5 langkah sederhana untuk memilih perangkat lunak yang tepat, setiap saat

Kami telah berasumsi sejak awal waktu digital bahwa memilih paket perangkat lunak yang tepat itu sulit. Tidak harus begitu. Tapi itu sangat penting. Jika Anda seorang pemasar, Anda mungkin memilih sistem CRM lengkap, atau alat mendengarkan online yang lebih terfokus. Apa pun yang Anda butuhkan, masa depan organisasi Anda mungkin bergantung pada seberapa sukses proses seleksi.

Kemungkinan Anda telah mengayunkannya. Jika Anda belum pernah melakukannya, Anda mungkin tidak tahu kapan harus mulai mencari perangkat lunak baru. Jadi, Anda membuka internet untuk melakukan riset tanpa rencana.

Bagi Anda yang pernah terlibat dalam pemilihan alat sebelumnya, pikirkan kembali perangkat lunak terakhir yang Anda pilih. Seberapa lugas itu? Berapa lama waktu yang diperlukan? Apakah pengguna puas? Apakah itu menyelesaikan semua kebutuhan Anda? Pada akhirnya, apakah implementasinya berjalan dengan baik – dan apakah itu terus bekerja lama setelah Anda pertama kali mengatur semuanya?

Jika sudah bertahun-tahun sejak Anda pertama kali menginstalnya, apakah Anda menunda pembaruan atau penggantian karena Anda takut berurusan dengan proses seleksi rumit lainnya?

Seiring berjalannya waktu dan Anda tidak memperbarui perangkat lunak, Anda dapat merusak kemampuan Anda untuk memenuhi tujuan bisnis secara lebih efisien.

Bagi sebagian orang, perjalanan seleksi ini hanya memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya, dan pilihan datang dari firasat atau bias pribadi daripada mengandalkan data atau melihat dampak bisnis.

Bagi yang lain, vendor dapat mengadakan pertunjukan anjing dan kuda poni, menjual melalui demo, dan meyakinkan pembeli bahwa, terlepas dari situasi mereka, mereka adalah satu-satunya pilihan yang layak dipertimbangkan. Kedua skenario berakhir dengan hasil yang sama – pemangku kepentingan tidak senang, peluang penerapan berjalan dengan benar rendah, tingkat adopsi rendah, tingkat kepuasan juga rendah.

Sumber: Kerangka Pemilihan Aplikasi Cepat, Ulasan Perangkat Lunak

Tapi itu tidak harus bermain seperti itu. Sebagai gantinya, izinkan saya untuk memperkenalkan Anda pada proses yang mudah, 5 fase – dan dapat diulang – yang akan membantu Anda merampingkan cara Anda memilih perangkat lunak. Dengan mengikutinya, Anda akan mengurangi jumlah orang yang terlibat, Anda akan menyelesaikannya dalam waktu kurang dari 30 hari, Anda akan meningkatkan kepuasan, dan mendorong tingkat adopsi yang lebih tinggi.

Fase 1: Kesadaran

Entah itu melalui penelitian Anda sendiri, bias pribadi, atau dari seseorang yang datang untuk memberi tahu Anda, entah bagaimana Anda tahu bahwa Anda membutuhkan perangkat lunak.

Bagaimanapun Anda sampai di sini, langkah ini harus dimulai dengan memahami “Apa yang sebenarnya dibutuhkan bisnis dan mengapa ?”

Anda dapat melakukannya dengan menyelesaikan penilaian dampak bisnis, khususnya:

Sumber: Kerangka Pemilihan Aplikasi Cepat, Ulasan Perangkat Lunak

Penilaian dampak bisnis membantu Anda menemukan titik kesulitan yang sebenarnya, mengidentifikasi kesenjangan kemampuan, dan menyadari kebutuhan dan potensi dampak pada bisnis. Jangan mulai dengan alat, mulailah dengan kebutuhan, kesenjangan, dan peluang. Jika tidak, Anda berisiko menerapkan alat yang benar-benar tidak dibutuhkan tanpa harapan ROI.

