5 Poin Sakit yang Memperlambat Alur Kerja Email Anda: Perekaman Webinar + Tanya Jawab

Mendapatkan email keluar dari pintu melibatkan banyak langkah, alat, dan pemangku kepentingan. Proses yang disederhanakan membuat proyek terus berjalan dengan cepat dan memastikan hasil berkualitas tinggi. Proses yang rusak atau bekerja keras, di sisi lain, dapat merusak program Anda dan tim Anda.

Tapi apa yang memperlambat alur kerja email—dan di mana kesalahan muncul? Untuk penelitian Alur Kerja Email Keadaan 2019 kami , kami bertanya kepada 3.000+ pemasar email bagaimana mereka mengeluarkan kampanye dan tantangan apa yang mereka hadapi di sepanjang jalan. Dalam webinar ini, kami membagikan bagaimana Anda dapat mengatasi masalah ini secara langsung dan memberikan saran yang dapat ditindaklanjuti tentang cara meningkatkan alur kerja email Anda.

Tidak sempat menonton webinar secara langsung? Jangan khawatir. Anda dapat mengakses rekaman lengkap kapan saja dan membaca Q&A di bawah ini.

T&J

Terima kasih banyak untuk semua orang yang ikut serta selama webinar dengan sebuah pertanyaan! Berikut adalah rangkuman jawaban kami atas pertanyaan paling populer, bersama dengan jawaban kami atas beberapa pertanyaan yang tidak kami dapatkan selama webinar langsung. Ada pertanyaan tambahan? Silakan tinggalkan mereka di komentar.

Begitu banyak email hari ini adalah email gambar saja. Ini jauh lebih sedikit memakan waktu daripada coding. Apa salahnya melakukannya dengan cara ini jika kemampuan pengirimannya masih sempurna?

Whitney Rudeseal Peet: Saya pasti telah melihat banyak email hanya gambar di kotak masuk saya juga. Saat kami mengatakan bahwa Anda tidak boleh mengirim email yang seluruhnya terbuat dari gambar , kami sebenarnya mengatakan bahwa Anda harus memahami bahwa gambar saja tidak melayani seluruh audiens Anda. Gambar benar-benar memiliki tujuan dalam email, tetapi Anda mungkin memiliki pelanggan yang gambarnya dinonaktifkan secara default, atau orang yang untuk sementara tidak dapat memuat gambar Anda karena mereka melihat email mereka saat bepergian untuk bekerja di kereta bawah tanah. Jadi, jika semua nilai email Anda terletak pada gambar-gambar itu, nilai itu akan hilang bagi beberapa pelanggan Anda.

Saya juga akan mengatakan bahwa meskipun menggunakan gambar untuk email Anda dapat membuat langkah pengkodean alur kerja Anda memakan waktu yang jauh lebih sedikit, hal itu kemungkinan akan meningkatkan langkah desain lebih dari yang Anda kira, jadi Anda mungkin akan tetap keluar. Plus, jika ada kesalahan yang Anda temukan selama peninjauan dan persetujuan—atau bahkan di tengah pengiriman—memperbaiki kesalahan itu akan memakan waktu lebih lama dengan gambar daripada dengan perbaikan kode cepat.

Jason Rodriguez: Saya sangat setuju dengan Whitney. Ini benar-benar bermuara pada aksesibilitas dalam berbagai bentuknya. Ketika orang berpikir tentang aksesibilitas, seringkali mereka berpikir tentang disabilitas yang dimiliki orang. Tapi ada cacat permanen, sementara, dan situasional. Jadi, orang yang terkena dampak aksesibilitas email dapat berupa orang dengan gangguan penglihatan—atau hanya orang yang mengalami masalah konektivitas di ponsel mereka. Jadi, kapan pun Anda dapat menggunakan teks dan HTML langsung yang nyata, hal itu akan memberikan hal-hal seperti pembaca layar lebih banyak konten untuk dibacakan kepada pelanggan, dan hanya akan memberi orang lain lebih banyak konten untuk dibaca sementara mereka tidak dapat melihat gambar Anda.

Apakah tersedia daftar periksa yang dapat kami ikuti untuk menguji aksesibilitas?

