8 Laporan Proyek Penting

Pelaporan—itulah yang dilakukan manajer proyek. Tidak peduli apakah Anda seorang pekerja harian atau magang di lapangan, Anda telah membuat laporan proyek, baik dengan tangan atau dengan alat pelaporan. Namun, Anda mungkin tidak mengetahui bahwa ada beberapa jenis laporan yang berbeda, atau cara menyampaikan laporan tersebut secara spesifik kepada audiens tertentu.

Apa itu Laporan Proyek?

Laporan proyek hanyalah sebuah dokumen yang memberikan detail tentang status keseluruhan proyek atau aspek-aspek tertentu dari kemajuan atau kinerja proyek. Terlepas dari jenis laporan, itu terdiri dari data proyek berdasarkan aspek ekonomi, teknis, keuangan, manajerial atau produksi.

Manfaat Laporan Proyek

Ini adalah alat komunikasi yang penting bagi para pemangku kepentingan untuk membuat mereka tetap mendapatkan informasi terbaru tentang proyek dan kemajuannya. Tetapi mereka juga membantu manajer proyek dan membantu mereka ketika mengalokasikan sumber daya dan cara lain untuk mengelola proyek untuk mencapai kesimpulan yang sukses. Sebagian besar laporan proyek akan membandingkan upaya aktual dengan upaya yang direncanakan untuk menjaga proyek tetap pada jalur keuangan dan selaras dengan jadwalnya.

Laporan proyek tidak hanya membantu manajer dan pemangku kepentingan memantau kemajuan, mereka juga dapat memprediksi ancaman, dan dengan demikian, berupaya mengembangkan respons untuk menghindarinya. Mereka membantu mengendalikan biaya dan menjaga anggaran Anda, memantau kinerja tim, dan meningkatkan visibilitas ke dalam proyek untuk wawasan yang lebih luas dalam mengelolanya.

Karena tingkat detailnya, membuat laporan proyek membutuhkan waktu. Perangkat lunak manajemen proyek, seperti ProjectManager, dapat mempercepat proses pelaporan Anda. Buat laporan status, laporan sumber daya, laporan varians, dan lainnya hanya dengan beberapa klik. Atau, cukup lihat dasbor real-time kami untuk mendapatkan gambaran status proyek Anda saat ini. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Jenis Laporan Proyek Umum

Berikut adalah garis besar dari delapan jenis laporan proyek yang lebih umum, tetapi tetap penting untuk keberhasilan menjalankan proyek.

1. Laporan Status

"Bisakah saya mendapatkan laporan status itu dalam satu jam?" Ini adalah jenis pertanyaan yang sering didengar oleh manajer proyek. Mungkin dari sponsor proyek, atau manajer Project Office Anda, atau kolega. Ini adalah jenis laporan proyek yang paling umum dan yang paling sering Anda kerjakan.

Anda dapat membuat laporan status mingguan atau bulanan – dan pada satu proyek baru-baru ini saya akhirnya membuat laporan status harian selama fase implementasi. Frekuensinya tergantung di mana Anda berada dalam proyek dan seberapa banyak yang ingin Anda katakan. Tidak ada gunanya melaporkan setiap hari jika semua tugas Anda memakan waktu lebih dari seminggu, karena Anda tidak akan memiliki kemajuan untuk dilaporkan dari hari ke hari.

Karena Anda akan menghabiskan cukup banyak waktu untuk menghasilkan laporan status, ada baiknya mempertimbangkan cara untuk membuatnya lebih cepat untuk menulisnya. Lebih baik lagi, otomatisasi pelaporan proyek sebanyak mungkin.

Buat templat laporan status standar atau gunakan templat yang disertakan dengan perangkat lunak manajemen proyek Anda, dan gunakan data di alat penjadwalan Anda untuk mengisi kemajuan proyek. Bahkan jika Anda harus mengubahnya setelah itu, menyelesaikan beberapa bidang untuk Anda masih akan menghemat banyak waktu.

