Panduan Lengkap untuk PMIS

Kelimpahan informasi dibuat, ditransfer, dan disimpan selama siklus hidup manajemen proyek. Tanpa cara untuk mengatur dokumentasi yang dihasilkan, proyek Anda mungkin akan gagal. Saat itulah PMIS masuk, akronim untuk sistem informasi manajemen proyek. PMIS memungkinkan aliran informasi yang terorganisir dan terkendali sehingga tidak ada yang tersedot atau salah tempat.

Perangkat lunak manajemen proyek yang kolaboratif dan menawarkan penyimpanan file tak terbatas, seperti ProjectManager, diberikan. Alat kami dapat mengatur dokumen Anda dan membuatnya dapat diakses oleh tim proyek di salah satu dari beberapa tampilan proyek kami. Misalnya, tampilan daftar memungkinkan tim untuk berbagi file dan mengomentari tugas secara real time untuk mendorong komunikasi yang lebih baik. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa itu PMIS?

Sistem informasi manajemen proyek (PMIS) adalah bagaimana informasi proyek diatur. Ini mengumpulkan dan menggunakan informasi proyek melalui satu atau lebih aplikasi perangkat lunak. Program-program ini membantu manajer proyek merencanakan, melaksanakan dan menutup proyek mereka dan memungkinkan mereka untuk mengatur banjir informasi sehingga mereka tidak tenggelam dalam data.

Ada berbagai jenis perangkat lunak PMIS tetapi sebagian besar berbagi set fitur yang mencakup alat untuk penjadwalan, otorisasi kerja, pengumpulan dan distribusi informasi, dll. Beberapa juga memiliki pengumpulan dan pelaporan otomatis pada indikator kinerja utama (KPI) sementara yang lain hanyalah kumpulan file .

Untuk Apa PMIS Digunakan?

PMIS dibuat untuk mendukung semua aspek manajemen proyek termasuk informasi yang diperlukan untuk dipantau atau dikumpulkan. Ini termasuk manajemen integrasi, manajemen ruang lingkup proyek, manajemen biaya proyek, manajemen waktu proyek, manajemen kualitas proyek, manajemen komunikasi proyek, manajemen risiko proyek, manajemen pengadaan proyek, dan manajemen pemangku kepentingan proyek.

Fitur Penting dari PMIS

Itu banyak informasi untuk dilacak, dan ketika mengelola sebuah proyek, sangat penting untuk dapat segera mengambil informasi yang diperlukan dari semua data itu. PMIS adalah alat penting yang memberi Anda akses instan ke sinyal dalam kebisingan. Informasi ini juga penting untuk proyek masa depan guna membantu mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi, dan menurunkan biaya.

Jika PMIS menangkap semua data proyek dan menyimpannya dengan cara yang terorganisir, itu juga harus dapat diambil, dicari, dikategorikan, dibagikan, dan dapat dianalisis. Untuk mencapai ini, PMIS khas memiliki serangkaian alat.

• Jadwal dan Perencanaan: Menghitung jadwal awal dan akhir, waktu senggang dan jalur kritis
• Manajemen Sumber Daya: Termasuk pemuatan sumber daya, leveling, alokasi, dll.
• Anggaran: Biaya yang terkait dengan tugas individu untuk estimasi dan pembuatan anggaran yang lebih akurat.
• Kontrol dan Kinerja: Analisis dan kendalikan biaya dan kinerja, perbarui rencana yang ada sebagai aktual terhadap perubahan data yang direncanakan dan berikan skenario bagaimana-jika untuk manajer proyek.
• Pelaporan dan Komunikasi: Pembuatan grafik, laporan, dan bagan dari data yang dikumpulkan dan dianalisis yang dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan dan anggota tim.
• Integrasi dan Kemudahan Penggunaan: Beberapa PMIS akan mengakses data dari berbagai proyek untuk analisis multi-proyek, terintegrasi dengan sistem lain, seperti penggajian, inventaris, dll. Semakin mudah PMIS digunakan, semakin sedikit waktu dan uang yang dibutuhkan untuk melatih.

Bagaimana PMIS Bekerja Sepanjang Siklus Hidup Proyek?

Sebuah PMIS memiliki fungsi yang berbeda tergantung pada fase proyek. Pada tingkat dasar, PMIS harus menawarkan kemungkinan untuk melacak ruang lingkup, waktu, dan biaya proyek Anda. PMIS yang kuat harus mencakup berbagai macam fitur perangkat lunak manajemen proyek yang dapat Anda gunakan saat Anda menjalani siklus hidup proyek Anda.

ProjectManager memiliki fitur manajemen sumber daya, pelacakan waktu, manajemen kerja, dan manajemen proyek tingkat lanjut yang Anda perlukan dari PMIS plus fitur kolaborasi waktu nyata, dasbor, pelaporan, dan banyak lagi. Inilah cara Anda dapat menggunakan PMIS tingkat lanjut untuk mengelola siklus hidup proyek Anda.

Inisiasi Proyek

Selama fase inisiasi, seorang manajer proyek menggunakan PMIS untuk menetapkan anggaran awal termasuk perkiraan biaya dan sumber daya. PMIS yang digunakan bersama dengan alat lain dapat membantu menjadwalkan proyek. Dalam hal persetujuan, PMIS membantu menentukan ruang lingkup pekerjaan, membantu menyiapkan penawaran, dan dapat digunakan saat menyajikan data kepada pengambil keputusan.