Jason: Pasti ada beberapa sumber di luar sana untuk membantu. Kami merilis Panduan Utama untuk Aksesibilitas Email awal tahun ini yang berfungsi sebagai daftar periksa dan membahas semua hal yang perlu Anda khawatirkan saat membuat email yang dapat diakses—dari copywriting, desain, dan pengkodean. Di dalam Litmus, kami juga memiliki pemeriksaan aksesibilitas terpandu di Daftar Periksa Litmus. Ini akan melalui dan mengidentifikasi masalah apa pun yang mungkin dimiliki email Anda ketika menyangkut hal-hal seperti tag ALT, hierarki, jenis bahasa, peran tabel, dan sebagainya. Plus, Anda dapat mendengar bagaimana email Anda terdengar ke pembaca layar untuk memastikan pelanggan Anda yang menggunakannya juga dapat menikmati email Anda.

Alat apa yang Anda rekomendasikan untuk digunakan untuk kalender konten email?

Whitney: Di sini, di Litmus, kami menggunakan Asana untuk solusi kalender kami dan ini pasti menjadi hit dengan tim kami. Ini sangat dapat disesuaikan, dan ini adalah cara yang bagus untuk melihat apa yang muncul di tingkat tinggi di seluruh kampanye.

Jason: Trello adalah salah satu yang digunakan banyak orang . Litmus sebenarnya baru saja meluncurkan template alur kerja email baru dengan Trello yang dapat Anda mulai gunakan hari ini. Tetapi bahkan jika Anda tidak memiliki anggaran atau akses ke alat pihak ketiga ini, hampir semua orang menggunakan kalender melalui alat seperti Outlook dan GSuite. Anda dapat mengatur acara kalender dan meletakkan detail kampanye dan menautkan kami ke dokumen strategi dan menyalin dokumen. Terlepas dari alat apa yang Anda gunakan, visibilitas adalah kuncinya. Jadi, pastikan Anda dapat menandai orang dan semua orang tahu persis di mana mengakses informasi tersebut sehingga mereka dapat melihatnya tanpa harus mengganggu orang lain.

Apa sebenarnya partial dan snippet itu, dan untuk apa saya menggunakannya?

Jason: Pikirkan cuplikan sebagai komponen kode kecil yang telah disimpan sebelumnya. Ini bisa apa saja mulai dari header email Anda hingga tombol CTA yang Anda gunakan di beberapa email. Tetapi jika Anda masuk ke email dan mengubah salah satu cuplikan ini, itu hanya memengaruhi kampanye email yang sedang Anda edit. Partial, di sisi lain, biasanya blok kode yang lebih besar seperti logo atau bagian footer—hal-hal yang tidak selalu sering berubah tetapi Anda gunakan terus-menerus. Mereka disimpan dalam file mereka sendiri, jadi ketika Anda membuat pembaruan ke salah satu dari sebagian itu, pembaruan itu masuk ke semua kampanye email yang telah digunakan tanpa Anda harus masuk secara manual dan menyalin dan menempelkan perubahan itu. Cuplikan dan sebagian sudah ada di dalam Litmus Builder dan sangat membantu mengurangi langkah pengkodean alur kerja. Berikut adalah ikhtisar yang lebih mendetail tentang sebagian dan cuplikan dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mempercepat waktu pengembangan email Anda .

Bagaimana dengan email transaksional? Apakah saya perlu meluangkan waktu untuk mengujinya?

Whitney: Email otomatis dan transaksional memiliki reputasi sebagai "set-it-and-forget-it." Tapi saya akan mengatakan untuk alasan yang sama persis Anda ingin menguji semua email pemasaran Anda sebelum Anda mengirim, Anda juga ingin secara teratur memeriksa email transaksional Anda. Mereka dapat dipengaruhi oleh pembaruan klien email dengan cara yang sama seperti email pemasaran. Saya merasa seperti kita semua mendapatkan konfirmasi pesanan atau email pengabaian keranjang yang tidak membuat kita benar atau membuat kita bingung. Email-email tersebut adalah pendorong pendapatan yang sangat penting untuk menjaga agar email-email tersebut terlihat sempurna juga, dan mengujinya secara teratur adalah cara untuk memastikannya. Kami biasanya menyarankan agar tidak ada email yang pergi tanpa ulasan yang solid selama lebih dari tiga bulan—risiko memberikan pengalaman kasar kepada pelanggan Anda dan berdampak negatif pada laba Anda terlalu tinggi. Ini sepadan dengan waktu yang dihabiskan.

Saya mengalami kesulitan untuk membenarkan aksesibilitas email ke seluruh tim saya. Apa saja saran yang dapat Anda berikan yang membantu menjelaskan mengapa perlu menghabiskan waktu ekstra untuk membuat email dapat diakses?

