Presentasi Proyek: Bagaimana Mempersiapkan dan Menyampaikan Presentasi Proyek

Adakah yang bisa membuat hati manajer proyek tenggelam lebih cepat daripada diberi tahu bahwa mereka perlu memberikan presentasi proyek kepada dewan direksi? Tekanan. Tanggung jawab. Tentu, Anda senang direktur perusahaan cukup mempercayai Anda sehingga mereka menginginkan masukan Anda dalam proyek, tetapi harus hadir di depan para pemain hebat ini membuat tingkat stres Anda melonjak.

Jika Anda belum menemukan permintaan presentasi ini dari manajer senior, Anda akan menemukannya! Skenario ini biasa terjadi pada proyek, terutama proyek yang memperkenalkan produk baru atau melibatkan perubahan organisasi. Tapi jangan merasa terbebani. Memberikan presentasi proyek mungkin terasa menakutkan, tetapi Anda dapat merencanakan dan mempersiapkannya seperti rapat lainnya.

Apa itu Presentasi Proyek?

Presentasi proyek adalah kesempatan bagi Anda untuk menjelaskan proses dan hasil proyek Anda kepada pemangku kepentingan utama. Ini bisa bersifat informal, seperti pembaruan cepat melalui laporan dengan beberapa individu, atau formal. Presentasi proyek formal sering kali membutuhkan waktu rapat yang tepat, kumpulan slide yang dipikirkan matang-matang, tinjauan tujuan, dan banyak lagi. Kami akan menghabiskan sebagian besar waktu kami untuk membahas bagaimana mempersiapkan dan menyampaikan presentasi proyek formal.

Presentasi proyek formal membutuhkan data yang baik. Perangkat lunak manajemen proyek dapat memberi Anda dasbor dan laporan yang Anda perlukan untuk melengkapi poin dan pembaruan kemajuan Anda. ProjectManager memiliki dasbor waktu nyata yang dapat Anda bagikan dengan pemangku kepentingan, dan delapan laporan proyek mendalam berbeda yang dapat Anda buat hanya dengan beberapa klik. Mulailah gratis hari ini!

Mengapa Presentasi Proyek Begitu Penting?

Presentasi proyek adalah kesempatan Anda untuk menyampaikan pentingnya pekerjaan yang telah Anda dan tim Anda lakukan. Jika Anda tidak dapat mengartikulasikan kemajuan dan pencapaian Anda, pemangku kepentingan utama tidak akan mengerti mengapa uang, waktu, dan sumber daya dihabiskan untuk proyek Anda.

Ketika Anda memikirkannya seperti itu, tidak heran mengapa orang menghabiskan begitu banyak waktu untuk mempersiapkan presentasi proyek mereka. Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat membuat presentasi Anda berikutnya keluar dari taman.

Bagaimana Mempersiapkan Presentasi Proyek

Mempersiapkan presentasi proyek bisa jadi lebih penting daripada pengiriman Anda yang sebenarnya. Itu karena persiapan yang baik dapat mempersiapkan Anda untuk sukses di hari besar. Mari kita bahas beberapa teknik persiapan yang dapat Anda lakukan untuk presentasi proyek Anda.

1. Buat Undangan Kalender untuk Presentasi Proyek Anda

Anda tidak bisa hanya mengharapkan orang datang – mereka perlu tahu bahwa ada acara penting yang membutuhkan kehadiran mereka, jadi catatlah di buku harian mereka. Orang-orang merencanakan rapat dan janji temu mereka terkadang cukup jauh sebelumnya, memberikan banyak peringatan. Jadwalkan presentasi sesegera mungkin, dan hubungi individu (atau asistennya) jika Anda tidak mendapatkan balasan tentang ketersediaannya.

Jika Anda telah diundang ke pertemuan orang lain untuk membicarakan proyek Anda, pastikan itu ada di agenda Anda dan pesan waktu untuk merencanakannya terlebih dahulu. Jika tidak, Anda berisiko kehabisan waktu untuk menyiapkan materi.

