4 Faktor yang Mempengaruhi Keterkiriman Email

Berikut ini adalah bagian dari serangkaian posting tamu dari Windows IT Pro yang membahas SMTP secara mendalam. Sejauh ini, kita telah mempelajari tentang sejarah Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) dan memeriksa berbagai definisi tentang kapan email dianggap "terkirim." Dalam posting terakhir dari Windows IT Pro ini, mereka memeriksa 4 faktor utama yang memengaruhi kemampuan pengiriman email.

Banyak faktor yang dapat memengaruhi kemampuan pengiriman, termasuk memiliki reputasi pengiriman yang baik, mengautentikasi email Anda dengan benar melalui SPF dan DKIM, dan memiliki praktik izin yang kuat. Tetapi empat faktor sangat menonjol:

1. Kesehatan infrastruktur pesan
2. Apa isi pesannya?
3. Siapa yang mengirimnya?
4. Ketersediaan sistem penerima

Kesehatan Infrastruktur Pesan

Kesehatan jaringan dan infrastruktur jelas akan berdampak besar pada apakah pesan dapat tersampaikan. SMTP mengasumsikan adanya konektivitas jaringan yang andal dan resolusi nama melalui Domain Name Service (DNS). Apa pun yang mengganggu fungsi ini dapat mencegah pengiriman pesan.

Sebagian besar administrator menyadari hal ini dan mengambil tindakan untuk melindungi lalu lintas masuk mereka; misalnya, biasanya menggunakan beberapa data DNS Mail Exchanger (MX) untuk menyediakan rute redundan untuk email masuk. Namun, sebagai pengirim, Anda tidak dapat mengontrol server penerima atau konfigurasi DNS, dan jika sistem pengirim atau penerima memiliki konektivitas yang tidak stabil atau masalah DNS, akan sulit untuk mengirimkan email secara tepat waktu dan dapat diandalkan.

Isi pesan

Konten pesan adalah pengaruh utama pada seberapa terkirimnya sebuah pesan, karena berbagai alasan. Mengenali pesan sebagai spam atau malware dengan memeriksa kontennya (termasuk lampiran, URL, teks pesan, dan header) telah terbukti menjadi cara yang cukup baik untuk mengidentifikasi dan memblokir konten yang tidak diinginkan; namun, email yang sah tentang situs kencan, hipotek, dan berbagai jenis obat-obatan dapat terjebak dalam filter.

Beberapa generasi pertama filter pesan cukup terbatas; mereka hanya dapat mencocokkan pola dan item konten tertentu. Salah satu peningkatan utama dalam teknologi pemfilteran adalah pengenalan filter kolaboratif, di mana beberapa situs dan layanan dapat menyumbangkan laporan spam ke layanan terpusat. Masalah dengan pemfilteran kolaboratif adalah begitu satu filter di suatu tempat memutuskan bahwa sebuah pesan adalah spam, situs lain yang menggunakan data pemfilteran yang sama akan memblokirnya, tanpa pertanyaan.

Riwayat dan Pemfilteran Pengirim

Pemfilteran kolaboratif lebih ditingkatkan dengan pengenalan pemfilteran berbasis reputasi. Meskipun cara yang tepat untuk menghitung reputasi pengirim bervariasi dari filter ke filter, idenya sama: sistem reputasi menggabungkan informasi tentang sumber pesan (termasuk alamat IP pengirim dan domain yang diklaim), perilaku pengirim dalam masa lalu (termasuk jumlah pesan yang dikirim per satuan waktu dan apakah pesan tersebut dianggap mencurigakan), isi pesan, dan bahkan umpan balik dari penerima ketika mereka menekan tombol “ini adalah spam”.

Misalnya, bisnis sah yang biasanya mengirimkan 1.000 pesan per hari mungkin ditandai oleh filter reputasi jika bisnis tersebut tiba-tiba mulai mengirimkan 10.000 pesan per hari. Bisnis yang mulai mengirimkan pesan dengan konten yang meragukan juga dapat memicu pemfilteran reputasi. Filter ini efektif, tetapi memiliki masalah.

