6 Hal yang Kami Pelajari Di Tahun 2021 sebagai Agensi WordPress

Pada tahun 2020, kami menerbitkan posting blog tentang DevriX 2020 dalam ulasan yang menggambarkan proyek menarik yang kami ikuti dan pelajaran berharga yang telah kami pelajari sebagai agensi WordPress yang berkembang. Kami menghadapi beberapa tantangan serius di tahun 2020, tantangan yang mengajari kami banyak hal. Kami mencatat dan merestrukturisasi proses kami untuk terus melakukan apa yang kami sukai sambil terus berkembang.

Ini hampir tahun 2022, dan tim kami yang terdiri lebih dari 50 orang secara aktif mengerjakan beberapa proyek kelas atas, membantu bisnis dengan pengembangan web WordPress, pertumbuhan bisnis, arsitektur sistem, pemasaran dan pekerjaan kreatif, semuanya sambil memberikan hasil yang bagus dan mempertahankan portofolio yang baik proyek. Ini dimungkinkan berkat beberapa pelajaran yang telah kami pelajari selama setahun terakhir, dan kami ingin membaginya dengan sesama konsultan dan agensi WordPress kami yang juga berusaha untuk tumbuh, membangun tim terdistribusi yang beragam, dan bekerja dengan luar biasa klien di seluruh dunia.

Masih banyak lagi yang direncanakan untuk tahun 2022, dan kami menantikan tantangan berikutnya. Tapi sebelum kita beralih ke yang baru, mari kita renungkan yang lama. Inilah yang membantu kami meningkatkan bisnis dan pertumbuhan tim kami sejauh ini.

1. Template Proposal dan Saluran Penjualan

Mendapat klien dan mitra baru adalah proses yang membutuhkan keterlibatan semua orang yang berpartisipasi dalam percakapan. Namun, memahami persyaratan klien sangat memakan waktu. Ini membutuhkan sejumlah panggilan, bolak-balik melalui email dan IM, mengajukan segala macam pertanyaan, meninjau basis kode hingga saat ini, dan menyiapkan proposal khusus yang panjang dengan kontrak sebagai langkah terakhir.

Di penghujung tahun 2020, kami telah menerima banyak pertanyaan setiap bulannya, tetapi banyak di antaranya tidak berhasil karena kurangnya anggaran yang memadai, miskomunikasi, kurangnya pemahaman tentang model layanan kami, dan berbagai alasan lainnya. Selain itu, semua hal di atas membutuhkan waktu lama untuk dipersiapkan, dan bahkan mengganggu alur kerja pengembangan kami. Dan ketika Anda menghabiskan lusinan jam (atau lebih) untuk menyiapkan proposal, yang tidak berhasil, akhirnya akan membuang waktu dan sumber daya secara besar-besaran.

Itulah sebabnya, pada akhir tahun 2021, kami menghabiskan waktu untuk menentukan penawaran layanan pengembangan web WordPress utama kami, menguraikan format untuk halaman arahan termasuk dasar dari solusi kami, dan menstandardisasi kuesioner untuk pertunjukan satu kali khusus.

Jenis pekerjaan utama yang kami tangani meliputi:

1. Pengikut Pengembangan WordPress
2. Solusi Pengembangan Perusahaan
3. Pemeliharaan & Dukungan WordPress yang Berkelanjutan

Retainer dan rencana pemeliharaan kami sekarang didefinisikan secara rinci, dengan opsi berbeda untuk berbagai jenis bisnis. Karena solusi web khusus bervariasi dan kami menawarkan berbagai layanan sebagai bagian dari paket – pengembangan, desain, pertumbuhan bisnis, manajemen sistem, dan pemasaran. Kami menyiapkan kuesioner penyelidikan awal yang menjawab sebagian besar pertanyaan yang akan kami ajukan kepada setiap klien, sehingga secara drastis memangkas waktu pra-penjualan.

Mengingat umpan balik dari klien kami, kami menyadari bahwa ini telah membantu beberapa dari mereka untuk memahami apa yang kami lakukan dengan lebih baik serta untuk menentukan tujuan utama mereka dengan lebih jelas. Klien sering mencari solusi web, tanpa memahami alasannya, dan formulir kami berfokus pada tujuan bisnis yang penting, meneliti persaingan, menentukan pedoman UI, menyediakan data terukur, dan banyak lagi, yang sering kali menjadi dasar proposal kami juga.

