15 Tantangan Manajemen Proyek & Cara Mengatasinya

Manajemen proyek adalah tentang memecahkan masalah sebelum terjadi. Itu sebabnya Anda membuat rencana, menjadwalkan tugas, dan memantau pekerjaan untuk memastikan Anda tetap di jalur. Tetapi bahkan perencanaan terbaik pun tidak akan menghindari tantangan selama proyek berlangsung. Mari kita lihat 15 tantangan manajemen proyek dan cara menghadapinya.

15 Tantangan Manajemen Proyek yang Harus Anda Persiapkan

Berikut adalah tantangan paling umum yang dihadapi manajer proyek dalam kehidupan sehari-hari mereka. Setiap tantangan dilengkapi dengan saran tentang cara mengatasi hambatan dan membawa karier manajemen proyek Anda ke tingkat berikutnya.

1. Menyeimbangkan Kendala Proyek

Ada tiga kendala yang membentuk segitiga manajemen proyek: ruang lingkup, waktu dan biaya. Jika Anda dapat menyeimbangkan ketiga batasan ini, Anda akan menghasilkan proyek yang berkualitas. Untuk melakukan itu diperlukan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat memantau kemajuan dan kinerja Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memiliki dasbor waktu nyata yang memberikan pandangan tingkat tinggi kepada manajer tentang proyek mereka dengan grafik dan bagan yang mudah dibaca yang melacak metrik proyek seperti waktu, biaya, dan lainnya. Tidak seperti perangkat lunak manajemen proyek yang ringan, pengguna tidak perlu menyiapkan dasbor langsung kami. Alihkan saja. Sudah siap saat Anda siap.

2. Menghindari Scope Creep

Scope creep adalah saat persyaratan atau fitur meningkat selama siklus hidup proyek. Perluasan ruang lingkup proyek secara bertahap di luar kesepakatan awal ini jelas akan berdampak negatif pada anggaran dan jadwal, jadi ini adalah sesuatu yang harus selalu diperhatikan dan, jika ada perubahan, kelola untuk menghindari dampak negatif sebanyak mungkin.

3. Mengelola Harapan Pemangku Kepentingan

Stakeholder memiliki kepentingan dalam proyek dan karena itu akan memasukkan diri mereka ke dalam proyek. Ini bisa menjadi salah satu tantangan manajemen proyek yang paling sulit untuk diatasi, karena keterlibatan pemangku kepentingan dapat memperlambat pekerjaan. Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan dapat dilakukan dengan mencari tahu siapa pemangku kepentingan Anda, apa yang perlu mereka ketahui dan kapan mereka perlu mengetahuinya. Dengan cara ini Anda dapat memberi mereka informasi tersebut agar mereka tidak mengganggu pekerjaan dan juga mempersiapkan mereka untuk penundaan atau hal lain yang mungkin berdampak pada proyek.

4. Memperkirakan Biaya Secara Akurat untuk Membuat Anggaran Proyek

Proyek membutuhkan uang. Perkiraan yang akurat dari biaya-biaya tersebut seringkali dapat memengaruhi margin keuntungan. Untuk membuat anggaran proyek yang akurat, Anda perlu melihat biaya material dan tenaga kerja, biaya overhead, dan biaya lainnya yang terkait dengan proyek. Ini juga membantu untuk melihat data historis untuk proyek serupa dan berbicara dengan para ahli untuk mendapatkan pendapat mereka tentang berapa biaya proyek secara realistis.

5. Menyusun Tim yang Tepat

Tim proyek bertanggung jawab untuk melaksanakan proyek. Anda perlu mengumpulkan tim yang memiliki keterampilan dan pengalaman untuk melakukan pekerjaan yang ada. Setiap anggota penting seperti mencari tahu struktur organisasi tim. Di sana, manajer proyek perlu menyiapkan aturan dan prosedur, menentukan ekspektasi, menjalin komunikasi, dan lainnya.

6. Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Tepat

Anda mungkin dapat menjalankan proyek dengan perangkat lunak manajemen proyek kami, tetapi tidak disarankan. Perangkat lunak manajemen proyek akan membantu Anda menjalankan proyek dengan lebih efisien dan efektif memantau pekerjaan Anda untuk membantu Anda tetap di jalur. Ada banyak pilihan, oleh karena itu penting untuk mengetahui fitur yang Anda butuhkan untuk memilih yang paling sesuai.