Buat Laporan Status Hanya dengan Beberapa Klik

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang alat pelaporan proyek, dan bagaimana alat tersebut dapat bermanfaat bagi Anda dan beban kerja harian Anda, tonton video singkat di bawah ini. Ini menunjukkan kepada Anda bagaimana membuat laporan status hanya dalam beberapa klik dengan menggunakan ProjectManager.com. Dengan perangkat lunak pelaporan yang mudah digunakan, Anda dapat melacak proyek dengan percaya diri, menawarkan presentasi yang lebih efektif, dan memberikan hasil yang lebih baik.

2. Laporan Kemajuan

Salah satu laporan proyek terpenting yang akan Anda hasilkan selama menjalankan proyek adalah laporan kemajuan. Ini adalah laporan yang memperbarui informasi tentang proyek Anda, khususnya jika memenuhi garis dasar yang ditetapkan oleh jadwal dan anggaran. Ini adalah cara lain untuk memberi tahu pemangku kepentingan Anda tentang lokasi proyek saat itu.

Anda ingin spesifik saat membuat laporan kemajuan. Catat datanya, lalu tulis pengantar singkat yang mencakup judul proyek, info kontak, ringkasan status proyek dan informasi umum tentang jadwal, biaya, dan perkiraan penyelesaian proyek.

Laporan kemajuan dapat dibuat dengan perangkat lunak manajemen proyek, tetapi ada templat yang dapat membantu. ProjectManager memiliki template laporan kemajuan gratis untuk Word yang memiliki semua yang Anda butuhkan untuk membuat laporan kemajuan menyeluruh, termasuk bagian ringkasan yang melihat status proyek, jadwal, biaya, dan risiko. Anda dapat melihat sekilas apakah Anda tepat waktu atau tertunda dan mengapa. Ada juga bagian yang menggali status setiap tugas.

3. Laporan Risiko

Banyak PM melaporkan risiko setidaknya setiap bulan, dan laporan tersebut biasanya merupakan keluaran yang muncul setelah rapat tinjauan risiko. Tentu saja, Anda dapat memperbarui daftar risiko Anda kapan saja, dan Anda harus mendorong semua anggota tim proyek Anda untuk menyumbangkan risiko ke log setiap kali mereka merasa ada sesuatu yang perlu direkam.

Laporan risiko harus mencakup ringkasan profil risiko proyek, tetapi bagaimana Anda menyajikannya terserah Anda. Pendekatan yang baik adalah dengan hanya memasukkan rincian risiko yang berpotensi menimbulkan masalah terbesar bagi proyek Anda. Kemudian, sertakan pernyataan tentang risiko tingkat yang lebih rendah, mungkin meringkas bagaimana Anda mengelola semua ini.

Terkait: Template Laporan Proyek Gratis

Anda juga akan menginginkan kemungkinan untuk menghasilkan laporan tentang semua risiko Anda, terlepas dari seberapa signifikan risikonya. Mungkin paling mudah untuk melakukan ini sebagai unduhan otomatis dari perangkat lunak manajemen proyek Anda, atau jika Anda menyimpan log risiko Anda dalam format lain seperti spreadsheet, dengan mengeluarkan salinan lengkap dari dokumen itu.

4. Laporan Dewan/Eksekutif

Laporan proyek perlu disesuaikan dengan orang yang akan membacanya. Jadi laporan yang Anda hasilkan untuk dewan proyek akan memiliki tingkat detail yang berbeda di dalamnya dibandingkan dengan pembaruan status mingguan yang diberikan kepada tim proyek Anda dan pemangku kepentingan bisnis utama.

Untuk laporan dewan proyek, pikirkan tingkat tinggi. Mereka akan ingin membaca tentang hal-hal yang penting bagi mereka, seperti masalah yang dapat mereka bantu selesaikan, ringkasan posisi anggaran, dan apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tonggak penting atau tidak.