Berbicara tentang proposal, setelah ketiga solusi layanan utama tersebut siap untuk dijual, kami dapat menyiapkan template proposal standar dan kontrak untuk masing-masingnya. Bagian dari pekerjaan kami adalah mendefinisikan Perjanjian Tingkat Layanan (SLA), periode pemeliharaan, perincian dan lisensi kepemilikan basis kode, perincian hukum, protokol komunikasi, waktu respons yang dapat diterima, apa yang perlu disampaikan di muka, dan apa yang akan menjadi hasil akhirnya ketika menyerahkan proyek (atau bulanan untuk kesepakatan yang sedang berlangsung).

Proposal template kami mencakup bagian yang relevan untuk semua keahlian kami. Ini disesuaikan dengan proyek yang diberikan untuk memasukkan detail spesifik yang harus diketahui oleh klien kami.

Selanjutnya, kami mengotomatiskan bagian dari proses itu, untuk dapat berbicara dengan lebih banyak prospek. Selanjutnya, kami mengidentifikasi solusi kami dengan lebih baik, mengurangi jumlah prospek yang tidak memenuhi syarat dan mengurangi kerugian karena bolak-balik dengan prospek yang tidak memerlukan layanan kami.

Kami juga secara resmi memperkenalkan rencana sesi penemuan berbayar untuk pelanggan, yang belum tahu apa yang mereka inginkan. Untuk mencapai hal ini, kami bekerja sama dengan mereka untuk menentukan strategi bisnis yang sesuai dengan kebutuhan unik mereka.

2. Hubungan Bisnis yang Berkelanjutan

Pekerjaan berkelanjutan selalu menjadi salah satu tujuan utama kami di DevriX. Ini dimungkinkan melalui pembangunan dan pemeliharaan hubungan bisnis yang kuat, yang mencakup dua cabang berbeda:

1. Membangun kontrak berkelanjutan dengan klien baru yang datang kepada kami.
2. Bangun kemitraan dengan penyedia layanan yang menawarkan layanan gratis untuk apa yang kami lakukan.

Membangun Kontrak Berkelanjutan dengan Klien

Sebelumnya kami telah menerima lebih banyak pertunjukan dengan biaya tetap daripada yang dibutuhkan, dan karena kurangnya proposal yang tepat, kami telah menghadapi berbagai masalah dengan penundaan terus-menerus, kehilangan informasi atau aset dari klien, solusi hosting yang bermasalah (seperti Yahoo! – ya, mereka sebenarnya menawarkan hosting jadul) dan banyak lagi. Selain itu, klien tidak sering tertarik dengan pekerjaan berkelanjutan untuk situs web mereka, dan satu atau dua tahun kemudian, masalah terus datang – situs web yang diretas dengan versi WordPress yang sangat ketinggalan zaman, atau administrator memasang bilah geser yang rentan dan tambahan lain yang terus mempengaruhi solusi awal yang kami berikan.

Terkait: Enam Ancaman Keamanan WordPress Teratas dan Solusinya

Sekarang kami mengambil sedikit pertunjukan dengan biaya tetap dan menjual sebagian besar pengikut pengembangan yang sedang berlangsung. Namun, bahkan proyek dengan biaya tetap menyertakan kontrak pemeliharaan berkelanjutan yang memungkinkan kami mengontrol masa depan tumpukan teknis sebaik mungkin, sambil mempertahankan tingkat keamanan dan kinerja yang tinggi.

Mengelola perubahan pada server pementasan, bahkan untuk klien kecil, membantu dengan ketidakcocokan dan regresi, sesuatu yang sedang kami kerjakan tanpa mendorong ke produksi. Berurusan dengan pembaruan, tinjauan kode, pemantauan waktu aktif, dan manajemen sumber daya juga memastikan stabilitas solusi tersebut, yang dulunya merupakan persyaratan internal hanya untuk platform yang lebih besar.