Perencanaan proyek

Saat merencanakan proyek, PMIS membantu dengan detail penjadwalan termasuk tugas dan analisis jalur kritis. Ini mendukung perencanaan manajemen biaya termasuk analisis WBS dan integrasi proses kontrol. PMIS juga terbukti bermanfaat bagi manajer proyek ketika merencanakan sumber daya dalam hal ketersediaan dan tingkat. Ini juga dapat membantu menetapkan dasar untuk ruang lingkup, jadwal, dan biaya proyek.

Eksekusi projek

Setelah proyek dieksekusi, PMIS mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan data yang berasal dari tim proyek. Data ini kemudian dapat dibandingkan dengan proyeksi dasar. PMIS membantu dengan perkiraan biaya dan jadwal untuk menentukan apakah perubahan diperlukan di tengah proyek. Manajemen material, pengumpulan biaya, pengukuran kinerja dan, tentu saja, pelaporan semuanya didukung oleh PMIS.

Pemantauan & Kontrol Proyek

PMIS harus memiliki semua fitur manajemen biaya, manajemen sumber daya, manajemen tugas, dan pelacakan waktu yang Anda perlukan untuk memastikan pelaksanaan proyek berjalan sesuai rencana dan tidak ada yang memengaruhi jadwal atau anggaran proyek Anda. Jika suatu masalah memengaruhi rencana proyek Anda, Anda dapat menggunakan PMIS untuk menemukan semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengurangi risiko itu dan menyesuaikan rencana proyek Anda.

Penutupan Proyek

Terutama saat menutup proyek, PMIS sangat membantu. Ini membantu meninjau persyaratan untuk memastikan proyek telah memenuhi semua tujuan dan sasarannya. Ini juga mengatur informasi yang dikumpulkan selama proyek untuk tinjauan kinerja, analisis produktivitas, laporan akhir dan menyimpan arsip data historis untuk proyek masa depan.

Keuntungan Menggunakan PMIS Online

Meskipun ada sistem informasi manajemen proyek manual, manfaat menggunakan sistem online atau berbasis cloud sangat banyak. Dengan sistem informasi online, kecepatan, kapasitas, efisiensi, ekonomi, akurasi dan kemampuan untuk menangani proyek yang kompleks didukung. Dari semua manfaat ini, kecepatan adalah yang paling praktis.

Terkait: 20 Template Manajemen Proyek Gratis untuk Excel

Setelah data dikumpulkan, kemudian dapat disesuaikan untuk mencerminkan hasil yang dibutuhkan oleh manajer proyek dengan kecepatan dan akurasi yang tinggi. Program manual tidak akan pernah bisa menandinginya dan juga tidak dapat membuat dan merevisi rencana, jadwal, atau anggaran dengan cepat. Apa yang dulu memakan waktu berhari-hari atau lebih lama sekarang selesai dalam hitungan detik.

Manajer proyek dan organisasinya dapat menyimpan data dalam jumlah besar dengan PMIS. Data tersebut juga mudah diakses, diprioritaskan dan diringkas sesuai kebutuhan. Dan tidak seperti sistem manual yang besar dan membutuhkan banyak personel pendukung, PMIS online membutuhkan dukungan dan ruang yang jauh lebih sedikit.

Dengan faktor-faktor ini, ada juga biaya-manfaat. Keuntungan biaya digital dibandingkan PMIS manual biasanya signifikan, terutama ketika mempertimbangkan penyimpanan dan pemrosesan. Dan jika input benar, kemungkinan kesalahan sangat berkurang dengan PMIS berbasis cloud.

Coba ProjectManager sebagai PMIS Anda

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dengan fitur untuk membuat PMIS yang hebat.

Dasbor real-time memberikan tampilan metrik proyek terkini, menghitung angka untuk Anda dan membuat bagan dan grafik yang jelas dan mudah dibaca yang dapat dicetak untuk presentasi atau dibagikan secara digital. Mereka juga dapat difilter untuk mencerminkan hanya data yang perlu Anda tunjukkan kepada tim atau pemangku kepentingan Anda.

Penyimpanan File Proyek Tanpa Batas

Karena perangkat lunak ini berbasis cloud, ada banyak penyimpanan file untuk mengarsipkan dokumen, gambar, dan file lainnya. Sekarang semuanya ada di satu tempat, yang membuatnya tetap aman, teratur, dan dapat diakses saat Anda menginginkannya.

Manajemen Tugas yang Efisien

Komunikasi antar anggota tim juga disimpan, tetapi tidak ada di email atau hilang dalam narasi teks yang panjang, yang keduanya dapat membuang waktu berharga untuk mencari informasi yang tepat. Sebaliknya, dengan ProjectManager, percakapan tersebut diatur di tingkat tugas menggunakan alat manajemen tugas kami, termasuk melampirkan dokumen yang relevan, sehingga semua orang tahu di mana menemukannya.

PMIS sangat penting untuk mengelola sejumlah besar data yang berkerumun di sekitar setiap proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memiliki fitur yang dibutuhkan manajer proyek untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisis, dan mengarsipkan semua informasi itu. Mudah digunakan dan seluruh tim dapat berkolaborasi. Apa yang kamu tunggu? Coba ProjectManager gratis dengan uji coba 30 hari ini.