7 Tips untuk Komunikasi yang Lebih Baik di Tempat Kerja

Komunikasi di tempat kerja adalah salah satu dasar dari bisnis yang sukses. Bahkan jika Anda mengumpulkan tim profesional yang bersemangat dan berwawasan luas, jika mereka tidak berkomunikasi dan berkolaborasi secara efektif, bisnis Anda akan menderita.

Perusahaan sering memprioritaskan B2B dan komunikasi klien tetapi ketika hubungan internal tidak produktif, ini memperlambat proses, memengaruhi alur kerja, dan menciptakan kemacetan. Lebih jauh lagi, ketika manajemen gagal mentransmisikan pesan mereka dengan sukses kepada karyawan, ini menciptakan kebingungan lebih lanjut dan bahkan kekacauan.

Faktanya, miskomunikasi menyebabkan perusahaan besar kehilangan $62,4 juta per tahun dan bisnis kecil kehilangan $420.000 per tahun. Masalahnya begitu dalam sehingga diperkirakan separuh dari semua karyawan tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja dan berjuang untuk mewujudkannya karena hal ini.

Dalam artikel ini, kami memberikan ide yang dapat ditindaklanjuti tentang cara meningkatkan komunikasi di tempat kerja dan memastikan produktivitas yang lebih tinggi. Baca terus untuk mengetahuinya!

Bagaimana Komunikasi Dapat Meningkatkan Produktivitas?

Sekarang kita tahu apa kerusakannya, mari fokus pada hal positif dan lihat bagaimana komunikasi dapat meningkatkan produktivitas:

• Mengurangi Kesalahpahaman . Ketika semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan tahu siapa yang harus meminta nasihat, orang cenderung tidak membuat kesalahan.
• Meningkatkan Efisiensi . Instruksi dan tujuan yang jelas memungkinkan alur kerja yang lebih efisien dan memungkinkan orang menyelesaikan tugas mereka lebih cepat.
• Kurang Frustasi . Ketika orang tidak tahu apa yang diharapkan untuk mereka lakukan, tetapi tahu bahwa mereka harus memberikan hasil, mereka merasa frustrasi dan ini mengurangi produktivitas.
• Resolusi Konflik yang Lebih Baik . Perseteruan di tempat kerja merusak produktivitas dan menciptakan lingkungan yang beracun. Cara terbaik untuk menyelesaikan masalah adalah dengan mengomunikasikannya, menjernihkan kesalahpahaman, dan mencapai kompromi jika diperlukan.
• Kolaborasi yang Efisien . Karyawan yang berada dalam hubungan profesional yang baik dan dapat berkomunikasi dengan sikap ramah lebih mungkin untuk berkolaborasi secara efisien dan bekerja lebih produktif.
• Tim yang Lebih Bahagia . Orang merasa lebih baik ketika mereka mampu mengomunikasikan kebutuhan, perasaan, dan pikiran mereka. Dipahami membuat kita lebih percaya diri dan lebih mampu untuk terus bekerja dengan baik.
• Mendorong Loyalitas dan Kepercayaan . Komunikasi adalah salah satu landasan kesetiaan dan kepercayaan. Karyawan yang merasa selalu mengetahui pembaruan yang relevan, merasa dihargai dan penting, serta lebih loyal kepada perusahaan.

Cara Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja

Agar berhasil meningkatkan komunikasi di tempat kerja, Anda harus membangun strategi dalam kolaborasi dengan tim SDM Anda, dan berhati-hati untuk menindaklanjutinya.

Berikut adalah beberapa tips praktis tentang cara melakukannya:

1. Ciptakan Lingkungan yang Aman

Ketika orang-orang bahagia di tempat kerja, merasa dihargai, dan kebutuhan mereka terpenuhi, mereka cenderung mengekspresikan sikap kerja yang positif dan mengomunikasikan masalah secara bebas. Jika ada sesuatu yang tidak mereka ketahui, pahami, atau rasa nyaman, anggota tim harus merasa bebas untuk mengungkapkan pikiran mereka dan didengarkan. Jika tidak, masalah yang tidak dikomunikasikan akan menumpuk dan memengaruhi cara orang melakukan, dan dapat memengaruhi sikap mereka terhadap pekerjaan.

Namun, SDM dan manajemen harus memastikan untuk mendengarkan apa yang dikatakan orang, mengakui, dan menangani masalah dengan tepat. Bahkan jika tidak ada solusi yang tersedia, ini harus didiskusikan, atau orang tersebut mungkin merasa diabaikan. Karyawan yang telah berbicara dan tetap diabaikan bahkan lebih cenderung merasa tidak bahagia daripada mereka yang enggan mengungkapkan ketidaksenangan mereka.