Kemitraan dengan Vendor Lain

Pada akhir tahun 2021, kami fokus sepenuhnya pada kemitraan. Departemen pemasaran kami menangani konten situs web, pembuatan tautan, atau iklan yang mendatangkan prospek masuk, tetapi tim manajemen mengembangkan strategi untuk kemitraan yang berkelanjutan.

Kami berhasil membentuk beberapa kontrak strategis dengan agensi di Eropa, Amerika Utara, dan Asia. Beberapa dari mereka adalah agen teknis yang tidak dapat mengirimkan semuanya dan lebih suka mengalihdayakan pengangkatan berat kepada kami, atau menurunkan muatan ketika ada terlalu banyak pekerjaan di piring mereka.

Lainnya terlibat dalam bidang bisnis yang berbeda – periklanan, PR, SEO, pemasaran, kreatif, perusahaan hosting mencari mitra pengembangan WordPress yang solid yang akan beradaptasi dengan proses mereka, membantu mereka tumbuh, dan memberikan layanan pengembangan berkelanjutan ke akun mereka saat dibutuhkan.

Selain menghasilkan pendapatan berkelanjutan yang baik, ini memungkinkan kami untuk memperluas cakrawala pengembangan bisnis kami dengan menjelajahi berbagai strategi penjualan, pemasaran dan pertumbuhan, proses manajemen proyek, dan pola hukum yang membantu kami meningkatkan skala. Setelah menghabiskan waktu dengan mitra yang sama, menjadi mungkin untuk mengambil lebih banyak pekerjaan dari mereka, memberikan hasil yang lebih baik dan dalam waktu yang lebih singkat. Ini juga meyakinkan beberapa dari mereka untuk menawarkan layanan pengembangan WordPress secara resmi di situs web mereka dan memberikan arahan tersebut kepada kami.

Kemitraan adalah inti dari filosofi kami di DevriX, dan kami dengan senang hati memuji portofolio layanan mitra kami dengan pekerjaan pengembangan WordPress sambil membiarkan mereka fokus pada apa yang mereka lakukan yang terbaik.

3. Bantu Audiens yang Berbeda

Sebelas tahun yang lalu ketika kami pertama kali memulai, tim kami hanya terdiri dari beberapa orang. Kami tidak memiliki cukup tenaga untuk menangani proyek perusahaan besar, dan tidak menyediakan berbagai layanan untuk menjual paket lengkap. Dengan ketekunan yang cukup, kami dapat tumbuh, meningkatkan keahlian kami, dan membangun tim yang sekarang bekerja pada proyek kelas atas, termasuk platform multisitus besar untuk produsen otomotif, portal media besar, solusi Perangkat Lunak sebagai Layanan yang dapat diskalakan, dan banyak lagi.

Namun, itu juga mengubah proses manajemen kami – memperkenalkan orang-orang dengan keterampilan berbeda dari berbagai negara. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mereka dalam bentuk manajemen atau pemimpin tim, QA, alat dan sistem internal, dan biaya tambahan untuk membuat semua ini bekerja dalam jangka panjang. Ini dengan cepat menjadi terlalu mahal untuk pelanggan yang lebih kecil, dan kurangnya portofolio publik karena banyaknya NDA yang telah kami tandatangani membuat lebih sulit bagi prospek baru untuk mengambil lompatan kepercayaan dengan kontrak setengah lima angka (atau lebih).

Pengembangan WordPress sebagai Layanan

Untuk menjadi lebih fleksibel dalam kasus tersebut, kami telah membahas apa yang dapat dilakukan untuk klien di audiens yang berbeda. Mendefinisikan persona pembeli kami dan mengklasifikasikan tingkat klien yang berbeda merupakan langkah penting untuk bergerak maju.

Kami memiliki spesialisasi dalam beberapa arah, seperti membangun solusi SaaS (dengan pembayaran yang berbeda dan paket fitur), multisite besar, migrasi kustom dari platform yang berbeda (PHP, Java, Python, .NET) dan proyek kustom besar yang mengintegrasikan semua jenis API pihak ke-3 . Langkah ini memungkinkan kami untuk membangun proses terpisah untuk masing-masing proses tersebut, mengekstrak komponen tertentu yang dapat digunakan kembali, dan meningkatkan tingkat pengalaman anggota tim kami, yang pada gilirannya memungkinkan mereka untuk terus memberikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat dengan lebih sedikit gangguan di jalan.