2. Pilih Format untuk Presentasi Anda

Bagaimana Anda akan menyampaikan pesan Anda? Jika Anda telah menjadwalkan rapat, kemungkinan besar Anda mengharapkan untuk melakukan presentasi formal. Itu bagus, tapi bagaimana? Apakah Anda akan menggunakan slide atau flip chart atau mencerminkan iPad Anda di monitor? Apakah Anda mengharapkan audiens untuk berpartisipasi dalam setiap bagian dari presentasi? Bisakah Anda berbicara tanpa catatan atau apakah lebih baik membawa beberapa petunjuk pada hari itu?

Anda juga harus mempertimbangkan di mana Anda akan memberikan presentasi. Misalnya, format yang sesuai untuk ruangan kecil dan audiens terbatas, seperti pembaruan proyek yang terstruktur secara longgar dengan beberapa slide, tidak akan sesuai untuk ruangan yang penuh dengan pemangku kepentingan, ditata seperti ruang kuliah. dengan Anda di podium di depan.

3. Latih Presentasi Manajemen Proyek Anda

Memberikan presentasi adalah keterampilan. Latihan, latihan, latihan. Sebelum presentasi proyek besar Anda, ajukan diri untuk melakukan beberapa yang lebih kecil, seperti pengarahan staf atau pembaruan singkat di rapat tim. Anda ingin merasa nyaman baik saat berdiri di depan ruangan maupun dengan bahannya. Jalankan presentasi Anda di rumah atau di ruang rapat kosong sehingga Anda ingat di mana transisi slide berada. Berlatihlah menggunakan proyektor dan clicker untuk menggerakkan slide ke depan. Tuliskan flip chart Anda beberapa kali sehingga menjadi kebiasaan.

Latihan dan pelatihan akan membuat penyampaian Anda jauh lebih halus dan profesional serta memberi audiens Anda pengalaman yang jauh lebih baik.

4. Tulis Besar Jadi Presentasi Anda Terbaca

Apakah Anda menggunakan slide atau flip chart, tulis besar atau gunakan font besar. Seringkali sulit untuk melihat apa yang ada di layar, bahkan di ruangan kecil – dan itu berarti pesan Anda tidak tersampaikan. Dan itu adalah alasan bagi audiens untuk memeriksa ponsel mereka alih-alih mendengarkan Anda.

Tip yang bagus adalah mencetak slide Anda dan meletakkannya di lantai. Jika Anda masih bisa membacanya dengan jelas dari posisi berdiri, berarti teksnya cukup besar. Jika Anda tidak dapat membaca kata-katanya atau Anda harus membungkuk untuk membacanya, buat ukuran font lebih besar!

5. Miliki Rencana Cadangan untuk Presentasi Anda

Proyektor rusak, ruang rapat tidak memiliki telepon konferensi, pena habis hanya pada saat kritis. Rencanakan semuanya berjalan salah. Penonton presentasi Anda terdiri dari orang-orang sibuk dan mereka tidak ingin duduk di sana melihat Anda mengutak-atik teknologi. Buat semuanya berfungsi sebelum mereka tiba, dan jika tidak berfungsi saat Anda berangkat, pastikan Anda memiliki rencana cadangan (seperti cetakan slide Anda) sehingga Anda tetap dapat melanjutkan.

Bagaimana Memberikan Presentasi Proyek

Saat hari yang menentukan itu tiba, ada beberapa hal penting yang perlu diingat saat memberikan presentasi proyek Anda. Ikuti praktik terbaik ini dan Anda akan menggambarkan proyek dan tim Anda dengan sebaik mungkin.

1. Bicaralah dengan Jelas dan Jangan Mengandalkan Jargon

Presentasi bergantung pada kejelasan dan komunikasi yang baik. Jika Anda menghentikan presentasi Anda dengan jargon dan penalaran yang membingungkan, Anda akan kehilangan audiens Anda. Pastikan Anda menggunakan bahasa yang dapat dipahami oleh audiens Anda, sehingga mereka dapat mengikuti semua poin penting yang perlu Anda buat.

Ingat, tidak semua orang dalam rapat itu akan memahami semua seluk-beluk proyek Anda, pada kenyataannya, tidak satu pun dari mereka yang akan memahaminya. Jadi bicaralah dengan perlahan, jelas, dan pastikan Anda berkomunikasi.

