5 Pembunuh Produktivitas untuk Tim Email: Perekaman Webinar + Tanya Jawab

Ketika produktivitas tinggi, tim Anda sinkron, dan Anda memenuhi tenggat waktu dengan mudah, mengeluarkan kampanye bisa—berani saya katakan?—menyenangkan. Tetapi mesin yang diminyaki dengan baik seperti itu jarang terjadi.

Mengapa sebagian besar tim email kurang produktif daripada yang mereka inginkan? Kami bekerja sama dengan pakar produktivitas dari Trello untuk melihat kesalahan terbesar yang mematikan produktivitas tim dan membagikan apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu tim Anda membuat email yang lebih baik, lebih cepat.

Tidak sempat menonton webinar secara langsung? Jangan khawatir. Anda dapat mengakses rekaman lengkap dan mengunduh slide kapan saja dan membaca T&J di bawah ini.

T&J

Terima kasih banyak untuk semua orang yang ikut serta selama webinar dengan sebuah pertanyaan! Berikut adalah rangkuman jawaban kami atas pertanyaan paling populer, bersama dengan jawaban kami atas beberapa pertanyaan yang tidak kami dapatkan selama webinar langsung. Ada pertanyaan tambahan? Silakan tinggalkan mereka di komentar.

Bagaimana Litmus dan Trello menangani persetujuan?

Jason Rodriguez : Semakin banyak, kami mengandalkan alat terpusat untuk mengumpulkan persetujuan. Bagi kami, kami menggunakan Litmus Proof untuk umpan balik kampanye dan penandatangan sebelum mengirim, dan Asana untuk manajemen proyek, di mana anggota tim memeriksa persetujuan sebagai tugas yang ditugaskan di awal proyek oleh pemilik proyek.

Kuncinya di sini adalah menggunakan metode yang disepakati untuk mengumpulkan persetujuan alih-alih metode ad-hoc. Kami telah berbicara dengan terlalu banyak tim yang menggunakan utas email, umpan balik verbal, dan saluran lain yang tidak dapat diandalkan untuk mencoba memperdebatkan persetujuan dari orang dan departemen yang berbeda, yang hampir selalu merupakan pembunuh produktivitas yang besar. Kami memiliki rasa sakit yang sama, itulah sebabnya kami membangun Litmus Proof sejak awal.

Chris Kaundart : Di Trello, kami menangani peninjauan dan persetujuan kami pada kartu Trello. Kami memiliki proses yang terdefinisi dengan baik dengan tenggat waktu yang konsisten selama itu (umumnya) membuat kami tetap pada jalurnya. Kami juga semua merancang dan membangun proses kami bersama, sehingga setiap pemangku kepentingan berada di halaman yang sama.

Bagaimana cara menghindari pengeditan menit terakhir pada email setelah disetujui?

Chris : Ini adalah masalah yang sulit untuk dipecahkan. Sangat sulit, Anda tidak akan pernah benar - benar lolos dari pengeditan menit terakhir. Dengan itu, saya pikir ada beberapa pendekatan langsung yang dapat Anda ambil untuk membuatnya sedikit lebih lancar.

Pertama, saya sarankan mencoba untuk mendorong perubahan pola pikir tentang proses email. Saya telah berhasil mencoba menyusun proses kami sebagai pengalaman kolaboratif, daripada hanya menerima permintaan dan memenuhinya (seperti agensi internal). Ketika saya membuat pemangku kepentingan lebih terlibat dalam prosesnya, semuanya berjalan jauh lebih lancar. Peluang terbesar untuk kolaborasi ada di awal saat menentukan dan melingkupi kampanye.

Kedua, menambahkan beberapa padding ke timeline Anda bisa sangat membantu. Mendorong dan menyusun proses untuk memberikan ruang bernapas antara persetujuan akhir dan penerapan dapat membantu. Misalnya, jika Anda benar-benar membutuhkan persetujuan sebelum jam 4 sore, coba atur tenggat waktu menjadi jam 2 siang dan lihat apakah itu membantu.

Bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda mendapatkan persyaratan menyeluruh dan akurat dari tim Anda di depan daripada memburunya?

Jason : Memformalkan persyaratan dan proses pengumpulan Anda adalah cara yang bagus untuk menghindari memburunya nanti. Menyiapkan formulir dalam sesuatu seperti Google Formulir untuk mengumpulkan informasi, menggunakan email singkat , atau membuat templat kartu default di Trello adalah cara yang baik untuk memformalkan proses itu. Kuncinya adalah menggunakan alat yang sama untuk setiap kampanye dan memastikannya mengumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan, mulai dari sasaran dan audiens hingga merancang dan menyalin aset, KPI, pemangku kepentingan, dan banyak lagi.