Pastikan laporan dewan Anda dalam format yang mudah dibaca. Misalnya, jika eksekutif Anda selalu di jalan dan menggunakan ponsel cerdas mereka untuk memeriksa email, jangan membuat laporan Anda dalam bentuk spreadsheet rumit yang tidak akan ditampilkan dengan benar, atau menyertakan banyak grafik besar yang akan memakan waktu lama untuk unduh. Pdf akan ditampilkan di seluruh perangkat jika Anda mengirim email laporan statis. Atau Anda dapat memberikan lisensi untuk anggota dewan atau pimpinan senior sehingga mereka dapat melihat laporan dasbor secara real-time saat dalam perjalanan. ProjectManager menampilkan dasbor langsung yang selalu memiliki informasi terbaru.

5. Laporan Analisis Biaya Manfaat

Saat memutuskan apakah suatu proyek layak, salah satu laporan yang ingin Anda jalankan adalah laporan analisis biaya manfaat. Ini adalah cara untuk membandingkan seberapa besar manfaat atau peluang yang ditawarkan proyek kepada organisasi Anda dibandingkan dengan investasi. Ini adalah langkah kunci dalam memutuskan apakah proyek masuk akal dari perspektif bisnis.

Ini adalah proses penting untuk menentukan apakah inisiatif yang Anda jelajahi memiliki nilai. Ini akan memungkinkan perusahaan Anda untuk menggunakan sumber dayanya dengan lebih baik jika bergerak maju dengan proyek serta menyediakan dokumen yang mendukung kemajuan proyek. Anda dapat menggunakan analisis biaya untuk melacak pengeluaran dan pengeluaran Anda untuk memastikan dana disesuaikan dengan benar.

Analisis biaya manfaat menunjukkan apa yang Anda harapkan untuk membayar sebuah proyek dan membandingkannya dengan manfaat atau peluang yang akan Anda dapatkan setelah menyelesaikan proyek. Menggunakan template analisis manfaat biaya gratis untuk Excel dari ProjectManager mengumpulkan biaya kuantitatif Anda, jenis biaya dan membandingkannya dengan manfaat kuantitatif dan jenis manfaat. Analisis manfaat biaya ini akan membantu pengambilan keputusan Anda saat memutuskan apakah akan melanjutkan proyek atau tidak.

6. Laporan Sumber Daya

Bagaimana Anda tahu siapa yang melakukan apa? Kapan? Anda dapat menelusuri seluruh rencana proyek dan menyusun alokasi sumber daya dengan tangan. Itu akan memakan banyak waktu, dan juga membosankan. Atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak perencanaan manajemen proyek untuk menyelesaikan semuanya untuk Anda. Sebagian besar alat perangkat lunak, apakah itu perangkat lunak bagan Gantt mandiri atau alat proyek berfitur lengkap dengan lembar waktu terintegrasi, akan memiliki opsi untuk membuat laporan sumber daya.

Laporan sumber daya akan menunjukkan kepada Anda perincian anggota tim proyek mana yang dialokasikan untuk tugas apa pada hari itu. Mereka juga dapat digunakan untuk menunjukkan dengan tepat masalah alokasi – di mana seorang anggota tim dialokasikan untuk lebih dari satu tugas. Jelas mereka tidak dapat mengerjakan dua hal sekaligus, jadi jika Anda tidak mengatasi masalah ini, Anda akan menemukan bahwa rencana proyek Anda terlambat dari jadwal. Gunakan laporan sumber daya untuk memastikan bahwa Anda tidak memiliki bentrokan untuk individu dan menjadwal ulang tugas-tugas tersebut seperlunya.

Secara keseluruhan, laporan sumber daya adalah salah satu jenis laporan proyek yang paling berguna untuk dimiliki sebagai manajer proyek, meskipun pada awalnya mungkin agak sulit untuk ditafsirkan. Perlu meluangkan waktu untuk mengetahui cara membaca laporan sehingga Anda dapat membuat perubahan pada jadwal proyek Anda sebagaimana mestinya.