Kami telah mengidentifikasi cara untuk memisahkan inti layanan utama dari pekerjaan yang perlu kami lakukan untuk setiap klien, dan menetapkan sub-layanan lain yang dapat kami jual atau gabungkan.

Misalnya, membangun platform WordPress teknis yang besar dan hosting di infrastruktur yang andal umumnya merupakan hal utama kami. Namun, kami dapat memindahkan hosting ke penyedia hosting WordPress yang dikelola, seperti Pagely, mendelegasikan desain kepada orang lain, dan tidak melakukan upaya pemasaran dan pertumbuhan.

Kami telah bereksperimen secara internal dengan berbagai alat dan plugin melalui proses verifikasi kami dan itu sekarang dapat digunakan dalam proyek tanpa kami harus repot dengan kinerja atau keamanan (atau membangunnya dari awal). Kami telah menjalin hubungan dengan banyak penulisnya dengan memberikan kontribusi patch kembali atau memiliki titik kontak langsung untuk melaporkan masalah atau mendiskusikan fitur baru yang potensial.

Terkait: DevriX Memperbarui Delapan Plugin WordPress Sendiri

Memperbarui Layanan Lengkap

Sumber

Untuk klien yang bersedia membayar untuk paket lengkap layanan, tetapi mengalami kesulitan berkomitmen untuk jumlah besar di muka, kami telah memoles rencana punggawa pengembangan WordPress kami dengan cara yang memungkinkan mereka untuk mendaftar untuk "percobaan" dan lihat cara kami bekerja, bayar bulanan untuk setiap pencapaian, alih-alih berkomitmen pada jumlah penuh sejak awal. Selain itu, ini memungkinkan kami untuk menerapkan persyaratan baru selama proses pengembangan, mendefinisikan kembali tujuan , membangun secara iteratif (biarkan klien memutuskan komponen mana yang membutuhkan lebih banyak pekerjaan atau fitur, dan mana yang sudah siap), dan umumnya menghemat banyak uang sambil memberikan mereka fleksibilitas untuk menambah atau menghapus hal-hal selama proses kerja.

Terkait: Pengikut WordPress 101: Apa itu Pengikut WordPress

Beberapa klien kami memulai dengan rencana pemeliharaan 10 jam per bulan, yang segera diubah menjadi retainer 40 jam/bulan, yang lain melonjak dari 40 jam/bulan menjadi 100 jam/bulan.

Beberapa negosiasi awal untuk proyek MVP $10K sekarang berada di angka pertengahan lima plus, berkat kesempatan untuk menyediakan pekerjaan berkelanjutan dari bulan ke bulan, menunjukkan penambahan tambahan yang dibangun dengan mempertimbangkan fleksibilitas dan ekstensibilitas, meluncurkan MVP dan iterasi berdasarkan pengguna umpan balik, dan terus-menerus memperkenalkan perbaikan pada sistem yang ada.

4. QA sangat berharga

Perekrutan QA pertama kami adalah pada tahun 2014, tetapi dia hanya terlibat dalam pengujian proyek SaaS utama kami yang sedang kami kerjakan saat itu. Karena jumlah akun yang sedang berjalan terus bertambah, kami menyadari bahwa QA adalah unit penting dalam proses kami. Kami menyewa QA lain dan asisten yang membantu menyiapkan halaman demo atau membuat daftar fitur, membantu jadwal demo dan semacamnya.

Dengan staf QA yang konsisten, kami sekarang dapat menetapkan pencapaian untuk pengembang, membiarkan mereka mengerjakan tugas yang sangat terpisah, dan menugaskan pekerjaan untuk pengujian ke QA kami.

Proses QA termasuk menarik versi terbaru dari Git secara lokal, menguji cabang yang berbeda, memantau log dan melaporkan semua jenis regresi atau fitur tidak lengkap yang perlu dibersihkan dari kasus tepi. Selain menguji lingkungan yang berbeda (termasuk server pementasan), kami dapat menangkap berbagai gotcha antara versi server, lingkungan hosting, batas memori, dan banyak lagi.