Chris : Struktur adalah teman Anda di sini! Bangun proses permintaan yang konsisten dan berulang untuk membantu mengumpulkan persyaratan di awal. Di Trello, kami menggunakan Formulir Google yang terhubung ke papan Trello melalui Zapier. Pemohon harus mengisi setiap pertanyaan dalam formulir untuk mengajukan permintaan. Hal ini menyebabkan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi dan lebih banyak waktu pengiriman kampanye.

Bagaimana Anda bisa mendapatkan tim manajemen Anda untuk berkomitmen pada proses email?

Chris : Meskipun setiap manajer dan tim manajemen berbeda, saya biasanya menemukan kepemimpinan sangat menerima narasi berbasis data yang baik. Jika Anda dapat mulai menggambarkan biaya dan kerugian nyata dari kurangnya proses email, Anda mungkin dapat mempengaruhi pemikiran mereka.

Slide untuk webinar ini (selain Laporan Status Email Litmus ) akan membantu Anda mengilustrasikan bahwa kurangnya proses membebani perusahaan Anda.

Apa cara terbaik untuk menguraikan daftar pratinjau email yang kami tinjau? Bagaimana kami bisa mengetahui klien email mana yang paling populer di kalangan pelanggan kami?

Jason : Cara terbaik adalah dengan menggunakan alat seperti Litmus Email Analytics (atau sesuatu yang disediakan oleh ESP Anda) untuk melihat klien email dan mesin rendering mana yang benar-benar digunakan pelanggan Anda. Kami mengizinkan Anda melihat berapa banyak pelanggan yang membuka di web, desktop, dan seluler—termasuk klien sebenarnya yang mereka gunakan—untuk memastikan Anda tidak membuang waktu untuk menguji klien email yang bahkan tidak Anda kirimi. Jika Anda bukan pelanggan Litmus, Anda bisa mendapatkan ide bagus tentang klien email paling populer dengan mengunjungi emailclientmarketshare.com . Setiap bulan, kami mengumpulkan data anonim dari platform analitik kami dan memberi peringkat sepuluh klien email teratas di seluruh dunia.

Chris : Berdasarkan apa yang dikatakan Jason, ini adalah tempat yang tepat untuk menerapkan Prinsip Pareto . Idenya adalah 20% dari usaha Anda akan menghasilkan 80% dari hasil Anda. Gunakan alat analitik yang tersedia untuk Anda untuk mengetahui bagaimana pelanggan Anda membuka email Anda. Pastikan email Anda terlihat bagus di klien teratas tersebut. Tidak apa-apa jika itu tidak sempurna piksel di klien email yang tidak banyak digunakan oleh pelanggan Anda.

Bagaimana seharusnya kita mendekati rapat terkait email sehingga tidak menghabiskan waktu produktivitas?

Jason : Seperti semua rapat, Anda harus mengikuti beberapa panduan:

• Batasi pertemuan hanya untuk pihak yang diperlukan untuk menghindari membuang-buang waktu orang.
• Miliki agenda yang jelas dengan tautan ke sumber daya (seperti ringkasan email) dan tujuan rapat.
• Bersikaplah eksplisit dengan hasil apa yang Anda harapkan dari pertemuan tersebut. Bekerja menuju hasil itu tanpa menyimpang dari garis singgung. Anda selalu dapat membawa berbagai hal ke Slack atau rapat lain jika diperlukan.
• Miliki waktu mulai dan berhenti yang jelas yang menghormati kalender orang. Cobalah untuk tidak memotong waktu kerja orang yang dalam sehingga Anda dapat menghindari multitasking yang mahal .

Banyak rapat dapat dihindari dengan memiliki proses dan tanggung jawab yang jelas, dikombinasikan dengan sumber kebenaran utama untuk kampanye email—jadi cobalah untuk membahas hal-hal di luar sana terlebih dahulu.

Chris : Di Trello, kami berhasil melakukan sebagian besar pekerjaan email kami secara tidak sinkron melalui Trello. Ketika kami perlu bertemu untuk membahas email, kami selalu masuk dengan agenda yang jelas tentang apa yang perlu kami diskusikan.

Merancang proses yang baik bisa sangat membantu dalam mengurangi kebutuhan akan rapat. Misalnya, jika Anda mendapati diri Anda mengadakan rapat untuk mengumpulkan persyaratan email, terapkan proses permintaan formal yang pada dasarnya mengisi ringkasan email. Ini saja mungkin bisa mengurangi atau menghilangkan kebutuhan akan pertemuan semacam itu.

