6 Tips untuk Mengembangkan Alur Kerja Konten yang Efisien [+Templat]

Penulisan konten adalah proses kreatif dan berorientasi bisnis dan, oleh karena itu, perlu mengikuti aturan yang ditetapkan dengan jelas agar efisien dan produktif. Cara terbaik untuk mencapainya adalah dengan menyiapkan alur kerja konten dan memberikan informasi mendetail tentang setiap tahap pipeline.

Sementara organisasi dan kreativitas lebih sering dianggap tidak sesuai, ketika kekuatan mereka digabungkan, bisnis dapat mengoptimalkan dan meningkatkan produksi konten. Ini memberdayakan semua orang yang terlibat untuk fokus pada pekerjaan mereka daripada membuang waktu dan energi untuk mencari tahu proses dan peran mereka di dalamnya. Selanjutnya, ketika alur kerja didokumentasikan dan tidak ambigu, risiko kesalahan dan penundaan diminimalkan.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan daftar tip dan trik yang dapat ditindaklanjuti untuk mengembangkan konten dan alur kerja editorial yang efisien. Teknik-teknik tersebut dapat diterapkan pada pemasaran konten dan jurnalisme, dan disesuaikan dengan semua jenis konten.

Jadi, baca terus untuk merampingkan upaya Anda dan meningkatkan hasil Anda!

1. Simpan Stockpile Padat sebagai Cadangan

Tidak peduli apa yang dikatakan orang, aturan nomor satu untuk alur kerja konten yang efisien dan sukses adalah menyimpan stok konten yang solid.

Bahkan jika Anda memiliki proses anti peluru yang kokoh dan tidak ada satu pun pemalas di antara tim Anda, Anda harus siap menghadapi potensi kemunduran produksi. Ini dapat disebabkan oleh hari libur, perangkap produktivitas, faktor eksternal yang tidak terduga, pergantian karyawan, dan yang lainnya. Cara terbaik untuk menghindari penundaan ini adalah dengan memiliki persediaan artikel yang menunggu dan siap untuk diterbitkan.

Dengan cara ini, Anda akan memiliki fleksibilitas untuk mengubah prioritas, mengeksplorasi ide-ide baru, dan mengelola keadaan darurat tanpa merusak integritas kalender editorial Anda. Menerbitkan secara teratur dan sesuai jadwal sangat penting untuk strategi Anda dan, untuk mempertahankan audiens Anda dan mempertahankan keterlibatan, Anda harus mampu konsisten dalam semua keadaan.

Selain itu, memiliki cadangan atau penimbunan memungkinkan Anda untuk menjaga kualitas konten karena Anda tidak perlu terburu-buru dalam setiap tahapan proses kreatif dan memiliki cukup waktu untuk memoles setiap bagian yang Anda hasilkan.

Namun, jika Anda baru memulai dengan upaya konten Anda dan Anda kekurangan staf, ini mungkin sulit untuk dicapai, karena mungkin sulit bagi Anda untuk mengikuti jadwal Anda. Tindakan yang paling aman dalam kasus ini, adalah membuat persediaan sebelum Anda mulai memublikasikan sama sekali. Ini akan meminimalkan stres yang terlibat dengan memenuhi tenggat waktu dan akan memastikan bahwa strategi Anda tidak akan dikompromikan ketika Anda kekurangan waktu.

2. Memetakan Proses Pembuatan Konten

Memetakan proses pembuatan konten berarti membuat daftar langkah-langkah alur kerja konten secara berurutan dan menambahkan penjelasan singkat tentang masing-masing. Memberikan informasi ini dalam hitam dan putih (atau, mengapa tidak dalam grafik penuh warna) membantu bisnis untuk merampingkan pembuatan konten dan memastikan bahwa tidak ada yang salah paham tentang tempat mereka di dalamnya.

Transparansi yang diberikan peta dapat sangat bermanfaat bagi manajemen dan karyawan, karena memungkinkan orang untuk menyelesaikan tugas mereka tanpa melewatkan langkah-langkah penting dalam proses. Akibatnya, produksi berjalan lancar dan potensi kemacetan terlihat jelas dan lebih mudah dikelola.

Langkah apa yang harus disertakan bergantung pada jenis konten yang Anda buat dan anggota tim yang menjadi bagian dari proses. Selain itu, Anda perlu menyiapkan alur kerja individual untuk setiap jenis konten di kalender Anda.

Di akhir artikel ini, kami menyediakan template alur kerja konten untuk membuat artikel dan posting blog. Merujuk padanya dapat membantu Anda memperoleh gagasan tentang apa yang harus disertakan dalam Anda.

3. Siapkan Dokumentasi Lengkap

Selain meringkas apa yang terlibat dalam setiap langkah alur kerja konten, Anda harus memberikan dokumentasi lengkap tentang cara mengimplementasikannya. Di dalamnya, Anda harus menjelaskan apa yang diharapkan dari orang yang diberi tugas, di mana mereka dapat menemukan sumber daya tambahan, dan siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Singkatnya, itu harus memberikan instruksi yang jelas yang memungkinkan setiap orang untuk menyelesaikan tugas mereka tanpa kemunduran dan ketidakpastian.