7. Laporan Varians

Bagaimana Anda bisa tahu apakah proyek itu sebenarnya berjalan sesuai rencana? Itulah keindahan laporan varians: laporan ini membandingkan hasil yang direncanakan dengan hasil aktual, memberi Anda metrik untuk mengukur apakah Anda berada di jalur, lebih cepat dari jadwal, atau tertinggal. Laporan varians akan mengumpulkan dan mengatur data tentang apa yang Anda bandingkan, apakah itu anggaran, jadwal, atau cakupan variabel proyek yang Anda ukur. Laporan varians memberi Anda alat untuk banyak analisis varians atau perubahan terukur dari baseline.

Ada beberapa laporan varians, seperti varians biaya, varians pada penyelesaian (surplus atau defisit anggaran), varians terjadwal dan lain-lain. Sebagian besar, pelaporan varians digunakan dalam analisis anggaran, pelaporan tren, dan analisis pengeluaran.

Laporan varians adalah alat yang hebat untuk manajer proyek, yang membutuhkan lensa untuk kemajuan proyek sehingga dapat membuat keputusan intelijen tentang pengalokasian sumber daya. Tetapi tidak hanya manajer proyek yang mendapat manfaat dari pelaporan. Pemangku kepentingan tertarik pada pelaporan tingkat tinggi, dan laporan varians memberi mereka acungan jempol atau jempol ke bawah mengenai kemajuan proyek dan apakah itu memenuhi jadwal dan anggarannya.

8. Laporan Analisis Kesenjangan

Baik Anda sedang mengelola sebuah proyek atau sedang dalam proses membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya, Anda memerlukan laporan yang dapat menunjukkan kepada Anda cara berpindah dari Titik A ke Titik B. Itu disebut laporan analisis kesenjangan. Ini memungkinkan Anda untuk melihat apakah Anda memenuhi harapan dan apakah Anda menggunakan sumber daya secara efektif.

Laporan analisis kesenjangan akan mengukur keadaan proyek atau bisnis saat ini dalam hal waktu, uang dan tenaga dan kemudian membandingkannya dengan keadaan target yang ingin dicapai. Kemudian dengan mendefinisikan dan menganalisis kesenjangan antara dua titik tersebut, sebuah rencana aksi dapat dikembangkan untuk mengatur tugas yang diperlukan untuk mencapainya.

ProjectManager memiliki template analisis kesenjangan gratis untuk Excel. Ini memiliki ruang untuk status item Anda saat ini dan status item Anda di masa mendatang. Kemudian Anda dapat mencatat persentase kesenjangan yang harus Anda tutup untuk mencapai tujuan Anda dan membuat daftar tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Identifikasi siapa yang akan memimpin inisiatif ini dan bahkan menangkap status tindakan.

Laporan Proyek Otomatis dengan ProjectManager

ProjectManager dapat membuat beberapa jenis laporan proyek hanya dengan satu klik. Perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan kami memungkinkan manajer membuat laporan status, laporan tugas, laporan ketersediaan, laporan varians, dan banyak lagi. Sangat mudah untuk membagikannya secara online, atau mencetaknya sebagai PDF untuk pertemuan pemangku kepentingan Anda berikutnya. Kami memberikan semua yang dibutuhkan manajer proyek untuk melacak dan melaporkan proyek mereka dalam satu perangkat lunak berbasis cloud.

Perangkat lunak yang tepat akan membantu Anda sebagai manajer proyek. Kami mengembangkan pelaporan proyek dan fitur dasbor ProjectManager untuk membantu manajer proyek menyederhanakan tugas mendasar ini. Laporan template perangkat lunak kami akan memberikan awal yang diperlukan untuk memantau proyek Anda. Jika Anda memerlukan sumber daya untuk melihatnya, tidak masalah—Anda dapat memberikan akses langsung kepada anggota tim, menghemat waktu dengan memberikannya kepada orang yang tepat secara rutin. Mulai uji coba gratis 30 hari Anda sekarang dan mulailah melaporkan dengan lebih cerdas.