Selanjutnya, identifikasi tidak lebih dari lima pemangku kepentingan utama – sponsor bisnis, pimpinan TI, pakar teknis TI, pakar proses, dan pengguna bisnis. Semakin banyak orang dan suara yang Anda libatkan, semakin lama prosesnya dan semakin tidak puasnya pengguna dengan produk akhir.

Fase 2: Pendidikan dan penemuan

Anda mungkin kewalahan, dan kemungkinan Anda mengejar ketinggalan di malam hari dan akhir pekan.

Bagaimana Anda bisa memeras waktu untuk melakukan penilaian pasar? Bagaimana Anda menyaring kebisingan kompleksitas pasar, situs web yang membingungkan, dan menghapus bias dan pesan vendor? Siapa pemain top, apa fitur dan kemampuan mereka, dan bagaimana rasanya terikat kontrak jangka panjang dengan mereka?

Keputusan terbaik yang dapat Anda buat adalah mengungkap informasi vendor dari beragam sumber tepercaya, memanfaatkan sumber pihak ketiga untuk informasi vendor, informasi kategori aplikasi, dan terakhir tren lanskap perangkat lunak.

Temukan mitra tepercaya untuk menggabungkan data utama dan bantu Anda memahami apa yang dapat dilakukan alat ini, pendapat pelanggan tentang vendor ini, dan seperti apa pengalaman mereka secara keseluruhan. Ini juga akan meningkatkan pengetahuan Anda tentang aplikasi dan tren industri.

Saat mencari mitra tepercaya, hindari mitra yang beroperasi dengan sistem tinjauan bayar untuk bermain, atau yang memanfaatkan faktor percepatan kehadiran pasar. Cari mitra yang menampilkan ulasan crowdsourced dan vendor-agnostik, karena ini akan memberi Anda jendela murni dan tidak tercemar tentang apa yang dipikirkan pelanggan nyata tentang setiap vendor tertentu.

Tapi jangan berhenti di situ – coba cari orang lain, baik pakar industri atau rekan yang juga menggunakan perangkat lunak atau vendor ini dan kumpulkan pemikiran dan pengalaman mereka.

Sumber: Kerangka Pemilihan Aplikasi Cepat, Ulasan Perangkat Lunak

Fase 3 – Prioritaskan persyaratan & daftar pendek

Anda tidak dapat membuat daftar pendek jika Anda memiliki terlalu banyak persyaratan. Identifikasi lima kemampuan pembeda teratas yang memenuhi kebutuhan paling penting Anda yang memiliki tautan jelas ke diferensiasi vendor, bukan hanya fitur taruhan meja.

Pada akhirnya, Anda tidak akan dapat memenuhi setiap persyaratan. Jadi, Anda harus secara objektif memutuskan mana yang benar-benar Anda butuhkan dan mana yang tidak dapat Anda jalani. Jika Anda memiliki sejumlah persyaratan yang diperpanjang, pertimbangkan untuk menggunakan model Prioritas MoSCoW untuk mempersempitnya.

Sumber: Kerangka Pemilihan Aplikasi Cepat, Ulasan Perangkat Lunak

Terakhir, gunakan persyaratan ini untuk melakukan perbandingan fitur dan kemampuan vendor berdasarkan data. Tujuan Anda di sini adalah untuk mempersempit bidang menjadi pesaing utama Anda.

Jangan hanya memiliki daftar pendek dari satu vendor yang diceritakan teman Anda – daftar pendek salah satunya buruk, dan demikian juga, daftar pendek 15. Prioritaskan kebutuhan Anda dengan kejam sehingga Anda dapat mempersempit daftar empat vendor potensial atau solusi.

Fase 4 – Menyelaraskan kerangka keputusan yang jelas

Pertama, jelaskan kriteria pemilihan Anda. Meskipun evaluasi Anda masih akan melibatkan beberapa "seni" daripada sains, model penilaian Anda akan membantu Anda membandingkan daftar pendek Anda secara objektif.

