Lima Alternatif Gantt Chart

Jika Anda seorang manajer proyek bersertifikat, maka Anda mungkin menggunakan perangkat lunak bagan Gantt atau setidaknya semacam templat bagan Gantt. Bagan Gantt adalah alat yang efektif untuk menunjukkan gambaran yang lebih besar pada suatu proyek dan bekerja dengan baik untuk orang-orang yang menyukai hal-hal yang ditampilkan secara grafis. Terlepas dari popularitas mereka, tidak semua orang suka bekerja di bagan Gantt.

Gantt chart memiliki kelemahan. Jujur saja—setelah Anda mulai menambahkan tonggak dan dependensi, mereka bisa menjadi berantakan. Tambahkan nama sumber daya, waktu jeda, dan simbol, dan itu dapat dengan cepat merusak pemandangan yang bahkan sulit dipahami oleh manajer proyek, apalagi sponsor proyek yang tidak berbicara Gantt.

Untungnya, ada cara yang lebih sederhana untuk menyampaikan pesan Anda. Berikut adalah lima alternatif untuk templat bagan Gantt yang dapat Anda gunakan hari ini.

Lima Alternatif Gantt Chart Terbaik untuk Manajemen Proyek

1. Tampilan Lembar

Kebanyakan orang menganggap bagan Gantt sebagai spreadsheet Excel yang memiliki garis waktu. Dalam arti dasar, itu benar. Dengan mereka, Anda dapat melihat semua tugas Anda di satu tempat, yang sangat membantu. Tapi ada banyak data di balik grafik itu.

Bagaimana jika ada cara untuk meminimalkan diagram batang dan hanya menampilkan data proyek mentah? Kamu bisa! Ini disebut tampilan lembar, dan meskipun tidak semua perangkat lunak bagan Gantt memiliki opsi ini, ProjectManager menawarkan tampilan lembar bersama dengan bagan Gantt yang sudah dinamis. Tampilan lembar memberi Anda semua yang Anda inginkan dari Gantt, termasuk menugaskan tugas ke tim Anda, menautkan dependensi, dan menetapkan pencapaian.

Salah satu fitur yang membuat lembar lebih baik daripada semua perangkat lunak Gantt ringan di luar sana adalah Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Anda dapat melihat dan menyesuaikan lebih banyak kolom agar lebih sesuai dengan proyek Anda. Kemudian, Anda dapat memilih kolom yang ingin Anda lihat diwakili pada tampilan Gantt.

Beralih antara tampilan lembar dan Gantt sesuai kebutuhan karena datanya tetap sama. Jika Anda memperbarui satu, yang lain langsung disinkronkan. Tampilan lembar dan Gantt kami juga memiliki lebih banyak fungsi daripada perangkat lunak Gantt lainnya. Misalnya, Anda dapat memfilter jalur kritis tanpa harus melakukan perhitungan tepat waktu pada kalkulator Anda. Setelah Anda menetapkan jadwal, tetapkan garis dasar untuk menyimpan rencana Anda dan bandingkan dengan kemajuan Anda yang sebenarnya agar Anda tidak keluar jalur.

2. Papan Kanban

Meskipun biasanya berguna untuk proyek yang berbeda dari bagan Gantt tradisional, papan kanban mendapatkan popularitas, terutama karena mereka menjadi digital dan menambahkan fungsionalitas ke perangkat lunak manajemen proyek. Tampilan papan di ProjectManager mengikuti desain kanban klasik yang menampilkan kartu yang mewakili tugas di papan yang dipecah menjadi kolom yang mewakili berbagai fase siklus produksi Anda.

Manajer dapat menggunakan tampilan Gantt untuk membangun proyek. Dari sana, semua data dibawa ke kartu di papan, termasuk deskripsi, prioritas, tag, tenggat waktu, subtugas, dll. Kolom sepenuhnya dapat disesuaikan untuk mencerminkan siklus produksi Anda, memungkinkan manajer untuk memiliki visual alur kerja. Mereka dapat memantau kemajuan tanpa micromanaging. Jika mereka melihat potensi hambatan, manajer dapat mengalokasikan kembali sumber daya dengan cepat untuk menjaga tim tetap bekerja tanpa gangguan yang mahal.

Tim cenderung tertarik pada tampilan papan. Ini memungkinkan mereka untuk mengelola backlog mereka dan kemudian merencanakan sprint bersama ketika mereka siap untuk mengeksekusinya. Mereka memindahkan kartu dari kolom ke kolom, dapat berkolaborasi dengan mengomentari kartu kemudian mendapatkan email dan pemberitahuan dalam aplikasi, setiap kali ada pembaruan untuk tugas atau seseorang, beri tag di komentar. Sama seperti tampilan lain pada perangkat lunak kami, pembaruan apa pun akan langsung disinkronkan dengan alat lain. Setiap orang selalu mengerjakan data terkini yang sama, baik itu pada tampilan daftar, kanban atau Gantt.

3. Daftar Tugas

Siapa yang tidak menggunakan daftar tugas? Apakah Anda memiliki aplikasi untuk melacak daftar tugas Anda atau lebih memilih pendekatan kuno menggunakan daftar kertas di buku catatan, sebagian besar manajer proyek mendapati diri mereka tertarik pada daftar tugas di beberapa titik dalam sebuah proyek.

