7 Tips untuk Mencegah Pembengkakan Biaya pada Proyek

Menghindari pembengkakan biaya adalah kunci untuk menutup proyek yang sukses. Kualitas kiriman dan eksekusi tepat waktu dapat keluar dari jendela jika proyek disampaikan melebihi anggaran.

Tentu saja, mudah untuk mengatakan bahwa Anda akan mempertahankan anggaran yang ketat. Tetapi pembengkakan biaya dapat terjadi di banyak tempat sehingga menekan biaya terkadang terasa seperti permainan mendera.

Apa itu Pembebanan Biaya?

Istilah cost overrun mengacu pada biaya tak terduga yang akhirnya melebihi anggaran proyek. Pembengkakan biaya dapat terjadi dalam proyek apa pun dan ini sangat umum terjadi dalam proyek konstruksi, manufaktur, dan pengembangan perangkat lunak. Pembengkakan biaya juga dikenal sebagai kenaikan biaya atau pembengkakan anggaran dan dapat disebabkan karena beberapa alasan.

Sebelum kita menyelidiki alasan mengapa proyek dapat melebihi anggaran, mari kita lihat perangkat lunak manajemen proyek yang dapat membantu Anda mencegah pembengkakan biaya. ProjectManager adalah perangkat lunak yang mengumpulkan data waktu nyata untuk membantu Anda memantau pengeluaran Anda dengan lebih baik. Dasbor langsung kami secara otomatis mengumpulkan dan menghitung enam metrik proyek, termasuk biaya, dan menampilkannya dalam grafik yang penuh warna dan mudah dibaca. Tidak seperti alat ringan, tidak diperlukan pengaturan. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Penyebab Utama Pembengkakan Biaya

Manajemen biaya bisa menjadi tugas yang melelahkan. Sebagai manajer proyek, Anda harus selalu memeriksa biaya proyek untuk memastikan semuanya berjalan baik setiap saat. Selain itu, Anda juga perlu memantau kendala proyek lainnya seperti waktu, ruang lingkup, risiko, dan kualitas.

Kami telah mencantumkan penyebab utama pembengkakan biaya di bawah ini sehingga Anda dapat menghindari masalah ini dan menyelesaikan proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggaran.

• Estimasi Proyek Buruk: Estimasi biaya sangat penting untuk keberhasilan dalam manajemen proyek karena setiap manajer proyek harus memperkirakan semua biaya proyek sebelum membuat anggaran proyek. Pastikan untuk menggunakan semua alat yang Anda inginkan seperti data historis atau panel ahli untuk membantu Anda menentukan biaya proyek. Jika anggaran proyek Anda tidak mencukupi, kemungkinan besar Anda akan menghadapi pembengkakan biaya.
• Scope Creep: Scope creep terjadi ketika ruang lingkup proyek Anda tidak didefinisikan dengan baik. Secara sederhana, ini berarti Anda akan memiliki tugas tak terduga yang muncul selama fase eksekusi. Melaksanakan tugas yang tidak terduga meningkatkan biaya Anda, sehingga sangat mungkin untuk melebihi anggaran proyek Anda dan menyebabkan pembengkakan biaya.
• Manajemen Risiko Buruk: Setiap proyek menghadapi banyak potensi risiko. Merupakan tanggung jawab manajer proyek dan tim manajemen proyek untuk membuat rencana manajemen risiko yang menjelaskan semua potensi risiko dan strategi mitigasi yang akan diterapkan jika diperlukan. Ketika rencana manajemen risiko tidak dibuat, Anda dapat memiliki risiko tak terduga yang memengaruhi proyek Anda, yang meningkatkan biaya dan oleh karena itu, menyebabkan pembengkakan biaya.
• Kurangnya Komunikasi: Sebuah proyek adalah usaha yang membutuhkan kerja tim dan komunikasi. Sebagai manajer proyek, Anda harus menjadi perekat yang menyatukan sponsor proyek, tim proyek, dan pemangku kepentingan proyek Anda. Kurangnya komunikasi dapat mengakibatkan perubahan tak terduga pada rencana proyek atau memicu masalah lain yang dapat menyebabkan pembengkakan biaya.

