3 Jenis Aplikasi Bisnis yang Dibutuhkan Tim Anda

Tidak ada kekurangan aplikasi spesialis yang mengklaim dapat meningkatkan efektivitas dan kinerja tim Anda. Tapi mana yang berharga, dan mana yang overhyped? Kapan layak untuk memilih aplikasi bisnis spesialis?

Lagi pula, penting untuk mempertimbangkan pro dan kontra dengan hati-hati dalam mengadopsi aplikasi baru. Melakukan hal itu membutuhkan pengeluaran sumber daya, baik dari segi uang maupun waktu. Pasti ada periode penyesuaian ketika tim menjauh dari satu aplikasi tertentu dan mempelajari yang baru.

Atau tentu saja, tim yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda. Tidak ada yang namanya 'aplikasi yang tepat untuk semua orang'. Namun, sebagian besar tim akan mendapat manfaat dari memilih aplikasi spesialis untuk tiga tujuan khususnya.

Hari ini, kami akan membagikan pemikiran kami tentang tiga kategori aplikasi yang akan diuntungkan oleh sebagian besar tim, keuntungan memilih solusi spesialis, dan saran tentang cara memilih opsi yang tepat untuk tim Anda secara khusus.

Manajemen dan Perencanaan Tugas

Mendapatkan jumlah maksimum produktivitas dari sebuah tim adalah perhatian utama bagi manajer modern.

Saat persaingan ketat, Anda pasti ingin mendapatkan tingkat output setinggi mungkin. Seringkali, ini berarti bekerja lebih cerdas daripada lebih keras. Jangan mendorong orang melewati batas mereka. Sebaliknya, temukan cara yang lebih efisien untuk bekerja yang menghasilkan hasil yang lebih baik.

Salah satu metode untuk meningkatkan produktivitas tim adalah dengan menggunakan aplikasi manajemen dan perencanaan tugas spesialis. Ini menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan cara kerja lainnya, seperti mengirim daftar tugas melalui email bolak-balik. Pilihan seperti Trello dan Asana telah menjadi sangat populer.

Jadi, apa saja pertimbangan utama saat memilih aplikasi manajemen tugas untuk tim Anda?

• Antarmuka. Jika aplikasi manajemen tugas membingungkan atau berantakan, itu mungkin akan lebih merugikan produktivitas daripada membantunya . Sebelum memilih aplikasi, pastikan bahwa antarmuka akan intuitif dan dapat digunakan untuk setiap anggota tim, terutama mereka yang mungkin kurang melek teknologi daripada yang lain.
• Ponsel. Banyak tim suka terhubung bahkan saat bepergian. Jika tim Anda bekerja dengan cara itu, penting untuk memilih aplikasi manajemen tugas dengan versi seluler yang andal. Pastikan versi seluler dan desktop disinkronkan dengan mulus dan aplikasi seluler berfungsi sepenuhnya seperti versi desktopnya.
• Dukungan dan Keandalan. Anda pasti akan mengalami beberapa tantangan dan masalah saat meluncurkan aplikasi baru di seluruh tim Anda. Dalam kasus seperti itu, Anda ingin memastikan dukungan pelanggan yang tepat tersedia. Harus menunggu bantuan teknis dapat mengurangi produktivitas tim Anda.

Memiliki manajemen proyek dan tugas yang ditangani oleh aplikasi dapat membantu pekerjaan berjalan dengan lancar, meningkatkan transparansi, dan mengurangi kebutuhan akan rapat dan laporan, karena anggota tim dapat memantau kemajuan secara real time. Pilih yang tepat untuk kebutuhan tim Anda secara khusus, daripada hanya menggunakan opsi yang populer.

Komunikasi internal

Lewatlah sudah hari-hari tim berkomunikasi dengan rantai email yang membingungkan tanpa henti, atau bahkan lebih buruk, dengan mesin faks!

Sebaliknya, tim kerja modern mengadopsi tren seperti menggunakan layanan pesan instan yang aman untuk komunikasi internal.

Jadi apa keuntungan beralih ke jenis komunikasi ini, dan mengapa Anda harus mempertimbangkannya untuk tim Anda?