Whitney: Membuat email Anda dapat diakses menguntungkan semua orang . Seperti yang disebutkan Jason di atas, aksesibilitas tidak hanya untuk mereka yang cacat tetap. Ada cacat sementara, seperti patah lengan, dan cacat situasional, seperti berjalan di bawah sinar matahari yang cerah atau bepergian di kereta bawah tanah dan kehilangan konektivitas. Ketika Anda memikirkan aksesibilitas dengan cara ini, mudah untuk melihat betapa tiba-tiba semua orang dapat terpengaruh oleh sesuatu yang tidak dapat diakses.

Mengabaikan aksesibilitas tidak hanya menciptakan pengalaman pengguna yang membuat frustrasi, tetapi juga membuat Anda tidak dapat menciptakan hubungan yang langgeng dan berharga dengan mayoritas basis pelanggan Anda dan pelanggan masa depan Anda. Ada begitu banyak yang dapat Anda lakukan untuk membuat email Anda dapat diakses, tetapi mungkin mulai dengan langkah kecil. Buat rencana yang dimulai dengan menerapkan beberapa perubahan kecil—seperti menambahkan tag bahasa, atau meratakan kiri teks—yang dapat Anda kembangkan seiring waktu, jadi sepertinya Anda tidak menambahkan banyak waktu ke alur kerja Anda sama sekali satu kali.

Di webinar, Anda menyebutkan memfokuskan upaya pengujian Anda pada klien email yang digunakan pelanggan Anda—tetapi bagaimana Anda mengetahuinya?

Whitney: Sangat mungkin bahwa ESP Anda tidak menyediakan data semacam itu. Menggunakan alat seperti Litmus Email Analytics dapat membantu mengisi celah tersebut. Perangkat apa yang digunakan pelanggan Anda? Versi apa yang mereka gunakan? Alat pihak ketiga dapat membantu Anda melihat seperti apa lanskap pelanggan Anda dari email ke email.

Jason: Jika Anda tidak memiliki akses ke alat pihak ketiga, Anda dapat mengetahui dengan baik apa yang digunakan pelanggan Anda dengan melihat daftar pelanggan Anda. Banyak orang mungkin telah mendaftar menggunakan alamat Gmail dan Yahoo mereka, misalnya. Anda juga selalu dapat mengetahuinya dengan bertanya! Jalankan survei email dan tanyakan preferensi mereka, dan gunakan itu untuk menyesuaikan desain dan teknik Anda dengan audiens itu.

Dalam hal persetujuan untuk kampanye yang lebih mendesak atau sensitif terhadap waktu, bagaimana Anda merampingkan persetujuan antara banyak pemangku kepentingan dari berbagai departemen—dan siapa yang memiliki berbagai keterampilan dalam hal menggunakan teknologi?

Whitney: Jika sebuah kampanye mendesak dan Anda membutuhkan umpan balik dan persetujuan dengan cepat, kemungkinan besar komentar akan hilang dan kesalahan menyelinap masuk. Jadi, jika Anda bekerja di merek di mana pengiriman spontan dan waktu penyelesaian cepat diberikan, itu bahkan lebih penting untuk menyimpan semua umpan balik di satu tempat terpusat. Alat seperti Litmus Proof dapat menjaga umpan balik tetap teratur dan dapat membantu proyek tetap berjalan dengan cepat.

Adakah rekomendasi untuk merampingkan alur kerja email saat Anda adalah tim email satu wanita?

Whitney: Baik Anda adalah tim yang terdiri dari satu atau banyak orang, mulailah dengan melihat di mana Anda menghabiskan waktu paling banyak dalam proses produksi. Apakah itu copywriting? Apakah itu pengkodean dan pengujian? Apakah mengumpulkan umpan balik dan persetujuan dari pemangku kepentingan? Perubahan proses pada langkah dengan pengurasan waktu terbesar dapat memiliki dampak terbesar pada alur kerja Anda secara keseluruhan.

Plus, selalu lihat di mana Anda melakukan pekerjaan yang paling manual dan berulang. Sebagai satu tim, mudah untuk menerima tugas yang rumit dan menyingkirkannya—karena meluangkan waktu untuk mencari tahu cara meningkatkan alur kerja Anda berarti Anda menjauh dari kampanye berikutnya. Tetapi kenyataannya, dengan tim yang terdiri dari satu tugas email manual yang mengotomatisasi dapat membuat perbedaan besar untuk keseluruhan waktu produksi dengan setiap email—bahkan jika Anda menghabiskan beberapa jam untuk menyiapkan otomatisasi.