9 Email yang Harus Dikirim oleh Organisasi Nirlaba – UJI 2

Tahun lalu organisasi nirlaba mengumpulkan $324 miliar melalui penggalangan dana online. Menurut Tolok Ukur M+R, pemasaran email memainkan peran besar dalam angka itu.

Bukan rahasia lagi bahwa organisasi nirlaba kekurangan waktu, uang, dan sumber daya, yang menjelaskan mengapa pemasaran email begitu populer. Ini adalah pilihan yang terjangkau yang dapat menarik dan mempertahankan donor dengan investasi waktu yang kecil.

Meskipun banyak lembaga nonprofit sudah mengirimkan email ke donatur mereka, kami memiliki beberapa kiat lanjutan untuk meningkatkan pemasaran email nonprofit Anda. Panduan ini menjelaskan:

• 3 email yang harus Anda kirim ke donor baru sebelum meminta sepeser pun
• 3 email yang harus Anda kirim untuk meminta sumbangan
• 3 email yang harus Anda kirim untuk mempertahankan donor
• 3 tips untuk email yang sukses

3 email yang harus Anda kirim ke donor baru sebelum meminta sepeser pun

Donor baru adalah bagian penting dari masa depan keuangan Anda, tetapi itu tidak berarti Anda harus membombardir mereka dengan permintaan donasi segera setelah mereka bergabung dengan milis Anda. Sama seperti hubungan apa pun, harus ada fase 'mengenal Anda'.

Untuk membantu Anda menjalin hubungan dengan anggota baru, berikut adalah tiga email yang harus Anda kirim sebelum meminta sumbangan.

• Selamat datang email

Ketika donor baru ditambahkan ke daftar Anda, Anda perlu menggelar karpet merah. Dalam waktu 48 jam setelah menambahkan kontak baru ini, Anda harus mengirimkan email selamat datang. Dengan VerticalResponse, Anda dapat menggunakan fitur otomatis kami untuk menjadwalkan email selamat datang yang akan dikirimkan segera setelah kontak baru ditambahkan ke daftar Anda.

Email selamat datang ini harus menawarkan salam ramah, terima kasih kepada penerima yang telah mendaftar dan dengan cepat menjelaskan manfaat daftar email Anda. Ajakan bertindak dapat mengarahkan pelanggan ke situs web Anda, mungkin ke halaman arahan tertentu yang menawarkan riwayat organisasi Anda atau menjawab pertanyaan umum.

Ajakan bertindak dapat bervariasi, tetapi ini bukan saatnya untuk meminta sumbangan. Email ini tentang membangun koneksi dan memulai hubungan, bukan meminta uang tunai.

• 'Tahukah kamu?' surel

Setelah menyambut donor potensial ke keluarga nirlaba Anda, kirim email yang menawarkan informasi yang mungkin tidak dia ketahui tentang tujuan Anda. Kami menyebutnya 'Tahukah Anda?' surel. Dengan kata lain, Anda harus berbagi informasi yang belum tentu merupakan pengetahuan umum.

Misalnya, sebuah email mungkin mengatakan, “Tahukah Anda bahwa The Tri-County Food Shelf membantu memberi makan 650 keluarga tahun lalu?” Atau, "Tahukah Anda bahwa Yayasan Zebra bekerja sama dengan Kebun Binatang San Diego untuk menyelamatkan 100 zebra musim panas ini?"

Maksud dari email ini adalah untuk mengedukasi pelanggan baru. Seperti email selamat datang, email ini tidak ditujukan untuk meminta sumbangan. Anda berbagi informasi untuk membangun hubungan. Ajakan bertindak Anda harus mendorong pelanggan untuk mempelajari lebih lanjut dengan mengunjungi situs web Anda.

• Penawaran email eksklusif untuk pelanggan baru

Buat pelanggan baru merasa diterima dengan menawarkan penawaran eksklusif. Sekali lagi, ini semua tentang membangun hubungan.

Penawaran eksklusif dapat berupa tur gratis ke fasilitas Anda, notepad bermerek, atau undangan awal ke penggalangan dana mendatang. Ini harus membuat pelanggan merasa istimewa, tetapi tidak perlu mengeluarkan uang.

Dalam email, jelaskan bahwa hanya pelanggan baru yang mendapatkan penawaran ini dan jelaskan apa penawarannya. Ajakan bertindak akan membantu pelanggan memanfaatkan kesepakatan ini.

3 email yang harus Anda kirim untuk meminta sumbangan

Sekarang setelah Anda bekerja menuju persahabatan email, Anda dapat mulai meminta sumbangan. Tiga email berikutnya dapat dikirim ke pelanggan baru dan donatur setia. Email ini adalah alat penggalangan dana, yang dimaksudkan untuk membantu Anda mengumpulkan donasi tanpa memaksa.

