Perencanaan Kapasitas: Strategi, Manfaat, dan Praktik Terbaik

Perencanaan kapasitas produksi adalah masalah penawaran dan permintaan: yang dapat menentukan nasib proyek atau lini produksi Anda. Baca terus untuk mengetahui tentang strategi perencanaan kapasitas dan praktik terbaik manajemen kapasitas yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan sumber daya Anda, dan pastikan anggota tim Anda mengerjakan tugas yang tepat pada waktu yang tepat.

Apa itu Perencanaan Kapasitas?

Perencanaan kapasitas adalah proses yang menyeimbangkan sumber daya yang tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan atau persyaratan kapasitas proyek. Kapasitas, dalam hal manajemen proyek dan manufaktur, adalah pekerjaan terbanyak yang dapat dilakukan selama jangka waktu tertentu.

Dalam manajemen proyek, proses perencanaan kapasitas sangat penting karena terkait dengan area pengetahuan manajemen proyek yang kritis seperti:

• Pengelolaan sumber daya
• Manajemen waktu
• Manajemen tim
• Manajemen Kerja

Kapasitas produksi, perencanaan strategis, dan perencanaan proyek jelas berjalan beriringan. Perencanaan adalah bagaimana seseorang menjadwalkan jam kerja anggota tim sehingga pekerjaan selesai tepat waktu. Manajemen kapasitas bukanlah proses yang kaku. Semua perusahaan berbeda dan permintaan dapat berubah-ubah, jadi ada strategi perencanaan kapasitas yang berbeda yang dapat digunakan manajer proyek untuk beradaptasi dengan skenario yang berbeda.

ProjectManager adalah satu-satunya perangkat lunak manajemen proyek yang memiliki semua yang Anda butuhkan untuk proyek dan perencanaan kapasitas. Dengan bagan Gantt yang kuat dan alat manajemen sumber daya, Anda dapat membuat jadwal proyek yang menggabungkan ketersediaan tim waktu nyata. Tim Anda kemudian dapat menjalankan pekerjaan dalam beberapa tampilan, dan Anda dapat melacak apa yang penting dengan dasbor dan laporan proyek. Mulailah hari ini secara gratis.

Strategi Perencanaan Kapasitas

Ada tiga strategi perencanaan kapasitas untuk membantu Anda memenuhi permintaan, memenuhi kebutuhan sumber daya, dan meningkatkan produktivitas anggota tim Anda.

Strategi Keterlambatan

Strategi lag terdiri dari memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi permintaan aktual, bukan perkiraan permintaan yang diproyeksikan. Strategi perencanaan kapasitas ini bermanfaat bagi organisasi kecil yang memiliki persyaratan kapasitas rendah.

Strategi Utama

Strategi memimpin terdiri dari memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi perkiraan perencanaan permintaan. Strategi perencanaan kapasitas ini bermanfaat ketika permintaan meningkat, karena kelebihan kapasitas Anda dapat menutupi peningkatan permintaan.

Strategi Pertandingan

Strategi ini merupakan gabungan dari strategi perencanaan kapasitas memimpin dan tertinggal. Dalam hal ini, manajer proyek perlu memantau permintaan aktual, prakiraan perencanaan permintaan, dan tren pasar untuk menyesuaikan kapasitas.

Manfaat Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas produksi merupakan proses perencanaan strategis yang penting karena berbagai alasan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari perencanaan kapasitas yang efektif.

• Mengurangi biaya
• Mencegah Kehabisan Stok
• Mengurangi Lead Time Produksi
• Menghilangkan Kelebihan Kapasitas
• Membantu Manajemen Rantai Pasokan: Pemahaman yang jelas tentang persyaratan kapasitas proyek Anda akan membantu Anda mendapatkan jumlah sumber daya yang tepat, yang bermanfaat bagi rantai pasokan Anda.
• Membantu Manajemen Sumber Daya: Memiliki kapasitas produksi yang tepat untuk memenuhi persyaratan kapasitas Anda adalah kunci untuk mengoptimalkan perencanaan sumber daya dan alokasi sumber daya.

Perencanaan Kapasitas vs. Perencanaan Sumber Daya

Sementara istilah "perencanaan kapasitas" dan "perencanaan sumber daya" kadang-kadang digunakan secara bergantian, mereka tidak sama. Untuk memahami perbedaannya, kami telah mencantumkannya di bawah ini.