Pertama, jika pesan Anda mulai memicu filter, mungkin sulit untuk mengetahui alasannya karena ISP sering kali melindungi algoritme yang mereka gunakan untuk mencetak email sehingga spammer tidak dapat mempermainkan sistem. Di sisi lain, sistem reputasi yang menggunakan alamat IP sumber pengirim sebagai masukan dapat menyebabkan email Anda difilter setelah alamat IP Anda berubah, dan alamat baru tersebut berasal dari rentang yang memiliki reputasi buruk. Jadi, bukan karena kesalahan Anda sendiri, Anda mungkin menemukan pesan Anda difilter setelah Anda mengubah IP atau memindahkan server email Anda ke jaringan lain.

Tentu saja, ketika Anda menjalankan server SMTP Anda sendiri, Anda bertanggung jawab atas sejumlah masalah keterkiriman. Misalnya, jika server Anda disetel menjadi relai terbuka, kemungkinan besar Anda akan segera menemukan server Anda di daftar penolakan setelah kesalahan konfigurasi ditemukan, baik oleh spammer atau oleh alat pemindaian otomatis yang dimiliki semua vendor RBL utama. menggunakan. Saat Anda memasang server SMTP ke Internet, Anda memiliki tanggung jawab untuk memantau dan memeliharanya.

Menerima Ketersediaan Sistem

Keterkiriman juga tergantung pada ketersediaan sistem penerima. Karena SMTP adalah protokol store-and-forward, server pengirim biasanya akan mengantri pesan untuk jangka waktu tertentu saat server penerima tidak tersedia. Dalam lingkungan multi-server, pesan mungkin dikirim ke server perimeter, tetapi jika kotak surat penerima tidak tersedia (mungkin karena database kotak surat target sedang offline, atau tautan antar situs tidak tersedia), server perimeter dapat menahan pesan dan menyampaikannya nanti.

Meningkatkan Keterkiriman Pesan

Meningkatkan penyampaian pesan keluar Anda membantu membuat komunikasi bisnis Anda lebih efisien dan hemat biaya. Satu langkah terpenting yang dapat Anda ambil adalah memiliki proses instrumentasi dan pengukuran yang baik sehingga Anda memiliki data yang andal tentang jumlah pesan yang tidak terkirim. Melacak metrik ini dari waktu ke waktu akan membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi tren dan pola yang dapat memberi Anda peringatan dini tentang masalah sebelum menjadi tidak terkendali.

Menganalisis data ini akan memberi tahu Anda banyak hal tentang sumber masalah pengiriman email yang Anda alami. Misalnya, server yang dikonfigurasi untuk menggunakan server DNS yang salah, atau yang berisi catatan DNS terbalik, SPF, atau DKIM yang salah, mungkin lambat, atau tidak dapat, mengirimkan pesan ke tujuan tertentu, dan perubahan pola pengiriman tersebut akan muncul dengan jelas saat Anda melihat waktu pengiriman dan panjang antrean di server yang terpengaruh—tetapi hanya jika Anda benar-benar melihatnya.

Juga, lihat log server lebih dari panjang antrian. Banyak ISP akan mengembalikan kesalahan pengiriman tertentu dalam kode pengembalian mereka dan ini biasanya dapat dilihat di log server SMTP (MTA). Beberapa dari "kesalahan" ini menunjukkan bahwa pengirim harus mengisi formulir rumit yang panjang di ISP untuk menetapkan status pengirim massal atau memverifikasi keabsahannya.

Pemantauan operasional Anda yang berkelanjutan akan memberi Anda peringatan dini tentang masalah jaringan atau infrastruktur yang akan memengaruhi kemampuan pengiriman Anda untuk pesan keluar. Jika Anda tidak memiliki sumber daya untuk didedikasikan untuk pemantauan semacam ini, SendGrid memiliki pelacakan dan analitik yang kuat serta tim pakar email untuk membantu Anda mengidentifikasi dan memperbaiki masalah pengiriman ini.

Terima kasih banyak kepada Windows IT Pro untuk tinjauan mendalam tentang sejarah SMTP dan kemampuan pengiriman email. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang praktik terbaik pengiriman email dan tetap patuh, Anda dapat membaca Panduan Keterkiriman kami dan panduan kami tentang ABC dari ISP .

Posting ini adalah milik teman-teman kami di Windows IT Pro.