Sumber

Beberapa cara efektif untuk menciptakan lingkungan yang aman di tempat kerja adalah:

• Adakan Sesi Umpan Balik Reguler . Beri tahu orang-orang bahwa mereka dihargai, diskusikan pengembangan karier mereka di perusahaan, dan berikan umpan balik praktis tentang cara meningkatkan pekerjaan mereka.
• Mendorong Mengajukan Pertanyaan . Berusaha keras untuk menciptakan lingkungan di mana orang merasa aman untuk bertanya, dan tidak merasa dihakimi. Itu harus menjadi bagian dari budaya kerja Anda bahwa setiap orang harus belajar dari orang lain, dan bersedia untuk berbagi pengetahuan profesional dan pribadi mereka.
• Promosikan Komunikasi Dua Arah . Komunikasi di tempat kerja adalah jalan dua arah dan manajemen dan SDM harus terbuka untuk umpan balik juga. Beritahukan bahwa orang-orang dipersilakan untuk memberi tahu Anda bagaimana perasaan mereka dan memberikan saran. Mendengarkan apa yang mereka katakan dapat membantu Anda memungkinkan mereka bekerja lebih produktif dan merasa lebih baik di tempat kerja.

2. Jelas Tentang Protokol dan Aturan Perilaku

Orang-orang menganggap jenis perilaku tertentu sesuai dan memiliki batasan yang berbeda baik di masyarakat maupun di tempat kerja. Memberikan seperangkat aturan tentang bagaimana karyawan harus berkomunikasi satu sama lain, nada suara apa yang sesuai, dan bentuk komunikasi apa yang harus digunakan, mungkin tampak berlebihan. Namun, ini dapat secara dramatis meningkatkan kualitas hubungan profesional dan mengurangi kemungkinan ketegangan yang terjadi ketika orang melangkahi.

Pertimbangkan untuk membuat seminar dan tutorial video yang membahas komunikasi di tempat kerja dan menyediakan seperangkat aturan dan protokol perilaku yang jelas. Ini mungkin hanya menguntungkan segelintir orang, tapi itu pasti sepadan.

Dengan membuat aturan diketahui akan berkontribusi pada tempat kerja yang lebih menyenangkan dan, di samping itu, berpotensi menyelamatkan Anda dari komplikasi hukum.

3. Membangun Budaya Kerja yang Positif

Sumber

Budaya kerja yang positif memungkinkan karyawan untuk berkembang dan mengembangkan potensi profesional penuh mereka. Perusahaan harus mendorong orang untuk saling mendukung dan membantu, daripada hanya fokus pada pekerjaan mereka sendiri. Dengan cara ini mereka dapat menciptakan lebih dari sekadar tempat kerja yang menyenangkan – mereka dapat membangun tim yang kuat.

Karyawan yang merasa terangkat dan nyaman di tempat kerja dan memiliki visi dan nilai yang sama dengan perusahaan lebih mungkin untuk berkomunikasi secara terbuka dan produktif. Selanjutnya, mereka mungkin berusaha untuk memecahkan masalah dan mengoptimalkan kinerja, daripada memikirkan masalah dan tidak melakukan pekerjaan mereka.

Tempat kerja yang tidak menangani konflik dan mendorong persaingan menciptakan lingkungan yang tidak bersahabat di mana komunikasi yang beracun menghasilkan komunikasi yang lebih beracun. Ini mendorong orang untuk fokus pada hal-hal negatif dan merusak produktivitas mereka.

Beberapa aset yang dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi melalui permainan tim adalah:

• Kegiatan Membangun Tim.
• Area Rekreasi di Kantor.
• Sesi SDM Reguler.
• Proyek Grup.
• Pembinaan dan Pendampingan Internal.

4. Memahami Kebutuhan Individu Karyawan

Orang yang berbeda membutuhkan jenis motivasi yang berbeda. Sementara beberapa berkembang ketika seorang pemimpin mendorong mereka untuk mencapai lebih banyak, yang lain memiliki motivasi diri dan perlu melihat kerja keras dan nilai mereka dihargai.

Manajemen yang gagal memahami karyawan individu dan cara berkomunikasi dengan mereka, berisiko kehilangan mereka dari pesaing yang lebih menghargai tenaga kerja mereka.