Itu meningkatkan kualitas keseluruhan produk kami dan membebaskan beberapa waktu pengembangan sehingga teknisi WordPress kami dapat fokus pada pemecahan masalah dan penerapan fitur sementara seseorang terus-menerus mencoba menghentikan pekerjaan mereka sementara itu. QA juga mencakup pengujian seluler dan bermain dengan browser yang berbeda, yang terkadang mengarah pada perbaikan CSS tindak lanjut atau bahkan mengalihkan seluruh perpustakaan yang tidak mendukung media untuk iOS atau browser tertentu.

5. Komunikasi dan Dokumentasi

Memiliki tim yang terdiri dari 5-8 orang dapat dikelola, tetapi seiring pertumbuhan tim, dan orang-orang dengan keahlian atau pengalaman yang berbeda bergabung, mengerjakan lebih banyak proyek dan mengelola semuanya dengan cepat menjadi mimpi buruk tanpa proses dan alat yang tepat.

Kami mengandalkan Slack untuk komunikasi internal, tempat kami membuat saluran untuk setiap proyek dan setiap tim kami – pengembang, desainer, pemasar, dan manajemen.

Kami telah mengintegrasikan beberapa layanan yang kami gunakan untuk setiap saluran seperti Asana atau GitHub, menarik komitmen terbaru, tugas, permintaan tarik, dan mengeluarkan komentar, yang memungkinkan untuk menjaga konteks di satu tempat, dan bekerja dengan setiap tim (per keterampilan atau proyek) dengan cara yang jauh lebih terorganisir.

Selain itu, kami juga telah menetapkan proses yang lebih bersih untuk manajemen proyek di Asana, menggunakan tanggal jatuh tempo, berbagai label untuk prioritas, dan memanfaatkan Kalender Tim untuk memantau gambaran yang lebih besar untuk sprint mingguan. Memperkenalkan kick-off dan obrolan reguler membuat orang-orang tetap up-to-date, mengetahui kapan demo mendekat, saling bertukar ide, menugaskan tugas ke anggota tim lain, dan berkomunikasi secara internal. Ini memastikan bahwa kami memiliki lebih banyak waktu untuk tinjauan kode, manajemen alur kerja, menjawab pertanyaan arsitektur penting, atau membantu dengan fitur tertentu.

Baru-baru ini kami juga mulai mendokumentasikan proyek kami, yang memberi kami cara terstruktur untuk menggambarkan pertumbuhan proyek secara real time, fitur baru yang dibuat setiap dua minggu, hal-hal berkelanjutan yang perlu ditangani di masa mendatang. Dokumen-dokumen itu tersedia untuk orang-orang yang bergabung dengan proyek baru, untuk mengurangi jumlah R&D dengan memiliki gambaran rinci tentang proyek, kemajuan, tujuan, anggota tim yang bertanggung jawab atas fitur dan banyak lagi.

6. Daftar Periksa

Pembicara hebat sering mengatakan bahwa " peluru sudah mati ", tetapi mereka sangat membantu dalam kasus-kasus tertentu, termasuk mendefinisikan alur kerja yang panjang dengan sejumlah besar langkah sederhana.

Kami telah menetapkan sejumlah proses berbeda untuk berbagai bagian bisnis kami – saluran penjualan, menyiapkan proyek baru, memberikan solusi web, penerapan, mempekerjakan orang baru, memperkenalkan anggota tim ke proyek baru, dll. Namun, berurusan dengan banyak departemen yang berbeda pada saat yang sama, didistribusikan di sejumlah proyek yang berbeda, ternyata menjadi tantangan – dari segi waktu, dan melacak detail-detail kecil.

Kami menggali lebih dalam dan memecah langkah-langkah yang lebih besar dari proses bisnis menjadi komponen-komponen terpisah, yang terdiri dari daftar periksa untuk masing-masing komponen. Beberapa terkait dengan perekrutan – daftar soft skill profesional dan yang diinginkan, rincian tujuan perusahaan – dan misi yang didefinisikan dengan cara yang dapat kita gunakan selama wawancara untuk menilai orang secara mendetail. Hal yang sama berlaku untuk menyiapkan demo atau menyiapkan proyek – ada banyak hal yang harus dilakukan untuk masing-masing hal ini setiap saat, beberapa di antaranya lebih besar seperti “membuat repositori GitHub pribadi baru” melalui “kirim dokumen X, Y, Z ke yang baru anggota tim" atau "tambahkan ini ke .gitignore".