Sertakan kriteria yang masuk akal berdasarkan kompleksitas dan jenis alat, seperti kemampuan fungsional, keterjangkauan, ekstensibilitas, skalabilitas, kelayakan vendor, dll. Dan jangan lupa sertakan juga metrik hubungan.

Memanfaatkan tanggapan emosional dari pengguna akhir lainnya dapat bertindak sebagai indikator kuat dari hubungan klien-vendor yang kuat di masa depan.

Dari sini, putuskan mana dari empat vendor yang berhasil mencapai fase demo, tetapi evaluasi berdasarkan persyaratan Anda, bukan persyaratan mereka. Rancang kasus penggunaan Anda sendiri dan evaluasi bagaimana solusinya dapat membantu memecahkan masalah Anda yang sebenarnya, bukan pada berapa banyak fitur yang mungkin mereka miliki.

Ubah terminologi dari demo vendor menjadi wawancara investigasi, dan mintalah referensi. Meskipun mereka cenderung menawarkan referensi yang akan memberikan umpan balik positif, jangan takut untuk menggali wawancara untuk memahami beberapa batasan yang terkait dengan solusi.

Setelah menyelesaikan fase ini, Anda seharusnya bisa mendapatkan daftar pendek itu menjadi dua atau tiga vendor.

Fase 5 – Negosiasi untuk menang

Setelah Anda mencapai titik ini, Anda harus tetap membuka opsi. Anda tidak boleh bernegosiasi dengan hanya satu vendor atau lebih dari tiga. Tidak apa-apa untuk memiliki pelari terdepan, tetapi jika Anda hanya berurusan dengan satu vendor, kemungkinan besar Anda akan kehilangan diskon atau insentif lainnya.

Omong-omong, bagaimana Anda menangani negosiasi? Apakah Anda memiliki manajemen vendor formal atau kantor pengadaan? Apakah Anda memahami semua cetakan kecil dalam kontrak? Bagaimana Anda tahu bahwa Anda mendapatkan harga terbaik? Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda mungkin berisiko menandatangani kontrak yang tidak menguntungkan.

Pikirkan tentang berapa kali tim penjualan Anda telah membuat kesepakatan atau memberikan diskon untuk menutup penjualan. Ini adalah hal yang biasa, jadi jangan dimanfaatkan dan manfaatkan banyak proposal untuk keuntungan Anda.

Jangan menandatangani kontrak jika Anda tidak mengerti bahasanya atau apa yang Anda hadapi. Vendor biasanya menempatkan bahasa dalam kontrak yang menguntungkan diri mereka sendiri dalam jangka panjang – sesuatu yang sederhana seperti perubahan nama dapat memungkinkan negosiasi ulang kontrak. Anda akan memanggil tukang listrik untuk memperbaiki sistem yang rusak di rumah Anda. Jadi lakukan hal yang sama dengan kontrak Anda dan hubungi seorang profesional.

Pada akhirnya, masuk tanpa rencana adalah, yah, masuk tanpa rencana. Penelitian kami menunjukkan bahwa orang yang memiliki proses yang kuat untuk pemilihan perangkat lunak berakhir dengan kepuasan yang lebih tinggi dengan produk akhir. Anda juga memerlukan rencana untuk implementasi, pelatihan, dan orientasi, tetapi kami akan membahas area kritis tersebut di artikel mendatang.

Memilih alat atau perangkat lunak baru tidaklah sulit, tetapi keputusan yang salah dapat berdampak jangka panjang pada tim pemasaran dan/atau bisnis. Alih-alih melompat buta, menggunakan keputusan dan intuisi, mulailah dengan kerangka kerja untuk mempercepat dan meningkatkan pemilihan perangkat lunak.

Ingat, rencana lebih baik daripada tidak ada rencana. Jangan terjebak.

Alan Neal adalah Chief Growth Officer di SoftwareReviews, pemain terkemuka di bidang tinjauan teknologi B2B. Alan berfokus untuk membantu pengguna akhir membuat keputusan teknologi yang tepat sambil memungkinkan tim penjualan dan pemasaran mengembangkan bisnis teknologi mereka.