Dokumentasi dapat merujuk pada pedoman merek dan basis pengetahuan Anda, atau disajikan dalam bentuk pdf yang berdiri sendiri.

Selain itu, pastikan untuk memberikan daftar alat yang dapat atau harus digunakan dalam proses, serta petunjuk tentang cara mengoperasikannya. Jika perlu, berikan pelatihan, dan dorong karyawan untuk meminta bantuan jika mereka tidak yakin dengan keterampilan mereka.

4. Bagikan Tanggung Jawab dengan Benar

Setiap orang harus menyadari langkah-langkah yang menjadi tanggung jawab mereka, dan siapa yang bertanggung jawab atas sisanya. Dengan cara ini mereka akan tahu siapa yang harus menyerahkan tugas ketika mereka telah menyelesaikan bagian mereka, dan juga, kepada siapa harus berpaling jika terjadi kemunduran.

Selain itu, harus ada satu orang yang bertanggung jawab atas seluruh proses, ini bisa menjadi manajer proyek, ahli strategi pemasaran konten, manajer konten, atau pemilik proyek khusus. Orang ini memastikan bahwa konten yang dibuat sesuai dengan strategi konten perusahaan, mengurangi masalah, dan memantau kinerja konten setelah dipublikasikan.

Namun, perlu diingat bahwa di perusahaan yang berbeda, peran alur kerja konten dapat digabungkan untuk diterapkan oleh satu pakar pemasaran, atau mungkin ada beberapa orang yang bekerja.

Selain itu, agar alur kerja konten berjalan dengan lancar, setiap anggota tim harus mengetahui kepada siapa mereka dapat mendelegasikan tanggung jawab mereka, jika mereka harus absen. Dengan cara ini, hari libur cenderung tidak menimbulkan pemblokiran atau masalah produksi.

5. Tentukan Kerangka Waktu Tugas

Bagian dari alur kerja konten ini sering diabaikan, tetapi dapat dengan mudah menjadi alasan Anda membuatnya atau merusaknya.

Dalam dokumentasi, Anda harus memberikan instruksi yang jelas tentang berapa banyak waktu yang diharapkan untuk setiap tugas. Jika tidak, Anda mengambil risiko kemungkinan bahwa orang salah memahami prioritas mereka dan menciptakan kemacetan.

Selain itu, setiap orang perlu menyadari tidak hanya kerangka waktu mereka sendiri, tetapi juga garis waktu keseluruhan proses, sehingga mereka dapat merencanakan tugas mereka dengan baik setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulan.

Namun, pastikan bahwa kerangka waktu dan tenggat waktu yang diberikan realistis dan dapat dicapai. Tidak perlu bagi setiap orang untuk memiliki lusinan tugas yang terlambat. Ini membuat orang menjadi demotivasi. Jika Anda melihat bahwa staf sering tertinggal, Anda harus menyelidiki alasannya, dan merevisi strategi Anda jika perlu.

6. Menerapkan Alat BPM

Alat manajemen proses bisnis (BPM) memudahkan untuk mengikuti dan memantau proses, mengidentifikasi masalah, dan membuat semua orang tetap pada jalurnya dengan pekerjaan mereka. Mereka tidak hanya mempromosikan transparansi, tetapi dapat menyederhanakan alur kerja konten untuk manajemen dan karyawan.

Ada banyak solusi SaaS BPM yang tersedia yang dapat diakses oleh organisasi kecil dan menengah serta perusahaan besar. Menerapkannya di perusahaan Anda dapat memberi Anda gambaran yang lebih baik tidak hanya tentang alur kerja konten tetapi juga semua operasi. Selain itu, dapat meningkatkan komunikasi, memungkinkan manajemen untuk memiliki pendekatan yang lebih individual terhadap kinerja karyawan, dan berkontribusi pada produktivitas yang lebih baik.

Selain itu, lebih mudah untuk mengatur dan memenuhi tenggat waktu. Alur kerja dapat diatur ke dalam templat, dan memperlihatkan pemberitahuan untuk mendekati tanggal jatuh tempo. Selain itu, dapat diotomatisasi dan disesuaikan bila diperlukan.

Bonus: Template Alur Kerja Konten

Kami telah membuat template alur kerja konten untuk Anda yang dapat digunakan saat menerbitkan artikel dan posting blog. Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda berdasarkan langkah-langkah dalam alur Anda, dan sumber daya yang Anda miliki.

Peta Pembuatan Konten:

1. Brainstorming dan Saran Judul. Membuat daftar judul konten atau posting pilar yang berkontribusi pada strategi perusahaan. Menambahkan judul ke kalender editorial, dan menugaskannya ke penulis. Penanggung jawab: Ahli strategi dan/atau penulis Jangka waktu: Harus dilakukan setidaknya sebulan sekali untuk memastikan bahwa ada cukup topik untuk dimasukkan ke dalam alur.
2. Riset Kata Kunci. Menemukan istilah pencarian terbaik untuk setiap judul untuk mencocokkan maksud pengguna dengan tujuan perusahaan. Menyediakan daftar subtopik yang perlu disebutkan untuk memastikan cakupan topik yang mendalam. Penanggung jawab: Ahli strategi dan/atau penulis Jangka waktu : Kata kunci utama harus disediakan selama saran judul. Istilah dan topik pencarian tambahan dapat dikirimkan kemudian.
3. Tugas Singkat dan Tite . Memberikan informasi tentang bagaimana topik akan didekati dan menugaskannya kepada penulis. Penanggung jawab: Ahli strategi, pengelola konten, dan/atau penulis Jangka waktu: Menurut kalender editorial, dan kerangka waktu proses. Harus disampaikan dengan cukup awal untuk memastikan bahwa tim dapat melaksanakan tugas tepat waktu.