2. Tetap pada Yang Penting dan Gunakan Data

Saat memberikan presentasi proyek Anda, jangan melupakan tujuan awal dan persyaratan proyek. Pemangku kepentingan Anda menyetujui tujuan tertentu di awal, bagaimana kecenderungan Anda untuk mencapai tujuan tersebut? Terkadang mudah untuk berfokus pada kemunduran atau kesulitan, atau hal-hal yang menurut Anda menarik. Namun, yang terbaik adalah fokus pada tujuan bisnis yang penting.

Penting untuk menggunakan data untuk melengkapi presentasi proyek Anda saat Anda membahas tujuan dan inisiatif utama. Tapi jangan gunakan terlalu banyak data! Orang akan tersesat dalam angka dan berhenti mendengarkan apa yang Anda katakan. Ini keseimbangan yang rumit.

3. Ceritakan sebuah Kisah

Anda mungkin telah mengikuti beberapa presentasi yang adil di waktu Anda, dan saya berharap Anda telah mencoba untuk menghentikan diri Anda terkantuk-kantuk di beberapa presentasi tersebut. Pembaruan status proyek bisa jadi membosankan. Jika materi pelajarannya tidak membosankan, sering kali pembicaranya membosankan. Jangan biarkan itu menjadi Anda.

Salah satu cara untuk menjaga perhatian audiens adalah menyusun presentasi Anda dengan cara yang paling menarik. Pertimbangkan apa yang menurut mereka menarik (dan itu tidak akan sama dengan apa yang menurut Anda menarik). Menceritakan kisah proyek Anda adalah ide yang bagus. Pikirkan tentang awal, tengah, dan akhir presentasi Anda. Mungkin mengikuti siklus hidup dari perspektif pelanggan.

Fokus pada manfaat dan bukan pada proses manajemen proyek. Jika Anda tidak tahu apakah materi presentasi Anda masuk akal, jalankan melewati teman atau anggota keluarga yang tidak tahu apa-apa tentang proyek Anda. Jika mereka tidak tertidur, tidak apa-apa!

4. Minta Umpan Balik tentang Presentasi Anda

Saat presentasi Anda selesai, mintalah umpan balik. Anda dapat melakukannya langsung di akhir sesi sebelum orang meninggalkan ruangan, atau beberapa hari kemudian. Ada baiknya untuk mendapatkan umpan balik karena membantu Anda mengerjakan apa yang harus diperbaiki untuk waktu berikutnya.

Mintalah orang-orang untuk memberi Anda kesan mereka tentang keterampilan presentasi Anda dan juga konten presentasi. Anda dapat menemukan bahwa kontennya sangat bagus tetapi Anda kurang percaya diri untuk menyampaikannya, atau sebaliknya Anda adalah seorang presenter yang menarik tetapi materinya tidak relevan bagi mereka. Semua ini adalah hal yang berguna untuk diketahui dan ini akan membantu Anda meningkatkan keterampilan presentasi Anda di lain waktu.

Presentasi Manajemen Proyek Luangkan Waktu untuk Menguasai

Memberikan presentasi bukanlah kejadian sehari-hari pada proyek, tetapi kemungkinan Anda harus memberikan satu atau dua selama siklus hidup proyek – lebih jika proyek Anda melibatkan banyak lokakarya atau sesi pengguna.

Jangan panik – keterampilan presentasi adalah sesuatu yang dapat Anda pelajari dan Anda akan menjadi lebih baik dengan latihan! Setelah Anda memecahkannya, Anda akan merasa percaya diri menyampaikan presentasi dan Anda akan merasa lebih mudah untuk mempersiapkannya di masa depan.

Fitur penjadwalan perangkat lunak kami dapat digunakan untuk memesan presentasi Anda di kalender tim, yang dapat dilihat dengan mudah di dasbor proyek. Dengan itu Anda memiliki kemampuan untuk berbagi agenda dan slide setelah presentasi dengan perpustakaan dokumen online. Kemudian Anda dapat melanjutkan diskusi setelah rapat dengan menggunakan alat obrolan yang hebat. Coba perangkat lunak dari ProjectManager gratis selama 30 hari dan lihat betapa bermanfaatnya itu.