• Email kisah sukses

Untuk mengumpulkan donasi, salah satu alat paling ampuh yang Anda miliki adalah kesuksesan Anda. Donor ingin tahu bagaimana uang mereka akan membantu. Meminta orang untuk menyumbangkan uang untuk membangun 10 rumah di lingkungan mereka tidak cukup. Anda harus menunjukkan kepada mereka. Buat email yang menjelaskan bagaimana Barbara Smith, seorang ibu tunggal dari empat anak, memiliki tempat untuk menelepon ke rumah karena para donatur yang murah hati. Sertakan foto Barbara dan keluarganya di depan rumah barunya. Setelah menceritakan kisahnya secara singkat, sertakan ajakan bertindak yang meminta donatur untuk mendukung kampanye.

• Email 'Kami punya tujuan'

Banyak organisasi nirlaba menetapkan tujuan penggalangan dana. Ketika Anda melakukannya, bagikan dengan donatur Anda. Katakanlah yayasan Anda ingin mengumpulkan $10.000 untuk memasang sumur di daerah miskin. Anda harus membuat email di sekitar tujuan itu. Sebenarnya, Anda harus membuat serangkaian email.

Email pertama yang Anda kirim harus menyatakan tujuan dan meminta donatur untuk berkontribusi. Email kedua harus menawarkan pembaruan. Mungkin Anda mengumumkan bahwa Anda sudah setengah jalan menuju tujuan Anda dan mengingatkan para donatur untuk memberi. Email ketiga yang Anda kirim harus mendekati tenggat waktu Anda. Email ini harus mendesak, meminta donatur untuk mendukung tujuan Anda sebelum waktu habis.

Tentu saja, ada banyak fleksibilitas dengan email berorientasi tujuan ini. Mungkin donor menawarkan untuk mencocokkan sumbangan untuk jangka waktu yang singkat. Jika demikian, Anda akan ingin memberitahu orang lain melalui email. Jika ada pembaruan yang perlu diketahui oleh para donatur, atau faktor motivasi lainnya, Anda harus membagikannya melalui email.

Tentu saja, ketika kampanye selesai, kirimkan email yang memberi tahu para donatur tentang hasilnya dan berterima kasih atas dukungan mereka.

• Email acara penggalangan dana

Saat Anda mengadakan acara penggalangan dana, email adalah salah satu alat pemasaran terbaik yang Anda miliki. Banyak perencanaan yang masuk ke dalam sebuah acara, dan Anda dapat membuat tamu tetap terhubung dengan mengirimkan serangkaian email untuk mendukung penggalangan dana.

Sebagai permulaan, Anda dapat mengundang tamu ke penggalangan dana melalui email. Tentu saja, undangan harus mencakup semua informasi penting (lokasi, tanggal, waktu, dll.) dan ajakan bertindak yang memungkinkan para tamu untuk RSVP.

Email tambahan harus menyusul. Misalnya, kirim email tindak lanjut kepada mereka yang belum melakukan RSVP. Biasanya dibutuhkan lebih dari satu email untuk membuat orang berkomitmen pada suatu acara. Anda dapat mengirim email yang merangkum kesuksesan tahun lalu dan menetapkan harapan untuk tahun ini. Saat acara semakin dekat, kirim email kepada mereka yang berencana hadir dengan petunjuk arah dan informasi parkir. Ketika acara selesai, ucapkan terima kasih kepada mereka yang keluar dan bagikan jumlah yang terkumpul.

3 email yang harus Anda kirim untuk mempertahankan donor

Agar donatur tetap terlibat dengan lembaga nonprofit Anda, sebaiknya kirimkan email yang menjaga hubungan Anda. Berikut adalah tiga email yang melakukan hal itu:

• Buletin

Dalam hal mempertahankan hubungan, tidak ada cara yang lebih baik daripada melalui buletin. Newsletter itu seperti minum kopi dengan seorang teman. Ini memberi Anda kesempatan untuk mengejar ketinggalan. Dengan memberi tahu para donor, mereka merasa seperti bagian dari tim.

Newsletter Anda dapat mencakup semua jenis konten. Anda dapat menyertakan surat dari direktur, mendiskusikan proyek yang akan datang, memperbarui pembaca tentang inisiatif, menyoroti sukarelawan, berbagi kisah sukses, memberikan berita khusus industri, merangkum upaya penggalangan dana, dan menyebutkan acara mendatang. Pilihannya tidak terbatas. Lihatlah semua konten yang disertakan dalam contoh ini dari RSPCA.