Bagaimana Menghindari Pembengkakan Biaya

Pembengkakan biaya, atau pengeluaran apa pun yang mendorong proyek melewati anggaran yang disepakati adalah sesuatu yang harus selalu diwaspadai oleh manajer proyek. Ada beberapa cara seseorang dapat mencegah pembengkakan biaya.

Berikut adalah tujuh tips untuk membantu menjaga anggaran Anda.

1. Perencanaan Proyek yang Teliti

Cara terbaik untuk menghentikan pembengkakan biaya adalah dengan merencanakannya sebelum menjalankan proyek. Semakin teliti dan akurat perkiraan Anda, semakin besar kemungkinan Anda akan tetap sesuai anggaran. Risiko proyek dapat dipertanggungjawabkan dengan rencana manajemen risiko yang lengkap. Saat merencanakan proyek apa pun, Anda harus mempertimbangkan semua skenario yang mungkin dan menggunakan data historis, wawancara, dan pengalaman. Setelah rencana itu dirinci, mintalah itu ditandatangani oleh para pemangku kepentingan proyek sehingga semua orang berada di halaman yang sama dalam hal harapan.

2. Kenali Vendor Anda

Banyak proyek memerlukan bantuan dari vendor luar, baik untuk membantu tugas-tugas tertentu atau memasok bahan dan peralatan. Hubungan dengan vendor luar mana pun membuka proyek Anda hingga pembengkakan biaya yang seringkali di luar kendali Anda. Ini membuatnya penting untuk melakukan uji tuntas sebelum hubungan terjalin.

Pertama, pahami kapasitas vendor dan apakah mereka akan memenuhi kebutuhan Anda. Ketika vendor mengutip biaya, pastikan itu akurat. Kemudian, sebelum menandatangani kontrak, lakukan sedikit pemeriksaan latar belakang untuk melihat apakah vendor memenuhi tenggat waktu dan melihat apa yang dikatakan orang lain tentang bekerja dengan mereka.

3. Tetap pada Lingkup yang Direncanakan

Scope creep adalah salah satu ancaman terbesar untuk mengirim proyek ke pembengkakan biaya. Permintaan perubahan selalu membebani meja manajer proyek. Ini datang dari pemangku kepentingan atau klien, tetapi juga dari anggota tim. Mereka semua memiliki keinginan dan kebutuhan. Banyak dari mereka mungkin cocok dan bahkan bermanfaat bagi proyek. Namun, terlalu banyak perubahan dapat berdampak drastis pada proyek, membuat pembengkakan biaya tidak dapat dihindari. Masukkan pemikiran ke dalam gambaran besar sebelum Anda meningkatkan cakupan proyek.

4. Gunakan Alat Perencanaan Proyek

Sudah pasti bahwa alat yang ampuh akan membuat pekerjaan manajer proyek lebih mudah, menambah produktivitas proyek dan meningkatkan efisiensi. Ini juga membantu meminimalkan pembengkakan biaya. Alat penjadwalan seperti bagan Gantt dapat membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya dan mencegah pembengkakan biaya.

5. Tetap Perbarui Pemangku Kepentingan

Jika tidak ada jalur komunikasi yang jelas antara pemangku kepentingan dan manajer proyek, penundaan tidak dapat dihindari. Penundaan menyebabkan pembengkakan biaya dan ada risiko terlalu besar bahwa pekerjaan akan dimulai pada tugas yang salah pada waktu yang salah. Waktu yang terbuang ini mengancam untuk membuat seluruh proyek keluar jalur.

Pemangku kepentingan, serta tim, membutuhkan komunikasi yang tepat, tetapi masing-masing harus mendapatkan informasi yang benar. Tim menginginkan detail sementara pemangku kepentingan menginginkan garis besar untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana.

6. Pantau Kemajuan

Dasbor real-time dari ProjectManager juga ideal untuk melacak kemajuan proyek saat itu terjadi. Sebelum masalah menjadi masalah yang mengancam jadwal dan anggaran proyek, mereka dapat diselesaikan. Dasbor real-time mengukur tidak hanya kemajuan proyek tetapi juga beban kerja tim dan jadwal penyelesaian yang direncanakan dan aktual, termasuk selip proyek dan banyak lagi.