Menambahkan daftar periksa khusus untuk pengujian, memastikan bahwa folder internal bukan bagian dari repositori, email sedang diubah atau skrip tertentu dijalankan di mana-mana, memastikan bahwa kami tidak melupakan detail kecil namun penting karena seratus langkah kecil yang kami harus mengambil setiap saat.

Bonus: Otomatisasi dan Dapat Digunakan Kembali

Bagian terakhir itu tidak benar-benar revolusioner, tetapi tahun lalu kami benar-benar terus merencanakan upaya otomatisasi dan penggunaan kembali. Sebagai bagian dari setiap proses internal, kami mengidentifikasi hal-hal penting yang harus diotomatisasi, serta komponen potensial yang dapat kami gunakan kembali atau bangun dan ekstrak sebagai elemen modular dari sana.

Pada dasarnya perbedaan utama adalah bahwa kami menghabiskan waktu yang telah ditentukan sebelumnya untuk mencari tahu apa yang dapat digunakan kembali dalam skenario yang berbeda, dan langkah-langkah apa yang membuang banyak waktu dan dapat diotomatisasi. Beberapa tidak masalah ketika kami adalah tim yang lebih kecil, tetapi jika 8 orang mengerjakan sebuah proyek dan perlu melakukan tindakan manual 5 kali sehari yang memakan waktu 6 menit, maka ini menghasilkan total 4 jam yang terbuang setiap hari . Itu membuat Anda berpikir secara berbeda dan merencanakan lebih baik di muka.

Penting juga untuk menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membangun masing-masing, atau berapa lama untuk membuat fitur web dapat diperluas. Setelah menetapkan itu, kami mengalokasikan waktu internal untuk peningkatan dan fleksibilitas yang dilakukan di luar jam yang dibayar oleh klien.

Kami telah memperkenalkan lapisan otomatisasi dan penggunaan kembali tambahan dalam proses internal dan eksternal kami. Dari skrip penyediaan integrasi berkelanjutan standar pada instans cloud kustom per proyek, hingga template untuk berbagai jenis proyek atau data demo untuk pengiriman. Membangun kumpulan plugin dan library tepercaya yang telah teruji dengan baik dan dapat digunakan kembali tanpa memengaruhi stabilitas atau skalabilitas, mengoptimalkan proses komunikasi, mengotomatiskan pelaporan sebaik mungkin, menggunakan berbagai alat untuk mendukung proses kami.

Kami menggunakan berbagai integrasi Zapier di Asana, GitHub, Slack, WordPress untuk tindakan tertentu, termasuk pengiriman Gravity Forms, berbagai alat pelaporan, dan lainnya. Kami memiliki dua platform pemantauan aplikasi dan sistem yang menjalankan dan melacak solusi web, dan telah mengintegrasikan alat perbandingan UI yang bagus yang menjalankan analisis gambar pada snapshot berbeda dari situs web yang sama.

CRM kami adalah proyek khusus yang dibangun di atas WordPress yang telah kami kembangkan selama setahun terakhir, dan terus berintegrasi dengan alat dan sistem eksternal, memperluas mekanisme pelaporan untuk tinjauan proses akhir yang lebih baik. Tim kami juga berinteraksi melalui instance BuddyPress internal yang CTO Stanko kami hubungkan ke Slack untuk memposting pembaruan status dan komentar. Kami menghubungkan sistem kami bersama-sama dan menghemat banyak waktu dari menyalin-menempel atau beralih konteks, membangun aktivitas pemicu bot khusus melalui layanan pihak ketiga dan melakukan pemantauan khusus bisnis otomatis untuk situs web tertentu.

Kami telah belajar banyak pada tahun 2021 dan harus bertindak cepat untuk memastikan pertumbuhan perusahaan lebih lanjut. 2022 sebentar lagi dan kami sudah memiliki beberapa karyawan baru dan sejuta hal yang sedang berlangsung, termasuk kemitraan baru, peningkatan proses tambahan, tumpukan hal-hal yang direncanakan selama 2-3 bulan ke depan dan banyak lagi.