ini selama beberapa minggu pertama mereka. Tugas seperti ini akan memberi mereka alasan untuk berbicara dengan anggota tim lainnya – mereka harus melakukannya untuk mengumpulkan informasi. Selain itu, ini juga akan memberi mereka cara langsung untuk mengetahui secara spesifik program pemasaran email di organisasi Anda. Kemudian Anda akan memiliki laporan lengkap untuk diberikan kepada karyawan baru lainnya. Mungkin Anda bahkan dapat meminta setiap karyawan baru untuk tidak hanya membaca laporan, tetapi kembali ke tim dan melihat apakah ada pembaruan yang sesuai.

Sampai Lain waktu,
Jeanne