7. Mengidentifikasi Risiko Proyek

Proyek adalah usaha yang berisiko. Risiko adalah kejadian tak terduga yang dapat memengaruhi proyek Anda, baik untuk kebaikan atau keburukan. Manajer proyek mencoba mengidentifikasi risiko sebelum memulai proyek sehingga mereka dapat memiliki rencana yang siap untuk memitigasinya. Penting juga untuk memprioritaskan dan melacak masalah dalam proyek untuk memastikannya terselesaikan.

8. Memperkirakan Durasi Proyek

Sebuah proyek menurut definisi adalah sesuatu yang memiliki awal dan akhir yang menghasilkan penyampaian. Mampu memperkirakan berapa lama proyek akan selesai adalah langkah pertama untuk membuat jadwal proyek. Setiap tugas akan memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir, yang merupakan durasinya. Memperkirakan durasi proyek Anda adalah salah satu tantangan manajemen proyek paling kritis bagi Anda sebagai manajer proyek. Namun untungnya ada berbagai teknik estimasi waktu yang bisa Anda gunakan seperti metode jalur kritis, teknik tinjauan evaluasi program (PERT), struktur rincian kerja, dan lainnya.

9. Menjadwalkan Pekerjaan Tim Anda

Jadwal proyek hanyalah permulaan. Sekarang, Anda harus mengoordinasikan sumber daya Anda dengan jadwal itu, termasuk sumber daya manusia yang merupakan anggota tim Anda. Mereka harus ditugaskan untuk tugas-tugas tertentu yang menjadi tanggung jawab mereka untuk diselesaikan.

10. Melacak Kemajuan Proyek

Untuk memastikan bahwa Anda mengikuti jadwal Anda, kemajuan perlu dilacak. Perangkat lunak manajemen proyek dapat memberi Anda tampilan tingkat tinggi tentang kemajuan Anda dengan dasbor yang melacak berbagai indikator kinerja utama (KPI) dan pelaporan dapat memberi Anda lebih banyak data untuk lebih memahami jika kemajuan aktual Anda selaras dengan kemajuan yang direncanakan.

11. Menghilangkan Mitos Manajer Proyek

Manajer proyek sering terlihat mengganggu proyek, bukannya membantu. Sulit untuk melawan kesan sebagai pembuat kertas, pengganggu admin, orang yang menambahkan pekerjaan ekstra yang tidak perlu ke sebuah proyek.

12. Mengikuti Perubahan Proyek

Perubahan adalah tantangan manajemen proyek lainnya. Perubahan dapat berasal dari pemangku kepentingan yang meminta fitur baru hingga masalah rantai pasokan Anda. Dari mana pun perubahan itu berasal, manajer proyek perlu memiliki rencana untuk mengelola perubahan ini sehingga dampaknya terhadap proyek dapat diminimalkan. Itu disebut rencana manajemen perubahan.

13. Tetap Relevan dengan Tren Manajemen Proyek

Ini berlaku untuk industri apa pun, tentu saja, tetapi karena manajer proyek menyentuh begitu banyak bidang dalam pekerjaan sehari-hari mereka, penting untuk mengetahui tidak hanya tren manajemen proyek yang relevan, tetapi juga dalam berita, kebijakan, dan kekhawatiran konsekuensi bagi vendor dan pemangku kepentingan.

14. Kehilangan Sumber Daya Proyek

Rencana proyek akan berubah, dan itu termasuk anggota tim. Pastikan Anda memiliki rencana darurat jika sumber daya proyek Anda tidak tersedia.

15. Berdiri Teguh

Bagaimanapun juga, Anda adalah advokat proyek, dan juga advokat tim Anda. Anda harus siap melawan dampak pada ruang lingkup proyek dengan para pemimpin utama di organisasi Anda dan juga memitigasi penolakan dari tim Anda sendiri. Manajemen proyek bukanlah apa-apa jika bukan kepemimpinan yang hebat.

Video: Tantangan Manajer Proyek

Dalam video ini, Jennifer Bridges, PMP, menyoroti beberapa tantangan terbesar yang dihadapi manajer proyek dalam pekerjaannya.

Jika Anda mencari alat yang dapat membantu Anda dengan tantangan PM Anda, maka daftarkan perangkat lunak kami di ProjectManager.