7. Tetapkan Kembali Sumber Daya

Jika Anda menemukan proyek yang menghabiskan lebih dari yang dianggarkan, Anda akan merespons dengan mengalokasikan kembali sumber daya. Tetapi Anda juga dapat mempersiapkan skenario itu dengan mengevaluasi sumber daya sebelumnya dan menempatkannya di tempat yang paling efektif. Hal ini terutama berlaku dengan sumber daya Anda yang paling berharga: tim Anda.

Dengan mengumpulkan anggota tim yang paling berpengalaman dan terampil, Anda dapat memiliki proyek yang lebih produktif dan efisien. Sumber daya ini mungkin lebih mahal, tetapi jika Anda telah melakukan perencanaan dan menyisihkan dana, Anda akan menghemat uang di bagian belakang saat ada lebih sedikit masalah yang harus ditangani.

Konten Terkait untuk Mencegah Pembengkakan Biaya

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang dapat membantu Anda mengelola proyek, merampingkan proses, dan berkolaborasi dengan tim Anda secara online. Selain itu, kami menawarkan ratusan blog, template, dan panduan manajemen proyek. Berikut adalah beberapa panduan cepat untuk meningkatkan keterampilan manajemen biaya Anda.

Analisis Biaya-Manfaat

Sebelum memulai proyek apa pun, tim manajemen proyek harus menilai biaya dan potensi manfaat yang diharapkan dari proyek untuk meyakinkan pemangku kepentingan bahwa manfaatnya akan melebihi biaya dan investasi mereka aman.

Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek

Estimasi biaya adalah salah satu tanggung jawab yang paling penting dari seorang manajer proyek karena estimasi biaya yang buruk menyebabkan pembengkakan biaya dan kegagalan proyek.

Cara Membuat Rencana Manajemen Biaya

Rencana manajemen biaya adalah dokumen yang berisi semua strategi, prosedur, dan pedoman manajemen biaya yang harus diikuti oleh tim manajemen proyek untuk memantau biaya dan menjaga agar proyek tetap di bawah anggaran.

ProjectManager Adalah Alat Sempurna untuk Menjaga Biaya Anda Sesuai

ProjectManager memiliki bagan Gantt online yang kuat namun mudah digunakan. Ini mendorong kolaborasi dan memperbarui status secara instan sehingga manajer proyek dan tim tetap mendapat informasi terbaru tentang kemajuan proyek. Penjadwalan yang tepat membantu menjaga perkiraan tetap akurat dan mencegah waktu menganggur yang mengarah pada risiko pembengkakan biaya.

Dependensi tugas dapat ditautkan dalam bagan Gantt ProjectManager. Sementara anggota tim lain menyelesaikan pekerjaan mereka, ketergantungan ini mencegah orang lain diblokir atau dibiarkan menunggu tanpa melakukan apa-apa. Anggota tim dapat berkomentar di tingkat tugas untuk eksekusi yang lebih kolaboratif dan efisien. Setiap tugas dapat memiliki file yang dilampirkan, baik dokumen maupun gambar.

Dasbor Waktu Nyata Dari Pembaruan ProjectManager Secara Instan

ProjectManager memiliki dasbor waktu nyata yang membuat pelaporan ke pemangku kepentingan menjadi cepat dan mudah. Dasbor real-time langsung menampilkan pembaruan status melalui serangkaian grafik dan bagan yang mencerminkan banyak metrik proyek. Manajer proyek kemudian dapat memfilter grafik dan bagan ini untuk menunjukkan data yang mereka butuhkan. Mencetak grafik dan bagan ini adalah opsi jika Anda menginginkan salinan cetak di dekat Anda. Saat mempresentasikan kepada pemangku kepentingan, Anda dapat menjawab pertanyaan dengan menemukan detail lebih lanjut dalam beberapa klik.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang memberi manajer proyek alat yang mereka butuhkan untuk merencanakan, melacak, dan melaporkan. Pembengkakan biaya lebih terkontrol dan lebih kecil kemungkinannya untuk menyelinap dan menenggelamkan proyek karena perangkat lunak kami yang dinamis dan kolaboratif, termasuk papan Kanban alur kerja visual dan bagan Gantt interaktif. Cobalah hari ini dengan uji coba gratis kami selama 30 hari.