Sumber

Misalnya, jika sebuah perusahaan terus mendorong karyawan untuk mencapai tujuan yang tidak mungkin, itu berisiko menciptakan tempat kerja di mana orang merasa kurang berprestasi bahkan ketika mereka melakukan yang terbaik. Beberapa karyawan mungkin berusaha untuk membuktikan diri, mendorong melampaui batas mereka sendiri, dan ini akan menyebabkan kelelahan. Orang lain cenderung merasa kurang dihargai dan tidak termotivasi. Dalam kedua kasus, produktivitas turun.

Gagal mengomunikasikan masalah akan mempersulit mempertahankan karyawan dan akan menyebabkan kemunduran proses.

5. Tentukan Alur Kerja Komunikasi yang Jelas

Perusahaan harus membuat proses langkah-demi-langkah yang jelas menguraikan bagaimana komunikasi mengenai tugas dan tugas harus dilanjutkan dan apa yang terlibat. Orang cenderung berkolaborasi dengan lebih efisien jika mereka memiliki protokol tentang cara mengomunikasikan kemajuan pekerjaan mereka, detail apa yang harus dibagikan, dan kapan.

Alur kerja harus memungkinkan anggota tim untuk memberikan instruksi dan akses yang jelas kepada rekan-rekan ke semua aset yang relevan. Juga harus ditekankan bahwa informasi ini harus diminta jika tidak diberikan.

Menganggap prosesnya mudah diikuti dan lugas, baik manajemen maupun karyawan dapat dengan cepat terbiasa mengikutinya, dan dapat diintegrasikan ke dalam aktivitas sehari-hari mereka.

6. Mendorong Penyelesaian Masalah Produktif

Apakah orang berada dalam hubungan pribadi atau profesional, argumen dan kesalahpahaman selalu menjadi kemungkinan. Ketika karyawan menempati ruang bersama, ada kemungkinan besar bahwa perbedaan pribadi dapat menjadi alasan ketidaksepakatan, pertengkaran, dan bahkan permusuhan.

Manajemen harus tetap waspada terhadap perkembangan tersebut, dan jika orang tidak mampu berkomunikasi dan menyelesaikan masalah tersebut di antara mereka sendiri, mereka harus dieskalasi ke SDM.

7. Pilih Alat Komunikasi Cerdas

Saat ini, banyak tim yang sebagian terpencil. Namun, bahkan jika Anda berada di kantor, mungkin sulit untuk mempertahankan komunikasi aktif dan tetap mengikuti semua pembaruan proyek yang relevan. Lebih jauh lagi, bahkan para profesional yang paling rajin pun terkadang lupa dan salah berkomunikasi.

Menggunakan komunikasi modern, manajemen proyek, manajemen proses bisnis, dan alat alur kerja memungkinkan tim untuk tetap terhubung dan mengatur pekerjaan mereka. Baik itu Slack, Asana, Zoom, atau solusi lainnya, ini memungkinkan anggota tim untuk bertukar dan meminta informasi, berkolaborasi, dan mengikuti perkembangan tugas.

Bahkan, penelitian menunjukkan bahwa penerapan teknologi komunikasi dapat meningkatkan produktivitas baik manajemen maupun karyawan hingga 25%.

Misalnya, alat komunikasi seperti Slack sangat bagus untuk pertukaran harian, sinkronisasi cepat, dan pembaruan pribadi. Asana, di sisi lain, mengoptimalkan komunikasi manajemen tugas – orang memiliki semua informasi tentang tugas di satu tempat, mereka dapat meninggalkan atau meminta pembaruan kemajuan, menambahkan kolaborator, dan selalu melacak tugas dan proyek mereka yang tertunda. Zoom memungkinkan tim untuk mengadakan rapat, webinar, dan tutorial waktu nyata, serta berkomunikasi tatap muka bahkan dari jarak jauh.

Secara keseluruhan, alat pintar memungkinkan untuk meningkatkan kualitas komunikasi di tempat kerja dan menghubungkan orang-orang. Selebihnya terserah budaya kerja positif Anda dan sikap yang benar.

Intinya

Komunikasi merupakan bagian penting dalam menjalankan bisnis. Namun, sementara sebagian besar perusahaan berfokus pada komunikasi yang efisien dengan klien mereka, banyak yang lupa untuk meningkatkan komunikasi internal.

Bisnis harus memastikan bahwa anggota tim saling memahami dengan baik, bertukar informasi yang cukup tentang tugas mereka dan proses yang mereka tanggung, dan mengomunikasikan masalah secara efisien.

Komunikasi tempat kerja yang lebih baik adalah langkah pertama dan terpenting menuju lingkungan kerja yang positif dan produktif serta keberhasilannya.