• Fokus. Jauh lebih baik menggunakan lingkungan aplikasi khusus untuk pengiriman pesan terkait pekerjaan. Saat orang-orang menggunakan aplikasi instant messenger khusus untuk bisnis , itu memastikan mereka dalam kondisi pikiran kerja. Membiarkan orang berkomunikasi melalui teks atau layanan pesan yang mereka gunakan untuk kehidupan sosial mereka adalah resep untuk gangguan dan mengurangi produktivitas.
• Keamanan. Metode komunikasi, seperti email, rentan terhadap peretasan dan pelanggaran keamanan lainnya . Saat menangani informasi internal perusahaan yang sensitif, ini adalah risiko yang tidak dapat Anda ambil. Jauh lebih baik untuk berinvestasi dalam sarana komunikasi terenkripsi, untuk membantu menjaga data Anda yang berharga dan sensitif dari orang yang salah.
• Tim jarak jauh. Jika Anda adalah bagian dari tim kerja jarak jauh, aplikasi komunikasi spesialis dapat menjadi teman terbaik Anda. Mereka membantu orang-orang di zona waktu yang berbeda tetap terhubung, dan memiliki pengaturan pemberitahuan untuk memastikan bahwa orang-orang tidak akan diganggu pada jam -jam yang tidak ramah . Ini jauh lebih ramah pekerja daripada solusi utama seperti pesan SMS.

Selalu mengejutkan ketika tim kerja yang serius menggunakan solusi komunikasi arus utama yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Ada begitu banyak metode komunikasi internal yang lebih baik sehingga tidak ada alasan untuk tidak menggunakannya.

Kolaborasi Berbasis Cloud

Pernahkah Anda mengalami sakitnya hard drive yang rusak karena menghapus file penting? Atau merasa frustrasi karena bolak-balik mengirim draf dokumen antar kolaborator, yang menyebabkan masalah dengan kontrol versi ?

Bekerja berbasis cloud adalah salah satu cara terbaik untuk menyingkirkan masalah ini. Menggunakan solusi online seperti G Suite memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan aman di cloud.

Jadi apa keuntungan dari cara kerja ini ?

• Transparansi. Dengan kerja cloud online, mudah untuk melihat siapa yang mengerjakan apa, dan perubahan yang mereka buat. Ini menghemat banyak waktu dan inefisiensi dibandingkan dengan mengirim pembaruan kemajuan melalui email bolak-balik.
• Keamanan. Jika harddisk seseorang mati, atau ponselnya hilang, pekerjaannya tidak hilang. Karena disimpan dari jarak jauh di cloud, tidak ada risiko kehilangan file penting karena kegagalan atau kehilangan perangkat keras.
• Integrasi. Idealnya, aplikasi tim spesialis terbaik tidak boleh berdiri sendiri tetapi harus menjadi bagian dari proses yang terintegrasi . Solusi kerja cloud terbaik terintegrasi dengan aplikasi lain, seperti manajemen tugas atau komunikasi, untuk memastikan pengalaman kerja yang paling mulus.

Waktu dan energi yang dimasukkan orang ke dalam proyek kerja terlalu berharga untuk menanggung risiko kerugian melalui kegagalan perangkat keras. Mengapa tidak meningkatkan keamanan Anda, serta produktivitas tim Anda, dengan beralih ke cara kerja berbasis cloud?

Memilih Aplikasi yang Tepat Untuk Tim Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui tiga kategori aplikasi bisnis spesialis yang akan dimanfaatkan oleh sebagian besar tim, mari kita akhiri beberapa pemikiran terakhir tentang cara memilih yang tepat untuk kebutuhan Anda.

Jika Anda memilih berbagai aplikasi, Anda ingin memastikan aplikasi tersebut kompatibel dengan perangkat tim Anda. Penting juga untuk memeriksa bahwa ada banyak dukungan dan dokumentasi teknis, sehingga tim Anda dapat mempelajari cara memanfaatkan aplikasi baru dengan semudah mungkin.

Anda juga ingin memastikan aplikasi ditujukan untuk tim seukuran Anda. Terakhir, Anda ingin mendapat dukungan dari tim sebelum beralih.

Mungkin akan ada beberapa sakit gigi saat beralih ke solusi bisnis spesialis. Namun, bila diterapkan dengan baik, manfaatnya jauh lebih besar daripada kerugiannya, dan produktivitas tim Anda akan sangat ditingkatkan melalui alat yang tepat.

Penulis Bio: Nikola Baldikov adalah pemasaran digital dan penggemar teknologi, yang mengkhususkan diri dalam membantu kesuksesan perusahaan di bidang ini. Selain hasratnya untuk pemasaran digital, ia adalah penggemar berat sepak bola dan tari. Ikuti dia di Twitter dan Facebook.