Di mana Anda sebenarnya menyimpan aset, salinan, dan kode? Apakah Anda menggunakan sesuatu seperti Dropbox?

Jason : Kami menggunakan dua alat utama untuk aset email: Google Documents dan Litmus Builder . Menulis salinan adalah olahraga tim di Litmus dan Google Documents adalah tempat kami berlatih. Setelah salinan di-hash, tim email kami yang luar biasa benar-benar merancang dan mengembangkan kampanye di Litmus Builder sebelum menyinkronkan berbagai hal ke ESP kami (tentu saja setelah kami mengerjakan Bukti dan Daftar Periksa!).

Namun, banyak tim menggunakan penyedia penyimpanan cloud seperti Dropbox, Google Drive, dan OneDrive, itulah sebabnya kami memudahkan pelanggan untuk menyinkronkan email ke Litmus dengan integrasi kami .

Chris : Saya sangat merekomendasikan menggunakan tempat terpusat untuk menyimpan aset. Alat seperti Dropbox dan Google Drive berfungsi dengan baik. Di Trello, kami menggunakan banyak Confluence, Litmus Builder, dan Google Documents untuk berbagi dan berkolaborasi.

Apakah ada cara yang lebih otomatis untuk mendapatkan persetujuan email?

Jason : Ya! Kami membangun Bukti Lakmus dengan pemikiran ini. Litmus Proof memungkinkan Anda mengumpulkan umpan balik dan persetujuan di satu tempat terpusat, tepat di email itu sendiri. Cara termudah untuk mengotomatisasi proses itu adalah dengan menambahkan klien atau pemangku kepentingan sebagai Peninjau Litmus di akun Anda. Setelah ditambahkan, Anda dapat @menyebutnya di Litmus Proof dan kami akan memicu email untuk meminta mereka meninjau dan menyetujui. Keindahan dari Proof adalah—jika ada masalah yang perlu diperbaiki—Anda dapat melompat kembali ke kode di Builder untuk memperbaikinya dan mendorong perubahan itu kembali ke Proof untuk tinjauan putaran kedua.

Chris : Untuk tip otomatisasi khusus Trello, Anda dapat menggunakan perintah Butler untuk membantu menghapus beberapa langkah di sepanjang jalan. Misalnya, ketika daftar periksa selesai, Anda dapat memicu tindakan lain (seperti komentar untuk meminta persetujuan akhir untuk melihatnya).

Perhatikan baik-baik semua jenis tugas yang Anda lakukan berulang-ulang dan Anda akan menemukan peluang otomatisasi yang hebat!

Apakah ada cara untuk menghindari pemangku kepentingan mengambilnya sendiri untuk mendorong kampanye keluar dari pintu sebelum siap?

Jason : Sekali lagi, saya pikir di sinilah peran yang jelas dan alur kerja ikut bermain. Pastikan semua orang mengetahui langkah-langkah yang benar untuk mengirim kampanye. Jika pemangku kepentingan menyadari bahwa ada putaran terakhir QA sebelum pengiriman yang sebenarnya, mereka lebih cenderung menghormati langkah itu daripada melewatkannya dan mengklaim ketidaktahuan. Ini juga membantu, setidaknya dengan tim yang cukup besar, untuk memiliki peran khusus untuk setiap bagian dari proses produksi email termasuk mengirim kampanye. Memiliki seseorang di tim yang meninjau daftar pelanggan, segmentasi, pemeriksaan spam, dll. sebelum menekan kirim akan menghentikan sebagian besar masalah yang muncul sebagai akibat dari melompat-lompat. Jika pemangku kepentingan secara rutin menjadi nakal dan mendorong kampanye keluar dari pintu sebelum mereka siap, membatasi kemampuan mereka untuk mengirim mungkin diperlukan.

Bagaimana saya bisa mulai menerapkan ringkasan email dalam alur kerja saya?

Jason : Cara terbaik adalah mengunduh template singkat email kami dan menggunakannya pada kampanye Anda berikutnya! Bahkan jika itu adalah latihan pribadi, menggunakan template singkat email kami dapat membantu Anda mengidentifikasi informasi yang Anda butuhkan dalam ringkasan Anda sendiri.

Setelah Anda mengetahui informasi apa yang Anda butuhkan dalam ringkasan Anda, ada baiknya untuk mengadakan pertemuan awal dengan siapa saja yang meminta email untuk memperkenalkan format tersebut, menunjukkan kepada mereka cara kerjanya, memberikan contoh informasi yang bermanfaat dan tidak membantu, dan tunjukkan pada mereka cara mengirimkan brief dengan benar. Seperti kebanyakan hal dalam email, semakin banyak Anda dapat mendidik kolega dan pemangku kepentingan, semakin baik.