4. Penelitian dan Garis Besar. Meneliti topik dan menguraikan artikel. Bergantung pada keterampilan, pengalaman, dan pengetahuan penulis tentang topik tersebut, mereka dapat mengirimkan kerangka untuk persetujuan, atau langsung melanjutkan menulis artikel, dan mengirimkan draf setelah siap. Penanggung jawab: Penulis Jangka waktu: 1 hari

5. Menulis. Membuat teks, mengoptimalkannya dengan kata kunci, dan memformatnya dengan benar dengan heading dan subheading. Penulis juga dapat menambahkan tautan internal dan memberikan daftar artikel terkait, serta menyarankan tautan eksternal ke penelitian, statistik, dan informasi yang relevan. Penulis juga harus memberikan ide untuk gambar dan grafik. Penanggung jawab: Penulis Jangka waktu: 2 hari
6. Tinjauan. Meninjau teks untuk memastikan bahwa itu cocok dengan brief dan sesuai dengan persyaratan perusahaan. Penanggung jawab juga dapat melakukan pemeriksaan plagiarisme untuk memastikan bahwa konten tersebut asli, dan tidak menimbulkan masalah duplikasi. Selanjutnya, mereka memberikan tugas kembali kepada penulis untuk mengimplementasikan pengeditan dan melakukan penyesuaian, jika ada. Penanggung jawab: Manajer konten atau penulis senior Jangka waktu: 1 hari
7. Persetujuan Ahli Materi Pokok. Tergantung pada topiknya, teks dapat ditugaskan untuk ditinjau oleh seorang ahli yang dapat memeriksa kesalahan faktual dan masalah lainnya dan menyarankan perbaikan. Penanggung jawab: Ahli materi pelajaran Jangka waktu: 1 hari
8. Mengedit. Meninjau teks untuk menghilangkan kesalahan tata bahasa dan ejaan, dan masalah keterbacaan. Penanggung jawab: Editor Jangka waktu: 1 hari
9. Desain grafis. Memformat semua gambar dan tangkapan layar yang disediakan, membuat gambar unggulan, dan membuat grafik, visual, infografis, gif yang diminta, dll. Setelah visual disetujui, konten siap untuk diterbitkan.
   
   Penanggung jawab: Desainer grafis Jangka waktu: 2-3 hari
10. Mengunggah dan Menerbitkan. Mengunggah konten di CMS, bersama dengan gambar. Orang yang bertanggung jawab menangani setiap pengoptimalan SEO tambahan, seperti markup skema, deskripsi meta, tag alt gambar, pengoptimalan URL, dan sebagainya. Setelah ini selesai, konten dipublikasikan secara online. Penanggung jawab: Manajer konten Jangka waktu: 1 hari, tergantung pada jadwal konten
11. Distribusi. Menggunakan kembali konten untuk strategi pemasaran omnichannel perusahaan, termasuk berbagi media sosial, buletin email, podcast, video, dll. Langkah ini dapat mencakup materi iklan dan teks tambahan, yang mungkin tunduk pada alur kerja konten yang berbeda. Penanggung jawab: Manajer media sosial, manajer pemasaran email Jangka waktu: 1 hari, tergantung pada jadwal masing-masing

Dokumentasi yang diperlukan:

• Panjang konten (dalam kata atau karakter)
• Nada suara
• Kosa kata dan gaya
• Memformat
• Template
• Struktur
• Gaya kasus tajuk
• Penggunaan koma Oxford
• Alat tulis dan SEO

Daftar sumber daya tambahan:

• Panduan desain grafis dan visual
• Pedoman media sosial
• Pedoman pemasaran email

Intinya

Meskipun dimungkinkan untuk berhasil menjalankan pembuatan konten tanpa alur kerja, mengabaikan mendokumentasikan proses dan memberikan instruksi yang jelas kepada semua orang yang terlibat tidak diragukan lagi akan membahayakan efisiensi.

Dengan memberikan pedoman dan kerangka waktu, dan mendistribusikan tanggung jawab yang sesuai, Anda memungkinkan orang untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa gangguan. Alur kerja dapat berupa peta jalan yang memungkinkan orang untuk menavigasi proses dengan percaya diri, dan jaring pengaman yang memberikan keamanan tentang cara melanjutkan jika ragu.

Meskipun demikian, manfaat terbesar dari alur kerja adalah bahwa mereka melakukan keajaiban untuk produktivitas dan dapat mengubah tim menjadi mesin yang diminyaki dengan baik.