Meskipun inti dari buletin adalah untuk menginformasikan, bukan meminta, buletin dapat berisi beberapa ajakan untuk bertindak.

• Email berita yang berguna

Buat donatur tetap terlibat dengan mengirimkan email yang berisi berita menarik yang terkait dengan lembaga nonprofit Anda.

Misalnya, tempat penampungan hewan dapat mengirim email tentang melindungi hewan peliharaan dari suhu dingin yang berbahaya. Sebuah lembaga nonprofit yang berfokus pada penelitian kanker dapat mengirimkan link ke beberapa artikel berita yang berisi terobosan terbaru.

Email ini membuat lembaga nonprofit Anda tetap 'top of mind'.

• Email preferensi donatur

Beberapa kali dalam setahun, tanyakan kepada donor apa yang mereka inginkan. Salah satu cara termudah untuk melakukannya adalah melalui survei email. Buat survei melalui situs seperti SurveyMonkey dan sertakan tautannya di email Anda.

Survei harus menanyakan donor tentang preferensi mereka. Misalnya, survei dapat berfokus pada jenis kampanye yang disukai donor, atau Anda dapat mengajukan pertanyaan untuk meningkatkan penggalangan dana tertentu yang Anda selenggarakan setiap tahun. Dengan bertanya kepada donor tentang preferensi mereka, daripada membuat asumsi, Anda akan meningkatkan loyalitas donor.

Ingatlah untuk membuat survei singkat dan ajukan pertanyaan spesifik yang memberikan informasi berguna.

3 tips untuk sukses email

Karena kami memiliki tema tiga di sini, kami akan mengakhiri panduan dengan tiga tip untuk memastikan kesuksesan email Anda.

• Gunakan bahasa yang memberdayakan
  

Saat Anda meminta uang, Anda ingin menggunakan bahasa aktif dan memilih kata-kata yang memberdayakan donor. Mungkin terdengar seperti kita bertengkar karena hal sepele, tapi pilihan kata itu penting.

Kami telah membuat bagan praktis ini untuk membantu. Di sebelah kiri adalah frasa pemasaran yang terlalu sering digunakan. Di sebelah kanan adalah alternatif yang aktif dan memberdayakan.

• Berikan kontribusi Donasi sekarang
• Klik di sini untuk berdonasi Buat perbedaan hari ini
• Berikan apa yang Anda bisa Tidak ada sumbangan yang terlalu kecil
• Tolong, kami membutuhkan bantuan Anda Jadilah pahlawan bagi seseorang yang membutuhkan
• Kami tidak bisa melakukannya tanpa Anda Donatur seperti Anda membuat ini mungkin
• Setiap dolar membantu Donasi $5 sekarang
• Tolong beri Kami menghargai donasi Anda

• Tambahkan gambar orang

Setiap email lebih baik dengan gambar, tetapi gambar terbaik menyertakan orang. Inilah gambar-gambar yang dapat memotivasi para donatur untuk bertindak. Gunakan gambar orang-orang yang Anda bantu dan sukarelawan yang sedang beraksi. Cobalah untuk menjauh dari gambar umum atau gambar stok. Anda ingin gambar orang sungguhan. Lihatlah email Palang Merah Amerika di bawah ini. Gambar anak kecil membuat seluruh email.

• Segmentasikan daftar Anda

Saat Anda membuat email, wajar jika Anda ingin membaginya dengan semua orang. Ada email tertentu yang harus Anda kirim ke seluruh daftar Anda, tetapi itu tidak boleh terjadi dengan setiap email. Segmentasi daftar Anda adalah cara terbaik untuk pergi. Menyegmentasikan daftar Anda berarti memecahnya menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil dan spesifik. Misalnya, bagian donor dari daftar Anda mungkin dipecah menjadi donor baru, donor setia, dan donor VIP.

Menyegmentasikan daftar Anda tidak hanya memungkinkan Anda mengirim pesan yang ditargetkan, tetapi juga menghindari kelelahan email. Anda tidak ingin audiens Anda bosan dengan email Anda, jadi yang terbaik adalah hanya mengirim email yang menarik bagi penerima.

Sembilan email ini akan membantu organisasi nirlaba Anda terlibat dan terhubung dengan pelanggan Anda dan menumbuhkan basis donor Anda.

Sebagai lembaga nonprofit, jenis email apa yang Anda kirim untuk menarik dan mempertahankan donatur? Beri tahu kami pemikiran dan kiat Anda di bagian komentar di bawah.

Cobalah kiat-kiat ini hari ini dengan program gratis VerticalResponse untuk lembaga nonprofit. Daftar dan mulai.