Perencanaan Kapasitas

• Ini adalah proses perencanaan strategis yang dirancang untuk membantu Anda menentukan apakah organisasi memiliki kapasitas produksi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan.
• Ini terlihat pada ketersediaan sumber daya di tingkat keahlian/tim.
• Kemudian memfasilitasi proses pengambilan keputusan untuk menyewa sumber daya atau menunda/menyetujui/membatalkan proyek.
• Perencanaan kapasitas adalah tentang penawaran dan permintaan.

Perencanaan sumber daya

• Ini adalah proses perencanaan strategis yang mengoordinasikan dan mengalokasikan sumber daya aktual untuk tugas-tugas proyek berdasarkan kebutuhan sumber daya.
• Ini memberikan rencana kepada manajer proyek, sumber daya mana yang dapat mereka rencanakan untuk digunakan untuk proyek mereka dan kapan.
• Perencanaan sumber daya berfokus pada alokasi sumber daya.

Terkait: Template Rencana Sumber Daya Gratis

Perencanaan Kapasitas vs. Perencanaan Kebutuhan Kapasitas

Perencanaan kebutuhan kapasitas adalah langkah sebelum perencanaan kapasitas. Ini adalah proses ketika sebuah organisasi memutuskan berapa banyak yang perlu diproduksi dan apakah ia memiliki kapasitas produksi untuk mampu melakukannya.

Praktik Terbaik Perencanaan Kapasitas

Berikut adalah beberapa tips dan praktik terbaik perencanaan kapasitas untuk membantu Anda mengelola sumber daya dan tim Anda.

1. Membentuk Tim Lintas Fungsi: Untuk berkolaborasi dan berkomunikasi tentang kapasitas produksi dan manajemen sumber daya, Anda menginginkan tim lintas fungsi dengan tingkat dan fungsi berbeda.
2. Hitung Kapasitas Sumber Daya: Sebelum Anda dapat membuat rencana kapasitas produksi, Anda harus memiliki gagasan tentang kapasitas Anda saat ini dan sumber daya yang tersedia.
3. Tentukan Persyaratan Sumber Daya: Untuk setiap proyek, lihat ruang lingkup dan sumber daya apa yang diperlukan untuk melakukan tugas proyek tersebut.
4. Prioritaskan Proyek: Proyek mana yang paling penting, dan mana yang dapat dikesampingkan untuk saat ini? Anda tidak bisa melakukan semuanya sekaligus.
5. Alokasikan Sumber Daya Berdasarkan Prioritas Proyek: Sekarang alokasikan proyek yang diprioritaskan tersebut dan pastikan bahwa proyek tersebut selaras dengan tujuan organisasi.
6. Pertahankan Jalur Komunikasi Terbuka: Berkomunikasi antara eksekutif, pemimpin manajemen proyek, dan pemangku kepentingan.
7. Dokumentasikan Risiko yang Diketahui: Pantau risiko seperti pemogokan serikat pekerja, cuaca, peraturan pemerintah yang menghentikan proyek atau membuat proyek baru secara tidak terduga.
8. Rencanakan Cara Menangani Kapasitas Terlalu Banyak: Pahami di mana itu dan bagaimana mengatasinya (seperti penugasan kembali), atau kapasitas yang tidak cukup (sekali lagi, di mana/bagaimana).

ProjectManager Adalah Alat Perencanaan Kapasitas Besar

Perencanaan kapasitas memerlukan alat manajemen sumber daya yang tepat untuk memberi manajer wawasan tentang kapasitas produksi mereka. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memberi mereka data waktu nyata untuk membuat keputusan bisnis yang sangat cerdas.

Alat manajemen sumber daya kami menyediakan jendela ke sumber daya tim Anda dan membantu Anda merencanakan lebih baik di bagan Gantt online kami. Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang biaya yang terlibat, Anda dapat menambahkan tarif per jam untuk tim dan kontraktor Anda di seluruh proyek atau portofolio Anda. Saat anggota tim mencatat jam kerja mereka, biaya aktual mereka secara otomatis dihitung dan dapat dibandingkan dengan biaya yang direncanakan.

Video Perencanaan Kapasitas

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang perencanaan kapasitas? Tonton video di bawah ini dari Jennifer Bridges, PMP. Meskipun videonya berfokus pada tim TI, pelajaran manajemen kapasitas dapat diterapkan ke industri apa pun.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda!

Terima kasih telah menonton!