Karena begitu banyak orang menggunakannya (dan jika tidak di tempat kerja, Anda dapat bertaruh bahwa semua pemangku kepentingan proyek Anda telah menggunakannya untuk merencanakan liburan, piknik, atau turnamen sepak bola anak), mereka mudah dipahami dan tidak memerlukan penjelasan.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak apa pun untuk menyiapkan daftar tugas, yang memberi Anda fleksibilitas untuk menggunakan sesuatu yang sudah mudah digunakan oleh pemangku kepentingan Anda. Spreadsheet bekerja dengan sangat baik.

Buat daftar semua tugas proyek – gunakan bagan Gantt Anda, jika ada, sebagai panduan tentang apa yang perlu dicantumkan dalam daftar. Tambahkan kolom untuk siapa yang melakukan tugas, tanggal penyelesaian yang diharapkan, dan kolom untuk menandai status tugas. 'Belum dimulai', 'sedang berlangsung' dan 'selesai' adalah pembaruan status langsung untuk digunakan, dan Anda juga dapat melakukan tugas kode warna jika Anda ingin menyertakan representasi visual apakah tugas tersebut kemungkinan akan selesai tepat waktu atau tingkat risikonya. .

4. Diagram Jaringan

Diagram jaringan seperti diagram alir. Mereka menunjukkan rangkaian kegiatan yang membentuk sebuah proyek, dalam urutan yang mereka butuhkan untuk terjadi. Setiap tugas proyek ditampilkan dalam kotak terpisah dan, seperti teka-teki, garis bergabung dengan kotak dalam urutan yang diperlukan. Banyak orang telah menggunakan diagram alir sebelumnya, sehingga diagram jaringan dapat terlihat lebih familiar daripada diagram Gantt dan diagram tersebut dapat lebih mudah dipahami oleh sponsor proyek pertama kali.

Karena itu, ada beberapa informasi tambahan untuk dimasukkan ke dalam kotak tugas yang mungkin perlu dijelaskan. Biasanya kotak tugas diagram jaringan juga menyertakan tanggal untuk memulai dan mengakhiri tugas serta durasinya, yang biasanya ditandai dalam hari. Anda dapat menambahkan data apa pun yang Anda inginkan ke dalam kotak, seperti nomor identifikasi tugas, sumber daya yang dialokasikan untuk itu, lokasi, alur kerja, dan sebagainya, tetapi semakin banyak Anda memasukkan, semakin berantakan tampilannya dan semakin sulit dibaca.

Diagram jaringan bekerja dengan baik untuk proyek sederhana di mana tugas mengalir dari satu ke yang lain secara berurutan. Semakin banyak untaian aktivitas paralel yang Anda miliki, semakin sulit untuk ditampilkan pada satu halaman. Jika Anda perlu mengubah satu tugas, Anda dapat memindahkan lusinan baris agar semuanya ditampilkan kembali dengan rapi. Sebaiknya tetap hanya menggambar diagram jaringan untuk proyek langsung dan hanya memiliki kotak tugas untuk tugas ringkasan alih-alih waktu pengembangan setiap hari.

5. Dasbor dan Laporan

Mengapa membuat hal-hal sulit untuk diri sendiri? Semua opsi di atas mengharuskan Anda melakukan pekerjaan tambahan untuk mengubah informasi proyek menjadi sesuatu yang dapat dipahami oleh pemangku kepentingan proyek Anda. Anda mungkin menemukan bahwa sebagian besar pekerjaan dilakukan untuk Anda jika Anda menggunakan produk perangkat lunak manajemen proyek yang menyertakan opsi pelaporan proyek.

Selain Gantt online kami di ProjectManager, kami mengembangkan dasbor waktu nyata sehingga Anda dapat melihat beberapa tampilan proyek Anda dalam sekejap. Tidak seperti perangkat lunak manajemen proyek lainnya, Anda tidak perlu menyiapkan dasbor. Kami telah menyiapkan semuanya untuk Anda sejak Anda masuk.

Mungkin ada templat laporan proyek yang menghemat waktu Anda, tetapi Anda juga dapat menyesuaikan apa yang keluar dari alat Anda ke dalam format yang dapat digunakan pemangku kepentingan. Laporan status, kemajuan, dan pemanfaatan sumber daya semuanya tersedia dengan mengklik tombol. Dengan opsi untuk menyesuaikan dasbor proyek Anda, Anda dapat memberikan tampilan khusus kepada pemangku kepentingan yang berbeda yang akan menghemat banyak waktu penanganan data.

Setelah laporan dikonfigurasi, laporan tersebut disimpan dan tersedia untuk diisi setiap bulan, atau lebih sering sesuai dengan jadwal pelaporan Anda, jadi alternatif bagan Gantt ini memiliki overhead reguler terkecil untuk manajer proyek.

Tentu saja, Anda mungkin akhirnya memutuskan bahwa bagan Gantt adalah alat yang Anda inginkan. Dalam hal ini, lihat artikel kami tentang cara membuat bagan Gantt dalam 5 langkah.

Penjadwalan dan kemampuan untuk melaporkan proyek Anda sangat penting. Untuk melakukannya secara online dengan alat canggih yang memungkinkan Anda melihat di tampilan dasbor, gambar real-time proyek Anda seperti lapisan gula pada kue. Siapa yang akan makan kue tanpa icing? Jika Anda terpaksa mengerjakan proyek tanpa alat manajemen online untuk memberi Anda manajemen atas status, sumber daya, dan laporan kemajuan Anda, maka Anda perlu memeriksa ProjectManager.